KB 850751 - Informații de configurare pentru Configuratorul de formate de reconciliare electronică

Conținut TechKnowledge

REZUMAT

Acest articol conține informații despre configurarea Configuratorului de reconcilieri electronice.


MAI MULTE INFORMAȚII


Configurarea generală a configuratorului de formatare a reconcilierii electronice

Procesul de configurare a Configuratorului de formate în Aplanare electronică este foarte lung, iar următorii pași detaliați vă vor ajuta să simplificați această configurare. Înainte de a seta Configuratorul de formate, trebuie să aveți o copie imprimată a specificațiilor pentru formatul de fișier descărcat de la banca dvs. Deoarece formatele bancare variază foarte mult, trebuie să contactați banca și să solicitați aceste specificații pentru formatul de fișier. Specificațiile de format vor conține detalii despre fiecare câmp descărcat și valorile tuturor codurilor relevante pentru bancă. Aceste informații sunt necesare pentru a putea configura configurația formatului, deoarece fiecare bancă este diferită și nu există niciun format standard de introdus.


Configurator de formatare a reconcilierii electronice (rutine | Informații | Reconcilieri electronice | Configurator):


Secțiunea 1 - Introducerea informațiilor de formatare

Format bancar - Câmpul Format bancar este un identificator pentru formatul dvs. Introduceți un nume unic pentru acest format, dar, de obicei, acesta este numele Bancii.

Descriere - acesta este un câmp obligatoriu. Introduceți o descriere suplimentară pentru formatul bancar. 

Format de fișier - Urmați pașii de mai jos pentru versiunea pe care o utilizați:

 -Microsoft Dynamics GP 2010 și versiunile anterioare - Câmpul Format de fișier poate fi selectat din lista verticală ca Câmp fix, Delimitat prin virgulă sau Delimitat prin tabulatori. Banca determină opțiunea din lista pe care o veți selecta. Prin urmare, trebuie să le contactați dacă specificațiile de format nu starea de utilizare a formatului.

-Microsoft Dynamics GP 2013 - Câmpul Format de fișier are o alegere DE BAI sau definit de utilizator. Dacă utilizați formatul Bank Administration Institute, selectați BAI. Pentru toate celelalte formate/bănci, selectați Utilizator definit. În câmpul Tip fișier, puteți alege Câmp fix, Delimitat prin virgulă sau Delimitat prin tabulatori, după cum specifică banca dvs.



Opțiunea Utilizează coduri de stare este marcată doar dacă banca utilizează coduri de stare pentru a defini în plus codurile de tranzacție. Aceste informații sunt determinate și de fiecare bancă. Prin urmare, dacă specificațiile de format nu eșuează dacă banca utilizează Coduri de stare, trebuie să contactați banca. (Acest lucru nu se utilizează foarte des.)

Identificator tip de înregistrare - Identificator tip de înregistrare va conține câmpurile Poziție început și Poziție sfârșit dacă utilizați formatul Câmp fix și un câmp Număr câmp dacă utilizați formate de fișier delimitate prin virgulă sau delimitate prin virgulă. Acesta va fi locul în care ar trebui să caute sistemul în linie pentru a determina ce tip de linie (antet, subsol sau detaliu) este. Dacă banca nu utilizează un cod de tip de înregistrare, puteți improviza selectând o valoare fixă în fișier.

-Câmp fix - Introduceți poziția de început și de sfârșit a câmpului care va conține valoarea pentru Codul tipului de înregistrare de la Bancă (Codul tipului de înregistrare de la Bancă este introdus în Secțiunea 2).

-Delimitat prin virgulă sau Delimitat prin tabulatori - Introduceți numărul câmpului care conține codul tipului de înregistrare de la Bancă (Codul tipului de înregistrare de la Bancă este introdus în Secțiunea 2).

Salvați formatul după ce a fost finalizată Secțiunea 1 înainte de a trece la Secțiunea 2 a ferestrei Configurator de format de aplanare electronică.


Secțiunea 2 - Introduceți tipurile de înregistrări


Notă Va trebui doar să definiți tipurile de înregistrări relevante pentru reconcilierile electronice. Dacă o secțiune este etichetată ca opțională în specificațiile bancare, nu este necesar să o configurați în Configuratorul de formate. Tipul de înregistrare detaliu este întotdeauna o secțiune obligatorie din specificațiile unei bancă.


