3개 상태 워크플로는 세 가지 상태(단계)를 통해 목록 항목의 상태 추적합니다. 조직에서 고객 지원 문제, 영업 잠재 고객 또는 프로젝트 작업과 같은 대량의 문제 또는 항목을 추적해야 하는 비즈니스 프로세스를 관리하는 데 사용할 수 있습니다. 예를 들어 프로젝트 작업의 세 가지 상태는 시작되지 않음, 진행 중 및 완료일 수 있습니다.
참고
SharePoint 2010 워크플로는 새 테넌트에서 2020년 8월 1일부터 사용 중지되고 2020년 11월 1일에 기존 테넌트에서 제거되었습니다. SharePoint 2010 워크플로를 사용하는 경우 Power Automate 또는 기타 지원되는 솔루션으로 마이그레이션하는 것이 좋습니다. 자세한 내용은 SharePoint 2010 워크플로 사용 중지를 참조하세요.
이 문서의 내용
3개 상태 워크플로는 어떻게 작동하나요?
3개 상태 워크플로는 조직에서 세 가지 상태와 주 간 두 번의 전환을 통해 문제 또는 항목의 상태 추적하도록 요구하는 비즈니스 프로세스를 지원합니다. 상태 간에 전환할 때마다 워크플로는 사용자에게 작업을 할당하고 해당 사용자에게 작업에 대한 이메일 경고를 보냅니다. 이 작업이 완료되면 워크플로는 항목의 상태 업데이트하고 다음 상태로 진행합니다. 3개 상태 워크플로는 문제 추적 목록 템플릿에서 작동합니다. 그러나 세 개 이상의 값이 있는 Choice 열을 포함하도록 설정된 모든 목록과 함께 사용할 수 있습니다. 이 Choice 열의 값은 워크플로가 추적하는 상태 역할을 합니다.
목록에는 둘 이상의 선택 열이 있을 수 있으며 선택 열에는 세 개 이상의 값이 있을 수 있습니다. 그러나 3개 상태 워크플로는 선택한 열 중 하나와 선택한 선택 열의 값 중 세 개만 사용하도록 구성할 수 있습니다. 목록 또는 라이브러리에 3개 상태 워크플로를 추가하면 선택 열과 열에서 제공하는 값 중 세 가지를 선택합니다.
3개 상태 워크플로를 사용하여 조직에서 고객 지원 문제, 영업 잠재 고객 또는 프로젝트 작업과 같은 대량의 문제 또는 항목을 추적해야 하는 비즈니스 프로세스를 관리할 수 있습니다. 예를 들어 소규모 이벤트 계획 회사의 직원은 문제 추적 목록과 사용자 지정된 3개 상태 워크플로를 사용하여 계획 중인 이벤트와 관련된 많은 작업을 관리할 수 있습니다. 워크플로는 활성, 검토 준비, 완료의 세 가지 상태를 통해 이벤트 계획 작업을 추적 합니다. 특정 이벤트와 관련된 모든 이벤트 준비 작업은 해당 이벤트에 대해 만들어지고 활성으로 표시된 문제 추적 목록으로 컴파일됩니다. 이벤트 코디네이터는 팀 구성원에게 개별 작업을 할당한 다음 이러한 항목에 대한 워크플로를 시작하여 이벤트 작업에 대한 작업을 시작합니다.
워크플로가 시작되면 지정된 사람에 대한 작업을 만듭니다. 팀 구성원이 작업을 받으면 작업을 완료하는 데 필요한 작업을 수행합니다. 이는 문제 추적 목록이 있는 목록 또는 사이트 외부에서 발생하는 작업일 수 있습니다. 예를 들어 팀 구성원이 케이터링 계획을 개발하기 위한 워크플로 작업을 받는 경우 케이터링 회사에 문의한 다음, 함께 계획을 수립합니다. 케이터링 계획이 초안이 작성되면 팀 구성원은 워크플로 작업을 완료된 것으로 표시합니다. 이 시점에서 워크플로는 문제 추적 목록에 있는 이벤트 작업의 상태 활성에서 검토 준비로 업데이트하고 이벤트 코디네이터가 케이터링 계획을 검토할 두 번째 작업을 만듭니다. 이벤트 코디네이터가 케이터링 계획을 검토하고 승인한 후 워크플로 작업을 완료로 표시하고 워크플로는 검토 준비에서 완료로 작업의 상태 업데이트합니다.
