사이트의 콘텐츠가 논리적으로 구성되고 쉽게 찾을 수 있는 경우 유지 관리 및 관리가 더 쉬우며 사이트 사용자의 생산성이 향상됩니다. 사이트 모음 관리자 또는 사이트 소유자는 사이트를 만들기 전에 사이트 전략을 계획하는 것이 좋습니다. 이 문서에서는 다음을 살펴봅합니다.
사이트에는 어떤 종류의 콘텐츠가 있나요?
원하는 사이트의 수와 유형에 대한 몇 가지 생각을 지정한 후에는 이러한 사이트에 저장될 콘텐츠에 대한 몇 가지 계획을 수행합니다. 이 콘텐츠 계획의 목표는 다음을 결정하는 것입니다.
- 콘텐츠를 구성하기 위해 사이트에서 만들려는 목록, 라이브러리 또는 페이지의 종류 라이브러리를 사용하여 문서 및 기타 파일을 저장할 수 있지만 목록은 작업 또는 문제를 추적하는 데 유용할 수 있습니다. 페이지는 콘텐츠, 앱, 링크 등을 표시할 수 있는 사이트 내의 개별 항목입니다.
- 포함할 앱의 종류문서 라이브러리 및 목록과 같은 SharePoint 기본 제공 앱이지만, SharePoint 스토어에서 사용자 고유의 앱을 만들거나 타사에서 앱을 구입할 수도 있습니다.
- 콘텐츠 형식을 만들 것인지 여부 콘텐츠 형식은 특정 종류의 콘텐츠를 처리하고 추적하는 방법을 사용자 지정하는 데 도움이 됩니다.
organization 중앙 집중식 방식으로(특히 콘텐츠 형식의 경우) 이러한 유형의 계획을 수행할 수도 있지만, 이는 개별 사이트 소유자가 책임 있는 사이트를 사용자 지정할 때 수행하도록 권장해야 하는 일종의 계획이기도 합니다.
어떤 유형의 앱을 추가하시겠습니까?
콘텐츠 유형에 대해 생각할 뿐만 아니라 사이트에 저장될 다른 종류의 정보 또는 organization 사용자가 사이트를 사용하여 관리하려는 작업의 종류에 대해 생각할 수 있습니다. 이렇게 하면 시작하기 위해 사이트에 추가할 수 있는 다양한 종류의 앱을 계획하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어 문서를 저장할 장소를 원하는 경우 문서 라이브러리를 추가할 수 있습니다. 중요한 날짜를 추적하려는 경우 일정을 원할 수 있습니다.
결국 필요할 수 있는 모든 앱을 즉시 추가할 필요는 없습니다. 비즈니스 요구 사항이 변경되면 사이트 소유자는 시간이 지남에 따라 새 앱을 추가하고 제거할 수 있습니다. 그러나 사이트의 콘텐츠를 사용자 지정하는 방법에 대한 초기 계획은 사이트가 사용자에게 즉시 유용하도록 하는 데 도움이 될 수 있습니다.
SharePoint에는 문서 스토리지 및 관리에서 프로젝트 관리 및 추적, 통신에 이르기까지 다양한 비즈니스 용도에 유용한 기본 제공 앱이 포함되어 있습니다. 이러한 유형의 앱 인스턴스를 여러 개 사이트에 추가할 수 있습니다. SharePoint 스토어에서 타사 앱을 구입하여 사이트에 추가할 수도 있습니다.
자세한 내용은 사이트에 앱 추가 및 SharePoint 스토어에서 앱 구입을 참조하세요.
콘텐츠 형식을 정의해야 합니까?