ID bancă - ID-ul bancar se va afla implicit în formatul bancar din secțiunea 1 imediat ce vă introduceți în câmpul Tip de înregistrare din coloana a doua. Acest câmp nu poate fi modificat sau editat.

Tip de înregistrare - Câmpul Tip de înregistrare poate fi selectat din lista verticală ca Antet, Detaliu sau Subsol. Toate formatele bancare vor necesita un Tip de înregistrare detaliu, dar Tipurile de înregistrări pentru antet și subsol pot fi opționale. Puteți configura fiecare dintre Tipurile de înregistrări o singură dată, deoarece nu sunt disponibile mai multe anteturi sau subsoluri.

Record Type Code from Bank - The Record Type Code from Bank field is defined in your bank's specifications. Acest câmp trebuie să fie un identificator unic și constant pentru ca formatul să se potrivească informațiilor din Tipul de înregistrare detaliu. Acesta este câmpul cel mai important în configurarea Configuratorului de formate pentru a se potrivi corect fișierului de descărcare cu reconciliation.  (Așadar, identificatorul tipului de înregistrare va spune sistemului în ce coloană să caute pentru a vedea ce tip de rând este, apoi să se uite la valoarea din Codul tipului de înregistrare din câmpul Bancă pentru a citi dacă este o linie de antet, detaliu sau subsol.)


# of fields - The number of fields indicates how many fields are to be defined in Section 3. Introduceți numărul de câmpuri conținute în linie pentru tipul de înregistrare definit. Aceste informații trebuie introduse pentru fiecare Tip de înregistrare care este necesar în specificațiile bancii.



Secțiunea 3 - Introducere informații câmp

Când faceți clic pe un Tip de înregistrare în Secțiunea 2, numărul corespunzător de câmpuri se va afișa în Secțiunea 3. 

Record Type (Tip de înregistrare) - câmpul Record Type (Tip de înregistrare) din coloana cea mai din stânga a Secțiunii 3 va avea valoarea implicită atunci când selectați un Tip de înregistrare în Secțiunea 2.

# - Câmpul număr va fi implicit cu numărul de câmpuri introduse în Secțiunea 2. 

Tip câmp - Câmpul Tip câmp este utilizat pentru a defini fiecare dintre câmpurile relevante pentru fiecare dintre tipurile de înregistrări. Selectați Tip câmp din lista verticală care include opțiuni pentru Conturi, Date și sume. Dacă numele exact al câmpului din specificațiile bancei nu apare în listă, poate fi necesar să selectați o opțiune similară sau să utilizați opțiunea Umplere/Ignorare. Din nou, trebuie doar să definiți câmpurile relevante, cel mai important: Numere de cont, Verificare numere, Verificare date, Sume de verificare, Coduri de tranzacții, Coduri tipuri de înregistrări etc.

Notă La fel ca în cazul tipurilor de înregistrări, va trebui doar să definiți câmpurile relevante pentru a reconcilia electronică. Dacă există un câmp în specificațiile bancalei care nu poate fi definit cu un Tip de înregistrare existent sau nu trebuie definit, utilizați opțiunea Filler/Ignorare. 


Format - Câmpul Format definește tipul de format de ieșire pentru anumite câmpuri. Formatele trebuie setate doar pentru Tipuri de câmpuri care conțin date sau o monedă, deoarece acestea sunt singurele opțiuni pentru Formate. Nu există opțiuni pentru text sau șir. Prin urmare, în cazul în care câmpul nu este o dată sau o valoare de monedă, lăsați necompletat câmpul Format. Câmpurile De la și Până la sunt utilizate pentru a introduce pozițiile caracterelor din câmp. Introduceți poziția caracterelor de început și de sfârșit pentru fiecare câmp din fiecare Tip de înregistrare. Câmpurile De la și Către trebuie introduse dacă utilizați formatul de fișier câmp fix, astfel încât dacă utilizați Formate de fișier delimitat prin tabulatori sau Delimitat prin virgulă, puteți lăsa aceste câmpuri ca zero.

