Access 또는 Excel을 사용하여 데이터 관리

Access와 Microsoft Excel은 많은 유사점을 가지고 있어 어떤 프로그램을 사용할지 결정하기 어려울 수 있습니다. 예를 들어 두 프로그램 모두 대량의 데이터를 저장하고, 강력한 쿼리 및 분석 도구를 실행하여 해당 데이터를 분할하고, 필요한 데이터를 반환하는 정교한 계산을 수행할 수 있습니다.

그러나 관리 중인 데이터 유형과 해당 데이터로 수행하려는 작업에 따라 각 프로그램에는 분명한 이점이 있습니다. 예를 들어 여러 사용자가 액세스할 수 있는 형식으로 데이터 무결성을 유지하려는 경우 Access를 사용하는 것이 가장 좋습니다. Excel은 심층적으로 분석하려는 복잡한 숫자 데이터에 더 적합합니다.

대부분의 경우 두 프로그램을 모두 사용하여 각각을 가장 적합한 용도로 사용할 수 있습니다. 일반적으로 Access는 데이터를 관리에 더 적합합니다. 데이터를 체계적으로 관리하고, 쉽게 검색할 수 있으며, 여러 동시 사용자가 사용할 수 있도록 도와줍니다. 일반적으로 Excel은 복잡한 계산을 수행하고, 가능한 결과를 탐색하고, 고품질 차트를 생성하는 등 데이터를 분석하는 데 더 적합합니다. Access를 사용하여 데이터를 저장하고 Excel을 사용하여 데이터를 분석하면 두 프로그램의 이점을 모두 활용할 수 있습니다.

Excel은 실시간 공동 작성도 지원하므로 여러 사용자가 여러 장치에서 동시에 동일한 통합 문서를 편집할 수 있습니다. Access는 일반적으로 Windows의 구조화된 다중 사용자 데이터베이스 시나리오에 사용됩니다.

사용할 프로그램을 결정하기 전에 각 프로그램의 장점을 비교하고, 둘 중 하나를 사용하는 것이 가장 좋은 경우를 알아보고, 원하는 결과를 정확히 얻기 위해 두 프로그램을 사용하는 방법을 알아보세요.

각 프로그램의 이점 비교

최대 성능과 정확도로 정보에 액세스하고 업데이트하려면 올바른 프로그램을 선택하는 것이 중요합니다. 수행하려는 작업에 가장 적합한 프로그램을 찾으려면 데이터 스토리지, 데이터 분석, 다중 사용자 공동 작업 및 보안과 관련하여 각 프로그램이 제공하는 이점을 비교합니다.

데이터 스토리지

플랫 데이터와 관계형 데이터 비교 데이터 저장에 가장 적합한 프로그램을 결정하려면 다음 질문을 스스로에게 물어보세요. 데이터가 관계형입니까? 단일 테이블이나 워크시트에 효율적으로 포함할 수 있는 데이터를 플랫 데이터 또는 비관계형 데이터라고 합니다. 예를 들어 각 고객에 대해 하나의 주소와 담당자만 있는 간단한 고객 목록을 만들려는 경우 Excel이 더 나은 선택일 수 있습니다. 그러나 각 고객의 청구 및 배송 주소 또는 각 고객에 대한 여러 담당자가 포함된 보다 복잡한 고객 목록을 저장하려는 경우 Access가 더 나은 솔루션입니다.

관계형 데이터베이스에서는 정보를 여러 테이블로 구성합니다. 잘 디자인된 관계형 데이터베이스에서 각 테이블은 평평하며 한 가지 데이터 형식에 대한 정보만 포함합니다. 예를 들어 고객 데이터베이스를 만드는 경우 고객 이름은 하나의 테이블에 들어가고 해당 고객의 청구 및 배송 주소는 별도의 테이블에 들어갑니다. 각 고객이 두 개 이상의 주소를 가질 수 있고 각 주소에 대해 고객 이름을 다시 입력하지 않고도 각 고객에 대해 여러 주소를 입력할 수 있도록 하기 때문에 이름과 별도로 주소를 저장하는 것이 좋습니다.

