SharePoint에서 콘텐츠 형식 및 워크플로 계획

요약은 SharePoint 2013 문서 관리 솔루션에 콘텐츠 형식 및 워크플로를 통합 하는 방법에 대해 알아봅니다.

이 문서에서는 콘텐츠 형식 및 워크플로에 대해 설명 하 고 SharePoint Server 2016 문서 관리 솔루션에 통합 하는 방법에 대 한 지침을 제공 합니다. 콘텐츠 형식은SharePoint Server 2016 목록 또는 문서 라이브러리에 있는 항목 또는 문서의 범주에 대 한 메타 데이터 (열), 워크플로, 동작 및 기타 설정의 재사용 가능한 컬렉션입니다. 콘텐츠 형식을 사용 하면 재사용 가능한 중앙 집중화 된 방식으로 정보의 범주에 대 한 설정을 관리할 수 있습니다. 워크플로 를 사용 하 여 SharePoint Server 2016 의 항목에 비즈니스 프로세스를 연결할 수 있습니다.

이 문서의 내용:

콘텐츠 형식 개요
문서 콘텐츠 형식 계획
계획 목록 콘텐츠 형식
워크플로 계획
Worksheet

이 문서에 포함 된 콘텐츠 형식 및 워크플로 계획 (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) 워크시트를 사용 하 여 콘텐츠 형식 및 워크플로를 계획 하기 전에 SharePoint 2013에서 사용자 식별 및 문서 사용 분석 을 수행 하 고 "문서 사용 분석" 및 해당 문서와 연결 된 "문서 참가자" 워크시트를 완료 했는지 확인 합니다.

콘텐츠 형식 개요

콘텐츠 형식은 목록 항목, 문서 또는 폴더의 특성을 정의 합니다. 각 콘텐츠 형식에서 다음을 지정할 수 있습니다.

해당 형식 항목에 연결할 속성
해당 형식의 항목과 연결할 메타 데이터
해당 유형의 항목에서 시작할 수 있는 워크플로입니다.
해당 유형의 항목에 연결 하는 정보 관리 정책입니다.
문서 서식 파일 (문서 콘텐츠 형식)
사용자 지정 기능.

콘텐츠 형식을 목록 또는 라이브러리와 연결할 수 있습니다. 이 작업을 수행할 때 목록 또는 라이브러리에 해당 콘텐츠 형식의 항목이 포함 되도록 지정 하 고 해당 목록 또는 라이브러리의 새로 만들기 명령으로 사용자가 해당 형식의 새 항목을 만들 수 있게 됩니다.

참고: 목록 또는 라이브러리에 직접 속성, 워크플로, 정책 및 템플릿을 연결할 수도 있습니다. 그러나이 작업을 수행 하면 이러한 연결이 목록 또는 라이브러리에 제한 될 수 있으며 솔루션에서 다시 사용할 수 없습니다. SharePoint Server 2016 에서 사이트 수준 워크플로는 여러 목록 또는 라이브러리와 연결 될 수 있습니다.

문서 라이브러리 및 목록에 여러 콘텐츠 형식이 포함 될 수 있습니다. 예를 들어 라이브러리에는 프로젝트와 관련 된 문서와 그래픽이 모두 포함 될 수 있습니다. 목록 또는 라이브러리에 여러 콘텐츠 형식이 포함 된 경우 다음이 적용 됩니다.

기본적으로 해당 목록 또는 라이브러리의 새로 만들기 명령을 사용 하면 사용자가 새 항목을 만들 때 사용할 수 있는 모든 콘텐츠 형식에서 선택할 수 있습니다. 콘텐츠 형식 소유자는 특정 콘텐츠 형식만 표시 하도록 새로 만들기 명령을 구성할 수 있습니다.
사용 가능한 모든 콘텐츠 형식과 연결 된 열이 표시 됩니다.

사이트의 콘텐츠 형식 갤러리에서 사용자 지정 콘텐츠 형식을 정의할 수 있습니다. 사용자 지정 콘텐츠 형식은 문서 또는 항목과 같은 핵심 콘텐츠 형식에서 직접 또는 간접적으로 파생 되어야 합니다. 사이트에 정의한 후에는 해당 사이트 및 해당 사이트 아래 모든 사이트에서 사용자 지정 콘텐츠 형식을 사용할 수 있습니다. 사이트 모음 전체에서 콘텐츠 형식을 가장 광범위 하 게 사용할 수 있도록 하려면 최상위 사이트의 콘텐츠 형식 갤러리에서 정의 합니다. SharePoint Server 2016 에서는 관리 되는 메타 데이터 서비스 인스턴스에 정의 된 콘텐츠 형식 허브 내에서 사용자 지정 콘텐츠 형식을 만들 수도 있습니다. 콘텐츠 형식 허브에서 만든 콘텐츠 형식은 해당 관리 되는 메타 데이터 서비스 인스턴스와 연결 된 웹 응용 프로그램의 일부인 다른 사이트 모음에서 사용할 수 있습니다.

