정보 관리 정책 만들기 및 적용

사이트 정책 기능을 활성화하면 사이트 모음 관리자가 사이트 및 모든 콘텐츠에 적용되는 보존 일정을 정의할 수 있습니다. 이 기능을 활성화하려면 다음을 수행합니다.

1. 사이트 정책 기능을 활성화하려는 사이트 모음의 홈페이지로 이동합니다.

   설정 , 사이트 설정으로 이동합니다.

2. 사이트 모음 관리에서 사이트 모음 기능을 선택합니다.

3. 사이트 정책으로 스크롤합니다. 오른쪽에 활성이 표시되지 않으면 활성화를 선택합니다 .

정보 정책이 사이트 모음 내의 특정 형식의 모든 문서에 적용되도록 하려면 사이트 모음 수준에서 정책을 만든 다음 나중에 콘텐츠 형식에 정책을 적용하는 것이 좋습니다. 이를 사이트 모음 정책이라고 합니다.

1. 설정 , 사이트 설정으로 이동합니다.

2. 사이트 설정 페이지의 사이트 모음 관리 목록에서 사이트 모음 정책을 클릭합니다.

3. 사이트 모음 정책 페이지에서 만들기를 클릭합니다.

4. 정책의 이름과 설명을 입력한 다음 사용자에게 정책이 무엇인지 설명하는 간단한 정책 문을 작성합니다. 정책 설명은 512자까지 입력할 수 있습니다.

5. 정책과 연결하려는 기능을 설정하는 방법을 알아보려면 이 문서의 뒷부분에 있는 콘텐츠 형식에 대한 정책 만들기를 참조하세요.

6. 확인을 클릭하여 사이트 모음 정책 페이지로 돌아갑니다.

콘텐츠 형식에 정보 관리 정책을 추가하면 정책 기능을 여러 목록 또는 라이브러리와 쉽게 연결할 수 있습니다. 기존 정보 관리 정책을 콘텐츠 형식에 추가하거나 개별 콘텐츠 형식과 관련된 고유한 정책을 만들도록 선택할 수 있습니다.

목록과 관련된 콘텐츠 형식에 정보 관리 정책을 추가할 수도 있습니다. 이는 콘텐츠 형식을 사용하는 해당 목록의 항목에만 정책을 적용하는 효과가 있습니다.

1. 설정 , 사이트 설정으로 이동합니다.

2. 사이트 설정 페이지의 웹 Designer 갤러리 섹션에서 사이트 콘텐츠 형식을 클릭합니다.

3. 사이트 콘텐츠 형식 설정 페이지에서 정책을 추가할 콘텐츠 형식을 선택합니다.

4. 사이트 콘텐츠 형식 페이지의 설정 섹션에서 정보 관리 정책 설정을 클릭합니다.

5. 정보 관리 정책 설정 페이지에서 정책 정의를 선택한 다음 확인을 클릭합니다.

6. 정책 편집 페이지에서 정책의 이름과 설명을 입력한 다음 사용자에게 정책이 무엇인지 설명하는 간단한 설명을 작성합니다. 설명은 최대 512자까지 가능합니다.

7. 다음 섹션에서 정보 관리 정책에 추가할 개별 정책 기능을 선택합니다.

8. 이 정책의 적용을 받는 문서 및 항목의 보존 기간을 지정하려면 보존 사용을 클릭한 다음 항목이 만료될 때 수행하려는 보존 기간 및 작업을 지정합니다.

