Microsoft Access 2007 또는 Access 2010 (microsoft Outlook 2007 또는 Microsoft Outlook 2010)을 사용 하 여 전자 메일을 통해 정보를 수집 하거나 업데이트할 수 있습니다. Access에서 데이터 수집 폼을 만들고 전자 메일 메시지에 양식을 보내는 과정을 안내 합니다. 전자 메일 받는 사람이 완성 된 양식을 반환 하는 경우 수집 된 데이터를 지정 된 Access 데이터베이스에 자동으로 처리 하 고 저장 하도록 선택할 수 있습니다. 이 방법으로 데이터 수집 방법을 통해 복사 및 붙여넣기 또는 수동 데이터 입력 프로세스에 관련 된 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. 다음은이 프로세스를 사용 하 여 데이터를 수집할 수 있는 몇 가지 시나리오입니다.
설문 조사 먼저 결과를 저장 하는 데 필요한 테이블을 사용 하 여 Access 데이터베이스를 만들고 마법사를 사용 하 여 설문 조사 양식을 생성 한 다음 설문 조사 참가자에 게 메일로 설문 조사를 수행 하 고 결과를 컴파일할 수 있습니다. 참가자가 회신 하는 경우 설문 조사 데이터는 데이터베이스에 자동으로 저장 됩니다.
상태 보고서 최신 재고 수준 상태 또는 보류 중인 문제점에 대 한 최신 정보 인지 여부에 따라 팀에서 현재 정보를 정기적으로 포함 하는 전자 메일 메시지를 보내 알림을 받을 수 있습니다.
이벤트 관리 회의가 나 교육 또는 기타 이벤트를 구성할 때 하나 이상의 양식을 전자 메일 메시지로 보내 연락처 정보, 여행 및 호텔 기본 설정 등을 수집할 수 있습니다. 회신이 자동으로 처리 되도록 선택 하는 경우 참가자는 사용자에 게 알리지 않고 언제 든 지 기본 설정을 변경할 수 있으며, 항상 의사 결정을 위해 최신 데이터에 대 한 액세스 권한을 갖습니다.
이 문서에서는이 프로세스를 사용 하는 데 필요한 항목과 마법사 사용을 시작 하는 방법에 대해 설명 하 고, 마법사를 따를 때 가장 쉽게 선택할 수 있도록 다양 한 단계에 대 한 추가 정보를 제공 합니다.
참고: 받는 사람이 Hotmail 또는 Yahoo를 사용 하 여 데이터 수집 폼을 보내는 경우 수집 된 데이터를 추가할 수 없게 됩니다.
시작하기 전에
전자 메일 메시지를 사용 하 여 데이터를 처음으로 수집 하는 경우 다음 단계를 수행 합니다.
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컴퓨터에 다음 응용 프로그램을 설치 했는지 확인 합니다.
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2007 또는 Access 2010.
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Outlook 2007 또는 Outlook 2010. 전자 메일 메시지를 보내는 데 사용 하는 컴퓨터에 Outlook을 설치 하 고 구성 해야 합니다. Outlook을 설치 했지만 아직 구성 하지 않은 경우 outlook을 시작 하 고 Outlook 시작 마법사의 지침을 따릅니다. 마법사에 대 한 도움말은 Outlook 도움말을 참조 하세요.
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InfoPath 양식을 사용 하 여 계획 하는 경우 InfoPath 2007 이상 버전이 설치 되어 있는지 확인 하 고 받는 사람에 게 InfoPath가 컴퓨터에 설치 되어 있어야 합니다.
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전자 메일 받는 사람에 게는 양식을 보고 편집할 수 있도록 컴퓨터에 설치 된 HTML 형식을 지 원하는 InfoPath 또는 전자 메일 클라이언트가 있어야 합니다.
전자 메일 메시지를 통해 데이터를 수집 하는 데 사용 되는 양식은 Access 양식이 아닙니다. 마법사가 HTML 또는 InfoPath 형식으로 특수 양식을 생성 합니다.
대상 데이터베이스를 식별 합니다. 데이터베이스는 .mdb 또는 .accdb 형식 중 하나가 될 수 있습니다. 또한 .mde 및 .accde 파일이 지원 됩니다. 기존 데이터베이스를 사용 하지 않으려는 경우에는 새로 만들어야 합니다.
