SharePoint의 문서 버전 관리, 콘텐츠 승인 및 체크 아웃 컨트롤 계획

버전 관리, 콘텐츠 승인 및 체크 아웃 정보

SharePoint Server 2016 에는 문서 라이브러리에서 문서를 제어 하는 데 도움이 되는 다음과 같은 기능이 포함 되어 있습니다.

• 버전 관리 는 문서의 연속 반복에 번호를 매겨 저장 하는 방법입니다.

• 콘텐츠 승인은 승인자 권한이 있는 사이트 멤버가 콘텐츠 게시를 제어 하는 방법입니다.

• 체크 아웃 및 체크 인은 사용자가 문서의 새 버전이 만들어지는 시점을 보다 효율적으로 제어할 수 있는 방법 이며 문서를 체크 인할 때 변경한 내용에 대해서도 메모를 작성 합니다.

문서 라이브러리의이 문서에서 설명 하는 콘텐츠 관리 기능에 대 한 설정을 구성 합니다. 솔루션의 라이브러리에서 이러한 설정을 공유 하려면 콘텐츠 관리 설정을 포함 하는 문서 라이브러리 서식 파일을 만들 수 있습니다. 이를 통해 새 라이브러리에 콘텐츠 관리 결정 사항이 반영 되도록 할 수 있습니다.

버전 관리에 대 한 자세한 내용은 목록 또는 라이브러리의 버전 관리 설정 및 구성을참조 하세요.

계획 버전 관리

문서 라이브러리의 기본 버전 관리 컨트롤은 사이트 모음 서식 파일에 따라 달라 집니다. 그러나 특정 요구 사항에 따라 문서 라이브러리에 대 한 버전 관리 컨트롤을 구성할 수 있습니다. 각 문서 라이브러리에는 라이브러리의 문서 종류에 가장 잘 맞는 버전 관리 컨트롤이 있을 수 있습니다. SharePoint Server 2016 에는 다음과 같은 세 가지 버전 관리 옵션이 있습니다.

• 버전 관리 없음      이전 버전의 문서가 저장 되지 않도록 지정 합니다. 버전 관리를 사용 하지 않는 경우 이전 버전의 문서는 검색할 수 없으며 문서의 각 반복과 함께 제공 되는 주석이 저장 되지 않으므로 문서 기록도 보존 되지 않습니다. 중요 하지 않은 콘텐츠나 변경 되지 않는 콘텐츠가 포함 된 문서 라이브러리에이 옵션을 사용 합니다.

• 주 버전 만들기      간단한 버전 지정 체계 (예: 1, 2, 3)를 사용 하 여 번호 매기기 문서 버전을 유지 하도록 지정 합니다. 저장 공간에 미치는 영향을 제어 하기 위해 최신 버전에서 다시 계산 하는 이전 버전의 수를 지정할 수 있습니다.

  주 버전 관리에서는 문서의 새 버전이 저장 될 때마다 문서 라이브러리에 대 한 사용 권한이 있는 모든 사용자가 해당 콘텐츠를 볼 수 있게 됩니다. 문서 초안 버전과 게시 된 버전을 구분 하지 않으려면이 옵션을 사용 합니다. 예를 들어 조직의 작업 그룹에서 사용 되는 문서 라이브러리에서, 팀의 모든 멤버가 각 문서의 모든 이터레이션을 볼 수 있어야 하는 경우 주요 버전 관리를 선택 하는 것이 좋습니다.

• 주 버전과 부 버전 (초안) 만들기      주 버전 지정 체계 (예: 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1)를 사용 하 여 번호가 매겨진 문서 버전을 유지 하도록 지정 합니다. .0 에서 끝나는 버전은 주 버전이 며, 0이 아닌 확장명으로 끝나는 버전은 부 버전입니다. 문서의 이전 주 버전과 부 버전은 현재 버전과 함께 저장 됩니다. 저장 공간에 미치는 영향을 제어 하기 위해 최신 버전에서 다시 계산 하는 이전 주 버전의 수를 지정할 수 있습니다. 유지 되는 주 버전의 각 부 버전을 포함 해야 하는 수를 지정할 수도 있습니다. 예를 들어 부 버전을 두 개의 주 버전에 대해 유지 하도록 지정 하 고 현재 주 버전이 4.0 이면 3.1에서 시작 하는 모든 부 버전이 유지 됩니다.

  주 버전과 부 버전 관리에서는 읽기 권한이 있는 사용자가 문서의 주 버전을 볼 수 있습니다. 부 버전도 볼 수 있는 사용자를 지정할 수 있습니다. 일반적으로 항목을 편집할 수 있는 사용자에 게 부 버전을 보고 작업 하는 권한을 부여 하 고, 읽기 권한이 있는 사용자가 주 버전만 표시 하도록 제한 하는 것이 좋습니다.

  청중에 게 표시 될 수 있는 게시 된 콘텐츠와 아직 게시할 준비가 되지 않은 초안 콘텐츠를 구분 하려는 경우 주 버전과 부 버전 관리를 사용 합니다. 예를 들어 조직의 혜택을 설명 하는 인적 자원 웹 사이트에서 주 버전과 부 버전 관리를 사용 하 여 설명이 수정 되는 동안 혜택 설명에 대 한 직원의 액세스를 제한할 수 있습니다.

콘텐츠 승인 계획

콘텐츠 승인을 사용 하 여 콘텐츠를 공식화 하 고 제어 하 여 대상 그룹에 게 제공 합니다. 예를 들어 제품 또는 서비스 중 하나로 콘텐츠를 게시 하는 엔터프라이즈는 콘텐츠를 게시 하기 전에 법률을 검토 하 고 승인을 받아야 할 수가 있습니다.

