잘 설계된 데이터베이스는 데이터 무결성을 보장하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 유지 관리 및 업데이트가 더 쉽습니다. Access 데이터베이스는 Microsoft Word 문서나 Microsoft PowerPoint 슬라이드 덱과 같은 의미의 파일이 아닙니다. 대신, 테이블, 폼, 보고서, 쿼리 등 개체의 컬렉션이 제대로 작동해야 합니다.
사용자는 주로 컨트롤을 통해 데이터를 입력합니다. 지정된 컨트롤로 수행하는 작업은 기본 테이블 필드에 설정된 데이터 형식, 해당 필드에 설정된 속성 및 컨트롤에 설정된 속성에 따라 달라집니다. 마지막으로 유효성 검사, 기본값, 목록 및 조회, 계단식 업데이트와 같은 추가 데이터베이스 기법을 사용하는 것이 좋습니다.
사용자 관점에서 데이터를 업데이트하는 방법에 대한 자세한 내용은 레코드를 추가, 편집 및 삭제하는 방법을 참조하세요.
이 문서의 내용
- 데이터베이스 디자인이 데이터 입력에 미치는 영향
- 필드 또는 컨트롤의 기본값 설정
- 유효성 검사 규칙을 사용하여 데이터 제한
- 값 목록 및 조회 필드 작업
- 목록 또는 조회 필드에서 데이터 삭제
- 데이터 형식이 데이터 입력 방식에 미치는 영향
- 테이블 필드 속성이 데이터 입력 방식에 영향을 미치는 방법
- 계단식 업데이트를 사용하여 기본 키 및 외래 키 값 변경
- ID 번호가 때때로 숫자를 건너뛰는 것처럼 보이는 이유
- 쿼리를 사용하여 데이터 대량 업데이트
데이터베이스 디자인이 데이터 입력에 미치는 영향
데이터베이스에 보관하는 정보는 자산 또는 연락처와 같은 특정 주제에 대한 데이터가 포함된 테이블에 저장됩니다. 테이블의 각 레코드 에는 특정 연락처와 같은 한 항목에 대한 정보가 포함됩니다. 레코드는 이름, 주소, 전화번호 등의 필드로 구성됩니다. 일반적으로 레코드는 행이라고 하며 필드는 일반적으로 열이라고 합니다. 이러한 개체는 일련의 디자인 원칙을 준수해야 하며, 그렇지 않으면 데이터베이스가 제대로 작동하지 않거나 완전히 실패하게 됩니다. 따라서 이러한 디자인 원칙은 데이터를 입력하는 방법에 영향을 줍니다. 다음 사항을 고려합니다.
- 테이블 모든 데이터는 하나 이상의 테이블에 저장됩니다. 사용하는 테이블 수는 데이터베이스의 디자인과 복잡성에 따라 달라집니다. 폼, 보고서 또는 쿼리에 의해 반환된 결과에서 데이터를 볼 수 있지만 Access는 데이터를 테이블에만 저장하고 데이터베이스의 다른 개체는 이러한 테이블을 기반으로 합니다. 각 표는 하나의 주제를 기반으로 해야 합니다. 예를 들어 회사 연락처 정보 테이블에는 판매 정보를 포함하면 안 됩니다. 이 경우 올바른 정보를 찾고 편집하는 것이 불가능하지는 않더라도 어려워질 수 있습니다.
-
데이터 형식 일반적으로 테이블의 각 필드에는 한 가지 데이터 형식만 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 숫자를 허용하도록 설정된 필드에는 메모를 저장할 수 없습니다. 이러한 필드에 텍스트를 입력하려고 하면 오류 메시지가 표시됩니다. 그러나 그것은 엄격하고 빠른 규칙이 아닙니다. 예를 들어 짧은 텍스트 데이터 형식으로 설정된 필드에 우편 번호와 같은 숫자를 저장할 수 있지만 Access에서는 해당 데이터를 텍스트로 간주하므로 해당 데이터에 대해 계산을 수행할 수 없습니다.
몇 가지 예외를 제외하고는 레코드의 필드에 값을 하나만 허용해야 합니다. 예를 들어 주소란에 주소를 두 개 이상 입력할 수 없습니다. 이는 제한된 유형의 데이터를 허용하도록 해당 셀을 설정하지 않는 한 단일 셀에 이름, 주소 또는 이미지를 원하는 수로 입력할 수 있는 Microsoft Excel과 반대입니다. - 다중값 필드 Access에서는 여러 데이터 요소를 단일 레코드에 첨부하고 여러 값을 허용하는 목록을 만드는 다중값 필드라는 기능을 제공합니다. Access는 각 목록 항목 옆에 검사 상자를 표시하므로 항상 다중값 목록을 식별할 수 있습니다. 예를 들어 Microsoft PowerPoint 슬라이드 데크와 원하는 수의 이미지를 데이터베이스의 레코드에 첨부할 수 있습니다. 이름 목록을 만들고 필요에 따라 이름을 선택할 수도 있습니다. 다중값 필드를 사용하면 테이블 필드당 두 개 이상의 레코드를 저장할 수 있으므로 데이터베이스 디자인 규칙을 위반하는 것처럼 보일 수 있습니다. 그러나 Access는 특수한 숨겨진 테이블에 데이터를 저장하여 "백그라운드에서" 규칙을 적용합니다.
- 양식 사용 일반적으로 데이터베이스를 더 쉽게 사용할 수 있도록 하고 사용자가 데이터를 정확하게 입력할 수 있도록 하려는 경우 폼을 만듭니다. 폼을 사용하여 데이터를 편집하는 방법은 폼의 디자인에 따라 달라집니다. 폼에는 목록, 텍스트 상자, 단추 및 데이터시트와 같은 여러 컨트롤이 포함될 수 있습니다. 결과적으로 폼의 모든 컨트롤은 기본 테이블 필드에서 데이터를 읽거나 기본 테이블 필드로 데이터를 씁니다.