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전자 메일 회신의 데이터로 채울 테이블을 식별 하거나 만듭니다. 기존 테이블에 대 한 데이터를 수집 하는 경우 테이블이 읽기 전용이 아닌지, 그리고 해당 콘텐츠를 추가 하거나 업데이트 하는 데 필요한 권한이 있는지 확인 합니다.
참고: 전자 메일 메시지를 사용 하 여 첨부 파일, 일련 번호, OLE, 다중값 필드 형식을 수집할 수 없음
데이터 수집 작업이 두 개 이상의 테이블을 채우는 경우 선택 쿼리를 만들어 폼의 레코드 원본으로 사용 해야 합니다. 쿼리에 기본 테이블의 필수 필드가 모두 포함 되어 있는지 확인 합니다. 기존 쿼리를 사용 하는 경우 쿼리가 읽기 전용이 아닌지, 해당 콘텐츠를 추가 하거나 업데이트 하는 데 필요한 권한이 있는지 확인 합니다. 두 개 이상의 테이블을 기반으로 하는 쿼리를 만드는 방법에 대 한 자세한 내용은 쿼리 소개문서를 참고 하세요.
다음과 같은 경우에 데이터를 새 레코드로 저장 합니다.
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데이터가 여러 테이블을 채우는 경우
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대상 테이블에 기본 키 필드가 없는 경우 기본 키 값은 각 회신을 기존 레코드에 매핑하는 데 필요 합니다. 대상 테이블에 기본 키 필드가 없는 경우 지금 추가 하거나 기본 키로 고유 값이 있는 기존 필드를 할당 합니다.
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대상 테이블에 레코드가 없는 경우 테이블이 비어 있으면 마법사에서 레코드를 추가 하려는 것으로 가정 합니다.
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받는 사람의 전자 메일 주소가 데이터베이스의 필드로 저장 되지 않은 경우 레코드를 업데이트 하기 위해 데이터를 수집 하는 경우 마법사가 생성 한 메시지에서 주소를 수동으로 입력할 수 없습니다. 주소 필드는 대상 테이블 또는 대상 테이블과 관계가 있는 테이블에 있어야 합니다.
시작하기
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수집 된 데이터가 저장 되는 데이터베이스를 엽니다.
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단일 테이블에 데이터를 추가 하려면 탐색 창에서 테이블을 선택 합니다. 여러 개의 관련 테이블을 채우려면 이러한 테이블에 바인딩된 쿼리를 선택 합니다.
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마법사를 시작 하려면 다음 중 하나를 실행 합니다.
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외부 데이터 탭의 데이터 수집 그룹에서 전자 메일 만들기를 클릭 합니다.
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테이블 또는 쿼리를 마우스 오른쪽 단추로 클릭 한 다음 전자 메일을 통해 데이터 수집 및 업데이트를 클릭 합니다.
참고: 테이블에 필드가 포함 되어 있지 않거나 일련 번호, OLE 개체, 첨부 파일 또는 다중값 조회 필드 유형만 있는 경우에는 다음과 같은 메시지가 표시 됩니다. 선택한 테이블 또는 쿼리에 전자 메일을 사용한 데이터 수집을 지 원하는 필드가 없습니다.
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테이블에 데이터 수집을 지 원하는 필드가 포함 된 경우 마법사가 시작 됩니다. 대상 테이블이 데이터 추가 및 업데이트를 모두 지 원하는 경우 마법사에서 전자 메일 메시지를 통해 데이터를 수집 하는 데 필요한 단계를 안내 합니다.
다음 섹션은 프로세스의 다음과 같은 7 가지 주요 단계를 통해 할 수 있는 질문에 대 한 참조로 사용 합니다.
보낼 데이터 입력 양식의 유형을 선택 합니다.
자신 및 받는 사람에 대 한 사용 편리성을 기준으로 양식 유형을 선택 합니다.
HTML 양식 선택 Html 양식은 해당 전자 메일 클라이언트가 HTML을 지 원하는 모든 사용자가 보고 편집할 수 있습니다.
Microsoft InfoPath 양식 선택 컴퓨터에 InfoPath가 설치 되어 있는 경우에만이 옵션이 표시 됩니다. 받는 사람의 컴퓨터에 InfoPath와 Outlook이 모두 설치 되어 있는 경우에만이 옵션을 선택 합니다. InfoPath 양식이 더 나은 데이터 입력 및 편집 환경을 제공 합니다.