로컬 데이터와 외부 데이터 비교 Access를 사용하여 다양한 외부 데이터 원본의 데이터에 연결하면 데이터를 가져오지 않고도 해당 데이터를 보고, 쿼리하고, 편집할 수 있습니다. 예를 들어 Access는 Microsoft SQL Server 데이터베이스, dBASE 파일 또는 Outlook 폴더의 기존 데이터와 기타 여러 데이터 원본에 연결하는 명령을 제공합니다. Excel을 사용하여 Access, SQL Server, Analysis Services 데이터베이스, 텍스트 및 XML 파일, ODBC 및 OLE DB 데이터 원본을 비롯한 다양한 데이터 원본에 연결할 수 있습니다. 그러나 Excel 사용자 인터페이스를 통해 데이터를 편집하여 원본 데이터를 변경할 수는 없습니다.

Access와 Excel은 모두 Windows SharePoint Services 목록의 데이터에 연결하는 명령을 제공합니다. 그러나 Excel은 SharePoint 목록에 대한 읽기 전용 연결만 제공합니다. 반면 Access에서는 SharePoint 목록에서 데이터를 읽고 쓸 수 있습니다.

데이터 무결성 대 유연성 고유 식별자는 데이터의 무결성을 유지하는 데 도움이 되며 두 행(또는 레코드)에 정확히 동일한 데이터가 포함되지 않도록 합니다. 고유 식별자는 데이터를 검색하거나 정렬할 때 데이터를 검색하는 가장 빠른 방법을 제공합니다. Access에서 일련 번호 데이터 형식을 사용하여 각 레코드의 고유 식별자를 자동으로 생성할 수 있습니다. 그런 다음 이러한 식별자를 사용하여 한 테이블의 레코드를 다른 테이블의 하나 이상의 레코드와 연결할 수 있습니다.

Access에서 데이터에 적용하는 구조는 데이터 무결성을 보장하는 데 도움이 됩니다. Access에서 "분리된" 레코드를 만들 수 없도록 한 테이블의 새 레코드에 다른 테이블의 기존 해당 값이 있어야 할 수 있습니다. 예를 들어 고객 정보가 포함되지 않은 주문을 원하지 않습니다. Access에서는 Orders 테이블의 모든 새 레코드에 Customers 테이블의 해당 고객 값이 있어야 합니다. 이러한 필수 값의 일치를 참조 무결성이라고 합니다.

데이터가 올바르게 입력되었는지 확인하기 위해 고유한 제약 조건과 규칙을 적용할 수도 있습니다. Excel에서는 보다 자유로운 형식으로 데이터를 입력할 수 있지만 Excel에서는 관계형 데이터를 지원하지 않으므로 참조 무결성을 지원할 수 없습니다. 그러나 데이터 유효성 검사 명령을 사용하여 Excel에서 데이터 입력을 제어할 수 있습니다.

데이터 분석

쿼리 변화하는 조건이나 이벤트에 따라 데이터를 다양한 방식으로 봐야 하는 경우에는 Access를 사용하여 데이터를 저장하고 사용하는 것이 더 효율적일 수 있습니다. Access에서는 SQL(구조적 쿼리 언어) 쿼리를 사용하여 데이터가 하나의 테이블에 든 여러 테이블에 든 관계없이 원하는 데이터의 행과 열만 빠르게 검색할 수 있습니다. 쿼리에서 식을 사용하여 계산된 필드를 만들 수도 있습니다. Access에서 식을 사용하는 것은 Excel에서 수식을 사용하여 값을 계산하는 프로세스와 비슷합니다. Access 쿼리를 사용하여 데이터를 요약하고 합계, 평균 및 개수와 같은 집계 값을 표시할 수도 있습니다.