참고: 관리 되는 메타 데이터 서비스 및 콘텐츠 형식 허브는 SharePoint Foundation 2013 에서 사용할 수 없습니다.

예를 들어 조직에서 특정 계약 템플릿을 사용 하는 경우 사이트 모음의 최상위 사이트에 대 한 콘텐츠 형식 갤러리에서 계약을 검토 하 고 완료 하는 데 필요한 계약의 템플릿 및 워크플로에 대 한 메타 데이터를 정의 하는 콘텐츠 형식을 만들 수 있습니다. 그런 다음 계약 콘텐츠 형식을 연결 하는 사이트 모음의 모든 문서 라이브러리에 이러한 기능이 모두 포함 되며 작성자가 서식 파일을 기반으로 새 계약을 만들 수 있습니다.

SharePoint Server 2016 를 기반으로 하는 사이트에서 각 기본 목록 항목 또는 라이브러리 항목 (예: 연락처, 작업 또는 문서)의 사이트 콘텐츠 형식 갤러리에는 해당 하는 핵심 콘텐츠 형식이 있습니다. 콘텐츠 형식을 계획 하는 경우 이러한 핵심 콘텐츠 형식 정의를 시작 점으로 사용 하 고 필요에 따라 기존 콘텐츠 형식을 기본으로 사용할 수 있습니다.

콘텐츠 형식은 한 콘텐츠 형식이 다른 콘텐츠 형식의 특성을 상속할 수 있는 계층 구조로 구성 됩니다. 이러한 상속을 통해 문서 클래스가 조직의 특성을 공유할 수 있으며, 팀은 특정 사이트 또는 목록에 대해 이러한 특성을 사용자 지정할 수 있습니다.

예를 들어 엔터프라이즈의 모든 사용자 결과물 문서에는 거래처 번호, 프로젝트 번호, 프로젝트 관리자와 같은 메타 데이터 집합이 필요할 수 있습니다. 다른 모든 고객-제공 문서 형식이 상속 하는 최상위 고객 결과물 콘텐츠 형식을 만들면 거래처 번호 및 프로젝트 번호와 같은 필수 정보가 조직의 고객-결과물 문서에 있는 모든 변형에 연결 되어 있는지를 확인 합니다. 콘텐츠 형식 소유자가 최상위 고객 결과물 콘텐츠 형식에 필요한 다른 열을 추가 하는 경우 콘텐츠 형식 소유자는 변경 내용을 모든 고객 결과물 문서에 추가 하는 해당 항목에서 상속 하는 모든 콘텐츠 형식으로 변경할 수 있습니다.

Office 2016 와 통합 되는 속성

Microsoft Office 시스템 에서 사용자가 SharePoint Server 2016 문서 관리 서버에서 문서를 편집할 때 문서 위쪽에 문서 정보 창이 표시 됩니다. 문서 정보 창에는 서버의 문서 속성에 대 한 편집 가능한 양식이 표시 됩니다.

SharePoint Server 2016 을 사용 하면 콘텐츠 형식에 대 한 속성 폼을 쉽게 사용자 지정할 수 있습니다. 콘텐츠 형식을 구성할 때 콘텐츠 형식의 속성을 기반으로 하는 기본 속성 폼을 생성 하는 InfoPath 2016 를 시작할 수 있습니다. 기본 폼에는 정의 된 사용자 지정 양식이 없는 경우에 사용할 수 있는 것과 동일한 컨트롤, 레이아웃 및 스키마가 포함 되어 있습니다 InfoPath 2016. 그런 다음 다른 InfoPath 2016 폼을 사용할 때와 마찬가지로 폼을 사용자 지정 하 고 배포할 수 있습니다. 예를 들어 양식에 회사 로고, 글꼴 및 색 구성표를 추가할 수 있습니다. 사용자 지정 데이터 원본에 연결 조건부 논리 추가 사용자가 자신의 역할에 따라 사용할 수 있는 양식 기능을 디자인 합니다.

문서 정보 창의 속성을 편집 하는 것과 함께 Word 2016 를 사용 하는 작성자는 서버에 정의 된 속성을 해당 문서에 삽입할 수 있습니다. 예를 들어 문서 속성에 프로젝트 관리자 이름이 포함 되는 경우이 이름을 제목 페이지, 바닥글 또는 문서에서 사용 하는 그 밖의 모든 위치에 삽입할 수 있습니다. 프로젝트에 새 프로젝트 관리자가 할당 된 경우, 문서 관리 서버에서 프로젝트 관리자 속성을 업데이트할 수 있습니다. 이 업데이트 된 프로젝트 관리자 이름은 문서에 삽입 된이 속성의 모든 인스턴스에 반영 됩니다.