다음에 표시 되는 마법사 페이지는 대상 개체가 데이터 업데이트를 지원 하는지 여부에 따라 달라 집니다. 개체가 둘 이상의 테이블을 기반으로 하는 쿼리 이거나 기본 키 필드가 없거나 레코드가 포함 되어 있지 않은 테이블 일 경우 마법사에서 새 레코드를 추가 하는 것으로 간주 하 고 양식 필드를 선택 하 라는 메시지를 표시 합니다. 다른 모든 경우에는 마법사에서 양식 필드를 선택 하기 전에 데이터를 추가할지 아니면 업데이트할지를 지정 하 라는 메시지가 표시 됩니다.
새 데이터를 수집할지 기존 데이터를 업데이트할지 선택
데이터로 할 작업을 지정 합니다. 사용 중인 양식 유형은 받는 사람이 한 번의 회신으로 사용자에 게 보낼 수 있는 새 레코드 수에 영향을 줍니다. 데이터를 업데이트할 때 받는 사람에 의해 업데이트 되어야 하는 레코드 수는 메시지에 포함 될 미리 완성 된 양식의 수를 식별 합니다.
참고: 새 레코드를 추가 하려면 메시지를 만들 때 전자 메일 메시지의 주소 상자에 전자 메일 주소를 입력 합니다. 기존 데이터를 업데이트 하려면 받는 사람의 전자 메일 주소를 기본 테이블 또는 쿼리의 필드 또는 관련 테이블에 저장 해야 합니다.
수집 하려는 데이터 지정
양식에 포함할 필드를 선택 하는 경우 폼의 기본 테이블 또는 쿼리에 있는 모든 필드를 포함할 필요는 없습니다. 그러나 다음 조건을 충족 해야 합니다.
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필수 필드: 별표 (*) 기호로 표시 된 필드는 필수 필드입니다. 새 레코드를 수집 하는 경우 마법사에는 필수 속성이 예로설정 되어 있는 모든 필드가 자동으로 포함 됩니다. 레코드의 필수 필드가 비어 있으면 Access에서 테이블에 레코드를 추가 하지 못합니다.
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지원 되지 않는 필드 형식: 예를 들어, 일련 번호, 첨부 파일, OLE 개체 또는 다중값 조회 필드와 같은 양식에 특정 필드 형식을 포함할 수는 없습니다.
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기본 키 필드: 사용자는 레코드를 추가할 때 필드에 값을 입력할 수 있습니다. 지정 된 값을 이미 사용 중인 경우에는 회신이 처리 되지 않습니다.
참고: 사용자가 해당 필드의 데이터를 변경 하지 못하게 하려면 포함 된 각 필드에 대해 필드 속성아래에서 레이블을 지정 하 고 읽기 전용을 클릭 합니다.
자동 또는 수동 데이터 처리 지정
회신 자동 또는 수동 처리를 선택할 수 있습니다. 자동 처리는 Outlook과 Access가 함께 작동 하 여 데이터베이스의 대상 테이블로 데이터를 내보내는 것을 의미 합니다. 자동 처리를 통해 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. 수동 처리만은 내보내기 작업을 시작 하 여 Outlook의 지정 된 폴더에 있는 데이터를 Access의 대상 테이블로 전송 하는 것을 의미 합니다.
회신이 사서함에 도달 했을 때 다음 조건이 충족 되는 경우에 한 해 서 대상 테이블로 회신이 성공적으로 내보냈습니다.
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Outlook이 이미 컴퓨터에서 실행 되 고 있어야 합니다. Outlook이 실행 되 고 있지 않은 경우 다음에 Outlook을 시작할 때 처리가 시작 됩니다.
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Access는 암호로 보호 되지 않아야 하며 단독 모드에서 열지 않아야 합니다. 전자 메일 메시지를 보낸 후 데이터베이스의 이름 또는 위치가 변경 되지 않아야 합니다.
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테이블 및 쿼리 이름과 양식에 포함 된 필드의 속성은 전자 메일 메시지를 보낸 이후 변경 되지 않아야 합니다.
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기본 테이블 및 쿼리의 콘텐츠를 추가 하거나 업데이트 하는 데 필요한 권한이 있어야 합니다.
참고: 자동 처리가 실패 하면 문제를 해결 한 다음 실패 한 회신을 수동으로 내보내십시오. 문제를 해결 한 후 받은 편지함에 도달 하는 답장이 계속 자동으로 처리 됩니다.