자세한 내용은 데이터베이스 디자인 기본 사항 및 테이블 만들기 및 필드 추가를 참조하세요.
필드 또는 컨트롤의 기본값 설정
도시 또는 국가/지역과 같이 지정된 필드에 대해 동일한 값을 공유하는 레코드가 많은 경우 해당 필드 또는 필드 자체에 바인딩된 컨트롤의 기본값을 설정하여 시간을 절약할 수 있습니다. 폼이나 테이블을 열어 새 레코드를 만들면 기본값이 해당 컨트롤이나 필드에 나타납니다.
테이블 내
- 디자인 보기에서 테이블을 엽니다.
- 보기 맨 위에서 필드를 선택합니다.
- 보기 아래쪽에서 일반 탭을 선택합니다.
- 기본값 속성을 원하는 값으로 설정합니다.
양식에서
- 레이아웃 또는 디자인 보기에서 폼을 엽니다.
- 작업하려는 컨트롤을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 속성을 클릭합니다.
- 데이터 탭에서 기본값 속성을 원하는 값으로 설정합니다.
유효성 검사 규칙을 사용하여 데이터 제한
데이터를 입력할 때 유효성 검사 규칙을 사용하여 Access 데스크톱 데이터베이스의 데이터의 유효성을 검사할 수 있습니다. 테이블 디자인 또는 테이블 데이터시트 보기에서 유효성 검사 규칙을 설정할 수 있습니다. Access의 유효성 검사 규칙에는 다음과 같은 세 종류가 있습니다.
- 필드 유효성 검사 규칙 필드 유효성 검사 규칙을 사용하여 모든 유효한 필드 값이 충족해야 하는 조건을 지정할 수 있습니다. 함수에서 필드를 사용하지 않으면 규칙의 일부로써 현재 필드를 지정할 필요가 없습니다. 필드에 입력하는 문자 형식에 대한 제한은 입력 마스크를 사용하여 간단히 처리할 수 있습니다. 예를 들어 날짜 필드에 과거의 값을 허용하지 않는 유효성 검사 규칙이 있을 수 있습니다.
- 레코드 유효성 검사 규칙 레코드 유효성 검사 규칙을 사용하여 모든 유효 레코드가 충족해야 하는 조건을 지정할 수 있습니다. 레코드 유효성 검사 규칙을 사용하여 여러 필드의 값을 비교할 수 있습니다. 예를 들어 날짜 필드 두 개가 있는 레코드의 경우 한 필드의 값이 항상 다른 필드의 값보다 앞에 오도록 지정할 수 있습니다(예: 시작 날짜가 종료 날짜 앞에 있는 경우).
- 양식에 대한 유효성 검사 폼에서 컨트롤의 유효성 검사 규칙 속성을 사용하여 해당 컨트롤에 대한 모든 값 입력이 충족해야 하는 조건을 지정할 수 있습니다. 유효성 검사 규칙 컨트롤 속성은 필드 유효성 검사 규칙과 같은 방식으로 작동합니다. 일반적으로 규칙이 사용되는 위치에 관계없이 규칙이 해당 폼에만 적용되고 테이블에는 적용되지 않는 경우, 필드 유효성 검사 규칙 대신 폼 유효성 검사 규칙을 사용합니다.
자세한 내용은 유효성 검사 규칙을 사용한 데이터 입력 제한을 참조하세요.
값 목록 및 조회 필드 작업
Access에는 두 가지 유형의 목록 데이터가 있습니다.
- 값 목록 여기에는 수동으로 입력하는 하드 코딩된 값 집합이 포함됩니다. 값은 필드의 행 원본 속성에 있습니다.
-
조회 필드 이는 쿼리를 사용하여 다른 테이블에서 값을 검색합니다. 필드의 행 원본 속성에는 하드 코딩된 값 목록 대신 쿼리가 들어 있습니다. 쿼리는 데이터베이스에 있는 하나 이상의 테이블에서 값을 검색합니다. 기본적으로 조회 필드는 이러한 값을 목록 형식으로 표시합니다. 조회 필드를 설정하는 방법에 따라 해당 목록에서 하나 이상의 항목을 선택할 수 있습니다.
노트 항목 목록이 한 위치(조회 필드의 데이터에서 만들어지는 목록)에 표시되지만 데이터가 다른 위치(데이터가 포함된 테이블)에 있을 수 있으므로 조회 필드가 새로운 Access 사용자에게 혼동을 줄 수 있습니다.
목록 상자 컨트롤을 지정할 수 있지만 기본적으로 Access에서는 콤보 상자 컨트롤에 목록 데이터가 표시됩니다. 콤보 상자가 열리면서 목록이 표시되고 선택하면 닫힙니다. 반면 목록 상자는 항상 열려 있습니다.
목록을 편집하려면 목록 항목 편집 명령을 실행하거나 원본 테이블의 행 원본 속성에서 직접 데이터를 편집할 수도 있습니다. 조회 필드의 데이터를 업데이트할 때 원본 테이블이 업데이트됩니다.
목록 상자나 콤보 상자의 행 원본 형식 속성이 값 목록으로 설정된 경우 폼이 폼 보기에 열려 있는 동안 값 목록을 편집할 수 있습니다. 그러므로 디자인을 보기 또는 레이아웃 보기로 전환하고, 속성을 열고, 목록을 변경해야 할 때마다 컨트롤의 행 원본 속성을 편집할 필요가 없습니다. 값 목록을 편집하려면 목록 상자 또는 콤보 상자의 값 목록 편집 허용 속성을 예로 설정해야 합니다.
자세한 내용은 목록 상자 또는 콤보 상자를 사용하여 선택 항목 목록 만들기를 참조하세요.
폼 보기에서 값 목록 편집 방지
- 탐색 창에서 폼을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 디자인 보기 또는 레이아웃 보기를 클릭합니다.
- 컨트롤을 클릭하여 선택한 다음 F4 키를 눌러 속성 시트를 표시합니다.
