Viva Insights Outlook アドインの分析情報は、より効率的に作業するのに役立ちます。 この記事では、各分析情報を使用する方法について説明します。
会議の準備
会議は、健全なコラボレーションに不可欠です。 会議のプラクティスが向上すると、生産性、情報共有、イノベーション、意思決定、チーム メンバー間のつながりが向上します。
[会議の準備] 分析情報には、開催した予定の会議、または次の 7 日間 (現在の日を含む) に招待された会議の一覧が表示されます。 この分析情報は、各会議に参加する準備ができているかどうかを判断するのに役立ちます。 [ 会議の準備] を選択して、今後の各会議の分析情報を表示します。 [すべて]、[開催済み]、または [招待された会議] でフィルター処理する場合に選択します。
この分析情報でできることは次のとおりです。
- 出席者を表示する: 会議を承諾した招待者の割合と、招待者の数を確認します。 これらの出席者の詳細を表示するには、下矢印を選択します。
- 競合の表示: この会議と競合している他のすべての会議の一覧を取得します。
- 応答する (招待者の場合): 招待に対して [はい] または [いいえ] を返信します。 既に応答した場合は、応答がここに表示されます。 会議が通常の会議時間外にスケジュールされている場合 (通常は、勤務中と勤務時間外に会議を開催して出席する場合)、それに応じて応答するオプションが強調表示されます。
- 添付ファイルを表示する: この会議に関連する添付ファイルの数と、タイトルと保存場所 (オンラインまたはローカル) を表示します。 添付ファイルがオンラインで保存されている場合は、その詳細を表示するか、開きます。
- 関連ドキュメントを表示する: 会議の準備に役立つ可能性のあるドキュメントを表示します。
- 会議にオンライン リンクがあるかどうかを判断します (開催者の場合)。 会議にオンライン リンクがある場合は、ここで [はい] が表示されます。 表示されない場合は、[いいえ] が表示されます。
- 予約準備時間: 会議の 15 分または 30 分前の準備時間を予約します。 予約した時間が予定表に表示され、会議が "[会議タイトル] の準備時間" として参照されます。会議の準備時間を取り消したり、予定表から直接削除したりすることもできます。
ヒント
会議をより効率的に準備するには:
- 会議の前にクォーラムがあることを確認します。 出席者から返事がない場合は、リマインダーを送信することを検討してください。
- 会議に招待されたときに応答を送信します。 応答は、開催者が必要な参加者が出席できるかどうかを判断し、会議の再スケジュールや記録など、必要な手順を実行するのに役立ちます。
- 包括的な会議の開催者になる。 リモートで作業している出席者がいる場合は、オンライン リンクを会議に追加することを検討してください。
- 準備する。 旅行時間が必要な場合、または会議の準備のために会議の直前に実行する必要があるその他のタスクがある場合は、予約準備時間を検討してください。
メールを追跡し、開いている料金を文書化する
適用対象: 該当するサービス プランに登録されているユーザー
[メールとドキュメントのオープンレートを追跡する] では、Viva Insights によって次の情報が表示されます。
- メールを開いたユーザーの数。
- ユーザーがメールの読み取りに費やした平均時間。
- 電子メールで共有したドキュメントをリンクまたは添付ファイルとして開いたメール受信者の数。
注
- 一般に、Viva Insights は、organizationの内部にいる 5 人以上の Microsoft 365 ユーザーに送信したメールについて通知します。 報告される電子メール メッセージの詳細については、「 レポートの詳細」を参照してください。
- メール メッセージを送信した後、Viva Insights から通知されるまでに最大 30 分かかることがあります。 "代理送信" アクセス許可を持つ委任されたメールボックスから電子メールが送信された場合、代理人は読み取り統計を表示できます。
送信されたメールに関する読み取り情報を取得します。
Viva Insights ウィンドウがまだ開いていない場合は、Outlook Home リボンの Viva Insights アイコンを選択して開きます。 "ようこそ" というメッセージが表示された場合は、[開始] を選択 します。
次のいずれかのオプションを選択してください:
コンテキスト内メールのオープン率 – Outlook で現在開いている送信済みメールの読み取り統計を表示します。 また、OneDrive for Businessまたは SharePoint に格納されているリンクされたドキュメントまたは添付ドキュメントのオープン レートも提供されます。
注
まれに、ドキュメントの開封率が電子メールの開封率よりも高くなる場合があります。 これは、受信者が共有されたメール以外のソースを使用してドキュメントを開くときに発生する可能性があります。
メールの開封率を追跡する – 送信されたすべてのメールの読み取り統計を表示します。
どちらのオプションも、メールの件名行とオープンレートの概要、オープンレート (パーセンテージで表される場合があります)、転送数を示します。
フォーカスする時間を予約する
集中する時間を予約すると、集中作業の時間を保護し、フォーカス時間中に Teams のチャットや通話による通知 (したがって気晴らし) を最小限に抑えることができます。
Viva Insights アドイン ウィンドウで、[ フォーカスする時間を予約する] を選択します。 この分析情報は、予定表に、会議や予定によってブロックされていない勤務時間中に使用可能な時間がある場合に表示されます。
次のオプションを選択します。
- 予定表に追加するフォーカス ブロックの横にあるプラス アイコン (+)。
- 予定表に表示されるフォーカス ブロックを変更する鉛筆アイコン。 たとえば、"Sales pitch" に 2 時間集中したいとします。 [フォーカス時間] ラベルを "Sales pitch" に変更し、プラスアイコン (+) を選択します。 このアクションは、"Sales pitch" という名前の予定表に 2 時間の予定を予約します。
- すべてを予約 して、利用可能なすべてのフォーカス時間を一度にスケジュールし、1 週間を通して保護された時間を設定します。 ランチ時間の設定に関する分析情報を使用して、ランチ時間の設定を設定します。 Viva Insights は、フォーカス時間をスケジュールするときに、お客様の好みを尊重します。
ヒント
フォーカス時間中に重要なメッセージを見逃さないようにするには、Teams で優先連絡先を設定します。 [Teams の設定] > [プライバシー] > [優先アクセスの管理] > [応答しない] に移動します。
ドキュメントのキャッチアップ
ドキュメントをキャッチアップすると、まだ開いていない共有 OneDrive ドキュメントと SharePoint ドキュメントの一覧がメールに表示されます。 この一覧には、過去 14 日間のドキュメントが含まれています。
Viva Insights アドイン ウィンドウで、[ ドキュメントのキャッチアップ] を選択します。
次のオプションを選択します。
- [メール] または [会議を開く] を選択して、未読のドキュメントが共有されていたメールまたは会議を開きます。
- 未 読のドキュメントを確認するために予定表のスケジュールを設定する時間を予約します。
重要なユーザーを追加する
コラボレーション パターンに基づいて、重要なユーザーを追加すると、連絡先の一部を重要としてマークすることが提案される場合があります。 これらの連絡先を重要としてマークすると、Viva Insights は、それらの連絡先のタスクを完了し、未読メールを開くよう通知します。
- Viva Insights アドイン ウィンドウで、[ 重要なユーザーの追加] を選択します。
- 優先順位を付ける連絡先ごとに [ 重要としてマーク する] を選択します。
ランチ時間を設定する
昼食時間を設定して昼食時間を保護し、Viva Insights をカスタマイズして、お好みのランチ時間を考慮に入れます。
ランチ時間は、[設定] または [ランチ時間の設定] カードを使用して、次の 2 つの方法で設定できます。
[設定] でランチ時間を設定する
- Viva Insights アドイン ウィンドウで、[設定] (歯車アイコン) を選択します。
- [ランチ時間の設定] で、編集 (鉛筆) オプションを選択します。
- [ランチ時間の開始] フィールドと [ランチ時間の終了] フィールドの値を変更します。
- [更新] を選択します。
昼食時間を設定するランチ時間を設定するカード
注
[ランチ時間の設定] カードは、Viva Insights の新しいユーザーに短時間だけ表示されます。 永続的には使用できませんが、[設定] でいつでもランチ時間を更新できます。
- Viva Insights アドイン ウィンドウで、[ ランチ時間の設定] を選択します。