   보존 기간을 지정하려면

   					1.	레코드에 대한 보존 단계 추가...를 클릭합니다.
   					2.	보존 기간 옵션을 선택하여 문서 또는 항목이 만료되도록 설정된 시기를 지정합니다. 다음 중 하나를 수행합니다. 날짜 속성에 따라 만료 날짜를 설정하려면 이벤트 섹션에서 이 단계는 항목의 날짜 속성을 기반으로 하며, 항목이 만료되도록 할 때 문서 또는 항목 작업(예: 생성 또는 수정)과 이 작업 이후의 시간 증가(예: 일, 월 또는 연도)를 선택합니다. 사용자 지정 보존 수식을 사용하여 만료를 확인하려면 이 서버에 설치된 사용자 지정 보존 수식으로 설정을 클릭합니다. 참고: 이 옵션은 관리자가 사용자 지정 수식을 설정한 경우에만 사용할 수 있습니다.
   					3.	워크플로 시작 옵션은 이미 연결된 워크플로가 있는 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 대한 정책을 정의하는 경우에만 사용할 수 있습니다. 그런 다음 선택할 워크플로를 선택할 수 있습니다.
   					4.	되풀이 섹션에서 이 단계의 작업 반복...을 선택합니다.작업을 다시 발생하려는 빈도를 입력합니다. 참고: 이 옵션은 선택한 작업을 반복할 수 있는 경우에만 사용할 수 있습니다. 예를 들어 영구 삭제 작업에 대한 되풀이를 설정할 수 없습니다.
   					5.	확인을 클릭합니다.

9. 이 정책의 적용을 받는 문서 및 항목에 대한 감사를 사용하도록 설정하려면 감사 사용을 클릭한 다음 감사할 이벤트를 지정합니다.

   감사를 사용하도록 설정하려면

   					1.	정책 편집 페이지의 감사 섹션에서 감사 검사 사용 상자를 선택한 다음 감사 내역을 유지하려는 이벤트 옆에 있는 검사 상자를 선택합니다.
   					2.	문서에 이러한 바코드를 삽입하라는 메시지를 표시하려면 검사 저장하거나 인쇄하기 전에 사용자에게 바코드를 삽입하라는 메시지를 표시 상자를 선택합니다.
   					3.	확인을 클릭하여 감사 기능을 정책에 적용합니다.
   						감사 정책 기능을 사용하면 조직에서 문서에 대한 감사 내역을 만들고 분석하고 작업 목록, 문제 목록, 토론 그룹 및 일정과 같은 항목을 나열할 수 있습니다. 이 정책 기능은 콘텐츠를 보거나 편집하거나 삭제하는 경우와 같은 이벤트를 기록하는 감사 로그를 제공합니다.
   						감사가 정보 관리 정책의 일부로 사용하도록 설정된 경우 관리자는 Microsoft Excel에 기반하고 현재 사용량을 요약하는 정책 사용 보고서에서 감사 데이터를 볼 수 있습니다. 관리자는 이러한 보고서를 사용하여 organization 내에서 정보를 사용하는 방법을 결정할 수 있습니다. 또한 이러한 보고서는 조직에서 규정 준수를 확인하고 문서화하거나 잠재적인 문제를 조사하는 데 도움이 될 수 있습니다.
   						감사 로그는 이벤트 이름, 이벤트 날짜 및 시간 및 작업을 수행한 사용자의 시스템 이름 정보를 기록합니다.

10. 바코드가 정책의 일부로 사용하도록 설정되면 문서 속성에 추가되고 바코드가 적용되는 문서의 머리글 영역에 표시됩니다. 레이블과 마찬가지로 바코드도 문서에서 수동으로 제거할 수 있습니다.

    바코드를 사용하도록 설정하려면

    					1.	정책 편집 페이지의 바코드 섹션에서 바코드 검사 사용 상자를 선택합니다.
    					2.	문서에 이러한 바코드를 삽입하라는 메시지를 표시하려면 검사 저장하거나 인쇄하기 전에 사용자에게 바코드를 삽입하라는 메시지를 표시 상자를 선택합니다.
    					3.	확인을 클릭하여 바코드 기능을 정책에 적용합니다.
    						바코드 정책은 코드 39 표준 바코드를 생성합니다. 각 바코드 이미지에는 바코드 값을 나타내는 바코드 기호 아래에 텍스트가 포함되어 있습니다. 이렇게 하면 하드웨어 검사를 사용할 수 없는 경우에도 바코드 데이터를 사용할 수 있습니다. 사용자는 검색 상자에 바코드 번호를 수동으로 입력하여 사이트에서 항목을 찾을 수 있습니다.