- 속성 시트의 데이터 탭에서 값 목록 편집 허용 속성을 아니요로 설정합니다.
-
파일을 클릭한 다음 저장을 클릭하거나 Ctrl+S
이미지 .
값 목록 편집을 위한 다른 폼 지정
기본적으로 Access에서는 값 목록을 편집하기 위한 기본 제공 폼을 제공합니다. 이 용도로 사용하려는 다른 폼이 있는 경우 다음과 같이 목록 항목 폼 편집 속성에 폼 이름을 입력할 수 있습니다.
- 탐색 창에서 폼을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 디자인 보기 또는 레이아웃 보기 를 클릭합니다.
- 컨트롤을 클릭하여 선택한 다음 F4 키를 눌러 속성 시트를 표시합니다.
- 속성 시트의 데이터 탭에 있는 목록 항목 양식 편집 속성 상자에서 드롭다운 화살표를 클릭합니다.
- 값 목록을 편집하는 데 사용할 폼을 클릭합니다.
-
파일을 클릭한 다음 저장을 클릭하거나 Ctrl+S 누릅니다. 이미지 .
폼에서 조회 필드 검사
레이아웃 또는 디자인 보기에서 폼을 엽니다.
목록 상자 또는 콤보 상자 컨트롤을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 속성을 클릭합니다.
속성 시트에서 모두 탭을 클릭하고 행 원본 형식 및 행 원본 속성을 찾습니다. 행 원본 유형 속성에는 값 목록 또는 테이블/쿼리가 포함되어야 하며 행 원본 속성에는 세미콜론이나 쿼리로 구분된 항목 목록이 포함되어야 합니다. 더 많은 공간을 보려면 속성을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 확대/축소 를 선택하거나 Shift+F2를 누릅니다.
일반적으로 값 목록은 "item";"이라는 기본 구문을 사용합니다. item";" 항목"
이 경우 목록은 큰따옴표로 묶고 세미콜론으로 구분된 항목 집합입니다.
쿼리를 선택하면 SELECT [table_or_query_name]이라는 기본 구문을 사용합니다. field_name**] FROM [table_or_query_name]**.
이 경우 쿼리에는 두 절(SELECT 및 FROM)이 포함됩니다. 첫 번째 절은 테이블 또는 쿼리와 해당 테이블 또는 쿼리의 필드를 참조합니다. 두 번째 절은 테이블이나 쿼리만을 참조합니다. 기억해야 할 핵심 사항은 다음과 같습니다. SELECT 절에는 테이블이나 쿼리의 이름을 포함할 필요는 없지만 권장되며 하나 이상의 필드 이름을 포함해야 합니다. 그러나 모든 FROM 절은 테이블이나 쿼리를 참조해야 합니다. 따라서 언제든지 FROM 절을 읽어서 조회 필드에 대한 원본 테이블이나 원본 쿼리를 찾을 수 있습니다.다음 중 하나를 실행합니다.
- 값 목록을 사용하는 경우 목록의 항목을 편집합니다. 각 항목을 큰따옴표로 묶고 세미콜론으로 구분해야 합니다.
- 조회 목록의 쿼리가 다른 쿼리를 참조하는 경우 디자인 보기 에서 두 번째 쿼리를 엽니다(탐색 창에서 쿼리를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 디자인 보기 클릭). 쿼리 디자이너의 위쪽 섹션에 나타나는 테이블의 이름을 확인하고 다음 단계로 이동합니다.
그렇지 않고 조회 필드의 쿼리가 테이블을 참조하는 경우 테이블의 이름을 기록하고 다음 단계로 이동합니다.
데이터시트 보기에서 테이블을 연 다음 필요에 따라 목록 항목을 편집합니다.
테이블에서 조회 필드 살펴보기
디자인 보기에서 테이블을 엽니다.
쿼리 디자인 눈금의 위쪽 섹션에 있는 데이터 형식 열에서 텍스트, 숫자 또는 예/아니요 필드를 클릭하거나 포커스를 놓습니다.
테이블 디자인 눈금의 아래쪽 섹션에서 조회 탭을 클릭한 다음 행 원본 형식 및 행 원본 속성을 살펴봅니다.
행 원본 유형 속성은 값 목록 또는 테이블/쿼리를 읽어야 합니다. 행 원본 속성에는 값 목록이나 쿼리가 포함되어야 합니다.
값 목록은 다음 기본 구문을 사용합니다. "item";" item";" 항목"
이 경우 목록은 큰따옴표로 묶고 세미콜론으로 구분된 항목 집합입니다.
일반적으로 선택 쿼리는 SELECT [table_or_query_name]이라는 기본 구문을 사용합니다. field_name**] FROM [table_or_query_name]**.
이 경우 쿼리에는 두 절(SELECT 및 FROM)이 포함됩니다. 첫 번째 절은 테이블 또는 쿼리와 해당 테이블 또는 쿼리의 필드를 참조합니다. 두 번째 절은 테이블이나 쿼리만을 참조합니다. 기억해야 할 핵심 사항은 다음과 같습니다. SELECT 절에는 테이블이나 쿼리의 이름을 포함할 필요는 없지만 권장되며 하나 이상의 필드 이름을 포함해야 합니다. 그러나 모든 FROM 절은 테이블이나 쿼리를 참조해야 합니다. 따라서 언제든지 FROM 절을 읽어서 조회 필드에 대한 원본 테이블이나 원본 쿼리를 찾을 수 있습니다.다음 중 하나를 실행합니다.
- 값 목록을 사용하는 경우 목록의 항목을 편집합니다. 각 항목을 큰따옴표로 묶고 세미콜론으로 구분해야 합니다.
- 조회 필드의 쿼리가 다른 쿼리를 참조하는 경우 탐색 창에서 디자인 보기에서 두 번째 쿼리를 엽니다(쿼리를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 디자인 보기 클릭). 쿼리 디자이너의 위쪽 섹션에 나타나는 테이블의 이름을 확인하고 다음 단계로 이동합니다.