Coduri de tranzacție (intrare de coduri - intrare în codurile de tranzacție)

În timp ce rămâneți în fereastra Configurator de formate de reconciliare electronică, accesați fereastra Intrare coduri de tranzacție prin calea listată mai sus în bara de meniu din partea de sus. Dacă nu ați definit codurile de tranzacție, veți primi mesajul "Record Type match not found" (Potrivire tip de înregistrare nu a fost găsită) în raportul de eroare. 

Codurile de tranzacție identifică tipul de tranzacție pe care îl reprezintă fiecare linie de detaliu. Reconcilieri electronice necesită un Cod de tranzacție într-un format bancar configurat să funcționeze corect. Trebuie să aveți coduri de tranzacție sau coduri de tip înregistrare definite pentru a utiliza Aplanare electronică. Aceste coduri trebuie să provină de la bancă și trebuie să fie listate în specificațiile bancare.


Tip de tranzacție - Câmpul Tip de tranzacție este utilizat pentru a defini fiecare dintre tipurile diferite de tranzacții care apar în specificațiile banca dvs. Selectați un Tip de tranzacție din listă pentru a se potrivi cu specificațiile banca dvs. sau pentru a se potrivi îndeaproape cu specificațiile acestora. Rețineți că opțiunile din listă sunt singurele tipuri acceptate în prezent. În acest moment, cele două opțiuni care se vor potrivi cu utilizarea Reconcilierii electronice sunt Verificare plătită și Depozit neeșcat.

Notă: În Microsoft Dynamics GP 2013, opțiunile pentru Transfer credit și debit transfer au fost adăugate, de asemenea, și se vor potrivi electronic în Reconciliare electronică. Cu toate acestea, trebuie să introduceți Codurile tipurilor de tranzacții bancare în așa cum sunt definite de bancă. Funcționalitatea suplimentară din Microsoft Dynamics GP 2013 este, de asemenea, că puteți avea mai multe coduri de tip de tranzacție pentru fiecare tip de tranzacție.


Cod tip de tranzacție - Câmpul Cod tip de tranzacție este utilizat pentru a introduce valoarea pentru fiecare tip de tranzacție, iar această valoare vă este oferită ca parte a specificațiilor de fișiere de la banca dvs. Introduceți valoarea Cod tip de tranzacție care corespunde tipului de tranzacție selectat. Aceste informații trebuie să provină de la bancă și nu pot fi improvizate dacă nu sunt disponibile în specificațiile bancii.

Cont G/L - Câmpul Cont G/L este disponibil numai pentru următoarele tipuri de tranzacții: Venituri din dobânzi, Alte venituri, Alte cheltuieli și Taxă servicii. Introduceți Numărul de cont G/L al unui cont de publicare generală pentru ajustarea care va fi generată. Reconcilieri electronice vor crea automat ajustări pentru aceste tipuri de tranzacții dacă apar în fișierul descărcat de la banca dvs.

Notă Tipurile de tranzacții Venituri din dobânzi, Alte venituri, Alte cheltuieli și Taxă serviciu nu se potrivesc electronic, iar în schimb vor crea intrări De ajustare pentru reconciliation. (Faceți clic pe butonul Ajustări în fereastra Selectare tranzacții bancare). 

Descrierea contului - câmpul Descriere cont va avea în mod implicit descrierea contului din Registru general și nu este editabil.

Referință distribuire - Câmpul Referință distribuire poate fi utilizat pentru a introduce o referință suplimentară pentru ajustarea care va fi efectuată. Puteți introduce o Referință distribuire dacă doriți, dar nu este un câmp obligatoriu.

Tip document - Câmpul Tip document va avea implicit tipul de tranzacție selectat în partea de sus a ferestrei Intrare cod tranzacție: Venituri din dobânzi, Alte venituri, Alte cheltuieli sau Taxă servicii. Acest câmp nu poate fi modificat decât dacă mergeți înapoi și modificați câmpul Tip de tranzacție.