참고
워크플로 참가자는 두 가지 방법으로 3개 상태 워크플로에서 워크플로 작업을 완료할 수 있습니다. 참가자는 워크플로 작업을 편집하여 완료로 표시하거나 참가자가 목록에서 워크플로 항목의 상태 변경할 수 있습니다(참가자가 이 목록을 변경할 수 있는 권한이 있는 경우). 참가자가 목록에서 워크플로 항목의 상태 수동으로 업데이트하면 워크플로 작업이 완료됩니다. 참가자가 워크플로 작업을 편집하여 완료로 표시하면 목록에 있는 워크플로 항목의 상태 완료로 업데이트됩니다.
이전 예제의 3개 상태 워크플로의 작업은 다음 프로세스를 사용합니다.
3개 상태 워크플로와 함께 사용할 목록 설정
3개 상태 워크플로를 사용하려면 워크플로를 사용하여 추적하거나 관리하려는 항목이 포함된 목록을 설정해야 합니다. 문제 추적 목록 템플릿은 3개 상태 워크플로에서 작동합니다. 그러나 이러한 워크플로와 함께 사용할 사용자 지정 목록을 만들 수도 있습니다. 사용자 지정 목록을 만드는 경우 목록에 세 개 이상의 선택 값이 포함된 하나 이상의 Choice 열이 포함되어 있는지 확인합니다. 목록에 사용할 워크플로를 설정할 때 워크플로에서 추적할 상태 값이 포함된 선택 열을 지정합니다.
문제 추적 목록 만들기
기본적으로 문제 추적 목록 템플릿에서 만든 목록과 함께 3개 상태 워크플로를 사용할 수 있습니다.
설정 메뉴
에서 앱 추가를 클릭합니다.앱 페이지에서 문제 추적을 클릭하고 목록의 이름을 입력합니다. 목록 이름이 필요합니다.
목록에 대한 설명을 제공하려면 고급 옵션을 클릭합니다.
- 설명 상자에 목록의 용도에 대한 설명을 입력합니다. 설명은 선택 사항입니다.
만들기를 클릭합니다.
3개 상태 워크플로와 함께 사용할 사용자 지정 목록 만들기
3개 상태 워크플로와 함께 사용할 사용자 지정 목록을 만들려면 워크플로에서 추적할 상태 값이 3개 이상 포함된 하나 이상의 Choice 열을 추가해야 합니다.
-
설정 메뉴 에서 앱 추가를 클릭합니다.
- 앱 페이지에서 사용자 지정 목록을 클릭하고 목록의 이름을 입력합니다. 목록 이름은 필수 입력 사항입니다.
- 목록에 대한 설명을 제공하려면 고급 옵션을 클릭합니다.
- 설명 상자에 목록의 용도에 대한 설명을 입력합니다. 설명은 선택 사항입니다.
- 만들기 클릭
3개 상태 워크플로와 함께 사용할 사용자 지정 목록 사용자 지정
- 이전 단계에서 만든 사용자 지정 목록을 클릭합니다.
- 리본에서 목록 탭을 클릭한 다음 설정 그룹에서 목록 설정을 클릭합니다.
- 열 아래에서 열만들기를 클릭합니다.
- 이름 및 형식 섹션의 열 이름 아래에 워크플로의 상태 값을 지정하는 데 사용할 열의 이름을 입력합니다. 예를 들어 이름을 워크플로 상태로 입력할 수 있습니다.
- 이 열의 정보 유형에서선택을 선택합니다(선택할 메뉴).
- 추가 열 설정 섹션의 설명에서 열에 대한 선택적 설명을 입력합니다.
- 이 열에 정보가 포함되어 있어야 하므로 에서 예를 클릭합니다.
- 목록 상자에 각 선택 항목을 별도의 줄에 입력하고 이 열에 대해 원하는 선택 값을 세 개 이상 입력합니다. 이러한 값은 워크플로의 상태가 됩니다. 예를 들어 세 가지 선택 항목으로 활성, 검토 준비 및 완료를 입력할 수 있습니다.
- 사용 옵션 표시에서 드롭다운 메뉴 또는 라디오 단추를 선택합니다.
- '채우기' 선택 허용에서아니요를 클릭합니다.
- 이 열의 특정 기본값을 원하는지 또는 목록의 기본 보기에 추가할지 여부를 지정합니다.
- 확인을 클릭합니다.
목록에 3개 상태 워크플로 추가
목록에 있는 항목에서 사용하려면 먼저 목록에 3개 상태 워크플로를 추가해야 합니다. 목록에 3개 상태 워크플로를 추가할 때 워크플로에서 추적할 상태 값이 포함된 열을 목록에 지정합니다. 워크플로의 각 단계에서 수행하려는 항목에 대한 정보도 지정합니다. 예를 들어 작업 받는 사람이 받는 전자 메일 경고의 제목과 텍스트를 지정할 수 있습니다.