그렇지 않고 조회 필드의 쿼리가 테이블을 참조하는 경우 테이블의 이름을 기록하고 다음 단계로 이동합니다.
데이터시트 보기에서 테이블을 연 다음 필요에 따라 목록 항목을 편집합니다.
값 목록 또는 조회 필드에서 데이터 삭제
값 목록의 항목은 레코드의 다른 값과 같은 테이블에 존재합니다. 반면, 조회 필드의 데이터는 하나 이상의 다른 테이블에 있습니다. 값 목록에서 데이터를 제거하려면 테이블을 열고 항목을 편집합니다.
조회 목록에서 데이터를 삭제하려면 추가 단계를 거쳐야 하며 이 단계는 조회 목록 쿼리의 데이터 위치(테이블 또는 다른 쿼리)에 따라 다릅니다. 조회 목록의 쿼리가 테이블을 기반으로 하는 경우 목록에 표시된 데이터를 포함하는 테이블과 필드를 확인하세요. 그런 다음 원본 테이블을 열고 해당 필드의 데이터를 편집합니다. 조회 목록의 쿼리가 다른 쿼리를 기반으로 하는 경우 두 번째 쿼리를 열고 두 번째 쿼리의 데이터 위치인 원본 테이블 및 필드를 찾은 후 해당 테이블에서 값을 변경해야 합니다.
값 목록에서 데이터 제거
- 디자인 보기에서 테이블을 엽니다.
- 디자인 눈금의 위쪽 구역에서 값 목록이 포함된 테이블 필드를 선택합니다.
- 눈금의 아래쪽 구역에서 조회 탭을 클릭한 다음 행 원본 속성을 찾습니다.
기본적으로 값 목록의 항목은 큰따옴표로 묶고 각 항목은 세미콜론으로 구분합니다."Excellent";"Fair";"Average";"Poor" - 필요에 따라 목록에서 항목을 제거합니다. 삭제된 각 항목을 둘러싸는 따옴표를 삭제해야 합니다. 또한 선행 세미콜론을 남기거나 세미콜론 쌍을 함께 남겨두지 말고(;;), 목록에서 마지막 항목을 제거하면 마지막 세미콜론을 삭제합니다.
중요 값 목록에서 항목을 삭제하고 테이블의 레코드가 이미 삭제된 항목을 사용하고 있는 경우 삭제된 항목은 변경할 때까지 레코드의 일부로 남아 있습니다. 예를 들어 A 도시에 회사 창고가 있지만 창고 건물을 팔았다고 가정해보세요. 창고 목록에서 “A 도시”를 제거하면 값을 변경하기 전까지 “A 도시”는 계속 테이블에 표시됩니다.
조회 필드에서 데이터 제거
디자인 보기에서 테이블을 엽니다.
디자인 눈금의 위쪽 구역에서 조회 필드를 선택합니다.
디자인 눈금의 아래쪽 구역에서 조회 탭을 클릭하고 행 원본 유형 및 행 원본 속성을 찾습니다.
행 원본 유형 속성에는 테이블/쿼리가 표시되어야 하며 행 원본 속성에는 테이블 또는 다른 쿼리를 참조하는 쿼리가 포함되어야 합니다. 조회 필드에 대한 쿼리는 항상 SELECT라는 단어로 시작합니다.
일반적으로(항상은 아님) 선택 쿼리는 SELECT [table_or_query_name]이라는 기본 구문을 사용합니다. field_name*] FROM [table_or_query_name]*.
이 경우 쿼리에는 두 절(SELECT 및 FROM)이 포함됩니다. 첫 번째 절은 테이블과 해당 테이블의 필드를 참조합니다. 반대로 두 번째 절은 테이블만을 참조합니다. 기억해야 할 사항: FROM 절은 항상 원본 테이블 또는 쿼리의 이름을 알려줍니다. SELECT 절에는 항상 하나 이상의 필드 이름이 포함되지만 테이블이나 쿼리의 이름이 항상 포함되는 것은 아닙니다. 그러나 모든 FROM 절은 테이블이나 쿼리를 참조해야 합니다.다음 중 하나를 수행합니다.
- 조회 필드의 쿼리가 다른 쿼리를 참조하는 경우 작성 단추(속성 시트의 데이터 탭에서 다음으로
클릭)를 클릭하여 디자인 보기에서 쿼리를 엽니다. 쿼리 디자이너 위쪽 구역에 표시된 테이블의 이름을 기록한 다음 5단계로 넘어갑니다. - 조회 필드의 쿼리가 테이블을 참조하는 경우 테이블의 이름을 기록한 다음 5단계로 넘어갑니다.
- 조회 필드의 쿼리가 다른 쿼리를 참조하는 경우 작성 단추(속성 시트의 데이터 탭에서 다음으로
데이터시트 보기에서 원본 테이블을 엽니다.
조회 목록에 사용되는 데이터를 포함하는 필드를 찾은 다음 필요에 따라 해당 데이터를 편집합니다.
데이터 형식이 데이터 입력 방식에 미치는 영향
데이터베이스 테이블을 디자인할 때는 해당 테이블의 각 필드에 대한 데이터 형식을 선택합니다. 이렇게 하면 보다 정확한 데이터 입력이 도움이 됩니다.
데이터 형식 보기
다음 중 하나를 실행합니다.
데이터시트 보기 사용
- 테이블을 데이터시트 보기에서 엽니다.
-
필드 탭의 서식 그룹에서 데이터 형식 목록의 값을 확인합니다. 테이블의 다양한 필드에 커서를 놓으면 값이 변경됩니다.
디자인 보기 사용
- 디자인 보기에서 테이블을 엽니다.
- 디자인 그리드를 보세요. 눈금의 위쪽 섹션에는 각 테이블 필드의 이름과 데이터 형식이 표시됩니다.
