레코드 센터는 조직에서 법률 문서나 재무 문서와 같은 모든 기록을 저장하고 관리할 수 있는 중앙 리포지토리로 사용할 수 있도록 설계되었습니다. 레코드 센터는 레코드 수집부터 레코드 관리와 폐기에 이르기까지 전체 레코드 관리 프로세스를 지원합니다.
레코드 센터 사이트 서식 파일은 문서에 대한 일반적인 리포지토리로 기능하며 사이트 사용자들의 공동 작업을 지원한다는 점에서 다른 SharePoint 사이트와 비슷합니다. 주요 차이점은 레코드 센터 사이트 서식 파일은 조직의 레코드 관리 및 보존 프로그램을 구현하기 위해 설계된 사전 구성된 사이트라는 것입니다. 레코드를 보다 효과적으로 관리할 수 있도록 도와주는 기본 제공 기능에는 버전 관리, 감사, 메타데이터 관리, eDiscovery, 사용자 지정 가능한 레코드 회람 등이 있습니다.
참고
SharePoint에서는 보존 레이블을 사용하여 콘텐츠를 레코드로 선언하는 방법을 도입하여 레코드 센터를 사용해야 하는 필요성을 효과적으로 대체했습니다. 레코드 센터를 사용하는 경우 보존 레이블과 함께 계속 사용할 수 있습니다. 그러나 레코드 관리를 위해 레코드 센터 대신 보존 레이블을 사용하는 것이 좋습니다.
레코드 관리 계획의 정의
레코드 관리 프로그램 구현을 위해 레코드 센터 사이트를 설계할 때는 다음과 같은 두 가지 주요 단계를 수행하게 됩니다.
- 조직에서 레코드 관리 전략과 공식적인 레코드 관리 계획을 수립합니다. 이는 레코드 관리자, 준수 관리자, IT 전문가 및 정보 담당자들이 협력해야 하는 작업입니다.
- 그런 다음 조직의 레코드 관리 계획을 구현할 하나 이상의 레코드 센터 사이트를 구현합니다.
아래 섹션에서는 각 단계의 기본적인 요소에 대해 설명합니다.다.
레코드 관리 계획
organization 레코드 센터 사이트를 레코드 관리 솔루션으로 구성하려면 레코드 관리 전략에 대한 공식 계획을 개발해야 합니다. 공식 레코드 관리 계획의 특정 요소는 개별 조직 또는 비즈니스에 고유할 수 있습니다. 그러나 거의 모든 레코드 관리 계획에는 다음 문서 및 프로세스가 포함됩니다.
파일 계획 파일 계획은 organization 공식 비즈니스 레코드로 인정하는 문서 또는 항목의 유형을 설명합니다. 이러한 레코드가 저장되는 위치를 나타내며 레코드의 한 형식을 다른 레코드와 구분하는 정보를 제공합니다. 파일 계획은 레코드를 만들고 저장하고 관리하기 위한 정책, 프로세스 및 지침의 포괄적인 컬렉션 역할을 합니다. 파일 계획은 용지, 블로그, 위키, 전자 메일 및 전자 파일을 포함하여 미디어에 관계없이 모든 레코드를 포함해야 합니다. 또한 각 레코드를 분류하고, 보호하고, 궁극적으로 소멸하는 방법을 지정해야 합니다. 기밀, 중요, 영업 비밀 또는 권한 있는 레코드와 같은 특수한 레코드 범주에 대한 고려 사항도 포함되어야 합니다. 마지막으로, 파일 계획은 각 레코드 형식 관리를 담당하는 사용자를 지정해야 합니다.
레코드 라이브러리 레코드 라이브러리는 기본적으로 중요한 레코드를 분류하고 저장하기 위해 만드는 문서 라이브러리입니다. 보존하려는 각 레코드 유형에 대해 레코드 라이브러리를 하나씩 만들어야 합니다. 레코드는 콘텐츠 구성 도우미에 구성된 설정에 따라 해당 라이브러리로 자동 전달됩니다.
