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プロジェクト情報の伝達は、チームからステータス情報を取得する場合や、プロジェクトの状態をエグゼクティブに伝える場合など、多くの場合、困難です。 プロジェクト情報を伝え、報告するタイミングと方法について説明します。 そうしないと、効果的なコラボレーションが損なわれ、プロジェクトの成功が危険にさらされる可能性があります。 プロジェクト管理ガイドの他の記事については、「プロジェクト管理のロード マップ」を参照してください。 |
開始前のプロジェクト管理のヒント . . .
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利害関係者を一覧表示する プロジェクトを開始する前に、関係者を確認します。 プロジェクトをストールさせる確実な方法の 1 つは、プロジェクトに対して go/no go の影響を与えている重要な利害関係者を忘れる方法です。
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コミュニケーション 計画を早く開始する プロジェクトが開始される前に、コミュニケーション戦略とプロセスをプロジェクトに設計します。 さらに、コラボレーションのこの重要な部分が全員のコミットメントになるように、コミュニケーション プロセスをプロジェクトの最初の行のタスクとして表示します。
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頻繁にコミュニケーションを取る 週に一度タスクの状態情報を収集することは、問題がエスカレートする前に問題を解決する権利についてです。 より頻繁にコミュニケーションを取る場合、チーム メンバーは更新プログラムの準備に時間がかかるため、更新プログラムの送信を停止する可能性があります。
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問題を検索する 否定的なことを聞いたことがないので、すべてがうまくいっているように見える場合は、おそらくトラブルに向かっています。 最高の実行プロジェクトでも問題が発生します。 あなたの仕事は、彼らが大きな問題に成長する前にそれらを見つけることです。
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適切なテクノロジを使用する チーム メンバーと関係者のコミュニケーション ニーズを理解します。 たとえば、タスクの状態を報告するチーム メンバーは、電子メールまたはProject Onlineを使用したい場合があります。一方、エグゼクティブは、適切に表示されたグラフやピボットテーブルを好む場合があります。 コミュニケーションに役立つプログラムの一覧を次に示します。
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アプリケーション |
利点 |
欠点 |
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Project |
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Project Online |
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Excel |
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Word |
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SharePoint |
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PowerPoint |
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Visio |
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Microsoft Teams |
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プロジェクト情報を伝達する
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チームがProject Onlineを使用している場合は、プロジェクトの進行状況についてチームと通信する前に、サーバーからタスクの状態の更新プログラムをダウンロードします。 |
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進行状況を追跡する簡単な方法があり、より複雑な方法があります。 プロジェクトとチームに最適な方法を見つけます。 |
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獲得価値情報のキャプチャは、プロジェクトのパフォーマンスの良さと悪さを発見するための、より高度ですが、非常に強力なステップです。 このような情報から得た全体的な概要は、関係者が必要とする情報です。 |
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Project を使用すると、他のソフトウェアを使用せずに、必要なプロジェクト データの印象的なグラフィカル レポートを作成およびカスタマイズできます。 プロジェクトに取り組むにつれて、レポートは最新の情報を反映するように変更されます。手動で更新する必要はありません。 |
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チーム メンバーは SharePoint でスケジュールを表示し、作業を更新することができ、Project に変更が表示されます。 その逆も同様です。 |
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Microsoft 365を使用してプロジェクト情報を伝える。 作業している PC がインターネットに接続している場合は、どこにいても、必要に応じて、製品版 Word、Excel、PowerPoint、OneNote を使ってドキュメントを操作できます。 |
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タスクに変更を加える場合は、それらの変更をProject Onlineに公開して、すべてのユーザーが作業を継続するための適切な情報を得ることができるようにします。 |
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会議に参加できない場合は、Teams を使用してプロジェクト情報を共有します。 PowerPoint スライド、Excel シート、または OneNote ノートブックを共有して、プロジェクト プランを共有します。 Peopleは、オフィス、自宅、またはモバイル デバイスを使用して、オンライン会議に参加できます。 |