3개 상태 워크플로는 대부분의 사이트 유형에서 기본적으로 사용하도록 설정됩니다. 그러나 사이트 모음 관리자는 이 기능을 사용하지 않도록 설정할 수 있습니다. 3개 상태 워크플로를 사용할 수 없는 경우 사이트 모음 관리자에게 문의하세요.
중요
목록에 워크플로를 추가하려면 목록 관리 권한이 있어야 합니다.
3개 상태 워크플로를 추가할 목록을 엽니다.
목록 탭>목록 설정을 클릭하거나 여는 라이브러리 유형에 대한 설정을 클릭합니다. 예를 들어 문서 라이브러리에서 문서 라이브러리 설정을 클릭합니다.
권한 및 관리에서 워크플로 설정을 클릭합니다.
워크플로 설정 페이지에서 워크플로 추가를 클릭합니다.
워크플로 추가 페이지의 워크플로 섹션에 있는 워크플로 템플릿 선택에서 3개 상태를 클릭합니다.
이름 섹션에서 워크플로의 고유한 이름을 입력합니다.
작업 목록 섹션에서 워크플로와 함께 사용할 작업 목록을 지정합니다.
참고
- 기본 작업 목록을 사용하거나 새 작업 목록을 만들 수 있습니다. 기본 작업 목록을 사용하는 경우 워크플로 참가자는 작업 목록의 내 작업 보기를 사용하여 워크플로 작업을 쉽게 찾고 볼 수 있습니다.
- 이 워크플로의 태스크에 일반 작업 목록과 별도로 유지하려는 중요한 또는 기밀 데이터가 표시되는 경우 새 작업 목록을 만듭니다.
- organization 워크플로가 많거나 워크플로에 많은 작업이 포함되는 경우 새 작업 목록을 만듭니다. 이 경우 각 워크플로에 대한 작업 목록을 만들 수 있습니다.
기록 목록 섹션에서 이 워크플로에 사용할 기록 목록을 선택합니다. 기록 목록에는 워크플로의 각 instance 동안 발생하는 모든 이벤트가 표시됩니다.
참고
기본 기록 목록을 사용하거나 새 기록 목록을 만들 수 있습니다. organization 워크플로가 많은 경우 각 워크플로에 대해 별도의 기록 목록을 만들 수 있습니다.
시작 옵션 섹션에서 다음 중 하나를 수행합니다.
- 워크플로를 수동으로 시작하도록 허용하려면 권한 검사 권한이 있는 인증된 사용자가 이 워크플로를 수동으로 시작하도록 허용 상자를 선택합니다. 워크플로를 시작하기 위해 추가 권한이 필요한 경우 워크플로 검사 시작하려면 관리 목록 사용 권한 필요 상자를 선택합니다.
- 새 항목을 만들 때 워크플로가 자동으로 시작되도록 하려면 새 항목을 만들 때 이 워크플로 시작 검사 상자를 선택합니다.
다음을 클릭합니다.
워크플로 상태 섹션의 '선택' 필드 아래에서 워크플로의 상태에 사용할 값이 포함된 목록에서 선택 열을 선택한 다음 워크플로의 초기 상태, 중간 상태 및 최종 상태에 대해 원하는 열 값을 선택합니다.
두 섹션에서 워크플로가 시작될 때 수행할 작업(워크플로 의 첫 번째 작업에 대한 옵션)을 지정하고 워크플로가 중간 상태로 변경될 때 수행할 작업 지정(워크플로 의 두 번째 작업에 대한 옵션)에서 다음 정보를 지정합니다.
작업 세부 정보
| field | 설명 |
|---|---|
| 작업 제목: | 필요에 따라 워크플로가 시작되거나 중간 상태에 도달할 때 작업에 표시되는 메시지 제목을 수정할 수 있습니다. 목록 필드 포함 검사 상자를 선택하면 선택한 필드가 메시지 끝에 추가됩니다. |
| 작업 설명: | 작업 설명에 포함할 정보를 입력합니다. 목록 필드 포함 검사 상자를 선택하면 선택한 필드가 메시지 끝에 추가됩니다. 목록 항목 검사 대한 삽입 링크를 선택하면 목록 항목에 대한 링크가 설명에 포함됩니다. |
| 작업 기한: | 작업에 대한 기한을 지정하려면 목록 필드 검사 포함 상자를 선택한 다음, 기한에 사용할 날짜 정보가 포함된 목록에서 날짜 열을 선택합니다. |
| 할당된 작업: | 목록에 지정된 사람에게 작업을 할당하려면 목록 포함 필드를 클릭한 다음 사용하려는 사용자 정보가 포함된 목록에서 열을 선택합니다. 이 워크플로가 시작되면 워크플로 항목에 대해 이 열에 이름이 표시되는 사람에게 첫 번째 작업이 할당됩니다. 이 워크플로의 모든 인스턴스에서 지정한 사람에게 이 작업을 할당하려면 사용자 지정을 클릭한 다음 작업을 할당할 사람의 이름을 입력하거나 선택합니다. |
워크플로 참가자가 워크플로 작업에 대한 전자 메일 경고를 받도록 하려면 전자 메일 메시지 보내기 검사 상자를 선택합니다.