- 既定のランチ時間が表示されます。 [ 確認] を選択して内容を保持するか 、[変更] を選択 して編集します。
- 毎日予定表のランチをブロックする場合は、[ 定期的な予定表イベントを追加する] を選択して、この時刻を保護します。
- 変更を加えた場合は、[更新] を選択 します。
離れた時間を計画する
「 時間を離れて計画する 」の分析情報を使用して、今後の作業から離れて計画する際のストレスを軽減します。 このチェックリスト ツールは、次の場合に役立ちます。
- スケジュールされた休暇に関するカスタム メッセージを使用して、すべての会議を 1 か所で解決します。
- 自動設定をComposeし、予定されている休暇についてチームに通知します。
- フォーカス時間をスケジュールして、作業を終了する前にタスクをまとめ、戻ったときに作業に追いつきます。
日付に近づくにつれて、これらのオプションをすべて一度に、または個別にスケジュールを計画します。 また、いつでも戻って、行く前に詳細を変更することもできます。 Viva Insights は進行状況を追跡し、実行されるアクションを更新します。
[Viva Insights アドイン] ウィンドウで、[離れた時間を計画する] カードに移動します。
次の計画オプションを含むチェックリストが表示されます。
日付の選択 – 選択した日付の予定表に "不在時" の予定を設定します。
- 不在時の 開始日 と 終了日 を選択します。
- [ スケジュール] を選択します。
自動応答を設定する – Composeし、選択した日付の不在時の返信メッセージを保存します。
[Composeまたは編集メッセージ] で、既定のままにするか、不在時の返信を編集します。
注
以前の不在時にメッセージを作成した場合は、[Compose] フィールドまたは [メッセージの編集] フィールドで既定値として使用した最新のメッセージが表示されます。
[organizationの外部に送信] を選択して、organization内外のユーザーに同じメッセージを送信します。
ヒント
organization以外のユーザーに別の自動返信メッセージを送信する場合は、Outlook: 設定>メール>自動応答を使用して行うことができます。
[保存] を選択します。
コラボレーターに通知する – 過去 4 週間に作業したユーザーに、今後の時間について通知します。
- メールを通じてコラボレーターに通知する場合は、[ 新しいメールの下書きを開く] を選択し、変更を加え、[ 送信] を選択します。
- 会議出席依頼を通じてコラボレーターに通知する場合は、[ 新しい会議出席依頼を開く] を選択し、変更を加え、[ 送信] を選択します。
会議の解決 – 離席中に開催または承諾した会議を辞退またはキャンセルします。
- このメッセージを使用して会議を辞退およびキャンセル する – Viva Insights が会議出席依頼を辞退またはキャンセルするために送信するメッセージを編集します。
- 辞退およびキャンセルする会議を選択 する – 拒否またはキャンセルする会議を選択するか、[ すべて選択] を 使用して一覧表示されているすべての会議を辞退または取り消します。 完了したら、[確認] を選択します。 会議の横にある [開く ] を選択して、その詳細を表示することもできます。
フォーカスする時間を予約する – 作業を開始する前に作業をまとめ、次に戻った後に追いつく時間をスケジュールします。
- [ 開いているスロットの確認] を展開します。
- 予約する使用可能なフォーカス タイム スロットの横にあるプラス記号 (+) を選択します。
- [ 完了] を 選択して予定表に追加します。
チームに追いつく
マネージャーは、チームの分析情報に関するキャッチアップを使用して、次のことができます。
- 完了すると約束したタスク、またはチーム メンバーから完了を求められたタスクに対処します。
- まだ読んでいないチーム メンバーからの重要なメールやドキュメントを確認します。
この機能は、Azure Active Directory に直接レポートが表示されている Viva Insights ユーザーのみが使用できます。 マネージャーであってもこの機能が表示されない場合は、Microsoft 365 管理者にお問い合わせください。
Viva Insights アドイン ウィンドウで、[チームに追いつく] を選択して、再接続が必要なチーム メンバーと、それに対して実行できるアクションを確認します。