모델링 Excel에서는 가상 분석 도구를 사용하여 워크시트 모델의 결과를 예측할 수 있습니다. 가상 분석을 사용하면 데이터에 대해 최상의 시나리오 및 최악의 시나리오와 같은 다양한 시나리오를 실행하고 요약 보고서에서 여러 시나리오의 결과 데이터를 비교할 수 있습니다. Access에서는 유사한 기능을 사용할 수 없습니다.

피벗 및 차트 작성 두 프로그램 모두에서 피벗 테이블 보고서와 피벗 테이블 차트를 만들 수 있습니다. 그러나 Excel은 Access보다 더 고급 피벗 테이블 보고 및 차트 작성 기능을 제공합니다. 광범위한 피벗 테이블 보고서를 만들거나 전문가 수준의 차트를 정기적으로 제공하려는 경우 Access의 동일한 기능 대신 Excel에서 피벗 테이블 보고서 또는 피벗 테이블 차트 작성을 사용해야 합니다.

다중 사용자 공동 작업

Access와 Excel은 모두 Windows SharePoint Services 및 네트워크 파일 공유와 같은 공동 작업 환경을 지원합니다. 그러나 여러 사용자가 데이터에 액세스하는 방법은 다릅니다.

데이터에 대한 여러 사용자 액세스 일반 작업에서는 Access를 통해 여러 사용자가 동시에 단일 데이터베이스를 열 수 있습니다. 이 방법은 Access에서 사용자가 편집하는 데이터만 잠기므로 효과적입니다. 따라서 다른 사용자가 충돌 없이 다른 레코드를 편집할 수 있습니다. Excel에서 통합 문서를 다른 사용자와 공유할 수 있지만 다중 사용자 공동 작업은 사용자가 동시에 아닌 다른 시간에 해당 통합 문서의 데이터에 대해 작업할 때 가장 잘 작동합니다. 실제로 Access 데이터베이스 사용자는 데이터 집합에 대해 공동 작업하고 Excel 통합 문서 사용자는 문서에 대해 공동 작업합니다.

공동 작업에 Windows SharePoint Services 사용 두 프로그램 모두 SharePoint 목록 및 문서 라이브러리와 같은 Microsoft Windows SharePoint Services 기술과 통합됩니다.

Access는 SharePoint 사이트에서 여러 사용자와 공동 작업할 수 있는 다양한 방법을 제공합니다. 예를 들어 전체 데이터베이스를 Windows SharePoint Services 문서 라이브러리에 업로드하고, 양식 및 보고서를 Windows SharePoint Services 보기로 사용할 수 있도록 하고, 데이터베이스를 SharePoint 목록에 저장된 데이터에 연결할 수 있습니다.

Excel은 SharePoint Services 사이트에서 여러 사용자와 공동 작업할 수 있는 한 가지 방법만 제공합니다. 통합 문서를 Windows SharePoint Services 문서 라이브러리에 업로드하면 개별 사용자가 통합 문서를 검사하여 변경할 수 있으므로 다른 사용자가 동시에 통합 문서를 수정할 수 없도록 할 수 있습니다. 사용자는 문서 라이브러리에서 통합 문서를 체크 아웃하지 않고 편집할 수 있습니다. 이 경우 데이터 충돌을 방지하기 위해 다른 사용자와 조정해야 합니다.

공동 작업에 네트워크 폴더 사용 Access 데이터베이스를 공유 네트워크 폴더에 저장하면 여러 사용자가 데이터베이스를 열고 동시에 데이터로 작업할 수 있습니다. 데이터베이스는 사용자가 편집할 때 개별 레코드를 잠급니다. Excel 통합 문서를 공유 네트워크 폴더에 저장하는 경우 한 번에 한 명의 사용자만 통합 문서를 편집할 수 있습니다. 보기를 위해 여러 사용자가 다른 사용자가 통합 문서를 편집하는 동안 통합 문서를 열 수 있지만, 해당 사용자는 통합 문서를 편집하는 사용자가 통합 문서를 닫을 때까지 데이터를 변경할 수 없습니다.