데이터 형식이 데이터 입력에 영향을 미치는 방식
각 테이블 필드에 대해 설정하는 데이터 형식을 사용하여 필드에 허용되는 데이터 형식을 제어할 수 있습니다. 긴 텍스트 필드와 같은 경우에는 원하는 데이터를 입력할 수 있습니다. 일련 번호 필드와 같이 다른 경우에는 필드의 데이터 형식 설정으로 인해 정보를 전혀 입력할 수 없습니다. 다음 표에서는 Access에서 제공하는 데이터 형식을 나열하고 이러한 데이터 형식이 데이터 입력에 미치는 영향을 설명합니다.
자세한 내용은 Access 데스크톱 데이터베이스의 데이터 형식 및 필드의 데이터 형식 설정 수정 또는 변경을 참조하세요.
| 데이터 형식 | 데이터 입력에 미치는 영향 |
|---|---|
| 짧은 텍스트 | 짧은 텍스트 필드에는 구분된 항목 목록을 포함하여 텍스트나 숫자를 사용할 수 있습니다. 텍스트 필드는 긴 텍스트 필드보다 적은 수의 문자(0자에서 255자)를 허용합니다. 경우에 따라 변환 함수를 사용하여 짧은 텍스트 필드의 데이터에 대한 계산을 수행할 수 있습니다. |
| 긴 텍스트 | 이 유형의 필드에 최대 64,000자까지 대량의 텍스트 및 숫자 데이터를 입력할 수 있습니다. 또한 서식 있는 텍스트 서식을 지원하도록 필드를 설정한 다음 Word와 같은 워드 프로세싱 프로그램에서 일반적으로 찾을 수 있는 형식의 형식을 적용할 수 있습니다. 예를 들어 텍스트의 특정 문자에 서로 다른 글꼴과 글꼴 크기를 적용하고 굵게 또는 기울임꼴로 만들 수 있습니다. 데이터에 HTML(Hypertext Markup Language) 태그를 추가할 수도 있습니다. 자세한 내용은 서식 있는 텍스트 필드 삽입 또는 추가를 참조하세요. 또한 긴 텍스트 필드에는 추가만이라는 속성이 있습니다. 이 속성을 사용하면 긴 텍스트 필드에 새 데이터를 추가할 수 있지만 기존 데이터는 변경할 수 없습니다. 이 기능은 변경할 수 없는 영구 레코드를 유지해야 하는 문제 추적 데이터베이스와 같은 애플리케이션에서 사용하기 위한 것입니다. 추가만 속성을 사용하도록 설정한 긴 텍스트 필드에 커서를 놓으면 기본적으로 필드의 텍스트가 사라집니다. 텍스트에 서식 변경 내용을 적용할 수 없습니다. 짧은 텍스트 필드와 마찬가지로 긴 텍스트 필드의 데이터에 대해 변환 함수를 실행할 수도 있습니다. |
| number | 이 유형의 필드에는 숫자만 입력할 수 있으며 숫자 필드의 값에 대해 계산을 수행할 수 있습니다. |
| 큰 숫자 큰 숫자 데이터 형식은 Microsoft 365 구독 버전의 Access에서만 사용할 수 있습니다. |
이 유형의 필드에는 숫자만 입력할 수 있으며 큰 숫자 필드의 값에 대한 계산을 수행할 수 있습니다. 자세한 내용은 큰 숫자 데이터 유형을 사용을 참고합니다. |
| 날짜 및 시간 | 이 유형의 필드에는 날짜와 시간만 입력할 수 있습니다. 필드에 대한 입력 마스크(필드를 선택할 때 나타나는 일련의 리터럴 및 자리 표시자 문자)를 설정할 수 있으며, 공백과 마스크가 제공하는 형식에 맞게 데이터를 입력해야 합니다. 예를 들어 MMM_DD_YYYY와 같은 마스크가 표시되면 제공된 공백에 Oct 11 2017을 입력해야 합니다. 전체 월 이름 또는 두 자리 연도 값은 입력할 수 없습니다. 자세한 내용은 입력 마스크를 사용하여 데이터 입력 형식 제어를 참조하세요. 입력 마스크를 만들지 않으면 유효한 날짜 또는 시간 형식을 사용하여 값을 입력할 수 있습니다. 예를 들어 11 Oct. 2017, 10/11/17, October 11, 2017 등을 입력할 수 있습니다. 필드에 표시 형식을 적용할 수도 있습니다. 이 경우 입력 마스크가 없으면 거의 모든 형식으로 값을 입력할 수 있지만 Access는 표시 형식에 따라 날짜를 표시합니다. 예를 들어 10/11/2017을 입력할 수 있지만 값이 11-Oct-2017로 표시되도록 표시 형식이 설정될 수 있습니다. 자세한 내용은 오늘 날짜 삽입을 참조하세요. |
| 통화 | 이 유형의 필드에는 통화 값만 입력할 수 있습니다. 또한 통화 기호를 수동으로 입력할 필요가 없습니다. 기본적으로 Access는 Windows 지역 설정에 지정된 통화 기호(¥, £, $ 등)를 적용합니다. 필요한 경우 다른 통화를 반영하도록 이 통화 기호를 변경할 수 있습니다. |
| 일련 번호 | 언제든지 이 유형의 필드에 데이터를 입력하거나 변경할 수 없습니다. 테이블에 새 레코드를 추가할 때마다 일련 번호 필드의 값이 증가합니다. |
| 계산 | 언제든지 이 유형의 필드에 데이터를 입력하거나 변경할 수 없습니다. 이 필드의 결과는 사용자가 정의하는 식에 의해 결정됩니다. 테이블에 새 레코드를 추가하거나 편집할 때마다 계산 필드의 값이 업데이트됩니다. |