Definire coduri de stare - butonul Definire coduri de stare devine disponibil numai dacă ați marcat opțiunea Utilizează coduri de stare în fereastra De configurator de formate de reconciliare electronică. Definirea codurilor de stare este disponibilă doar pentru anumite tipuri de tranzacții: Bifați și Depozit șterse. După ce selectați unul dintre aceste 2 tipuri de tranzacții, selectați butonul Definire coduri de stare pentru a intra în fereastra Intrare coduri de stare. Aici selectați: Cec plătit, Inversare, Oprire plată sau Oprire plată inversă pentru Tipul de stare și introduceți codul de stare corespunzător din specificațiile bancei dvs. Din nou, aceste informații trebuie să provină de la banca dvs. și nu pot fi improvizate, iar reconcilierile electronice nu vor funcționa corect.



Note speciale de luat în minte la configurarea Reconcilierii cu mai multe caracteristici:

• Trebuie să aveți o imagine imprimată a specificațiilor formatului de fișier de la banca dvs. înainte de a seta Configuratorul de formate de aplanare electronică.

• Fiecare bancă este diferită. Prin urmare, nu aveți posibilitatea să urmați un format standard pentru toate băncile.

• Dacă deschideți fișierul .TXT sau .CSV cu Notepad, de obicei, sistemul nu va citi informații după poziția 245. Așadar, asigurați-vă că toate câmpurile necesare de mapat se află în prima parte a liniei, dacă liniile au mai mult de 245 de caractere. Informațiile de după 245 vor fi citite ca linie nouă și apar în raportul de eroare Înregistrare date neprocesată ca "Nu s-a găsit potrivirea tipului de înregistrare: Record Type = ", deoarece nu există una. Acesta este acceptat dacă nu este necesar niciun câmp după poziția 245. Dacă există câmpuri care sunt necesare, va trebui să contactați banca pentru a vedea dacă acestea pot reconfigura fișierul pentru a avea o dimensiunea mai mică și să nu depășească 245 de caractere.

• Configurarea formatului de reconciliare electronică trebuie să fie configurată o singură dată când se începe prima dată să utilizați Reconcilieri electronice, apoi continuați să descărcați. BAI, .TXT sau .CSV de la bancă pentru a se potrivi cu acest Configurator de formate.

• Următoarele câmpuri trebuie să fie prezente în formatul bancar: Cod de tranzacție, Număr cont, Verificare/Serie, Volum tranzacție, Cod tip de înregistrare și Data ne golirii bancă. Dacă formatul utilizează coduri de stare, atunci codul de stare a tranzacției trebuie să fie, de asemenea, prezent în configurație.

• Dacă ați trecut prin tot procesul de reconciliare electronică și nu sunt marcate tranzacții ca golite în modulul Dezordonat bancar, cel mai probabil ceva nu este configurat corect în Configuratorul de formate de reconciliare electronică. Mesajul de eroare cel mai comun care va fi primit este o eroare " RecordType Match Not Found" (Potrivire tip de înregistrare nu s-a găsit) din raportul Unprocessed Records (Înregistrări neprocesate) care se imprimă după încercarea de a descărca.  Acest lucru înseamnă de obicei că codul pentru tranzacție nu este configurat în intrarea de coduri.

• Dacă încercați să descărcați din nou după ce ați descărcat deja fișierul .txt de la bancă, veți primi mesaje de eroare "Dublare", deoarece sistemul vede tranzacțiile ca dubluri, în loc să descarce tranzacții noi. (Trebuie să goliți încărcarea anterioară cu câmpul ID încărcare (MEARLDID) din tabelele ME142806 și ME142807.)

• Dacă încercați să ștergeți o Aplanare și introduceți din nou informațiile după ce ați descărcat deja fișierul .txt de la bancă, veți primi mesaje de eroare "Dublare", deoarece sistemul vede tranzacțiile ca dubluri.

• Asigurați-vă că Numărul contului bancar este unic pentru agenda de verificare configurată cu Reconciliare electronică. Dacă Numărul contului bancar este utilizat în mai multe caie de selectare, Reconcilierile electronice nu vor putea găsi agenda și veți primi un mesaj care spune că Numărul contului bancar nu este configurat.

• În fereastra Intrare coduri a configuratorului, tipurile care se vor potrivi automat sunt: Verificare plătit, Depozit neculetat, Transfer debit și transfer credit.