콘텐츠 형식을 사용하면 사이트 사용자가 목록 또는 라이브러리에서 새 항목 또는 새 문서 명령을 사용하여 특수한 종류의 콘텐츠를 빠르게 만들 수 있습니다. 콘텐츠 형식은 사이트 소유자에게 사이트 간에 콘텐츠가 일관되도록 하는 방법을 제공하기 때문에 유용합니다. 콘텐츠 형식을 사용하면 단일 목록 또는 라이브러리에 여러 항목 형식 또는 문서 형식을 포함할 수도 있습니다. 사이트 소유자는 사이트, 목록 또는 라이브러리에 대한 콘텐츠 형식을 설정할 때 콘텐츠에 대한 특정 세부 정보를 미리 구성할 수 있습니다.
사이트 소유자는 목록 항목, 문서 또는 폴더에 대한 콘텐츠 형식을 정의할 수 있습니다.
콘텐츠가 다음 조건을 충족하는 경우 일부 콘텐츠의 콘텐츠 형식을 정의하는 것이 유용할 수 있습니다.
| 이 경우 다음을 수행합니다. | 콘텐츠 형식은 다음과 같은 방법으로 유용할 수 있습니다. |
|---|---|
| 표준화된 형식이나 목적이 있는 특정 유형의 문서가 있으며 organization 일관성을 유지하려고 합니다. | 팀 사이트의 모든 하위 사이트에서 사용할 수 있도록 팀 사이트 수준에서 이러한 유형의 문서에 대한 사이트 콘텐츠 형식을 구성합니다. 이렇게 하면 organization 모든 사용자가 일관된 방식으로 이러한 문서를 만듭니다. |
| 사용자가 특정 종류의 문서에 사용해야 하는 특정 템플릿이 있습니다. | 콘텐츠 형식에서 만든 모든 새 문서가 템플릿을 사용하도록 관련 콘텐츠 형식에 이러한 문서 템플릿을 추가합니다. |
| 특정 유형의 문서 또는 항목에 대해 추적하려는 표준 정보 집합이 있습니다. | 콘텐츠 형식에 열을 추가하여 이 정보를 추적합니다. 정보가 특히 중요한 경우 필요에 따라 해당 열을 지정할 수 있습니다. 콘텐츠 형식을 구성할 때 특정 열에 대한 기본값을 제공할 수도 있습니다. |
| 특정 유형의 문서를 항상 처리하거나 검토하는 방법에 대한 정의된 비즈니스 프로세스가 있습니다. | 특정 콘텐츠 형식에 대한 워크플로를 구성하는 것이 좋습니다. 워크플로를 사용하여 문서 검토 또는 승인과 같은 비즈니스 프로세스를 관리할 수 있습니다. |
콘텐츠 형식을 정의할 수 있는 콘텐츠를 식별한 후에는 콘텐츠 형식을 정의할 위치를 고려해야 합니다. 팀 사이트 수준에서 사이트 콘텐츠 형식을 정의하는 경우 팀 사이트의 모든 하위 사이트 내의 목록 및 라이브러리에서 사이트 콘텐츠 형식을 광범위하게 재사용할 수 있습니다. 개별 사이트 소유자는 사이트에 대한 사이트 콘텐츠 형식을 정의할 수도 있지만 이러한 콘텐츠 형식은 해당 사이트 및 해당 사이트의 모든 사이트에서만 목록 및 라이브러리에서 사용할 수 있습니다.
콘텐츠 형식을 정의할 때 포함하려는 정보를 캡처하는 스프레드시트 또는 테이블을 만드는 것이 유용할 수 있습니다. 예를 들어 아래 표와 같은 기본 항목을 만든 다음, 콘텐츠 형식을 사용할 사이트 또는 팀과 같이 추적하는 데 유용할 수 있는 추가 정보를 포함하도록 조정하는 것으로 시작할 수 있습니다.
| 새 콘텐츠 형식 | 부모 콘텐츠 형식 | 열 | 문서 서식 파일 | 워크플로 |
|---|---|---|---|---|
| 만들려는 콘텐츠 형식의 이름을 지정합니다. | 만들 부모 콘텐츠 형식을 지정합니다. | 콘텐츠 형식에 추가할 새 열 또는 기존 열을 나열합니다. | 콘텐츠 형식과 연결된 문서 템플릿이 있는지 여부를 지정합니다. | 콘텐츠 형식과 연결된 워크플로가 있는지 여부를 지정합니다. |
콘텐츠 형식 작업에 대한 자세한 내용은 콘텐츠 형식 만들기 또는 사용자 지정을 참조하세요.