| 예/아니요 | 이 데이터 형식으로 설정된 필드를 클릭하면 필드 서식 지정에 따라 검사란이나 드롭다운 목록이 표시됩니다. 필드의 서식을 지정하여 목록을 표시하는 경우 필드에 적용되는 형식에 따라 목록에서 예/아니요, True/False 또는 설정/해제를 선택할 수 있습니다. 폼 또는 테이블에서 직접 목록에 값을 입력하거나 목록의 값을 변경할 수는 없습니다. |
| OLE 개체 | 다른 프로그램으로 만든 파일의 데이터를 표시하려는 경우 이 유형의 필드를 사용합니다. 예를 들어 텍스트 파일, Excel 차트 또는 PowerPoint 슬라이드 데크를 OLE 개체 필드에 표시할 수 있습니다. 첨부 파일을 사용하면 다른 프로그램의 데이터를 더 빠르고 쉽고 유연하게 볼 수 있습니다. |
| 하이퍼링크 | 이 유형의 필드에 데이터를 입력하면 웹 주소로 래핑됩니다. 예를 들어 필드에 값을 입력하면 텍스트 안쪽에 http://www.your_text**.com**가 표시됩니다. 유효한 웹 주소를 입력하면 링크가 작동합니다. 그렇지 않으면 링크에 오류 메시지가 표시됩니다. 또한 마우스로 하이퍼링크 필드를 클릭하면 브라우저가 시작되어 링크에 지정된 사이트로 이동하기 때문에 기존 하이퍼링크를 편집하기가 어려울 수 있습니다. 하이퍼링크 필드를 편집하려면 인접한 필드를 선택하고 Tab 키 또는 화살표 키를 사용하여 포커스를 하이퍼링크 필드로 이동한 다음 F2 키를 눌러 편집할 수 있습니다. |
| 첨부 파일 | 이 유형의 필드에 다른 프로그램의 데이터를 첨부할 수 있지만 텍스트 또는 숫자 데이터를 입력하거나 입력할 수는 없습니다. 자세한 내용은 데이터베이스의 레코드에 파일 및 그래픽 첨부를 참조하십시오. |
| 조회 마법사 | 조회 마법사는 데이터 형식이 아닙니다. 대신 마법사를 사용하여 값 목록과 조회 필드라는 두 가지 유형의 드롭다운 목록을 만듭니다. 값 목록에서는 조회 마법사를 사용할 때 수동으로 입력하는 구분된 항목 목록을 사용합니다. 이러한 값은 데이터베이스의 다른 데이터 또는 개체와 독립적일 수 있습니다. 반면, 조회 필드는 쿼리를 사용하여 데이터베이스에 있는 하나 이상의 다른 테이블에서 데이터를 검색합니다. 그러면 조회 필드에 드롭다운 목록의 데이터가 표시됩니다. 기본적으로 조회 마법사는 테이블 필드를 숫자 데이터 형식으로 설정합니다. 테이블과 폼 및 보고서에서 직접 조회 필드를 사용할 수 있습니다. 기본적으로 조회 필드의 값은 콤보 상자라는 목록 컨트롤 유형(드롭다운 화살표가 있는 목록)에 나타납니다. 
스크롤 막대가 있는 여러 항목을 표시하는 목록 상자를 사용하여 더 많은 항목을 볼 수도 있습니다. 
조회 필드와 콤보 상자를 설정하는 방법에 따라 목록에서 항목을 편집하고 조회 필드의 목록 제한 속성을 해제하여 목록에 항목을 추가할 수 있습니다. 목록에서 값을 직접 편집할 수 없는 경우 미리 정의된 값 목록 또는 조회 필드의 원본으로 사용되는 테이블에서 데이터를 추가하거나 변경해야 합니다. 마지막으로 조회 필드를 만들 때 필요에 따라 여러 값을 지원하도록 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 결과 목록의 각 목록 항목 옆에 검사란이 표시되며 필요한 만큼 항목을 선택하거나 선택 취소할 수 있습니다. 다음 그림에서는 일반적인 다중값 목록을 보여 줍니다. 
다중값 조회 필드를 만들고 결과 목록을 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 다중값 필드 만들기 또는 삭제를 참조하세요. |
테이블 필드 속성이 데이터 입력 방식에 영향을 미치는 방법
데이터베이스의 구조와 지정된 필드에 입력할 수 있는 내용을 제어하는 데이터 형식을 제어하는 디자인 원칙 외에도 여러 필드 속성이 Access 데이터베이스에 데이터를 입력하는 방법에 영향을 줄 수 있습니다.
테이블 필드의 속성 보기
Access에서는 테이블 필드의 속성을 보는 두 가지 방법을 제공합니다.
데이터시트 보기에서
- 테이블을 데이터시트 보기에서 엽니다.
- 필드 탭을 클릭하고 서식 그룹의 컨트롤을 사용하여 각 테이블 필드의 속성을 봅니다.
디자인 보기
- 디자인 보기에서 테이블을 엽니다.
- 눈금의 아래쪽에 있는 일반 탭이 아직 선택되어 있지 않은 경우 클릭합니다 .
- 조회 필드의 속성을 보려면 조회 탭을 클릭합니다.
속성이 데이터 입력에 미치는 영향
다음 표에는 데이터 입력에 가장 큰 영향을 미치는 속성이 나열되어 있으며 이러한 속성이 데이터 입력에 미치는 영향을 설명합니다.