11. 이 정책의 적용을 받는 문서에 레이블이 있어야 하려면 레이블 사용을 클릭한 다음 레이블에 대해 원하는 설정을 지정합니다.

    레이블을 사용하도록 설정하려면

    					1.	사용자가 문서에 레이블을 추가하도록 요구하려면 검사 저장하거나 인쇄하기 전에 사용자에게 레이블을 삽입하라는 메시지를 표시 상자를 선택합니다. 참고: 레이블을 선택 사항으로 지정하려면 이 검사 상자를 선택하지 마세요.
    					2.	레이블을 삽입한 후 변경할 수 없도록 레이블을 잠그려면 레이블을 추가한 후 변경 방지 검사 상자를 선택합니다. 이 설정은 레이블이 Word, Excel 또는 PowerPoint와 같은 클라이언트 애플리케이션 내의 항목에 삽입되면 레이블 텍스트가 업데이트되지 않도록 합니다. 이 문서 또는 항목의 속성이 업데이트될 때 레이블을 업데이트하려면 이 검사 상자를 선택하지 마세요.
    					3.	레이블 형식 상자에 레이블을 표시할 텍스트를 입력합니다. 레이블에는 최대 10개의 열 참조가 포함될 수 있으며, 각 참조는 최대 255자까지 가능합니다. 레이블의 형식을 만들려면 다음을 수행합니다. 레이블에 포함할 열의 이름을 표시할 순서대로 입력합니다. 정책 편집 페이지의 예제와 같이 열 이름을 중괄호({})로 묶습니다. 정책 편집 페이지의 예제와 같이 대괄호 외부의 열을 식별하는 단어를 입력합니다.
    					4.	줄 바꿈을 추가하려면 줄 바꿈을 표시할 위치에 \n 입력합니다.
    					5.	원하는 글꼴 크기와 스타일을 선택하고 레이블을 문서 내에서 왼쪽, 가운데 또는 오른쪽으로 배치할지 여부를 지정합니다. 팁: 사용자의 컴퓨터에서 사용할 수 있는 글꼴 및 스타일을 선택합니다. 글꼴의 크기는 레이블에 표시할 수 있는 텍스트 양에 영향을 줍니다.
    					6.	레이블의 높이와 너비를 입력합니다. 레이블 높이는 .25인치에서 20인치까지 다양할 수 있으며 레이블 너비는 .25인치에서 20인치까지 다양할 수 있습니다. 레이블 텍스트는 항상 레이블 이미지 내에서 세로로 가운데에 배치됩니다.
    					7.	새로 고침을 클릭하여 레이블 콘텐츠를 미리 봅니다.

12. 확인을 클릭합니다.

특정 목록, 라이브러리 또는 폴더에만 적용되는 보존 정책을 정의할 수 있습니다. 그러나 이러한 방식으로 보존 정책을 만드는 경우 다른 목록, 라이브러리, 폴더 또는 사이트에서 이 정책을 다시 사용할 수 없습니다.

단일 위치의 모든 유형의 콘텐츠에 단일 보존 정책을 적용하려는 경우 위치 기반 보존을 사용할 가능성이 높습니다. 대부분의 경우 모든 콘텐츠 형식에 대해 보존 정책이 지정되었는지 확인해야 합니다.

목록 또는 라이브러리에 대한 보존 이외의 정보 관리 정책을 정의하려면 해당 목록 또는 라이브러리와 연결된 각 개별 목록 콘텐츠 형식에 대한 정보 관리 정책을 정의해야 합니다. 자세한 내용은 이 문서에서 사이트 콘텐츠 형식에 대한 정책 만들기 를 참조하세요.

목록 또는 라이브러리에 대한 정보 관리 정책 설정을 변경하려면 목록 관리 권한이 있어야 합니다.

1. 정보 관리 정책을 지정할 목록 또는 라이브러리로 이동합니다.

2. 문서 라이브러리의 경우 설정 , 라이브러리 설정을 클릭합니다.