보안

두 프로그램 모두 데이터 손실을 방지하고 무단 액세스로부터 데이터를 보호하는 데 도움이 되는 유사한 기능(암호 및 암호화)을 제공합니다. 그러나 Access와 Excel은 사용자 수준 데이터 보호의 작동 방식에 있어서 몇 가지 차이점이 있습니다.

데이터 손실 방지 Access에서는 작업이 지속적으로 저장되므로 예기치 않은 오류가 발생하더라도 많은 작업이 손실될 가능성이 없습니다. 그러나 Access는 작업을 지속적으로 저장하기 때문에 나중에 커밋하지 않기로 결정한 변경 작업을 수행할 수도 있습니다. 데이터베이스를 원하는 방식으로 복원할 수 있도록 하려면 필요에 맞는 일정에 따라 데이터베이스 파일의 백업 복사본을 만듭니다. 백업에서 전체 데이터베이스를 복구하거나 필요한 테이블 또는 다른 데이터베이스 개체만 복원할 수 있습니다. 파일 시스템 백업 유틸리티를 사용하는 경우 파일 시스템 백업에서 데이터베이스 복사본을 사용하여 데이터를 복원할 수도 있습니다. Excel에서는 데이터를 업데이트하는 동안 설정된 간격으로 자동 복구 정보를 저장할 수 있습니다.

사용자 수준 데이터 보호 Excel에서 데이터의 열과 행을 숨겨 중요한 데이터나 개인 데이터를 제거한 다음 전체 워크시트를 보호하여 숨겨진 데이터에 대한 사용자 액세스를 제어할 수 있습니다. 워크시트와 해당 요소를 보호하는 것 외에도 워크시트의 셀을 잠그거나 잠금 해제하여 다른 사용자가 중요한 데이터를 실수로 수정하는 것을 방지할 수도 있습니다.

파일 수준 보안 파일 수준에서 권한 없는 사용자가 데이터를 못하도록 두 프로그램 모두에서 암호화를 사용할 수 있습니다. 데이터베이스 파일 또는 통합 문서를 열 때 암호를 입력하도록 요구할 수도 있습니다. 또한 디지털 서명을 사용하여 데이터베이스 파일 또는 통합 문서를 보호할 수 있습니다.

데이터에 대한 제한된 액세스 Excel에서 데이터에 액세스할 수 있는 사용자 기반 권한을 지정하거나 다른 사용자가 액세스 권한이 있는 데이터를 변경하지 못하도록 하는 읽기 전용 권한을 설정할 수 있습니다. Access는 사용자 수준 보안 기능을 제공하지 않지만 연결하는 모든 데이터베이스 서버의 사용자 보안 모델을 지원합니다. 예를 들어 SharePoint 목록에 연결하는 경우 Access는 SharePoint 목록에 대한 사용자 사용 권한을 고려합니다. 권한이 없는 사용자가 Access 데이터에 접근하지 못하도록 하려면 암호를 설정하여 데이터베이스를 암호화합니다. 사용자가 Excel 같은 다른 프로그램을 사용하여 데이터베이스에 액세스하는 경우에도 데이터베이스에서 데이터를 읽으려면 암호를 입력해야 합니다.

데이터를 보호하는 방법에 대한 자세한 내용은 Access 2007 이상에서 Access 2003 사용자 수준 보안 설정 또는 변경 및 Excel의 보호 및 보안을 참조하세요.

