エクスポート ウィザードを使用すると、 Access データベースから Excelで読み取ることができるファイル形式にデータをエクスポートできます。 この記事では、データを準備して Excelにエクスポートする方法と、発生する可能性がある一般的な問題に関するトラブルシューティングのヒントについても説明します。
この記事の内容
Excelへのデータのエクスポート: 基本
Excelにデータをエクスポートすると、 Access 選択したデータのコピーが作成され、コピーされたデータが Excelで開くことができるファイルに格納されます。 Access から頻繁に Excel にデータをコピーする場合は、後で使用できるようにエクスポート操作の詳細を保存し、設定された間隔で自動的に実行するようにエクスポート操作をスケジュールすることもできます。
データを Excelにエクスポートするための一般的なシナリオ
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部署またはワークグループでは、 Access と Excel の両方を使用してデータを操作します。 Access データベースにデータを格納しますが、 Excel を使用してデータを分析し、分析結果を分散します。 チームは現在、データを必要なときに Excel にエクスポートしますが、このプロセスをより効率的にしたいと考えています。
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Accessの長時間のユーザーですが、マネージャーは Excel内のデータを操作することを好みます。 一定の間隔で、データを Excelにコピーする作業を行いますが、このプロセスを自動化して時間を節約する必要があります。
Excelへのデータのエクスポートについて
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Access には、 Excel 形式の "名前を付けて保存" コマンドは含まれません。 Excelにデータをコピーするには、この記事で説明されているエクスポート機能を使用するか、 Access データをクリップボードにコピーして Excel スプレッドシートに貼り付ける必要があります。
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テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートをエクスポートできます。 また、データシートなど、複数レコードのビューで選択したレコードをエクスポートすることもできます。
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Excel には、 Access データベースからデータをインポートするコマンドが含まれています。 このコマンドは、 Accessの export コマンドの代わりに使用できます。ただし、 Excel import コマンドでは、テーブルまたはクエリのみをインポートできます。 詳細については、「 Excel ヘルプ」の「 外部データに接続 (インポート)する」を参照してください。
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マクロまたはモジュールを Excelにエクスポートすることはできません。 サブフォーム、サブレポート、またはサブデータシートが含まれているフォーム、レポート、またはデータシートをエクスポートすると、メインのフォーム、レポート、またはデータシートのみがエクスポートされます。 にエクスポートするサブフォーム、サブレポート、サブデータシートごとにエクスポート操作を繰り返 Excel必要があります。
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1 回のエクスポート操作でエクスポートできるのは、1 つのデータベース オブジェクトのみです。 ただし、個々のエクスポート操作を完了した後、 Excel で複数のワークシートをマージできます。
エクスポートの準備をする
エクスポート手順を実行する前に、エクスポートするデータを見直して、エラー インジケーターやエラー値が含まれていないか確認することをお勧めします。 エラーがある場合は、データを Excelにエクスポートする前に、それらを解決してみてください。 そうしないと、エクスポート操作中に問題が発生する可能性があり、null 値が Excel ワークシートのセルに挿入される可能性があります。 Excelへのエクスポート時に発生する可能性がある問題の詳細については、「 不足している値と正しくない値のトラブルシューティング」セクションを参照してください。
ソース オブジェクトがテーブルまたはクエリの場合は、書式設定付きでデータをエクスポートするかどうかを決めます。 どちらの方法でエクスポートするかによって、エクスポートされるデータの量と、ブックでデータがどのように表示されるかが変わります。 次の表は、データを書式設定付きでエクスポートした場合と書式設定なしでエクスポートした場合の結果をまとめたものです。
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エクスポート |
ソース オブジェクト |
フィールドとレコード |
書式設定 |
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書式設定なし |
テーブルまたはクエリ 注: フォームとレポートの場合、書式設定なしでエクスポートすることはできません。 |
基になるオブジェクトのすべてのフィールドとレコードがエクスポートされます。 |
操作中、書式プロパティの設定は無視されます。 ルックアップ フィールドでは、ルックアップ ID の値のみがエクスポートされます。 ハイパーリンク フィールドでは、コンテンツは displaytext#address# の形式でリンクを表示するテキスト列としてエクスポートされます。 |
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書式設定付き |
テーブル、クエリ、フォーム、またはレポート |
現在のビューまたはオブジェクトで表示されているフィールドとレコードのみがエクスポートされます。 フィルター処理されたレコード、データシート内の非表示の列、フォームやレポートに表示されていないフィールドは、エクスポートされません。 |
ウィザードでは書式プロパティの設定が尊重されます。 ルックアップ フィールドでは、ルックアップ値がエクスポートされます。 ハイパーリンク フィールドでは、値がハイパーリンクとしてエクスポートされます。 リッチテキスト フィールドでは、テキストはエクスポートされますが、書式設定はエクスポートされません。 |
Choose the destination workbook and file format. Note that reports can only be exported in the older *.xls file format, not in the newer *.xlsx file format.