콘텐츠 형식에 메타 데이터 사용

메타 데이터는 콘텐츠를 분류 하 고 분류 하는 데 사용 되는 문서에 대 한 정보입니다. 메타 데이터는 콘텐츠 형식에 열로 연결 됩니다. 메타 데이터는 문서에 대 한 컨텍스트 정보를 저자, 주제, 대상, 언어 등과 연결 하 여 제공할 수 있습니다. 속성과 달리 메타 데이터는 열로 저장 되며 SharePoint 검색 엔진에서 인덱싱 및 검색할 수 있습니다.

사이트 모음 수준에서 추가한 메타 데이터는 콘텐츠 형식과 연결 될 수 있습니다. 콘텐츠 형식으로 메타 데이터를 사용 하 여 모든 이후 콘텐츠 형식은 사이트 모음 수준에서 상위 콘텐츠 형식의 일부 또는 모든 메타 데이터를 상속할 수 있습니다. 그러면 추가 메타 데이터를 하위 수준 (예: 단일 문서)에 추가할 수 있습니다.

열 서식 파일

콘텐츠 형식과 연결 된 각 메타 데이터 항목은 정보를 저장할 목록의 위치인 열입니다. 목록이 나 라이브러리는 정보 열로 그래픽으로 표시 되는 경우가 많습니다. 그러나 목록과 연결 된 보기에 따라 일정 표시의 일과 같은 다른 양식에 열이 표시 될 수 있습니다. 목록 또는 라이브러리와 연결 된 폼에서는 열이 필드로 표시 됩니다.

여러 콘텐츠 형식에 사용할 열을 정의할 수 있습니다. 이 작업을 수행 하려면 열 서식 파일 갤러리에서 만듭니다. 사이트 모음의 각 사이트에는 열 서식 파일 갤러리가 있습니다. 콘텐츠 형식과 마찬가지로 사이트의 열 서식 파일 갤러리에 정의 된 열은 해당 사이트와 그 아래의 모든 사이트에서 사용할 수 있습니다.

폴더 콘텐츠 형식

폴더 콘텐츠 형식은 목록이 나 라이브러리의 폴더와 연결 되는 메타 데이터를 정의 합니다. 목록 또는 라이브러리에 폴더 콘텐츠 형식을 적용 하면 해당 목록 또는 라이브러리의 새 명령에 폴더 콘텐츠 형식이 포함 되므로 사용자가 해당 형식의 폴더를 만들 수 있습니다.

목록 또는 라이브러리에서 특정 콘텐츠 형식의 폴더 에서만 사용할 수 있는 보기를 정의할 수 있습니다. 이 기능은 특정 종류의 문서를 폴더에 포함 하 고 해당 폴더의 보기에서 해당 폴더에 포함 된 문서 형식과 관련 된 열만 표시 하려는 경우에 유용 합니다.

SharePoint 제품 개체 모델을 사용 하 여 사용자가 해당 형식의 새 폴더를 만들 때 서버에 저장 된 템플릿을 기반으로 하는 여러 파일 및 문서로 폴더를 미리 채워야 하도록 폴더 콘텐츠 형식에 대 한 새 명령을 사용자 지정할 수 있습니다. 예를 들어 단일 결과물 문서에 여러 파일을 작성 해야 하는 복합 문서 유형을 구현 하는 것이 유용 합니다.

문서 집합 은 Office 2016 를 사용 하 여 여러 문서에 걸쳐 있는 인도품을 관리할 수 있는 SharePoint Server 2016 의 기능입니다. 문서 집합은 단일 결과물 또는 여러 위치에 여러 문서를 포함할 수 있는 작업 산출물을 관리 하는 데 사용 되는 특별 한 종류의 폴더입니다. SharePoint Server 2016 와 함께 제공 되는 확장 가능한 템플릿을 사용 하 여 문서 집합을 만듭니다. 또한 문서 집합 서식 파일을 사용자 지정 하 여 조직과 관련 된 작업 산출물을 나타낼 수 있습니다. 또한 문서 집합에는 버전 제어가 포함 되며,이를 통해 수명 주기의 다양 한 지점에서 전체 문서 집합의 상태를 캡처할 수 있습니다. 문서 집합에 대 한 자세한 내용은 문서 집합 계획 (SharePoint Server 2010)을 참조 하세요.

