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通常、差し込み印刷の宛先は、Excel スプレッドシートや Outlook の連絡先リストなどの、既存のリスト内の名前やデータのリストから取得されます。 また、接続できるデータベースも既存のリストとして使用できます。 リストがまだない場合は、差し込み印刷の手順の一部として、Word で入力することができます。

こうしたリストまたはデータベースは、差し込み印刷のデータソースと呼ばれます。

データソースとして使用するリストの種類を選択します。

新しいリスト

データ ファイルがまだない場合は、[新しいリスト​​の入力] を選択し、表示されるフォームを使用してリストを作成します。 リストは、再利用できるデータベース (.mdb) ファイルとして保存されます。

新しいリストの作成の詳細については、「Word で新しい差し込み印刷リストを設定する」を参照してください。

既存のリスト

Excel スプレッドシート、Access データベース、またはその他の種類のデータベースが既存のリストとして使用できます。 既存のリストをデータソースとして使用するには、[既存のリストを使用] を選択します。

重要: データ ソースとしていずれの種類のファイルを使用するにせよ、ファイルは必ずローカル コンピューターまたはファイル共有に保存します。挿し込み印刷では、HTTP の場所での保存はサポートされていません。

  • Excel スプレッドシート    Word で読み取ることができるように適切に書式設定されていて、1 つのシートにまとまっている場合、Excel スプレッドシートは宛名の差し込みのデータ ソースとして問題なく使用できます。 詳細については、「Word 差し込み印刷用に、Excel データ ソースを準備する」を参照してください。

  • Access データベース    Access の場合は、データベースに定義されている任意のテーブルまたはクエリからデータを選択できます。 詳細については、「差し込み印刷を使って Word にデータを送る」を参照してください。

  • その他のデータベース ファイル    他の種類のデータ ソースにアクセスするには、データ接続ウィザードを実行します。

  1. [差し込み文書]、[宛先の選択]、[既存のリストを使用] の順に移動し、[新しいソース] を選択してデータ接続ウィザードを開きます。

    データ ソースの差し込み印刷

  2. 差し込み印刷に使用するデータ ソースの種類を選択し、[次へ] を選択します。

    データ接続ウィザード

  3. データ接続ウィザードの指示に従って、差し込み印刷文書へのデータ接続を完了します。

Outlook の連絡先リスト

連絡先情報は、Word 内で Outlook の連絡先リストから直接取得できます。 これをデータ ソースとして使用するには、[Outlook の連絡先から選択] を選択します。 詳細については、「差し込み印刷データ ソースとして Outlook の連絡先を使用する」を参照してください。

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