   이러한 메뉴 항목이 표시되지 않거나 목록에 대해 리본에서 라이브러리 또는 목록 탭을 클릭한 다음 라이브러리 설정 또는 목록 설정을 클릭합니다.

3. 사용 권한 및 관리에서 정보 관리 정책 설정을 클릭합니다.

4. 정보 관리 정책 설정 페이지에서 목록 또는 라이브러리의 보존 원본이 라이브러리 및 폴더로 설정되어 있는지 확인합니다. 콘텐츠 형식이 원본으로 표시되는 경우 다음을 수행합니다.

   • 원본 변경을 클릭합니다.

   • 정책 편집 페이지의 보존 원본 섹션에서 라이브러리 및 폴더를 선택합니다. 콘텐츠 형식 보존 정책이 무시된다는 경고가 표시됩니다.

   • 확인을 클릭합니다.

5. 정책 편집 페이지의 라이브러리 기반 보존 일정 섹션에서 만드는 정책에 대한 간략한 설명을 입력합니다.

6. 비 레코드 아래에서 보존 단계 추가...를 클릭합니다.

   중요: 레코드 아래에서 레코드에 대해 다른 보존 단계 정의 옵션을 선택하여 레코드에 대한 다른 보존 정책을 정의하도록 선택할 수 있습니다.

7. 스테이지 속성 대화 상자에서 보존 기간 옵션을 선택하여 문서 또는 항목이 만료되도록 설정된 시기를 지정합니다. 다음 중 하나를 수행합니다.

   • 날짜 속성에 따라 만료 날짜를 설정하려면 이벤트 섹션에서 이 단계는 항목의 날짜 속성을 기반으로 하며, 항목이 만료되도록 할 때 문서 또는 항목 작업(예: 생성 또는 수정)과 이 작업 이후의 시간 증가(예: 일, 월 또는 연도)를 선택합니다.

   • 사용자 지정 보존 수식을 사용하여 만료를 확인하려면 이 서버에 설치된 사용자 지정 보존 수식으로 설정을 클릭합니다.

     참고: 이 옵션은 관리자가 사용자 지정 수식을 설정한 경우에만 사용할 수 있습니다.

   • 작업에서 문서 또는 항목이 만료되면 수행할 작업을 지정합니다. 문서 또는 항목(예: 삭제)에 대해 특정 작업을 수행하도록 설정하려면 목록에서 작업을 선택합니다.

8. 워크플로 시작 옵션은 이미 연결된 워크플로가 있는 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 대한 정책을 정의하는 경우에만 사용할 수 있습니다. 그런 다음 선택할 워크플로를 선택할 수 있습니다.

9. 되풀이 섹션에서 이 단계의 작업 반복...을 선택합니다.작업을 다시 발생하려는 빈도를 입력합니다.

   참고: 이 옵션은 선택한 작업을 반복할 수 있는 경우에만 사용할 수 있습니다. 예를 들어 영구 삭제 작업에 대한 되풀이를 설정할 수 없습니다.

10. 확인을 클릭합니다.

사이트에 대한 정보 관리 정책을 사이트 모음 정책으로 이미 만든 경우 콘텐츠 형식에 정책 중 하나를 적용할 수 있습니다. 이렇게 하면 동일한 부모 콘텐츠 형식을 공유하지 않는 사이트 모음의 여러 콘텐츠 형식에 동일한 정책을 적용할 수 있습니다.

1. 정책을 적용할 콘텐츠 형식이 포함된 목록 또는 라이브러리로 이동합니다.

2. 문서 라이브러리의 경우 설정 , 라이브러리 설정을 클릭합니다.

   이러한 메뉴 항목이 표시되지 않거나 목록에 대해 리본에서 라이브러리 또는 목록 탭을 클릭한 다음 라이브러리 설정 또는 목록 설정을 클릭합니다.

3. 사용 권한 및 관리에서 정보 관리 정책 설정을 클릭합니다.