콘텐츠 승인이 대기 하는 문서 초안은 보류 상태에 있습니다. 승인자가 문서를 검토 하 고 콘텐츠를 승인 하면 읽기 권한이 있는 사용자가 볼 수 있게 됩니다. 문서 라이브러리 소유자는 문서 라이브러리에 대 한 콘텐츠 승인을 사용 하도록 설정할 수 있으며, 선택적으로 워크플로를 라이브러리와 연결 하 여 승인 프로세스를 실행할 수 있습니다.

승인을 위해 문서가 제출 되는 방법은 문서 라이브러리의 버전 관리 설정에 따라 달라 집니다.

• 버전 관리 없음      버전 관리를 사용 하지 않고 문서의 변경 내용을 저장 하면 문서의 상태가 보류 중이 됩니다. SharePoint Server 2016 읽기 권한이 있는 사용자가 계속 볼 수 있도록 문서의 이전 버전을 유지 합니다. 보류 중인 변경 내용이 승인 된 후에는 읽기 권한이 있고 이전 버전이 유지 되지 않는 사용자가 새 버전의 문서를 볼 수 있습니다.

  버전 관리를 사용 하 고 있지 않고 새 문서를 문서 라이브러리에 업로드 하는 경우 보류 상태의 라이브러리에 추가 되며 승인 될 때까지 읽기 권한이 있는 사용자가 볼 수 없습니다.

• 주 버전 만들기      주요 버전 관리를 사용 하는 경우 문서에 대 한 변경 내용이 저장 되 고 문서 상태가 보류 중이 고 문서에 대 한 이전 주 버전을 읽기 권한이 있는 사용자가 볼 수 있게 됩니다. 문서 변경 내용이 승인 되 면 문서의 새 주 버전이 만들어지고 읽기 권한이 있는 사용자가 사용할 수 있게 되며 이전 주 버전이 문서의 기록 목록에 저장 됩니다.

  주요 버전 관리를 사용 하는 경우 새 문서는 문서 라이브러리에 추가 되 고, 보류 상태의 라이브러리에 추가 되며, 읽기 권한이 있는 사용자가 버전 1로 승인 될 때까지이를 볼 수 없습니다.

• 주 버전과 부 버전 (초안) 만들기      주 버전과 부 버전 관리를 사용 하는 경우 문서 변경 내용이 저장 되는 경우, 작성자는 문서의 새 부 버전을 초안으로 저장 하거나 새 주 버전을 만들어 문서의 상태를 보류 중으로 변경할 수 있습니다. 문서의 변경 내용이 승인 되 면 문서의 새 주 버전이 만들어지고 읽기 권한이 있는 사용자가 사용할 수 있게 됩니다. 주 버전과 부 버전 관리에서는 문서의 주 버전과 부 버전의 문서 기록 목록이 유지 됩니다.

  주 버전과 부 버전 관리를 사용 중이 고 새 문서가 문서 라이브러리에 업로드 되는 경우 초안 상태에서 버전 0.1 또는 작성자가 승인을 즉시 요청할 수 있는 라이브러리에 추가할 수 있습니다. 이 경우 문서 상태가 보류 중이 됩니다.

계획 체크 아웃 및 체크 인

문서를 편집 하기 전에 사용자가 문서 라이브러리에서 문서를 체크 아웃 하도록 요구할 수 있습니다. 체크 아웃과 체크 인을 요구 하는 경우의 이점은 다음과 같습니다.

• 문서 버전이 생성 되는 시기를 보다 효율적으로 제어할 수 있습니다. 문서를 체크 아웃 하면 작성자는 문서를 체크 인하지 않고 저장할 수 있습니다. 문서 라이브러리의 다른 사용자는 이러한 변경 내용을 볼 수 없으며 새 버전이 만들어지지 않습니다. 다른 사용자에 게 표시 되는 새 버전은 만든이가 문서를 체크 인할 때만 생성 됩니다. 이렇게 하면 작성자가 보다 유연 하 고 효율적으로 제어할 수 있습니다.

• 향상 된 메타 데이터 캡처. 문서가 체크 인 되 면 작성자는 문서에 대 한 변경 내용을 설명 하는 메모를 작성할 수 있습니다. 이렇게 하면 문서의 변경 내용에 대 한 진행 기록 기록이 만들어집니다.

솔루션에서 사용자가 체크 인하고 체크 아웃 하 여 편집할 문서를 요구 하는 경우 이러한 작업을 지 원하는 Office 2016 클라이언트 응용 프로그램의 기능을 사용할 수 있습니다. 사용자는 Office 2016 클라이언트 응용 프로그램에서 문서를 체크 아웃 하 고 체크 아웃을 실행 취소 하 고 문서를 체크 인할 수 있습니다.

문서가 체크 아웃 되 면 사용자가 단독으로 편집할 수 없도록 잠겨 있습니다. 사용자가이 파일의 편집 내용을 저장 하면 변경 내용이 업로드 되 고 서버에 저장 됩니다. 변경 내용은 사용자에 게 공개 되며 다른 사람에 게 표시 되지 않습니다. 사용자가 문서를 체크 인할 준비가 되 면 최신 변경 내용이 다른 사용자에 게 표시 되 고 게시 됩니다.

Office 2016 클라이언트 응용 프로그램에서 콘텐츠 편집 옵션을 변경 하 여 서버의 체크 아웃 된 문서를 유지 하도록 선택할 수도 있습니다.