프로젝트를 관리하는 첫 번째 단계 중 하나는 프로젝트를 완료하는 작업을 추가하는 것입니다. 작업 목록은 완료해야 하는 작업의 체크리스트처럼 간단할 수도 있고 시작 및 완료 날짜, 다른 작업과의 관계, 기타 관련 작업 정보 등 다소 복잡한 목록일 수도 있습니다. 간단한 작업 체크리스트와 예약된 작업 목록은 모두 사이트의 동일한 목록을 사용하므로 간단한 체크리스트로 시작한 다음 나중에 작업에 세부 정보를 추가하여 예약된 작업 목록으로 만들 수 있습니다.
간단한 작업 체크리스트 추가
프로젝트 계획을 막 시작했거나 이 프로젝트가 특별히 복잡하지 않을 것으로 예상되는 경우 간단한 작업 체크리스트만으로도 프로젝트를 효과적으로 관리할 수 있습니다. 체크리스트에는 프로젝트 작업의 기한 및 프로젝트 팀 구성원에 대한 할당이 포함될 수 있습니다.
간단한 작업 체크리스트를 추가하려면 다음을 수행합니다.
- 사이트의 빠른 실행에서 작업을 클릭합니다.
- 작업 페이지에서 편집을 클릭합니다.
- 작업 이름 열에 프로젝트에서 완료해야 하는 각 작업의 이름을 입력합니다. 작업을 추가한 후 Enter 키를 눌러 다음 줄로 이동합니다.
팁
이미 나열되어 있는 두 작업 사이에 새 작업을 추가하시겠습니까? 기존 작업의 검사란 왼쪽에 있는 공간을 클릭한 다음 Insert 키를 누릅니다. 선택한 기존 작업 위에 새 행이 추가됩니다. 작업 탭의 계층 그룹에서 삽입을 클릭할 수도 있습니다.
기한 열에서 목록의 각 작업을 완료해야 하는 날짜를 입력하거나 선택합니다. 언제 작업을 완료해야 하는지 확실하지 않은 경우 해당 작업에 대해 이 열을 비워 둡니다.
할당 대상 열에서 목록의 각 작업을 수행할 각 사용자의 이름을 입력하거나 선택합니다.
팁
가장 좋은 방법은 각 작업에 한 명의 사용자만 할당하는 것입니다. 둘 이상의 사용자를 할당해야 하는 경우 작업을 완료로 표시하는 데 문제가 발생할 수 있습니다. 앤이 작업에 대한 작업을 마친 경우 내 작업 페이지에서 완료로 검사하는 것이 좋습니다. 그러나 이렇게 하면 Ann뿐만 아니라 할당된 모든 사람에 대해 작업이 완료됨으로 표시됩니다. 작업을 수행하는 다른 사용자가 아직 해야 할 일이 있을 수 있습니다. 한 작업에 한 명 이상의 사용자를 할당해야 하는 경우 이름을 세미콜론(;)로 구분할 수 있습니다.
간단한 작업 체크리스트를 추가했으면 중지를 클릭합니다.
간단한 작업 체크리스트를 추가하는 또 다른 빠른 방법은 Excel 워크시트의 목록을 붙여넣는 것입니다. 워크시트에서 사용하는 열이 작업 페이지에 표시된 열과 일치하면 작업 목록을 클릭하여 워크시트 데이터를 붙여넣기만 하면 됩니다. 가능한 경우 이름은 할당 대상 열의 계정과 쌍을 이룹니다.
프로젝트를 작업하는 동안 작업이 완료되면 각 작업 이름 옆에 있는 검사란을 선택할 수 있습니다.
간단한 검사 목록의 작업을 보다 세부적으로 제어해야 하는 경우 다음 섹션의 단계를 사용하여 작업에 세부 정보를 추가하여 보다 강력한 예약 목록을 만들 수 있습니다.
예약된 작업 목록 추가
프로젝트가 다소 복잡한 경우 예약된 작업 목록이 작업을 관리하기 쉬운 방식으로 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다.
예약된 작업 목록을 추가하려면:
사이트의 빠른 실행에서 작업을 클릭합니다.
작업 페이지에서 새 작업을 클릭합니다. 또는 리본의 작업 탭에서 새 항목을 클릭합니다.