4. 정책 원본이 콘텐츠 형식으로 설정되어 있는지 확인하고 콘텐츠 형식 정책 에서 정책을 적용할 콘텐츠 형식을 선택합니다.

5. 정책 지정 섹션에서 사이트 모음 정책 사용을 클릭한 다음 목록에서 적용할 정책을 선택합니다.

   참고:  사이트 모음 정책 사용 옵션을 사용할 수 없는 경우 사이트 모음에 대한 사이트 모음 정책이 정의되지 않았습니다.

6. 확인을 클릭합니다.

   중요: 작업 중인 목록 또는 라이브러리가 여러 콘텐츠 형식의 관리를 지원하는 경우 콘텐츠 형식 아래에서 정보 관리 정책을 지정할 콘텐츠 형식을 클릭할 수 있습니다. 이렇게 하면 위의 5단계로 직접 이동합니다.

관리되는 메타데이터 서비스 애플리케이션을 사용하여 콘텐츠 형식 게시를 설정하여 사이트 모음 간에 콘텐츠 형식을 공유합니다. 콘텐츠 형식 게시를 사용하면 콘텐츠 형식을 중앙에서 만들고 업데이트할 수 있고 업데이트를 여러 구독 사이트 모음 또는 웹 애플리케이션에 게시할 수 있으므로 사이트 전체에서 콘텐츠 및 메타데이터를 일관되게 관리할 수 있습니다.

정보 관리 정책을 정의한 다음, 여러 사이트 모음에서 필요에 따라 사용할 템플릿을 만들 수 있습니다. 이 메서드는 정보 정책의 백업을 사용하려는 경우 사용하거나 사이트 모음에 하나의 정책을 적용하기 위해 콘텐츠 형식 게시를 사용하는 대체 방법으로 사용할 수도 있습니다. 한 사이트 모음에서 정책을 내보낸 다음 저장된 위치 또는 다른 사이트 모음으로 가져와서 정책의 템플릿 또는 백업을 만듭니다.

정책 내보내기

1. 정책이 있는 사이트 모음에서 설정 , 사이트 설정으로 이동합니다.

2. 사이트 설정 페이지의 사이트 모음 관리 섹션에서 사이트 모음 정책을 클릭합니다.

3. 내보낼 정책을 클릭하고 정책 아래쪽으로 스크롤한 다음 내보내기를 클릭합니다.

4. 파일을 저장하거나 열라는 프롬프트에서 저장을 클릭한 다음 파일을 저장할 위치를 선택합니다. 정책을 가져오는 사이트 모음에서 사용할 수 있는 위치를 선택해야 합니다.

5. 완료 다운로드 대화 상자가 표시되면 닫기를 클릭합니다.

다른 사이트 모음으로 정책 가져오기

정보 관리 정책을 가져오면 지정된 사이트 모음 내의 사이트 또는 목록 수준에서 여러 콘텐츠 형식에 적용할 수 있습니다. 이 작업의 이점은 두 가지입니다. 각 콘텐츠 형식에 대해 정책을 다시 정의하고 적용할 필요가 없으며 한 곳에서만 정책을 변경하여 정책 수정을 보다 쉽게 관리할 수 있습니다.

1. 정책을 적용하려는 사이트 모음의 홈페이지에서 설정 , 사이트 설정으로 이동합니다.

2. 사이트 모음 관리 섹션에서 사이트 모음 정책을 클릭합니다.

3. 사이트 모음 정책 페이지에서 가져오기를 클릭한 다음 찾아보기를 클릭하여 정책에 대한 XML 파일을 찾습니다.

4. 정책이 저장된 XML 파일을 선택한 다음 열기를 클릭합니다.

5. 사이트 모음 정책 가져오기 페이지에서 가져오기 를 클릭하여 사이트 모음에 정책을 추가합니다.

이제 가져온 정책을 사이트 또는 목록 수준에서 하나 이상의 콘텐츠 형식에 적용할 수 있습니다. 이 문서의 앞부 분에 있는 콘텐츠 형식에 사이트 모음 정책 적용 을 참조하세요.