사용자가 콘텐츠를 찾고 액세스하려면 어떻게 할까요?
사이트 사용자가 SharePoint 사이트에서 콘텐츠를 찾고 사용하는 방법을 생각해 보세요. 이러한 종류의 계획은 탐색을 구성하고 팀 사이트 및 해당 하위 사이트를 검색하는 방법에 대한 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.
전역 탐색에 포함하려는 사이트는 무엇인가요?
탐색을 계획하려면 사이트 계층 구조에서 사이트 다이어그램을 만드는 것이 유용할 수 있습니다. 사이트를 계획하는 동안 이미 다이어그램을 만든 경우 해당 다이어그램으로 시작하여 수정할 수 있습니다. 팀 사이트의 모든 하위 사이트를 포함합니다. 팀 사이트 및 해당 하위 사이트에 있는 중요한 목록이나 라이브러리를 포함할 수도 있습니다. 이렇게 하면 사이트 사용자가 팀 사이트의 홈페이지에서 시작하는지 확인할 수 있는 중요한 대상을 한눈에 파악할 수 있습니다.
사이트의 위쪽 탐색은 전역 탐색이라고 하는 기능을 제공합니다.
기본적으로 각 사이트는 자체 상위 탐색을 사용하지만, 모든 사이트에서 탐색 환경이 일관되도록 사이트가 상위 사이트에서 상위 탐색을 상속하도록 허용할 수 있습니다. 위쪽 탐색에 표시되는 사이트를 구성할 수 있습니다. 외부 리소스에 대한 링크를 사이트 탐색에 통합하려는 경우 원하는 다른 URL에 대한 링크를 포함할 수도 있습니다. 위쪽 탐색을 사용자 지정하는 방법에 대한 자세한 내용은 팀 사이트에서 탐색 사용자 지정을 참조하세요.
팀 사이트에 대한 하위 사이트가 많은 경우 사이트 사용자에게 압도적일 수 있으므로 상단 링크 표시줄에 모든 하위 사이트를 노출하지 않을 수 있습니다. 그러나 중요한 사이트나 콘텐츠를 검색할 수 없게 만들고 싶지는 않습니다. 사이트 계층 다이어그램을 사용하여 전역 탐색에서 노출하려는 주요 사이트를 식별합니다.
사람들이 사이트 내에서 어떻게 탐색할 수 있나요?
위쪽 탐색 외에도 사이트에는 빠른 실행이라는 페이지 왼쪽에 탐색 요소도 표시됩니다.
일반적으로 빠른 실행은 현재 사이트와 관련된 링크를 표시하며 가장 중요한 콘텐츠를 강조 표시하는 데 사용할 수 있습니다. 새 목록 또는 라이브러리를 만들면 빠른 실행의 최근 항목 아래에 새 링크가 자동으로 표시됩니다. 최근에 사용한 항목 섹션에는 5개의 최신 링크만 나타납니다.
빠른 실행을 사용자 지정하여 사이트의 목록 및 라이브러리에 대한 링크를 추가하거나 제거할 수 있습니다. 사용자 지정 제목 아래에 링크를 그룹화할 수도 있습니다. 모든 하위 사이트가 전역 탐색을 상속하도록 선택하는 경우 사용자가 사이트를 방문할 때 사이트 내에서 콘텐츠를 찾는 기본 방법이기 때문에 사이트 소유자가 빠른 실행에서 탐색을 사용자 지정하는 것이 중요합니다. 하위 사이트가 팀 사이트에서 전역 탐색을 상속하지 않도록 하려는 경우 사용자는 상위 링크 표시줄과 하위 사이트의 빠른 실행을 모두 사용하여 그 안의 콘텐츠를 찾을 수 있습니다. 빠른 실행의 링크를 편집하는 방법에 대한 자세한 내용은 팀 사이트에서 탐색 사용자 지정을 참조하세요.