콘텐츠 형식 콘텐츠 형식을 만들어 organization 각 레코드 형식에 대한 고유한 속성을 저장하고 식별하는 데 필요한 레코드 형식을 정의합니다. 특정 종류의 레코드에 대한 콘텐츠 형식을 정의하면 organization 이러한 각 콘텐츠 그룹이 일관된 방식으로 관리되도록 할 수 있습니다. Office 문서, PDF, TIFF(스캔한 이미지), 전자 메일, 인스턴트 메시지 대화, 비디오 및 물리적 레코드는 모두 사용자가 만든 콘텐츠 형식으로 분류하고 저장할 수 있습니다. 예를 들어 "계약"이라고 하는 모든 레코드는 SharePoint의 레코드 관리 시스템 내에서 동일한 방식으로 일관된 방식으로 처리됩니다. 콘텐츠 형식을 사용하여 레코드를 분류하고 저장하는 것은 레코드 라이브러리를 사용하는 다른 방법입니다.
보존 일정 보존 일정은 파일 계획의 각 레코드 형식을 보존해야 하는 기간(보존 기간) 및 이 기간이 끝날 때 삭제하는 프로세스(처리 프로세스)를 지정합니다. 보존 일정의 지침은 일반적으로 법적 요구 사항, organization 대한 위험 및 비즈니스 요구 사항을 기반으로 합니다. 또한 보존 일정은 일반적으로 각 레코드 유형에 대한 보존 기간을 결정하는 위험 관리 사태를 설명합니다.
규정 준수 요구 사항 문서 규정 준수 요구 사항 문서는 레코드 관리를 위한 IT 시스템이 준수해야 하는 규칙, 해당 시스템이 가져야 하는 기능 및 규정 준수를 보장하기 위해 지원해야 하는 정기적인 모니터링의 종류를 정의합니다.
- 레코드 처리를 일시 중단하기 위한 공식 프로세스 보류라고도 하는 이 프로세스는 소송, 감사 또는 조사와 같은 이벤트가 발생할 때 organization 레코드 처리를 일시 중단하는 방법을 자세히 설명합니다.
- 레코드 처리를 모니터링하고 보고하기 위한 시스템 직원이 정의된 정책 및 프로세스에 따라 레코드를 제출, 액세스 및 관리하도록 하려면 레코드 관리 프로그램에 레코드 처리를 모니터링하고 보고하기 위한 프로세스 또는 시스템이 있어야 합니다.
레코드 센터 사이트의 구성
조직에서 레코드 관리를 상세하게 계획하고 레코드 관리를 위한 공식적인 계획을 도출한 다음에는 레코드 관리 프로그램을 구현하기 위한 레코드 센터 사이트를 만들고 구성하게 됩니다.
레코드 센터 사이트를 구성하는 방법은 다음과 같습니다.
파일 계획에 명시된 각 레코드 유형을 관리하고 저장하기 위한 레코드 라이브러리 또는 목록을 만듭니다.
- 레코드 계획에 포함된 각 콘텐츠 형식에 대해 레코드 라이브러리를 하나씩 만드는 것이 좋습니다.
- 레코드 센터로 제출된 레코드는 해당 목록 또는 라이브러리로 전달됩니다.
해당 문서 라이브러리, 목록 또는 콘텐츠 형식에 파일 계획에 명시된 각 레코드 유형의 메타데이터를 포함하고 표시하기 위한 열을 만듭니다.
레코드 센터 사이트에서 각 레코드 유형에 대한 정보 관리 정책을 지정합니다. 해당 정책에는 조직의 파일 계획 및 보존 일정에 명시된 보존 기간과 감사 요구 사항이 포함되어야 합니다.
각 레코드 형식이 적절한 위치로 전달되도록 콘텐츠 구성 도우미를 구성합니다. 레코드가 레코드 센터 사이트에 수동으로 또는 프로그램에 의해 제출되면 콘텐츠 구성 도우미가 이 기능을 사용하여 레코드 센터 사이트 내에서 레코드를 어떻게 분류해야 할지, 그리고 레코드를 어디로 전달해야 할지 판단합니다.