SharePoint Server에서 문서 집합 계획

문서 집합 정보

문서 집합 은 조직이 단일 결과물 또는 여러 문서 또는 파일을 포함할 수 있는 작업 산출물을 관리 하는 SharePoint Server 2016 의 기능입니다. 문서 집합은 고유한 문서 집합 특성, 폴더 및 문서의 특성 및 동작을 결합 하 고, 작업 산출물의 모든 기능을 관리 하는 데 도움이 되는 UI (사용자 인터페이스), 메타 데이터 및 개체 모델 요소를 제공 하는 특별 한 종류의 폴더입니다.

여러 조직의 팀과 사용자의 경우 프로젝트 또는 결과물을 보다 효율적으로 관리 하기 위해 문서 집합 또는 작업 제품이 필요 합니다. 예를 들어 법률 팀에서 특정 케이스와 관련 된 다양 한 문서, 사진 및 오디오 파일을 수집, 작성, 관리 해야 할 수 있습니다. 또는 영업 팀에서 잠재적 클라이언트에 대 한 제안 요청 (RFP)을 만들고 관리 하기 위해 다양 한 원본의 문서를 컴파일해야 할 수 있습니다. 문서 집합은 이러한 팀과 사용자에 게 해당 문서 집합을 단일 컬렉션, 결과물 또는 작업 산출물으로 관리할 수 있는 기능을 제공 합니다. 그런 다음 문서 집합 소유자는 포함 된 항목과 작업 산출물에 대 한 중요 한 정보를 표시할 수 있는 사용자 지정 환영 페이지를 만들 수 있습니다.

SharePoint Server 2016 에서 문서 집합을 일관 되 게 만들고 관리 하려는 조직은 일반적으로 만드는 각 작업 산출물에 대 한 문서 집합 콘텐츠 형식을 구성할 수 있습니다. 그러면 문서 집합 콘텐츠 형식에서 승인 된 콘텐츠 형식, 특성, 기본 항목, 열, 워크플로 및 정책을 정의할 수 있습니다. 추가로 사용자 지정 된 문서 집합 콘텐츠 형식을 상위 콘텐츠 형식, 즉 상위 문서 집합 콘텐츠 형식의 각 상속 속성 및 설정에서 만들 수 있습니다. 콘텐츠 형식을 라이브러리에 추가한 후에는 사용자가 새로 만들기 명령을 사용 하 여 문서 집합 콘텐츠 형식의 특성을 상속 하는 문서 집합을 만들 수 있습니다. 문서 집합 콘텐츠 형식은 허용 되는 콘텐츠 형식, 기본 콘텐츠, 공유 열, 시작 페이지 열 및 기본 시작 페이지 보기를 지정할 수 있는 추가 설정을 제공 합니다.

콘텐츠 형식에 대 한 자세한 내용은 콘텐츠 형식 및 워크플로 계획 (SharePoint Server 2010)을 참고 하세요.

SharePoint Server 2016 에서 문서 집합을 만들고 관리 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 SharePoint Server 2016 도움말에서 새 문서 집합 콘텐츠 형식 만들기 및 구성을 참조 하세요.

문서 집합 관리

SharePoint Server 2016 의 문서 집합은 폴더와 동일한 특성 및 속성을 여러 개 공유 합니다. 그러나 문서 집합 솔루션을 계획할 때 주의 해야 할 몇 가지 중요 한 고려 사항이 있습니다.

• 문서 집합에 있을 수 있는 문서 수에는 제한이 없습니다. 그러나 표시 로드 시간은 기본적으로 5000 항목에 설정 되어 있는 목록 보기 임계값으로 제한 될 수 있습니다. 문서 집합에서 폴더를 사용할 수 있지만, 문서 집합에서는 메타 데이터 탐색을 사용할 수 없습니다. 따라서 문서 집합에 있어야 하는 항목의 수를 결정 하는 경우 목록 보기 임계값과 탐색 디자인 문제를 초과할 가능성을 고려 하는 것이 중요 합니다. 또한 문서 집합에 보내기 기능을 사용 하는 경우 문서 집합의 모든 문서에 대 한 합계는 50MB 보다 클 수 없습니다. 항목 수가 매우 많은 모음 또는 작업 산출물의 경우 문서 라이브러리의 폴더 구조를 사용 하는 것이 더 좋을 수 있습니다.

