메일 병합 규칙 설정

메일 그룹에 편지를 보낼 때 메시지를 사용자 지정할 수 있습니다. 예를 들어 데이터 원본의 특정 필드에 있는 값을 기반으로 일부 받는 사람에 대해 "기한 초과"라는 단어를 포함합니다. 사용자 지정은 병합을 수행할 때 실행되는 규칙을 기반으로 합니다.

"기한 초과" 예제에서는 If...를 사용합니다. 다음... 그렇지 않으면 기한 필드의 값이 과거인 받는 사람에 대해 "기한 초과" 텍스트를 포함하도록 지정하는 규칙이 있습니다.

규칙 설정은 편지 병합에 대한 받는 사람을 선택한 후 문서에 병합 필드를 삽입한 후에 수행됩니다.

메일 규칙>으로 이동하여 아래 설명에 따라 규칙을 선택합니다.

질문하기

예를 들어 분기별 모임에 대해 동일한 초대를 보냅니다. 데이터 원본은 모임 날짜를 저장하지 않으며 모임 날짜는 초대에 두 번 이상 표시됩니다.

문서에 책갈피를 배치하고 Ask 필드를 포함하면 각 모임에 대해 동일한 병합을 실행할 수 있습니다. 입력해야 하는 유일한 것은 모임 날짜이며 한 번만 입력합니다.

  1. 병합 문서에서 Ctrl+F9를 누른 다음 이름을 입력하여 책갈피를 만듭니다. 문서에 Ask 필드에 대한 응답을 표시하려는 모든 위치에서 동일한 이름을 사용하여 이 작업을 반복합니다.
  2. 방금 만든 첫 번째 책갈피 앞에 문서의 어딘가에 커서를 놓습니다.
  3. 메일 규칙질문으로>> 이동합니다.
  4. 방금 만든 책갈피를 선택하거나 이름을 입력하고 프롬프트 상자에 "이벤트 날짜?"와 같은 프롬프트를 입력합니다.
  5. 확인을선택한 다음 확인을 다시 선택합니다.
  6. 프로세스가 끝나면 병합 & 마침을 선택하면 개별 문서 편집을 선택합니다. 각 받는 사람에 대한 응답을 묻는 메시지가 표시됩니다. 해당 응답은 지정한 책갈피에 병합된 결과로 생성되는 문서에 삽입됩니다.

추가 정보: 필드 코드: 요청 필드

Fill-in

예를 들어 분기별 모임에 동일한 초대를 보냅니다. 데이터 원본은 모임 날짜를 저장하지 않으며 모임 날짜는 초대에 한 번만 표시됩니다.

문서에 채우기 필드를 배치하면 각 모임에 대해 동일한 병합을 실행할 수 있습니다. 입력해야 하는 유일한 것은 모임 날짜입니다.

  1. 입력 텍스트를 사용할 위치에 커서를 놓습니다.
  2. 메일 탭에서 규칙>채우기로 이동합니다.
  3. 프롬프트 상자에 "이벤트 날짜?"와 같은 프롬프트 를 입력합니다.
  4. 확인을선택한 다음 확인을 다시 선택합니다.
  5. 프로세스가 끝나면 마침 & 병합을 누르면 개별 문서 편집을 선택합니다. 각 받는 사람에 대한 응답을 묻는 메시지가 표시됩니다. 해당 응답은 병합으로 인한 문서의 채우기 필드에 삽입됩니다.

추가 정보: 필드 코드: Fill-In 필드

경우... 다음... 다른

예를 들어 국내 및 해외를 여행하는 회의 참석자 목록에 서신을 보냅니다. 국내 참석자의 경우 데이터 원본의 국가/지역 필드가 비어 있을 수 있습니다. If...를 사용할 수 있습니다. 다음... 다른... 모든 받는 사람에 대한 메시지를 개인 설정하기 위한 규칙입니다. 국가/지역 필드가 비어 있는 받는 사람은 "도착 시 게이트에서 환영받을 것"이 표시될 수 있는 반면, 다른 모든 수신자는 "세관 근처의 책상에서 환영받을 것"이라고 볼 수 있습니다.

  1. 조건부 텍스트를 사용할 위치에 커서를 놓습니다.
  2. 메일 규칙>>(있는 경우)으로 이동합니다. 다음... 그렇지 않습니다.
  3. 필드 이름 목록에서 조건부 텍스트를 결정하는 데이터 원본의 필드를 선택합니다.
  4. 비교 목록에서 데이터 값을 비교하는 방법을 선택합니다.
  5. 비교대상자 상자에 비교 값을 입력합니다(선택한 경우 이 값이 비어 있거나 비교로 비어 있지 않은 경우 건너뜁니다).
  6. 이 텍스트 삽입 상자에 비교 조건이 충족되면 문서에 표시되는 텍스트를 입력합니다.
  7. 그렇지 않으면 이 텍스트 상자에 비교 조건이 충족되지 않을 때 문서에 표시되는 텍스트를 입력합니다.
  8. 확인을 선택합니다.

추가 정보: 필드 코드: IF 필드

Merge Record #

예를 들어 각 수신자의 위치를 대기 목록에 표시하도록 대응하려고 합니다. 받는 사람 목록을 등록의 시간순으로 정렬한 다음 병합 레코드 # 규칙을 사용하여 목록에 받는 사람의 번호가 매겨진 위치를 표시할 수 있습니다.

레코드 번호는 병합 전에 데이터 원본에 적용한 정렬 또는 필터링을 반영합니다.

팁

인쇄 날짜 필드 옆에 있는 병합 rec # 규칙을 사용하여 고유한 청구서 번호를 만듭니다.