참고
워크플로 참가자가 워크플로가 시작된 후 워크플로 작업에 대한 이메일 경고 및 미리 알림을 받도록 하려면 사이트 모음 관리자에게 문의하여 사이트에 전자 메일이 사용하도록 설정되어 있는지 확인합니다.
전자 메일 메시지 세부 정보
| 필드 | 설명 |
|---|---|
| 실행할 기능 | 워크플로 작업에 대한 전자 메일 경고를 보낼 사람의 이름을 입력합니다. 작업 소유자에게 전자 메일 경고를 보내려면 검사 할당된 작업 포함 상자를 선택합니다. |
| 주제 | 전자 메일 경고에 사용할 제목 줄을 입력합니다. 전자 메일 메시지의 제목 줄에 작업 제목을 추가하려면 작업 제목 검사 사용 상자를 선택합니다. |
| 본문 | 전자 메일 경고의 메시지 본문에 표시할 정보를 입력합니다. 메시지에 목록 항목에 대한 링크를 포함하려면 목록 항목 검사 대한 삽입 링크를 선택합니다. |
- 확인을 클릭합니다.
항목에 대한 3개 상태 워크플로 수동 시작
해당 목록의 항목에서 사용할 수 있도록 하려면 먼저 3개 상태 워크플로를 목록에 추가해야 합니다. 자세한 내용은 이전 섹션을 참조하세요.
새 항목이 목록에 추가될 때 자동으로 시작되도록 3개 상태 워크플로를 구성하거나 특정 권한이 있는 사용자가 워크플로를 수동으로 시작할 수 있도록 구성할 수 있습니다. 일부 워크플로는 두 옵션을 모두 허용할 수 있습니다.
목록 항목에서 3개 상태 워크플로를 수동으로 시작하려면 다음 단계를 수행합니다. 목록에 대한 항목 편집 권한이 있어야 합니다. 일부 워크플로에는 목록 관리 권한이 필요할 수 있습니다.
참고
워크플로를 시작한 후 워크플로 참가자가 워크플로 작업에 대한 이메일 경고 및 미리 알림을 받도록 하려면 사이트 모음 관리자에게 문의하여 사이트에 전자 메일이 사용하도록 설정되어 있는지 확인합니다.
3개 상태 워크플로를 시작할 항목이 포함된 목록을 엽니다.
워크플로를 시작할 항목 옆에 있는 줄임표를 클릭하고 표시되는 메뉴에서 워크플로를 클릭합니다.
참고
Workflows 명령은 항목이 하나 이상의 워크플로가 연결된 목록 또는 라이브러리에 있는 경우에만 사용할 수 있습니다.
설정 메뉴
에서 모든 사이트 콘텐츠 보기를 클릭합니다.새 워크플로 시작에서 시작하려는 3개 상태 워크플로의 이름을 클릭합니다.
워크플로가 즉시 시작됩니다.
3개 상태 워크플로에서 워크플로 작업 완료
3개 상태 워크플로에서 워크플로 작업을 완료하려면 워크플로 작업이 기록되는 작업 목록에 대한 항목 편집 권한이 있어야 합니다.
사이트의 작업 목록을 연 다음 보기 메뉴에서 내 작업을 선택하여 워크플로 작업을 찾습니다.
참고
워크플로에서 기본 사이트 작업 목록을 사용하지 않는 경우 워크플로 작업이 작업 목록에 표시되지 않을 수 있습니다. 워크플로 작업을 찾으려면 워크플로 항목이 저장된 목록 또는 라이브러리로 이동합니다. 완료할 항목의 이름을 가리키고 표시되는 화살표를 클릭한 다음 워크플로를 클릭합니다. 워크플로 상태 페이지의 실행 중인 워크플로에서 참가자인 워크플로의 이름을 클릭합니다. 작업에서 워크플로 작업을 클릭한 다음 3단계로 건너뜁니다.
완료로 표시할 항목이 포함된 목록을 엽니다.
완료하려는 작업의 이름을 가리키고 표시되는 화살표를 클릭한 다음 항목 편집을 클릭합니다.
작업 대화 상자에서 작업을 완료하도록 요청된 정보를 입력하거나 선택한 다음 저장을 클릭합니다.