레코드를 관리하는 파일 계획 만들기

레코드 종류 식별

레코드 관리자, 변호사, 규정 준수 책임자 및 콘텐츠 관리자의 공동 작업이 필요하기 때문에 조직에서 선언할 수 있는 활성 문서를 결정하는 것이 필요합니다. 기업이 규제가 매우 높은 산업에 있지 않은 경우에도 기업이 레코드를 보관해야 하는 일반적인 법률이 있습니다. 일반 비즈니스 법률과 함께 기업에 특정되는 법적 요구 사항을 평가해야 합니다.

조직의 레코드를 결정하는 방법에 대한 일반적인 정보를 제공하는 것은 이 문서의 범위를 벗어날 수 없습니다. 대부분의 경우 엔터프라이즈에서 이미 일부 형식의 레코드 관리를 수행하고 있으며 필요한 대부분의 레코드 관리 역할을 채우고 있으며 이미 레코드의 세분화가 있을 수 있습니다.

일반적으로 조직의 레코드를 결정하기 위해 다음을 제공합니다.

1. 엔터프라이즈의 법적 의무 및 비즈니스 요구 사항을 이해합니다.

2. 조직의 부서 전반에 걸쳐 공동 작업에서 활성 문서가 사용되는 방법을 분석합니다.

3. 레코드가 될 문서의 종류 목록을 개발합니다. 예를 들어 다음을 레코드로 유지해야 한다고 결정할 수 있습니다.

   • 회사 공간을 임대하는 계약입니다.

   • 직원의 혜택과 관련된 문서입니다.

   • 제품 연구 및 개발과 관련된 문서입니다.

4. 레코드를 분류합니다. 동일한 범주의 레코드는 보존 기간이 동일하며 다른 방법으로 비슷한 처리가 필요할 수 있습니다.

수집한 정보를 기록합니다. 레코드의 종류, 이 종류의 레코드가 속한 범주 및 레코드 종류에 대한 간략한 설명을 기록합니다.

다음은 샘플 워크시트입니다.

파일 계획 완료

레코드로 보존해야 하는 문서를 결정하고 레코드 범주 집합을 만든 후 각 레코드 종류에 대한 추가 정보를 제공하여 파일 계획을 완료합니다. 다음을 나타냅니다.

• 각 레코드 종류를 유지해야 하는 기간입니다.

• 보존 기간이 만료될 때 레코드를 삭제하는 방법

• Who 이러한 종류의 레코드에 대한 기본 레코드 관리자입니다.

• 이러한 종류의 레코드는 어떤 종류의 미디어에 저장되어 있습니다.

다음은 완료된 샘플 파일 계획입니다.