| 속성 | 테이블 디자인 눈금에서의 위치 | 사용할 수 있는 값 | 데이터를 입력하려고 할 때의 동작 |
|---|---|---|---|
| 필드 크기 | 일반 탭 | 0-255 | 문자 제한은 텍스트 데이터 형식으로 설정된 필드에만 적용됩니다. 지정된 문자 수보다 많이 입력하려고 하면 필드에서 문자가 잘립니다. |
| 필수 | 일반 탭 | 예/아니요 | 이 속성을 설정하면 필드에 값을 입력해야 하고 필수 필드를 완료할 때까지 Access에서 새 데이터를 저장하지 못하도록 합니다. 끄면 필드에 null 값이 허용되므로 필드가 공백으로 유지될 수 있습니다. null 값은 0 값과 다릅니다. 0은 숫자이고 "null"은 누락된 값, 정의되지 않은 값 또는 알 수 없는 값입니다. |
| 길이가 0인 문자열 허용 | 일반 탭 | 예/아니요 | 이 기능을 켜면 길이가 0인 문자열, 즉 문자가 없는 문자열을 입력할 수 있습니다. 길이가 0인 문자열을 만들려면 필드("")에 큰따옴표 쌍을 입력합니다. |
| 인덱스 | 일반 탭 | 예/아니요 | 테이블 필드를 인덱싱하면 중복 값을 추가할 수 없습니다. 둘 이상의 필드에서 인덱스를 만들 수도 있습니다. 이렇게 하면 한 필드의 값을 복제할 수 있지만 두 필드의 값을 모두 복제할 수는 없습니다. |
| 입력 마스크 | 일반 탭 | 리터럴 및 자리 표시자의 미리 정의되거나 사용자 지정 집합 | 입력 마스크를 사용하면 미리 정의된 형식으로 데이터를 입력해야 합니다. 테이블의 필드나 폼의 컨트롤을 선택하면 마스크가 나타납니다. 예를 들어 날짜 필드를 클릭하면 MMM-DD-YYYY 문자 집합이 표시된다고 가정해 보겠습니다. 입력 마스크입니다. 이 경우 월 값은 OCT와 같이 세 문자로 된 약어로 입력하고 연도 값은 네 자리 숫자로 입력해야 합니다(예: OCT-15-2017). 입력 마스크는 데이터를 입력하는 방법만 제어하며 Access에서 해당 데이터를 저장하거나 표시하는 방법은 제어하지 않습니다. 자세한 내용은 입력 마스크를 사용하여 데이터 입력 형식 제어 및 날짜 및 시간 필드 서식을 참조하십시오. |
| 목록으로 제한 | 조회 탭 | 예/아니요 | 조회 필드의 항목에 대한 변경 내용을 사용하거나 사용하지 않도록 설정합니다. 사용자는 때때로 조회 필드의 항목을 수동으로 변경하려고 합니다. Access에서 필드의 항목을 변경할 수 없는 경우 이 속성은 예로 설정됩니다. 이 속성을 사용하도록 설정한 상태에서 목록의 항목을 변경해야 하는 경우 목록(값 목록을 편집하려는 경우) 또는 목록의 원본 데이터가 포함된 테이블(조회 필드를 편집하려는 경우)을 열고 해당 값을 변경해야 합니다. |
| 값 목록 편집 허용 | 조회 탭 | 예/아니요 | 값 목록에 대한 목록 항목 편집 명령을 사용하거나 사용하지 않도록 설정하지만 조회 필드에 대해서는 사용할 수 없습니다. 조회 필드에 대해 이 명령을 사용하도록 설정하려면 목록 항목 양식 편집 속성에 유효한 양식 이름을 입력합니다. 값 목록 편집 허용 명령은 목록 상자 또는 콤보 상자 컨트롤을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하여 여는 바로 가기 메뉴에 나타납니다. 명령을 실행하면 목록 항목 편집 대화 상자가 나타납니다. 또는 목록 항목 폼 편집 속성에서 폼 이름을 지정하면 대화 상자를 표시하는 대신 폼이 시작됩니다. 폼에 있는 목록 상자 및 콤보 상자 컨트롤과 테이블 및 쿼리 결과 집합에 있는 콤보 상자 컨트롤에서 목록 항목 편집 명령을 실행할 수 있습니다. 양식은 디자인 보기 또는 찾아보기 모두에서 열려 있어야 합니다. 테이블 및 쿼리 결과 집합은 데이터시트 보기에서 열려 있어야 합니다. |
| 목록 항목 편집 폼 | 조회 탭 | 데이터 입력 양식의 이름 | 데이터 입력 양식의 이름을 이 테이블 속성의 값으로 입력하면 사용자가 목록 항목 편집 명령을 실행할 때 해당 양식이 열립니다. 그렇지 않으면 사용자가 명령을 실행할 때 목록 항목 편집 대화 상자가 나타납니다. |
계단식 업데이트를 사용하여 기본 키 및 외래 키 값 변경
경우에 따라 기본 키 값을 업데이트해야 할 수 있습니다. 해당 기본 키를 외래 키로 사용하는 경우 외래 키의 모든 자식 인스턴스를 통해 변경 내용을 자동으로 업데이트할 수 있습니다.
참고로 기본 키 는 데이터베이스 테이블에서 각 행(레코드)을 고유하게 식별하는 값입니다. 외래 키는 기본 키와 일치하는 열입니다. 일반적으로 외래 키는 다른 테이블에 있으며 테이블의 데이터 간에 관계(링크)를 만들 수 있습니다.
예를 들어 제품 ID 번호를 기본 키로 사용한다고 가정해 보겠습니다. 하나의 ID 번호가 하나의 제품을 고유하게 식별합니다. 또한 해당 ID 번호를 주문 데이터 테이블의 외래 키로 사용합니다. 이렇게 하면 누군가가 해당 제품에 대해 주문할 때마다 ID가 주문의 일부가 되기 때문에 각 제품과 관련된 모든 주문을 찾을 수 있습니다.
경우에 따라 해당 ID 번호(또는 다른 유형의 기본 키)가 변경됩니다. 이러한 경우 기본 키 값을 변경하고 해당 변경 내용이 관련된 모든 하위 레코드에 자동으로 계단식으로 적용되도록 할 수 있습니다. 참조 무결성 및 두 테이블 간의 계단식 업데이트를 켜서 이 동작을 활성화할 수 있습니다.
다음 중요 규칙을 기억하세요.
- 텍스트 또는 숫자 데이터 형식으로 설정된 기본 키 필드에 대해서만 계단식 업데이트를 사용하도록 설정할 수 있습니다. 일련 번호 데이터 형식으로 설정된 필드에는 연속 업데이트를 사용할 수 없습니다.