• 문서 라이브러리에 있을 수 있는 문서 집합 수에는 제한이 없습니다. 그러나 목록에 표시할 수 있는 문서 집합의 수는 목록 보기 임계값으로 제한 됩니다.

• 공유 메타 데이터를 사용 하는 경우 문서 집합에서 공유 메타 데이터를 사용 하는 항목이 10 개 이상인 경우, 메타 데이터 업데이트는 타이머 작업에 따라 15 분 마다 실행 됩니다. 예를 들어 라이브러리의 상위 수준에 10 개의 문서가 있고 공유 메타 데이터가 있는 문서 집합의 단일 문서를 사용 하는 경우에는 시간 작업이 실행 되지 않습니다. 그러나 9 개 이상의 문서를 사용 하 여 다른 문서 집합을 추가 하면 타이머 작업이 실행 됩니다.

• 문서 집합 회람을 사용 하는 경우 콘텐츠 구성 도우미로 전송 되는 문서 집합은 자동으로 드롭다운 라이브러리에 유지 되 고 콘텐츠 구성 도우미 처리 타이머 작업을 통해 적절 한 위치로 이동 하며 기본적으로 매일 실행 됩니다.

사이트 모음에서 문서 집합을 사용 하려면 문서 집합 기능을 사용 하도록 설정 해야 합니다.

사이트 모음에 대해 문서 집합 기능을 사용 하도록 설정 하려면

1. 사이트 설정 페이지의 사이트 모음 관리에서 사이트 모음 기능을 클릭 합니다.

2. 기능 페이지의 문서 집합에서 활성화를 클릭 합니다.

문서 집합 기능을 사용 하도록 설정한 후에는 문서 집합 콘텐츠 형식을 만들 수 있습니다.

문서 집합 콘텐츠 형식 계획

SharePoint 2013에서 사용자 식별 및 문서 사용법 분석문서를 사용 하 여 수행할 수 있는 문서 사용 분석 워크시트를 사용 하 여 솔루션에 대 한 문서 집합 콘텐츠 형식을 계획할 수 있습니다. 그런 다음 콘텐츠 형식 워크시트 (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409)를 사용 하 여 솔루션에서 사용할 각 새 문서 집합 콘텐츠 형식에 대 한 결정을 기록할 수 있습니다.

콘텐츠 형식 워크시트를 사용 하 여 문서 집합 콘텐츠 형식을 계획 하려면

1. 콘텐츠 형식 워크시트의 콘텐츠 형식    필드에 설정 된 문서 를 입력 합니다.

2. 새 문서 집합 콘텐츠 형식이 정의 될 사이트 URL을 입력 합니다. 콘텐츠 형식은 자신이 정의 된 사이트 및 해당 사이트 아래의 모든 사이트에서 사용할 수 있습니다.

3. 상위 콘텐츠 형식 확인    콘텐츠 형식 워크시트의 상위 콘텐츠 형식    필드에서 상위 문서 집합 콘텐츠 형식을 입력 합니다. 이는 이미 계획 한 사용자 지정 문서 집합 콘텐츠 형식이 나 주요 문서 집합 콘텐츠 형식 중 하나입니다.

4. 문서 집합 설정 결정    콘텐츠 형식 워크시트에서 다음 문서 집합 설정을 확인 한 다음 지정 합니다.

   1. 허용 되는 콘텐츠 형식 결정    이 문서 집합 콘텐츠 형식에 허용 되는 기본 콘텐츠 형식을 지정 합니다.

   2. 기본 콘텐츠 확인    만드는 문서 집합 콘텐츠 형식이 문서 집합의 새 인스턴스를 만들 때 자동으로 기본 콘텐츠를 만들도록 구성 되어 있는 경우 문서 집합에 수동으로 파일을 추가할 수 있습니다. 문서 집합에 허용 되는 콘텐츠 형식의 파일만 추가할 수 있습니다.

   3. 공유 열 결정    문서 집합에 대 한 열 값을 집합에 포함 된 모든 문서와 자동으로 동기화 해야 하는지 여부를 지정 합니다.

   4. 시작 페이지 열 결정    각 문서 집합에 대 한 시작 페이지에 표시할 열을 지정 합니다.