エクスポート操作中に、 Access 、コピー先ブックの名前を指定するように求められます。 次の表は、ブックを作成する場合 (既に存在しているブックではない場合) と、ブックを上書きする場合 (既に存在しているブックの場合) についてまとめたものです。
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エクスポート先ブック |
リソース オブジェクト |
エクスポート対象 |
結果 |
|---|---|---|---|
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存在しないブック |
テーブル、クエリ、フォーム、またはレポート |
書式設定付き、または書式設定なしのデータ |
エクスポート操作中にブックが作成されます。 |
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既に存在するブック |
テーブルまたはクエリ |
書式設定なしのデータ |
ブックは上書きされません。 新しいワークシートがそのブックに追加され、データのエクスポート元オブジェクトの名前が付けられます。 その名前のワークシートがブックに既に存在する場合、 Access は、対応するワークシートの内容を置き換えるか、新しいシートの別の名前を指定するように求められます。 |
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既に存在するブック |
テーブル、クエリ、フォーム、またはレポート |
書式設定付きのデータ |
ブックは、エクスポートされたデータで上書きされます。 既存のワークシートはすべて削除され、エクスポートされたオブジェクトと同じ名前が付けられた新しいワークシートが作成されます。 Excel ワークシートのデータは、ソース オブジェクトの書式設定を継承します。 |
データは必ず、新しいワークシートに追加されます。 既存のワークシートや指定範囲にデータを付加することはできません。
エクスポートを実行する
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ブックのコピー先 Excel 開いている場合は、続行する前に閉じます。
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ソース データベースのナビゲーション ウィンドウで、エクスポートするオブジェクトを選択します。
データの一部のみをエクスポートする
オブジェクトがテーブル、クエリ、またはフォームであり、データの一部のみをエクスポートしたい場合は、そのオブジェクトをデータシート ビューで開き、目的のレコードを選択します。
データシート ビューでフォームを開くには
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フォームをダブルクリックして開きます。
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フォームを右クリックし、[データシート ビュー] をクリックします。 このオプションを利用できない場合は次のように操作します。
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[デザイン ビュー] をクリックします。
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F4 キーを押して、[プロパティ シート] 作業ウィンドウを表示します。
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プロパティ シートの最上部にあるボックスの一覧の [フォーム] をクリックします。
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プロパティ シートの [書式] タブで、"データシート ビューの許可" プロパティを [はい] に設定します。
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[デザイン] タブの [ビュー] グループで、[データシート ビュー] をクリックします。
注: レポートの一部をエクスポートすることはできません。 しかし、レポートの基になるテーブルまたはクエリを選択するか、開いてから、そのオブジェクト内のデータの一部をエクスポートすることができます。
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[ 外部データ ] タブの [ エクスポート ] グループで、[ Excel] をクリックします。
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[ エクスポート - Excel スプレッドシート ] ダイアログ ボックスで、 Excel ブックの推奨されるファイル名を確認します (Access はソース オブジェクトの名前を使用します)。 必要に応じて、このファイル名を変えることができます。
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[ファイル形式] ボックスで、目的のファイル形式を選択します。
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テーブルまたはクエリをエクスポートしており、書式設定付きのデータをエクスポートしたい場合は、[書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする] をオンにします。 詳しくは、「エクスポートの準備をする」セクションをご覧ください。
注: フォームやレポートをエクスポートしている場合は、このオプションが既にオンになっていますが、利用することはできません (淡色表示になっています)。
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エクスポート操作が完了した後にブック Excel コピー先を表示するには、[エクスポート操作が完了した後にコピー先ファイルを開く] ボックスチェック選択します。
ソース オブジェクトが開かれており、エクスポート操作を開始する前にビュー内でレコードを選択した場合は、[選択したレコードのみをエクスポートする] をオンにすることができます。 ビュー内に表示されているすべてのレコードをエクスポートする場合は、このチェック ボックスをオフにします。