회신 자동 처리를 제어 하는 속성 설정
회신이 저장 되는 다른 Outlook 폴더를 지정 하려면 마법사의 회신 페이지를 처리 하는 방법 지정 에서 폴더 이름을 클릭 합니다. 폴더 선택 대화 상자에서 다른 폴더를 선택 하거나 새로 만들기를 클릭 하 여 새 폴더를 만듭니다.
가져오기 설정을 변경 하거나 미세 조정 하는 회신의 자동 처리를 제어 하는 속성 설정을 클릭 하 는 경우 사용 가능한 옵션에 대 한 정보를 보려면 다음 표를 참조 하세요.
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옵션 |
결과 |
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메시지를 보내지 않은 사람에 게 서 받은 회신 취소 |
메시지의 원래 받는 사람이 보낸 회신도 자동으로 처리 되도록 하려면이 확인란을 선택 합니다. 다른 사용자의 회신은 대상 폴더에 저장 되지만 자동으로 처리 되지 않습니다. |
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각 받는 사람의 회신 여러 번 수락 |
각 받는 사람의 첫 번째 회신도 자동으로 처리 되도록 하려면이 확인란을 선택 합니다. 두 번째 및 후속 응답은 대상 폴더에 저장 되지만 자동으로 처리 되지 않습니다. 참고: 이 설정은 처리 되는 회신 수만 제어 하 고 한 번의 회신 내에 있는 레코드 수가 아닌 경우에만 적용 됩니다. 즉, InfoPath 양식을 보내면 사용자가 단일 회신에서 여러 레코드를 보낼 수 있으며,이 확인란을 선택 하지 않은 경우에도 Access에서 회신의 모든 레코드가 자동으로 처리 됩니다. |
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기존 데이터에 대 한 업데이트만 허용 |
받는 사람이 InfoPath 양식을 사용 하 여 데이터를 업데이트 하면 기존 레코드에 대 한 업데이트 외에 새 레코드를 보낼 수 있습니다. 기존 레코드에 대 한 업데이트만 처리 하려면이 확인란을 선택 합니다. |
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처리할 회신 수 |
모든 받는 사람에 게 자동으로 처리 되는 회신의 총 수를 입력 합니다. 모든 회신이 자동으로 처리 되도록 하려면 텍스트 상자에 5000 등의 큰 값을 입력 합니다. 지정 된 값에 도달한 후 받은 회신에는 대상 폴더에 저장 되지만 자동으로 처리 되지 않습니다. |
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중지할 날짜 및 시간 |
이 전자 메일 메시지에 대 한 회신 자동 처리를 중지 해야 하는 경우를 지정 합니다. 이 날짜 및 시간 이후에 받은 응답은 대상 폴더에 저장 되지만 자동으로 처리 되지 않습니다. |
나중에 이러한 옵션을 변경 하려면 외부 데이터 탭의 데이터 수집 그룹에서 회신 관리를 클릭 합니다. 데이터 수집 메시지 관리 대화 상자에서 설정을 변경 하려는 메시지를 선택 하 고 메시지 옵션을 클릭 합니다. 대화 상자에서 변경한 내용은 해당 메시지에 대해 수신 하는 모든 후속 회신에 영향을 줍니다.
수동으로 회신 처리
응답을 처리 하는 시기 및 방법을 제어 하려면 자동 프로세스 옵션을 선택 하지 마세요. 회신은 폴더의 각 회신을 선택 하 고 마우스 오른쪽 단추로 클릭 한 다음 바로 가기 메뉴에서 Microsoft Access로 데이터 내보내기를 클릭 하 여 Outlook의 지정 된 폴더에 저장 됩니다.
경우에 따라 자동으로 처리 되지 않는 회신을 수동으로 처리 해야 할 수도 있습니다.
데이터를 내보내기 전에 다음 사항을 유의 하세요.
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Access 데이터베이스는 단독 사용 모드로 열지 않아야 하며, 전자 메일 메시지를 보낸 후에 데이터베이스의 이름 또는 위치가 변경 되지 않아야 합니다.
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테이블 및 쿼리 이름과 양식에 포함 된 필드의 속성은 전자 메일 메시지를 보낸 이후 변경 되지 않아야 합니다.
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기본 테이블 및 쿼리의 콘텐츠를 추가 하거나 업데이트 하는 데 필요한 권한이 있어야 합니다.
받는 사람의 전자 메일 주소를 지정할 방법을 선택 합니다.
