요약: 문서 관리 솔루션의 요소 및 2013년 2013년의 문서 관리 계획 프로세스에 대해 SharePoint 알아보십시오.
이 문서에는 를 기반으로 하는 문서 관리 솔루션의 다양한 요소에 대한 SharePoint Server 2016.
문서 관리는 조직의 문서의 수명 주기( 문서가 생성, 검토 및 게시되는 방법 및 최종적으로 해당 문서가 최종적으로 또는 보존되는 방법을 제어합니다. "관리"라는 용어는 조직의 최상위에서 정보를 제어한다는 의미지만 효과적인 문서 관리 시스템은 이를 사용하는 조직의 문화를 반영해야 합니다. 문서 관리에 사용하는 도구는 기업의 문화와 목표에 맞는 문서의 수명 주기를 단단히 제어할 수 있을 만큼 유연해야 합니다. 또한 기업에 더 적합한 경우 보다 느슨하게 구조화된 시스템을 구현할 수 있습니다.
문서 관리 시스템의 요소
효과적인 문서 관리 솔루션은 다음을 지정합니다.
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조직에서 만들 수 있는 문서 및 기타 콘텐츠의 종류.
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각 문서 종류에 사용할 템플릿입니다.
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각 종류의 문서에 대해 제공할 메타데이터입니다.
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수명 주기의 각 단계에서 문서를 저장할 위치입니다.
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수명 주기의 각 단계에서 문서에 대한 액세스를 제어하는 방법
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조직 내에서 문서를 팀 구성원으로 이동하여 문서의 생성, 검토, 승인, 게시 및 디스패치에 기여하는 방법
SharePoint Foundation 2013 문서 관리의 이러한 모든 측면을 구현하는 기능이 포함되어 있습니다. SharePoint Server 2016 기능을 포함하며 다음도 추가합니다.
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문서 관련 작업이 감사되고, 문서가 적절하게 보존 또는 처리되고, 조직에 중요한 콘텐츠가 보호될 수 있도록 문서에 적용할 정책
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법적 요구 사항 및 회사 지침에 따라 보존해야 하는 문서를 회사 레코드로 처리하는 방법.
정보 작업자가 일상적인 작업 및 친숙한 도구에서 떠날 필요 없이 이러한 기능을 쉽게 활용할 수 있도록 Microsoft Office 시스템 (예: Microsoft Outlook 및 Word )의 애플리케이션에는 문서의 수명 주기에서 각 단계에 지원하는 기능도 포함됩니다.
계획 프로세스
문서 관리 계획 프로세스는 다음 주요 단계로 구성됩니다.
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문서 관리 역할 식별 계획에 조직의 주요 이해 관계자의 피드백이 통합되어 있으며, 솔루션을 구현하기에 가장 적합한 팀이 있으며, 문서 관리 프로세스에 누가 참여할지 알고 있습니다.
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문서 사용 현황 분석 문서에서 작업하는 사람이 누구인지 확인한 후 작업하는 문서의 종류와 문서의 사용 방법을 결정합니다. 자세한 내용은 사용자 식별 및 문서 사용 현황 분석(SharePoint Server 2010)을 참조하세요.
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문서 구성 계획 사이트 모음, 사이트 및 라이브러리에서 문서를 구성할 수 있습니다. SharePoint Server 2016 문서 만들기 및 공동 작업을 위해 전문 사이트부터 느슨하게 구조화된 문서 라이브러리까지 문서를 구성하고 저장하는 데 도움이 되는 다양한 기능을 제공합니다. 라이브러리 내에서 콘텐츠를 폴더 및 하위 폴더로 추가로 구성할 수 있습니다. 자세한 내용은 문서 라이브러리 계획(SharePoint Server 2010)을 참조하세요.
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위치 간에 콘텐츠 이동 방식 계획 수명 주기의 다른 단계에서 한 사이트 또는 라이브러리에서 다른 사이트 또는 라이브러리로 문서를 이동하거나 복사해야 할 수 있습니다. 자세한 내용은문서라이브러리 계획(SharePoint Server 2010)에서 "콘텐츠 흐름 계획"을 참조하세요.
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콘텐츠 형식 계획 콘텐츠 형식을 사용하여 메타데이터, 문서 템플릿 및 워크플로 프로세스와 같은 문서에 대한 정보를 구성합니다. 이 단계는 문서를 구성하고 조직 전체에서 일관성을 적용하는 데 도움이 되는 중요한 단계입니다. 자세한 내용은 콘텐츠 유형 및 워크플로 계획(SharePoint Server 2010)을 참조하세요.
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워크플로 계획 조직의 워크플로를 계획할 때 각 참가자가 문서의 수명 주기에서 공동 작업할 때 문서가 한 팀 구성원에서 다른 팀 구성원으로 이동하는 방법을 제어하고 추적할 수 있습니다. SharePoint Server 2016 검토 및 검토와 같은 일반적인 팀 작업에 대한 워크플로가 포함됩니다. SharePoint Server 2016 워크플로 만들기 및 설치도 지원됩니다. 자세한 내용은 콘텐츠 유형 및 워크플로 계획(SharePoint Server 2010)을 참조하세요.
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콘텐츠 거버넌스 계획 콘텐츠 유형 또는 저장소 위치를 기반으로 하는 적절한 수준의 제어를 계획할 수 있습니다. 예를 들어 편집하기 전에 특정 라이브러리의 문서를 체크 아웃해야 할 수 있습니다. 자세한 내용은 버전 관리, 콘텐츠 승인 및 체크 아웃 계획(SharePoint Server 2010)을 참조하세요.
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정책 계획 각 콘텐츠 유형에 대해 조직의 기관 및 법적 요구 사항에 따라 문서가 감사, 보존 및 처리될 수 있도록 정보 관리 정책을 계획합니다. SharePoint Server 2016, 문서 보존 및 바코드를 구현하는 정책이 포함되어 있습니다(인쇄된 콘텐츠가 해당 전자 버전과 상호 관련될 수 있는지 확인). 자세한 내용은 정보 관리 정책 계획(SharePoint Server 2010)을 참조하세요.
참고: 정책은 에서 사용할 SharePoint Foundation 2013.