   5. 시작 페이지 보기 확인    시작 페이지에서 문서 집합의 콘텐츠를 표시 하는 보기를 지정 합니다.

5. 열 및 열 순서 결정    콘텐츠 형식 워크시트의 계획 열    테이블에서 다음을 수행 합니다.

   1. 상위 콘텐츠 형식에서 상속 된 각 열을 입력 합니다. 새로 만들기?    열에 각 항목에 대해 아니요 를 입력 합니다.

   2. 각 추가 열에 대해 미리 정의 된 열 또는 만들 열의 이름을 입력 합니다. 추가 열의 이름과 해당 형식을 입력 하 고 새 열을 표시할지 여부를 지정 합니다.

6. 워크시트의 계획 서식 파일    섹션에서 없음을 입력 합니다.

7. 워크플로 결정    문서 집합 콘텐츠 형식과 관련 된 사용 가능한 워크플로가 있는 경우 필요에 따라 콘텐츠 형식에 연결할 수 있습니다. 그런 다음 해당 콘텐츠 형식의 모든 목록 항목에서 워크플로를 시작할 수 있습니다. 워크플로 계획에 대 한 전체 설명은 워크플로 계획을 참고 하세요. 워크플로를 검토 하 고 사용할 수 있는 워크플로를 확인 한 후 각 워크플로를 입력 하 여 콘텐츠 형식 워크시트의 계획 워크플로    테이블에 있는 콘텐츠 형식과 연결 합니다. 워크플로가 상위 콘텐츠 형식에서 상속 되지 않은 경우에는 새    열에 해당 정보를 입력 합니다.

8. 정책 결정    정책은 콘텐츠 종류에 대 한 규칙 집합입니다. 정책 기능은 콘텐츠 형식의 항목을 인쇄할 수 있는지 또는 항목에 대 한 감사 해야 하는 작업 등 각 규칙의 세부 정보를 제공 합니다. 정책 계획에 대 한 자세한 내용은 SharePoint Server 2013의 정보 관리 정책 계획을 참고 하세요. 정책을 검토 하 고 사용할 수 있는 정책 기능 및 정책 템플릿을 확인 한 후 콘텐츠 형식 워크시트의 정책 계획    섹션에서 다음을 수행 합니다.

   1. 상위 콘텐츠 형식에 정책 설정이 있는 경우 새 콘텐츠 형식에서 변경 되지 않은 상태로 적용 됩니다. 이렇게 하면 정책 설정이 완료 된 후에 모든 관련 콘텐츠 형식에서 정책이 적용 됩니다. 현재 콘텐츠 형식이 상위 형식에서 정책 설정을 상속 하는 경우 콘텐츠 형식 워크시트의 정책 계획    섹션에서 "상위 콘텐츠 형식에 정의 된 정책" 이라고 질문 에 응답 합니다 .

   2. 현재 콘텐츠 형식이 상위 콘텐츠 형식에 따라 정책을 상속 하는 경우 정책 계획    섹션의 정책 이름 기록    필드에 정책 서식 파일의 이름을 입력 합니다. 마찬가지로 현재 콘텐츠 형식에 정책이 상속 되지 않고 정책 서식 파일을 적용 하려는 경우 정책 계획    섹션의 정책 이름    에 대 한 자세한 내용 필드에 정책 서식 파일의 이름을 입력 합니다.

   3. 현재 콘텐츠 형식이 상위 콘텐츠 형식에서 하나 이상의 개별 정책 기능을 상속 하는 경우 워크시트의 정책 계획    섹션에 있는 기능    테이블에 각 정책 기능을 입력 합니다. 반대로 현재 콘텐츠 형식이 정책을 상속 하지 않고 정책 기능을 현재 콘텐츠 형식과 연결 하려는 경우 기능    테이블에 해당 정책 기능을 입력 합니다. 개별 정책 기능 및 정책을 이름에 따라 콘텐츠 형식에 연결할 수 없습니다.

워크시트

이 문서에서 설명 하는 정보를 기록 하려면 다음 워크시트를 사용 합니다.

• 콘텐츠 형식 워크시트 (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409)

• 문서 사용 현황 워크시트 분석 (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=165873&clcid = 0x409)