워크플로를 사용하여 라이브러리의 콘텐츠 승인 관리

이 문서의 내용

• 1 단계: 콘텐츠 승인을 사용 하도록 설정 하 고 라이브러리에 대 한 초안 항목 보안 지정

• 2 단계: 라이브러리에 대 한 주 버전과 부 버전 관리를 사용 하도록 설정

• 3 단계: 라이브러리에 대 한 콘텐츠 승인을 관리 하기 위한 워크플로 설정

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1단계: 콘텐츠 승인 사용 설정 및 라이브러리의 초안 항목 보안 지정

라이브러리를 설정할 때 라이브러리에 저장된 문서의 변경 내용에 대한 승인이 필요할 수 있습니다.

라이브러리에 대해 콘텐츠 승인이 필요한 경우 문서의 변경 내용을 승인할 권한이 있는 사용자가 승인하거나 거부할 때까지 변경한 문서의 상태가 보류 중으로 유지됩니다. 파일이 승인되면 라이브러리에서 승인됨 상태로 지정되고 해당 라이브러리를 볼 수 있는 권한을 가진 사람에게 표시됩니다. 파일이 거부되면 파일의 상태가 거부됨으로 업데이트되고 문서를 만든 이와 목록을 관리할 수 있는 권한이 있는 사용자에게만 표시됩니다.

기본적으로 보류 중인 문서는 해당 문서를 만든 이와 목록 관리 권한이 있는 사용자에게만 표시되지만 다른 사용자 그룹이 해당 문서를 볼 수 있도록 지정할 수도 있습니다.

1. 라이브러리가 아직 열려 있지 않으면 빠른 실행에서 해당 라이브러리의 이름을 클릭하십시오.

   라이브러리 이름이 표시되지 않으면 모든 사이트 콘텐츠 보기를 클릭한 다음 라이브러리 이름을 클릭합니다.

   1. 설정 메뉴 에서 열려는 라이브러리 유형에 대한 설정을 클릭합니다.

      예를 들어 문서 라이브러리에서 문서 라이브러리 설정을 클릭합니다.

2. 일반 설정에서 버전 관리 설정을 클릭합니다.

3. 콘텐츠 승인 섹션의 전송된 항목의 콘텐츠에 대한 승인이 필요하십니까?에서 예를 클릭합니다.

4. 초안 항목 보안 섹션의 이 문서 라이브러리에서 초안 항목을 볼 수 있는 사용자는 누구입니까?에서 항목을 승인할 수 있는 사용자 및 항목을 만든 이를 선택합니다.

   참고: 라이브러리의 버전 관리 설정을 아직 업데이트하지 않은 경우 콘텐츠 승인이 필요하도록 선택하면 이 옵션이 자동으로 선택됩니다.

5. 확인을 클릭합니다.

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2단계: 라이브러리의 주 버전 및 부 버전 관리 사용 설정

워크플로를 사용하여 콘텐츠 승인을 관리하려면 라이브러리의 주 버전 관리 및 부 버전 관리를 사용하도록 설정할 수도 있습니다.

1. 라이브러리가 아직 열려 있지 않으면 빠른 실행에서 해당 라이브러리의 이름을 클릭하십시오.

   라이브러리 이름이 표시되지 않으면 모든 사이트 콘텐츠 보기를 클릭한 다음 라이브러리 이름을 클릭합니다.

   1. 설정 메뉴 에서 열려는 라이브러리 유형에 대한 설정을 클릭합니다.

      예를 들어 문서 라이브러리에서 문서 라이브러리 설정을 클릭합니다.

2. 일반 설정에서 버전 관리 설정을 클릭합니다.

3. 문서 버전 기록 섹션에서 주 버전과 부 버전(초안)을 만듭니다.를 클릭합니다.

4. 확인을 클릭합니다.

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3단계: 라이브러리의 콘텐츠 승인을 관리할 워크플로 설정

Windows SharePoint Services 3.0 사이트에는 콘텐츠 승인을 관리하는 데 사용할 수 있는 미리 정의된 워크플로가 포함되어 있지 않습니다. 워크플로를 사용하여 라이브러리의 콘텐츠 승인을 관리하려면 조직에서 콘텐츠 승인 워크플로 전용으로 사용할 사용자 지정 워크플로를 개발하고 배포해야 합니다.