注: レコードが選択されていない場合、このチェック ボックスは利用できません (淡色表示されます)。
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[OK] をクリックします。
エラーが原因でエクスポート操作が失敗した場合、 Access エラーの原因を説明するメッセージが表示されます。 それ以外の場合、 Access はデータをエクスポートし、手順 7 の選択内容に応じて、コピー先ブックを Excelで開きます。 Access 、エクスポート操作の詳細を使用する仕様を作成できるダイアログ ボックスが表示されます。
エクスポートについて知っておく必要があること
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エクスポートの詳細を保存して仕様書を作り、後に再利用する方法については、「インポートやエクスポートの操作の詳細を定義として保存する」の記事を参照してください。
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保存済みのエクスポート定義を実行する方法の詳細については、「保存済みのインポート操作またはエクスポート操作を実行する」の記事を参照してください。
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スケジュールを設定して任意の時刻で実行する方法の詳細については、「インポート操作やエクスポート操作のスケジュールを設定する」を参照してください。
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定義名の変更、定義の削除、定義のソース ファイル名の更新を行う方法の詳細については、「データ操作を管理する」の記事を参照してください。
存在しない値や誤った値のトラブルシューティングを行う
次の表は、一般的なエラーのトラブルシューティングを行うさまざまな方法をまとめたものです。
ヒント: 少数の値が見つからない場合は、 Excel ブックで修正します。 それ以外の場合は、 Access データベース内のソース オブジェクトを修正し、エクスポート操作を繰り返します。
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問題 |
説明と解決方法 |
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集計フィールド |
集計フィールドの結果はエクスポートされますが、計算の基になる式はエクスポートされません。 |
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複数値を持つフィールド |
複数値をサポートするフィールドが、値がセミコロン (;) で区切られた、値のリストとしてエクスポートされます。 |
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画像、オブジェクト、添付ファイル |
グラフィック要素 (ロゴ、OLE オブジェクト フィールドの内容、ソース データの一部である添付ファイル) がエクスポートされません。 エクスポート操作の完了後に、手動でワークシートに追加してください。 |
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Graph |
Microsoft Graph オブジェクトを含むフォームまたはレポートをエクスポートすると、グラフ オブジェクトはエクスポートされません。 |
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データが正しくない列に置かれる |
ワークシート内の null 値が、次の列に置かれるべきデータに置き換わることがあります。 |
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日付の値がエクスポートされない |
1900 年 1 月 1 日より前の日付値はエクスポートされません。 ワークシート内の対応するセルには null 値が置かれます。 |
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式がエクスポートされない |
値の計算に使用される式は、 Excelにエクスポートされません。 計算の結果のみがエクスポートされます。 エクスポート操作を完了した後、数式を Excel ワークシートに手動で追加します。 |
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サブフォーム、サブレポート、サブデータシートがエクスポートされない |
フォーム、レポート、またはデータシートをエクスポートする場合は、メインのフォーム、レポート、またはデータシートのみがエクスポートされます。 サブフォーム、サブレポート、またはサブデータシートをエクスポートするには、それぞれに対してエクスポート操作を繰り返す必要があります。 |
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列に書式設定がエクスポートされない、または正しくエクスポートされない |
ワークシートでいずれの列も書式設定されていない場合は、ウィザードで [書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする] チェック ボックスを必ずオンにして、エクスポート操作を繰り返してください。 逆に、一部の列だけがソース オブジェクトのバージョンとは異なる形式で書式設定されているように見える場合は、 Excelで手動で書式設定を適用します。 Excelで列を書式設定する
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列内に "#" で値が表示される |
フォームの [はい/いいえ] フィールドに対応する列に "#" という値が表示されることがあります。 これは、ナビゲーション ウィンドウまたはフォーム ビューからエクスポート操作を開始したためである可能性があります。 この問題を解決するには、フォームをデータシート ビューで開いてから、データをエクスポートします。 |
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エラー インジケーターまたはエラー値 |
エラー インジケーター (セルの左上隅に表示される緑色の三角形) やエラー値 (適切なデータではなく # 文字で始まる文字列) がないかどうか、セルをご確認ください。 |