문서 콘텐츠 형식 계획

문서 콘텐츠 형식 계획의 첫 번째 단계는 문서 사용 분석 (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) 워크시트에 나열 된 각 문서 유형을 검토 하 여 기존 콘텐츠 형식이 해당 문서에 대해 작동 하는지 여부를 확인 하는 것입니다. 각 문서 콘텐츠 형식은 핵심 문서 콘텐츠 형식 또는 문서 콘텐츠 형식에서 하위 항목인 콘텐츠 형식에서 직접 설정을 상속 해야 합니다. 이렇게 하면 제목 및 만든 사람 등의 문서 형식에 대 한 기본 열이 존재 하 고 서식 파일을 콘텐츠 형식과 연결할 수 있습니다. 주요 콘텐츠 형식 (예: 문서)이 충분 한 경우 "문서 사용 분석" 워크시트의 콘텐츠 형식 열에 콘텐츠 형식 이름을 입력 합니다.

참고: 지원 되는 주요 콘텐츠 형식에는 PDF 파일이 포함 되지 않습니다.

핵심 콘텐츠 형식을 변경 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 백서 "미리 정의 된 콘텐츠 형식 및 사이트 열 편집에 대 한 지침" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922)을 다운로드 하세요.

계획 목록 콘텐츠 형식

목록 콘텐츠 형식의 요소에는 해당 콘텐츠 형식의 항목에서 실행할 수 있는 콘텐츠 형식 및 워크플로와 연결 된 메타 데이터 열이 포함 됩니다. 목록 콘텐츠 형식을 사용 하 여 솔루션에 고유한 목록 항목 종류를 정의 합니다. 예를 들어 고객 통화 센터 솔루션에서 지원 담당자가 고객의 기술 문제를 조사 하 고 해결 하는 경우, 목록 콘텐츠 형식을 사용 하 여 각 지원 사고에 대 한 데이터를 표준화 하 고 워크플로를 사용 하 여 인시던트를 추적할 수 있습니다.

워크플로 계획

워크플로 는 SharePoint Server 2016 에서 문서, 웹 페이지, 양식 및 목록 항목에 대 한 비즈니스 프로세스를 구현 합니다. 라이브러리, 목록 또는 콘텐츠 형식과 연결 될 수 있습니다.

문서 관리에서 워크플로를 사용 하 여 문서 검토, 발행물 승인 또는 작업 진행 관리 등 각 사용자가 문서 관리 작업을 완료할 수 있도록 문서를 회람 합니다. 또한 사용자 지정 워크플로를 사용 하 여 문서를 한 사이트 또는 라이브러리에서 다른 사이트로 이동할 수 있습니다. 예를 들어 문서를 보관 하도록 예정 되어 있는 경우 한 사이트에서 다른 사이트로 문서를 복사 하도록 워크플로를 디자인할 수 있습니다.

SharePoint Server 2016 에는 세 가지 상태 워크플로를 포함 하며,이를 사용 하 여 항목의 상태를 3 개의 상태나 단계로 추적 하는 비즈니스 프로세스를 관리할 수 있습니다. 또한SharePoint Server 2016 에는 문서 관리 요구 사항을 처리 하는 다음과 같은 워크플로가 포함 되어 있습니다.

의견 수집 검토를 위해 문서를 보냅니다.
승인은 승인을 위해 문서를 게시 하기 위한 필수 구성 요소로 보냅니다.
폐기 문서 만료 및 폐기를 관리 합니다.
서명 수집 서명을 위해 문서를 라우팅합니다.

해당 콘텐츠 형식이 사용 되는 경우 워크플로를 사용할 수 있도록 하려면 워크플로를 콘텐츠 형식과 연결 합니다. 예를 들어 구매 주문 콘텐츠 형식에는 트랜잭션을 완료 하기 전에 관리자의 승인이 필요할 수 있습니다. 구매 주문이 시작 될 때 항상 승인 워크플로를 사용할 수 있도록 하려면 구매 주문 콘텐츠 형식을 만들고 승인 워크플로를이 형식에 연결 합니다. 그런 다음 구매 주문을 저장할 문서 라이브러리에 구매 주문 콘텐츠 유형을 추가 합니다.

문서 관리 솔루션에 대 한 워크플로를 계획 하려면 구현할 각 문서 콘텐츠 형식을 분석 하 고 해당 형식의 콘텐츠에서 실행할 수 있어야 하는 비즈니스 프로세스를 식별 합니다. 그런 다음 해당 콘텐츠에 대해 사용할 수 있도록 할 워크플로를 식별 합니다.

다음은 계약 콘텐츠 형식에 대 한 워크플로를 분석 하는 예제 테이블입니다.

표: 계약 콘텐츠 형식의 워크플로

계약 프로세스	계약 워크플로
초안을 검토 합니다.	의견 수집
관리자 및 법률 counsel의 승인을 받습니다.	승인은
미해결 문제 해결	문제점 관리
서명을 가져옵니다.	서명 수집