- 일대다 관계인 테이블 간에만 계단식 업데이트를 사용하도록 설정할 수 있습니다.
를 참조하세요. 테이블 관계 가이드 및 관계 만들기, 편집 또는 삭제를 참조하세요.
다음 절차는 함께 진행되며 먼저 관계를 만든 다음 해당 관계에 대한 계단식 업데이트를 사용하도록 설정하는 방법을 설명합니다.
관계 만들기
- 데이터베이스 도구 탭의 표시/숨기기 그룹에서 관계를 클릭합니다.
- 디자인 탭의 관계 그룹에서 테이블 추가(Access에서 테이블 표시)를 클릭합니다.
-
테이블 탭을 선택하고 변경할 테이블을 선택한 다음 추가를 클릭한 다음 닫기를 클릭합니다.
Shift 키를 눌러 여러 테이블을 선택하거나 각 테이블을 개별적으로 추가할 수 있습니다. 관계의 "일" 쪽과 "다" 쪽에 있는 테이블만 선택합니다. -
관계 창에서 관계의 "일" 쪽 테이블에서 기본 키를 끌어 관계의 "다" 쪽 테이블의 외래 키 필드에 놓습니다.
관계 편집 대화 상자가 나타납니다. 다음 그림은 대화 상자를 보여줍니다.
- 항상 참조 무결성 유지 검사란을 선택하고 만들기를 클릭합니다.
기본 키에서 계단식 업데이트 사용
- 데이터베이스 도구 탭의 표시/숨기기 그룹에서 관계를 클릭합니다.
- 관계 창이 나타나고 데이터베이스의 테이블 간의 조인(연결선으로 표시됨)이 표시됩니다. 다음 그림은 일반적인 관계를 보여줍니다.
- 부모 테이블과 하위 테이블 사이의 조인선을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 관계 편집을 클릭합니다.
관계 편집 대화 상자가 나타납니다. 다음 그림은 대화 상자를 보여줍니다.
- 관련 필드 모두 업데이트를 선택하고 참조 무결성 적용 검사 상자를 선택한 다음 확인을 클릭합니다.
ID 번호가 때때로 숫자를 건너뛰는 것처럼 보이는 이유
일련 번호 데이터 형식으로 설정된 필드를 만들면 Access는 모든 새 레코드에서 해당 필드에 대한 값을 자동으로 생성합니다. 값은 기본적으로 증가하므로 모든 새 레코드에 사용 가능한 다음 일련 번호가 포함됩니다. 일련 번호 데이터 형식의 목적은 기본 키로 사용하기에 적합한 값을 제공하는 것입니다. 자세한 내용은 기본 키 추가, 설정, 변경 또는 제거를 참조하세요.
일련 번호 데이터 형식으로 설정된 필드가 포함된 테이블에서 행을 삭제하는 경우 해당 행에 대한 일련 번호 필드의 값이 항상 자동으로 다시 사용되지는 않습니다. 이러한 이유로 Access에서 생성하는 번호가 예상한 번호가 아닐 수 있으며, ID 번호 시퀀스에 공백이 나타날 수 있습니다. 이는 의도된 동작입니다. 일련 번호 필드의 값 고유성에만 의존해야 하며 시퀀스는 사용해야 합니다.
쿼리를 사용하여 데이터 대량 업데이트
추가, 업데이트 및 삭제 쿼리는 레코드를 대량으로 추가, 변경 또는 제거하는 강력한 방법입니다. 또한 데이터베이스 설계의 올바른 원칙을 사용할 경우 대량 업데이트를 더 쉽고 효율적으로 수행할 수 있습니다. 추가, 업데이트 또는 삭제 쿼리를 사용하면 쿼리를 다시 사용할 수 있으므로 시간을 절약할 수 있습니다.
중요 이러한 쿼리를 사용하기 전에 데이터를 백업하세요. 백업을 준비해 두면 실수로 저지를 수 있는 실수를 빠르게 수정하는 데 도움이 될 수 있습니다.
쿼리 추가 하나 이상의 테이블에 많은 레코드를 추가하는 데 사용합니다. 추가 쿼리는 원본 데이터베이스에 있는 하나 이상의 테이블에 있는 레코드 그룹을 대상 데이터베이스에 있는 하나 이상의 테이블에 추가하는 데 사용됩니다. 예를 들어 일부 신규 고객과 해당 고객에 대한 정보 테이블이 포함된 데이터베이스를 확보한다고 가정해 보겠습니다. 새 데이터를 수동으로 입력하지 않으려면 데이터베이스의 적절한 테이블에 데이터를 추가할 수 있습니다. 자세한 내용은 추가 쿼리를 사용하여 테이블에 레코드 추가를 참조하세요.
쿼리 업데이트 많은 기존 레코드의 일부(전부는 아님)를 추가, 변경 또는 삭제하는 데 사용합니다. 업데이트 쿼리는 찾기 및 바꾸기 대화 상자의 고급 버전이라고 생각하면 됩니다. 선택 조건(검색 문자열에 해당하는 대략적인 값)과 업데이트 조건(대체 문자열에 해당하는 대략적인 값)을 입력합니다. 대화 상자와 달리 업데이트 쿼리는 여러 조건을 수락할 수 있고, 한 번에 많은 수의 레코드를 업데이트할 수 있으며, 둘 이상의 테이블에서 레코드를 변경할 수 있습니다. 자세한 내용은 업데이트 쿼리 만들기 및 실행을 참조하세요.
쿼리 삭제 많은 데이터를 빠르게 삭제하거나 정기적으로 데이터 집합을 삭제하려는 경우 쿼리를 통해 데이터를 신속하게 찾고 삭제하는 조건을 지정할 수 있으므로 삭제가 유용합니다. 자세한 내용은 레코드를 추가, 편집 및 삭제하는 방법을 참조하세요.