• Următoarele tipuri de ajustări creează o tranzacție'ajustare ' în fereastra Reconciliation Bank Adjustments (buton): (De exemplu, "dobândă" sau "taxă diverse" pe extrasul de cont nu ar fi în GP (deci nimic nu trebuie să corespundă), așa că aveți nevoie de sistem pentru a rezerva intrarea de ajustare/jurnal în GP pentru aceste tipuri.)

  • Venituri din dobânzi

  • Alte venituri

  • Other Expense

  • Taxă serviciu

• Nu există tipuri în configurator care să se potrivească automat cu o ajustare increase, să micșoreze ajustarea sau să se retragă în fereastra Intrare tranzacții bancare din GP. Aceste tipuri sunt pentru ajustări în GP pentru elementele pe care nu vă așteptați să le vedeți în extrasul de cont. Trebuie să marcați manual aceste tipuri drept golite în fereastra de aplanare.

• Verificările vor fi potrivite cu Verificare volum și Verificare număr. Depozitele vor fi înlocuite de Depozit și Data depozitului (în intervalul implicit de 8 zile, dar puteți înlocui acest lucru atunci când vi se solicită să fiți de alt interval de timp.) Consultați KB 851279 pentru mai multe informații despre criteriile de potrivit automat.

• Data ne golită a bancii poate afecta procesul de potrivire. GP va goli doar verificările în care data De ne golire bancă este DUPĂ data emiterii verificării în GP. GP nu va goli o verificare la o dată anterioară datei la care a fost emisă de fapt în GP.

• GP va ignora zerourile zerouri la început în procesul de potrivire și, de fapt, le va dezactiva numărul de bifare în timpul importului. Zerourile leading nu vor afecta procesul de potrivire pentru numărul de verificare. GP poate potrivi numărul verificator, indiferent de zerourile de la început.

• Utilizați Notepad pentru a deschide fișiere, deoarece formatarea automată din Excel poate dezga zerouri la timp.  Nucontează zerourile de la început, însă acestea contează pe date. Dacă datele se importă incorect, acest lucru înseamnă că formatul de dată din configurator nu s-a potrivit cu ceea ce se află în fișier sau zerourile de la început din dată lipsesc din fișier.  Dacă aveți configuratorul mapat pentru a utiliza MMDDYYYY, fișierul ar trebui să aibă 08152017, de exemplu.  Sau, dacă aveți DD.MM.YY, fișierul trebuie să aibă data de 15.08.2017.  Formatul de dată trebuie să se potrivească exact.

• Atunci când aduceți un fișier, introduceți un număr de confirmare la alegere.  Verificările se vor importa după ce se introduce numărul de confirmare.

• Dacă aduceți un fișier zilnic, ar trebui să reconciliați în fiecare zi înainte de a aduce fișierul a doua zi.  Sistemul va potrivi automat doar ultimul fișier introdus.  Așadar, dacă importați mai întâi în 5 fișiere zilnice, apoi reconciliați ziua 1, aceasta se va potrivi automat, dar atunci când încercați să reconciliați ziua 2, nu se va potrivi automat.  Ar trebui să reimportul în fișier pentru ziua a 2-a din nou dacă ați dori să se potrivească automat.

• Dacă data se importă ca toate zerourile sau 00/00/0000, mapați câmpul "Dată golită bancă" în loc de "data tranzacției" în configurator.

• Dacă data este importată ca codată, atunci formatul de dată din configurator nu se potrivesc cu formatul de dată din fișierul bancar.  Asigurați-vă că fișierul bancar are MMDDYYYY că ați selectat același format în configurator pentru a se potrivi exact cu acesta.  De asemenea, asigurați-vă că utilizatorul nu a deschis fișierul în Excel și că au fost retrase zerourile de la zerourile din MM sau DD.  Dacă da, deschideți fișierul în Notepad adăugați zerourile la început înapoi la dată și importați din nou.  Utilizați Notepad pentru a deschide fișiere bancare, nu Excel.

• Pentru mai multe informații despre cum se potrivesc tranzacțiile, consultați KB 851279.

Acest articol a fost TechKnowledge Document ID:19396