참고
처음에는 간단한 작업 검사 목록을 만들었지만 프로젝트에 좀 더 복잡해진 경우 기존 작업에 세부 정보를 쉽게 추가할 수 있습니다. 작업을 선택하려면 해당 검사란 왼쪽의 공간을 클릭한 다음 리본의 작업 탭에서 항목 편집을 클릭합니다. 그러면 더 자세한 일정 세부 정보를 추가할 수 있도록 작업이 열립니다.
작업 이름 상자에 작업 이름을 입력합니다.
시작 날짜 및 기한 상자에 작업의 시작 및 완료 날짜를 입력하거나 선택합니다. 이러한 날짜를 잘 모르는 경우 지금은 이 정보를 생략합니다. 나중에 언제든지 돌아가서 작업을 편집하여 정보를 추가할 수 있습니다.
할당 대상 상자에 작업을 진행하려는 사용자의 이름 또는 전자 메일 주소를 입력합니다.
팁
가장 좋은 방법은 각 작업에 한 명의 사용자만 할당하는 것입니다. 둘 이상의 사용자를 할당해야 하는 경우 작업을 완료로 표시하는 데 문제가 발생할 수 있습니다. 앤이 작업에 대한 작업을 마친 경우 내 작업 페이지에서 완료로 검사하는 것이 좋습니다. 그러나 이렇게 하면 Ann뿐만 아니라 할당된 모든 사람에 대해 작업이 완료됨으로 표시됩니다. 작업을 수행하는 다른 사용자가 아직 해야 할 일이 있을 수 있습니다. 한 작업에 한 명 이상의 사용자를 할당해야 하는 경우 이름을 세미콜론(;)로 구분할 수 있습니다.
작업에 대한 작업이 이미 시작된 경우 완료 율 상자에 백분율을 입력하여 대략 완료된 작업량과 남은 작업을 나타냅니다.
팁
이 필드는 프로젝트 팀 구성원이 정기적으로 업데이트하기에 좋은 필드입니다. 또한 프로젝트 작업이 어떻게 진행 중인지, 프로젝트가 정시에 완료되고 있는지 여부를 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다.
관련된 작업에 대한 자세한 정보를 제공하려면 설명 상자에 작업에 대한 간략한 설명을 입력합니다. 이는 프로젝트를 이해하려는 임원이나 기타 이해 관계자에게 도움이 될 수 있습니다.
선행 작업 옆에 있는 상자와 단추를 사용하여 현재 작업을 시작하기 전에 프로젝트의 어떤 작업을 완료해야 하는지 나타냅니다.
예를 들어 "보도 자료 작성" 작업이 완료될 때까지 시작할 수 없는 "보도 자료 게시"라는 작업을 생성한다고 가정해 보겠습니다. 왼쪽 상자에서 "보도 자료 작성" 작업을 선택한 다음 추가 를 클릭하여 오른쪽 상자로 이동합니다. 이는 "보도 자료 작성" 작업이 "보도 자료 게시" 작업의 선행(즉, 보도 자료 게시) 작업의 선행임을 나타냅니다.우선 순위 목록에서 적절한 우선 순위 수준을 선택합니다.
작업 상태 목록에서 적절한 상태 수준을 선택합니다.
팁
프로젝트 팀 구성원이 정기적으로 업데이트하는 데 도움이 되는 또 다른 필드입니다. 작업 방해, 일정 지연 및 기타 중요한 일정 문제를 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다.
저장을 클릭합니다.
작업 목록 작업
작업 목록으로 작업할 때 빨간색으로 기한이 표시된 작업은 지연됩니다. 작업 옆에 있는 검사란을 선택하여 늦은 작업을 완료로 표시하면 기한이 더 이상 빨간색 텍스트로 표시되지 않습니다.
또한 목록 위에 있는 보기 링크를 클릭하여 작업 목록의 여러 보기 간에 전환할 수 있습니다. 모든 작업, Calendar,완료됨, Gantt 차트, 늦은 작업, 내 작업 및 예정 중에서 선택하거나 기존 보기를 수정하거나 작업 목록의 고유한 보기를 만들 수 있습니다. 사용하려는 보기가 작업 목록 위에 나열되지 않은 경우 보기 링크 옆에 있는 추가 옵션(...)을 클릭하여 사용할 보기를 선택합니다. 사용자 고유의 보기를 만드는 방법에 대한 자세한 내용은 목록 또는 라이브러리의 보기 만들기, 변경 또는 삭제를 참조하세요.
프로젝트에 세부 작업을 추가한 후 다음을 수행할 수 있습니다.