새 정보만 수집 하는 경우에는 다음과 같은 두 가지 방법으로 전자 메일 주소를 지정할 수 있습니다.
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Outlook 전자 메일 메시지에 개별적으로 전자 메일 주소를 입력 하거나 주소록에서 주소를 선택 합니다.
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현재 Access 데이터베이스의 테이블 또는 쿼리에 있는 전자 메일 주소 필드를 사용 합니다.
참고: 데이터를 수집 하 여 기존 레코드를 업데이트 하는 경우 받는 사람의 전자 메일 주소를 데이터베이스에서 필드로 사용할 수 있어야 하기 때문에이 대화 상자가 표시 되지 않습니다.
Outlook에서 직접 전자 메일 주소 입력
Outlook에서 받는 사람을 지정 하는 경우 메시지를 보내기 전에 미리 보고 사용자 지정할 수 있습니다. 전자 메일 메시지 본문에는 간략 한 소개 및 양식이 포함 되어 있습니다. 폼을 변경 하지 않는 것이 좋습니다. 양식 구조 변경으로 인해 회신이 처리 되지 않을 수 있습니다.
데이터베이스의 필드에 저장 된 전자 메일 주소 사용
연결 된 테이블 을 선택 하는 옵션은 관련 된 테이블을 참조 합니다. 데이터베이스 도구의 테이블 관계를 보거나 편집 합니다. 탭의 관계 그룹에서 관계 를 클릭 합니다.
관계에 대 한 자세한 내용은 테이블 관계 가이드문서를 참고 하세요.
받는 사람 목록 검토 및 지정
마지막 주요 단계에는 전자 메일 메시지의 미리 보기 및 사용자 지정, 받는 사람 목록 조정, 데이터 수집 메시지 전송 등이 포함 됩니다.
전자 메일 메시지 만들기 및 보내기
마법사에서 이제 전자 메일 메시지를 만들 수 있음을 알려주고 회신 관리 명령을 사용 하 여 전자 메일 상태를 보는 방법을 보여 주고 일부 경고 메시지가 나타날 수 있습니다. 다음 표에서는 각 경고 및 해결을 위해 수행할 수 있는 작업에 대해 설명 합니다.
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경고 메시지 |
설명 |
S olution |
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일부 레코드에는 지정 된 전자 메일 주소 필드의 유효한 주소가 포함 되어 있지 않습니다. 이러한 행에 대 한 데이터는 반환 되지 않습니다. |
선택한 전자 메일 주소 필드에 null 값이 있습니다. |
모든 레코드에 대 한 데이터를 수집 하려면 마법사를 종료 하 고 null 값을 전자 메일 주소로 바꿉니다. 그런 다음 마법사를 다시 시작 합니다. |
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현재 데이터베이스에 대 한 단독 잠금이 있습니다. 잠금이 해제 될 때까지 자동 처리는 실패 합니다. |
데이터베이스가 현재 단독 사용 모드로 열려 있습니다. |
회신이 자동으로 처리 되도록 선택한 경우 Access에서 단독으로 잠금을 설정한 데이터베이스를 추가 하거나 업데이트할 수 없기 때문에 처리가 실패 합니다. 메시지를 보낸 후 바로 비 단독 모드로 데이터베이스를 닫았다가 다시 열기 |
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이러한 전자 메일 메시지에는 기밀 또는 중요 한 데이터가 포함 되어 있을 수 있습니다. |
기존 레코드를 업데이트 하기 위해 데이터를 수집 하는 중 이며 보내려는 양식은 기존 데이터를 사용 하 여 미리 완료 됩니다. |
일부 양식 필드에 중요 한 데이터가 포함 된 경우에는 필드를 선택한 후 양식에서 중요 한 데이터가 포함 된 필드를 제거 하는 마법사 단계로 돌아갑니다. |
메시지를 미리 보고 사용자 지정한 후 전자 메일 주소 필드를 필터링 하 고 받는 사람을 선택할 수 있습니다. 해당 확인란을 선택 하 여 사용 하려는 전자 메일 주소를 선택 합니다. 잘못 된 전자 메일 주소가 나열 된 대화 상자가 표시 되는 경우 목록에서 주소를 기록해 둔 다음 끝내기를 클릭 합니다. 잘못 된 주소를 확인 하 고 필요한 사항을 수정한 다음 메시지를 다시 보내십시오.