Access를 사용하는 시기

일반적으로 데이터를 정기적으로 추적 및 기록한 다음 해당 데이터의 하위 집합을 표시, 내보내기 또는 인쇄해야 하는 경우 Access가 가장 적합합니다. Access 폼은 데이터 작업을 위한 Excel 워크시트보다 더 편리한 인터페이스를 제공합니다. Access를 사용하여 자주 수행하는 작업을 자동화할 수 있으며 Access 보고서를 사용하여 데이터를 인쇄 또는 전자 형식으로 요약할 수 있습니다. Access는 데이터에 대한 더 많은 구조를 제공합니다. 예를 들어 입력할 수 있는 데이터 형식, 허용되는 값을 제어하고, 한 테이블의 데이터가 다른 테이블의 데이터와 어떻게 관련되어 있는지 지정할 수 있습니다. 이 구조를 사용하면 올바른 유형의 데이터만 입력되도록 할 수 있습니다.

Access는 워크시트와 거의 비슷하게 보이는 테이블에 데이터를 저장하지만, Access 테이블은 다른 테이블에 저장된 데이터와 관련하여 복잡한 쿼리를 수행하도록 설계되었습니다.

다음과 같은 경우에 Access를 사용합니다.

• 데이터베이스에서 많은 사용자가 작업할 것으로 예상되며 레코드 잠금 및 충돌 해결과 같이 데이터 업데이트를 안전하게 처리할 수 있는 강력한 옵션이 필요합니다.
• 플랫 테이블 또는 비관계형 테이블로 생성된 데이터 집합에 더 많은 테이블을 추가해야 할 때를 예상합니다.
• 복잡한 쿼리를 실행하려는 경우
• 다양한 보고서 또는 우편물 레이블을 생성하려는 경우

Access를 사용하는 일반적인 시나리오

• 연락처 관리 연락처 및 우편 주소를 관리한 다음 Access에서 보고서를 만들거나 Microsoft Office Word와 데이터를 병합하여 양식 편지, 봉투 또는 우편물 레이블을 인쇄할 수 있습니다.
• 인벤토리 및 자산 추적 집이나 회사에 있는 항목 인벤토리를 만들고 데이터와 함께 사진이나 기타 관련 문서를 저장할 수 있습니다.
• 주문 추적 제품, 고객 및 주문에 대한 정보를 입력한 다음 직원, 지역, 기간 또는 기타 값별 판매액을 표시하는 보고서를 만들 수 있습니다.
• 작업 추적 한 그룹의 작업을 추적하고 다른 사용자가 동일한 데이터베이스의 기존 작업을 업데이트하는 동시에 새 작업을 입력할 수 있습니다.
• 대출 라이브러리 구성 Access를 사용하여 책 및 CD에 대한 데이터를 저장하고 이를 빌려준 사용자를 추적할 수 있습니다.
• 이벤트 계획 이벤트 날짜, 위치 및 참가자에 대한 정보를 입력한 다음 이벤트에 대한 일정 또는 요약을 인쇄할 수 있습니다.
• 영양소 추적 레시피를 추적하고 식이요법 및 운동 활동을 기록합니다.

Excel을 사용하는 경우

Excel은 스프레드시트 프로그램으로 하나 이상의 워크시트가 포함된 통합 문서에 많은 양의 데이터를 저장할 수 있습니다. 그러나 Excel은 Access와 같은 데이터베이스 관리 시스템으로 사용되는 대신 데이터 분석 및 계산에 최적화되어 있습니다. 이 유연한 프로그램을 사용하여 데이터 분석을 위한 모델을 구축하고, 해당 데이터에 대해 계산을 수행하기 위한 단순하고 복잡한 수식을 작성하고, 원하는 방식으로 데이터를 피벗하고, 다양한 전문가 수준의 차트로 데이터를 표시할 수 있습니다. Microsoft Create에는 선택할 수 있는 몇 가지 Excel 디자인 서식 파일이 있습니다.

다음과 같은 경우에 Excel을 사용합니다.