검색을 계획할 때는 어떻게 생각해야 하나요?
사용자는 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있을 때 SharePoint를 사용할 가능성이 더 높습니다. 콘텐츠 형식과 같은 콘텐츠 기능을 사용하거나 목록 및 라이브러리에 메타데이터 열을 추가하여 검색을 통해 콘텐츠를 더 쉽게 검색할 수 있도록 할 수 있습니다.
사이트 모음 관리자 및 사이트 관리자는 다양한 구성을 수행하여 사용자의 검색 환경을 사용자 지정할 수 있습니다.
| 그렇게 하려면 다음과 같이 하세요. | 다음 항목을 참조하세요. |
|---|---|
| 검색 결과에 영향을 주는 스타일 및 설정을 사용자 지정하면 검색 센터 및 검색 센터 페이지에 사용되는 웹 파트를 사용자 지정할 수 있습니다. | SharePoint에서 검색 센터 관리 |
| 검색이 사용자 의도에 응답하는 방식을 개선하는 쿼리 규칙을 만듭니다. | 쿼리 규칙 관리 |
| 검색에 대한 결과 원본을 사용자 지정합니다. | 결과 원본 관리 |
| 관리 속성을 보거나 만들거나 변경하거나 크롤링된 속성을 관리 속성에 매핑합니다. | SharePoint에서 검색 스키마 관리 |
| 사이트 간에 사용자 지정된 검색 구성 설정을 내보내고 가져오려면 내보내고 가져오는 설정에는 모든 사용자 지정된 쿼리 규칙, 결과 원본, 결과 유형, 순위 모델 및 사이트 검색 설정이 포함됩니다. | 사용자 지정된 검색 구성 설정 내보내기 및 가져오기 |
검색에서 콘텐츠를 사용할 수 있는 방법
검색 서비스는 5분마다 SharePoint 콘텐츠를 크롤링하도록 예약됩니다. SharePoint 사이트에 항목을 추가한 후에는 항목이 인덱싱되어 검색 결과에 반환되기까지의 기간이 있습니다. 이 시간은 현재 사용자 활동에 따라 달라집니다. 사이트 마이그레이션, 업그레이드 및 유지 관리와 같은 작업은 인덱싱 파이프라인의 부하를 증가합니다. 새 콘텐츠 항목은 일반적으로 1시간 이내에 검색 결과에 표시됩니다.
사용자는 콘텐츠로 무엇을 해야 합니까?
사이트 사용자가 콘텐츠로 무엇을 해야 하는지에 대한 몇 가지 기본적인 질문을 함으로써 특정 사이트, 목록 또는 라이브러리를 구성하는 방법과 사이트 사용자가 사용해야 할 특정 기능을 결정할 수 있습니다.
| 탐색할 질문: | 콘텐츠 구성에 대한 고려 사항: |
|---|---|
| 특정 종류의 문서 또는 목록 항목 버전을 추적해야 합니까? |
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| 사이트 사용자에게 특정 종류의 문서에서 동시에 작업하거나 공동 작업할 수 있는 기능이 필요한가요? |
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| 광범위하게 액세스할 수 있으려면 특정 종류의 콘텐츠를 승인해야 합니다. |
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| 특정 종류의 문서는 특정 비즈니스 프로세스 또는 사용자 워크플로의 적용을 받나요? |
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| 목록을 사용하여 프로세스를 구동하거나 관리하시겠습니까? |
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| 일반 액세스에서 제한해야 하는 사이트에 중요한 콘텐츠가 있나요? |
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| 사용자가 콘텐츠 변경에 대한 업데이트를 받아야 합니까? |
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