워크플로를 사용하여 라이브러리의 콘텐츠 승인을 관리하는 경우 사용자가 문서를 주 버전으로 체크 인하거나 문서에 대해 주 버전 게시 명령을 사용할 때마다 콘텐츠 승인 워크플로가 시작됩니다. 워크플로가 진행 중이더라도 문서는 보류 중 상태의 부 버전으로 유지됩니다. 콘텐츠 승인 워크플로에서 문서가 승인되면 문서의 상태가 승인됨으로 업데이트되고 문서가 주 버전으로 게시되어 라이브러리에서 문서를 볼 수 있는 권한이 있는 사용자에게 표시됩니다. 콘텐츠 승인 워크플로에서 문서가 거부되면 문서의 상태가 거부됨으로 업데이트되고 문서를 만든 이와 목록을 관리할 수 있는 권한이 있는 사용자에게만 표시되는 부 버전으로 남습니다.

1. 워크플로를 추가할 라이브러리 열기

   1. 설정 메뉴 에서 열려는 라이브러리 유형에 대한 설정을 클릭합니다.

      예를 들어 문서 라이브러리에서 문서 라이브러리 설정을 클릭합니다.

2. 사용 권한 및 관리에서 워크플로 설정을 클릭합니다.

   참고 사항: 

   • 사이트 모음에 대해 워크플로가 활성화되어 있는 경우에만 워크플로 설정 명령이 표시됩니다.

   • 해당 라이브러리에 워크플로가 이미 추가된 경우 이 단계를 수행하면 워크플로 설정 변경 페이지로 직접 이동됩니다. 워크플로 추가 페이지로 이동하려면 워크플로 추가를 클릭해야 합니다. 해당 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 추가된 워크플로가 없는 경우 이 단계를 수행하면 워크플로 추가 페이지로 직접 이동됩니다.

3. 워크플로 추가 페이지의 워크플로 구역에서 콘텐츠 승인을 관리하는 데 사용할 워크플로 서식 파일의 이름을 클릭합니다.

4. 이름 섹션에 고유한 워크플로 이름을 입력합니다.

5. 작업 목록 섹션에서 이 워크플로에 사용할 작업 목록을 지정합니다.

   참고 사항: 

   • 기본 작업 목록을 사용할 수도 있고 새로 만들 수도 있습니다. 기본 작업 목록을 사용할 경우에는 워크플로 참가자가 작업 목록의 내 작업 보기를 사용하여 손쉽게 워크플로 작업을 찾아서 볼 수 있습니다.

   • 이 워크플로에 대한 작업이 일반 작업 목록과는 별개로 유지하려는 중요한 데이터나 기밀 데이터를 드러낼 경우 새 작업 목록을 만듭니다.

   • 조직에서 여러 워크플로가 있거나 워크플로가 여러 작업에 관련된 경우 새 작업 목록을 만듭니다. 이 경우 워크플로마다 작업 목록을 만들 수 있습니다.

6. 사용 기록 목록 구역에서 이 워크플로와 함께 사용할 사용 기록 목록을 선택합니다. 사용 기록 목록에는 워크플로의 각 인스턴스 중에 발생하는 이벤트가 모두 표시됩니다.

   참고: 기본 사용 기록 목록을 사용할 수도 있고 새로 만들 수도 있습니다. 조직에 많은 워크플로가 있을 경우에는 워크플로별로 별개의 사용 기록 목록을 만들어야 할 수 있습니다.

7. 시작 옵션 섹션에서 이 워크플로를 시작하여 항목의 주 버전 게시를 승인합니다. 확인란을 선택합니다.

   참고: 이 옵션은 라이브러리에 주 버전 및 부 버전 관리에 대한 지원이 설정되어 있고 선택한 워크플로 서식 파일을 콘텐츠 승인에 사용할 수 있는 경우에만 사용할 수 있습니다.

8. 워크플로를 수동으로 시작하려면 인증된 사용자가 항목 편집 권한을 사용하여 수동으로 이 워크플로를 시작할 수 있도록 허용합니다. 확인란을 선택합니다. 워크플로를 시작하는 데 사용 권한을 추가로 요구하려는 경우 워크플로를 시작하려면 목록 관리 권한이 필요합니다. 확인란을 선택합니다.

9. 워크플로에 사용할 수 있는 추가 사용자 지정 옵션이 있으면 다음을 클릭하고 사용자 지정 페이지에서 워크플로에 원하는 옵션을 지정합니다.

10. 워크플로에 사용할 수 있는 다른 사용자 지정 옵션이 없으면 확인을 클릭합니다.

    참고 사항: 

    • 만든 이가 초안을 주 버전으로 체크 인하거나 해당 문서에 대해 주 버전 게시 명령을 선택하면 콘텐츠 승인 워크플로가 자동으로 시작됩니다.

    • 문서를 직접 승인할 수 있는 권한이 있는 사용자는 라이브러리에서 직접 문서의 속성을 편집하는 방법으로 문서를 승인할 수 있습니다. 이 방법으로 문서를 승인하거나 거부하면 워크플로가 자동으로 종료됩니다.

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