• 데이터가 대부분 숫자인 경우 여러 테이블을 사용하는 관계형 데이터베이스 대신 데이터에 대한 평면 또는 비관계형 보기가 필요합니다.
• 데이터에 대해 계산 및 통계 비교를 자주 실행합니다.
• 피벗 테이블 보고서를 사용하여 간결하고 유연한 레이아웃에서 계층적 데이터를 보려고 합니다.
• 정기적으로 차트를 만들고 Excel에서 사용할 수 있는 새로운 차트 작성 서식을 사용하려고 합니다.
• 조건부 서식 아이콘, 데이터 막대 및 색조를 사용하여 데이터를 강조하려는 경우
• 데이터에 대해 통계, 엔지니어링 및 회귀 분석과 같은 정교한 가상 분석 작업을 수행하려는 경우
• 개인적인 용도로 또는 제한된 공동 작업 목적으로 간단한 목록의 항목을 추적하려는 경우

Excel을 사용하는 일반적인 시나리오

• 회계 현금 흐름계산서, 손익계산서 또는 손익계산서와 같은 많은 재무회계제표에서 Excel의 강력한 계산 기능을 사용할 수 있습니다.
• 예산 책정 요구 사항이 개인이든 비즈니스와 관련이든 관계없이 Excel에서 마케팅 예산 계획, 이벤트 예산 또는 은퇴 예산과 같은 모든 유형의 예산을 만들 수 있습니다.
• 청구 및 판매 Excel은 청구 및 판매 데이터를 관리하는 데도 유용하며, 판매 송장, 포장 명세서 또는 구매 주문서 등 필요한 양식을 쉽게 만들 수 있습니다.
• 보고 Excel에서 데이터 분석을 반영하거나 데이터를 요약하는 다양한 형식의 보고서(예: 프로젝트 성과 측정, 예측 데이터, 데이터 요약 또는 차이 데이터 표시 보고서)를 만들 수 있습니다.
• 계획 Excel은 주간 수업 계획, 마케팅 조사 계획, 연말 세금 계획 또는 주간 식사, 파티 또는 휴가 계획에 도움이 되는 플래너와 같은 전문적인 계획이나 유용한 플래너를 만드는 데 유용한 도구입니다.
• 추적 Excel을 사용하여 작업표 또는 목록(예: 작업 추적을 위한 작업표 또는 장비를 추적하는 재고 목록)의 데이터를 추적할 수 있습니다.
• 일정 사용 그리드와 유사한 특성 때문에 Excel은 학년도 동안의 활동을 추적하기 위한 교육 일정이나 비즈니스 이벤트 및 이정표를 추적하기 위한 회계 연도 달력 등 모든 유형의 일정을 만드는 데 적합합니다.

이러한 범주 중 하나의 유용한 Excel 서식 파일은 Microsoft Office Online의 Excel용 서식 파일을 참조하십시오.

Access와 Excel을 함께 사용

두 프로그램이 제공하는 이점을 활용할 수 있습니다. 예를 들어 데이터를 계산하고 분석할 수 있는 워크시트를 Excel에서 만들 수 있습니다. 그러나 워크시트가 너무 커지고 복잡해지면 다른 많은 사용자가 데이터에 액세스해야 합니다. 이때 워크시트를 Access로 가져오거나 연결하여 Excel에서 작업하는 대신 데이터베이스로 사용할 수 있습니다. 또는 자세한 Excel 피벗 테이블 보고서와 전문적인 느낌의 Excel 차트를 만들려는 Access 데이터베이스의 데이터가 있을 수 있습니다.

어떤 프로그램을 먼저 사용하든 항상 한 프로그램에서 다른 프로그램으로 데이터를 전송하여 계속 작업할 수 있습니다. 데이터 연결을 사용하거나 연결하지 않고 복사, 가져오기 또는 내보내기를 통해 Excel에서 Access로 가져올 수 있습니다(그 반대의 경우도 마찬가지입니다).

두 프로그램 간에 데이터를 교환하는 방법에 대한 자세한 내용은 Excel에서 Access로 데이터 이동을 참조하세요.