  1. 레코드 번호를 표시할 위치에 커서를 놓습니다.
  2. 메일 규칙>>병합 레코드 #로 이동합니다.

추가 정보: 필드 코드: MergeRec 필드

Merge Sequence #

예를 들어 각 수신자에게 이벤트에 가입한 총 사용자 수를 표시하도록 서신을 표시하려고 합니다. 병합 시퀀스 # 규칙은 병합된 문서의 레코드 수를 제공합니다.

  1. 레코드 번호를 표시할 위치에 커서를 놓습니다.
  2. 메일 규칙>>병합 시퀀스 #으로 이동합니다.

추가 정보: 필드 코드: MergeSeq 필드

Next Record

예를 들어 편지 병합을 사용하여 단일 용지에 연락처 목록을 인쇄합니다. 다음 레코드 규칙을 사용하여 Word 새 페이지를 시작하지 않고 다음 레코드로 진행하도록 지시합니다.

참고

우편물 레이블 시트는 Word 테이블로 배치됩니다. 레이블에 다음 주소를 배치하려면 Word 각 테이블 셀에서 다음 레코드 규칙을 사용합니다.

  1. 다음 레코드의 데이터를 표시할 위치에 커서를 놓습니다.
  2. 메일 규칙>>다음 레코드로 이동합니다.
  3. 다음에 원하는 데이터에 대한 병합 필드 삽입
    회사 이름 목록은 다음과 같을 수 있습니다.
    «Company_Name»
    «다음 레코드»«Company_Name»
    «다음 레코드»«Company_Name»

추가 정보: 필드 코드: 다음 필드

Next Record If

예를 들어 한 장의 종이에 국내 여행 회의 참석자 목록과 다른 용지에 나열된 해외 여행 참석자 목록을 원할 수 있습니다. 국내 여행객의 경우 데이터 원본의 국가/지역 필드가 비어 있을 수 있습니다. 다음 레코드 If 규칙을 사용하여 국가/지역 필드가 비어 있지 않은 받는 사람에게 도달할 때까지 Word 새 페이지를 시작하지 못하도록 할 수 있습니다. 이를 위해 먼저 국가/지역별로 데이터 원본을 정렬합니다.

  1. 다음 레코드의 데이터를 표시할 위치에 커서를 놓습니다.
  2. 메일 규칙>>다음 레코드(있는 경우)로 이동합니다.
  3. 필드 이름 목록에서 병합 필드 이름(예: City)을 선택합니다.
  4. 비교 목록에서 데이터 값을 비교하는 방법을 선택합니다. 예를 들어 특정 지역에서 받는 사람을 선택하려면 =을 선택합니다.
  5. 비교대 상자에 사용하려는 값을 입력합니다. 예를 들어 도쿄에서 받는 사람을 제외하려면 도쿄 를 입력합니다(선택한 경우 이 값 이 비어 있거나 비교 시 비어 있지 않은 경우 건너뛰기).

추가 정보: 필드 코드: NextIf 필드

Set Bookmark

예를 들어 기조 연설자가 아직 확정되지 않은 컨퍼런스 초대를 준비하고 있습니다. 문서 전체에서 화자 이름에 대한 자리 표시자를 그대로 두고 책갈피 설정 규칙을 포함할 수 있습니다. 여기서 화자의 이름을 한 번 입력하면 모든 자리 표시자에 표시됩니다.

자리 표시자는 Ref 필드입니다. 책갈피 설정 규칙은 문서에 표시되지 않는 필드를 삽입합니다(Alt+F9를 눌러 필드 코드를 표시하지 않는 한).

  1. 문서의 아무 곳에나 커서를 놓습니다.
  2. 메일 규칙>>책갈피 설정으로 이동하여 이름을 입력한 다음 확인을 선택합니다.
  3. 책갈피 텍스트를 표시할 위치에 커서를 놓습니다.
  4. 빠른 파트>삽입>필드로 이동하고 참조를 선택합니다.
  5. 방금 만든 책갈피 이름을 선택하고 확인을 선택합니다.
  6. 책갈피 텍스트를 표시할 위치에 Ref 필드를 삽입합니다.
  7. 병합을 실행하기 전에 설정 필드를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 필드 편집을 선택한 다음 텍스트 상자에 원하는 텍스트를 입력합니다.
  8. 확인을 선택합니다.

추가 정보: 필드 코드: 필드 설정 

Skip Record If

예를 들어, 당신은 의류 상점을 소유하고 당신이 특정 티셔츠의 과잉 재고가 있지만, 가장 인기있는 크기에 없는 찾을 수 있습니다. 판매 전단지를 보낼 준비가 되면 특정 크기를 착용하는 고객을 제외하게 됩니다. 레코드 건너뛰기 If 규칙을 사용하여 고객의 크기 데이터의 내용을 제외할 크기와 비교합니다.

  1. 메일 규칙건너뛰기 >>레코드(있는 경우)로 이동합니다.
  2. 필드 이름 목록에서 병합 필드 이름(예: 크기)을 선택합니다.
  3. 비교 목록에서 데이터 값을 비교하는 방법을 선택합니다. 예를 들어 특정 크기를 착용하는 고객을 선정하려면 같음 을 선택합니다.
  4. 비교대 상자에 사용하려는 값을 입력합니다. 예를 들어 크기를 더 작게 착용하는 고객을 선정하려면 XS 를 선택합니다(선택한 경우 이 항목 이 비어 있거나 비교 시 비어 있지 않은 경우 건너뛰기).

추가 정보: 필드 코드: SkipIf 필드