Microsoft Excel 스프레드시트를 사용하여 프로젝트를 관리해 왔으며 실제로 변경할 이유가 없다는 것을 인정할 수 있습니다. 여러분은 혼자가 아닙니다.
Excel에서 프로젝트 계획을 시작하는 이유는 모든 프로젝트를 빠르게 나열하고, 원하는 대로 정렬하고, 심지어 Gantt 차트와 유사한 것을 만드는 데 도움이 되기 때문입니다. 그러나 프로젝트의 변경 사항을 계산할 때는 스프레드시트가 부족합니다.
여러 프로젝트, 중단된 일정, 공유 리소스를 처리하는 자신을 발견하면 스프레드시트에서 일정을 유지하는 것이 압도적인 작업이 됩니다. 동적 예약 엔진, 리소스 관리 도구 및 더 나은 커뮤니케이션을 위한 지원을 통해 Microsoft Project는 계획대로 진행하는 데 도움이 될 수 있습니다.
실행할 작업
전사적 리소스 관리 활용
스프레드시트를 사용하여 프로젝트를 추적할 때 단일 자원이 여러 프로젝트에 할당되면 어떻게 될까요? 수동으로 또는 타사 프로그램을 사용하여 프로젝트 계획 외부의 리소스를 관리해야 합니다. 리소스가 의도치 않게 초과 할당되는 경우가 많으며 작업 일정을 변경하느라 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
Microsoft Project Server를 사용하여 organization의 모든 프로젝트를 중앙의 전사적 자원 풀에서 그릴 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트 관리자는 해당 리소스를 작업에 할당하기 전에 해당 리소스의 가용성을 빠르게 확인할 수 있습니다.
Project에서 날짜 변경의 영향을 계산하도록 합니다.
스프레드시트에서 프로젝트를 추적했다고 가정해 보겠습니다. 이 프로젝트에는 다른 프로젝트에서 특정 결과물을 생성할 때까지 시작할 수 없는 작업이 있습니다. 해당 결과물은 6월 18일에 완료될 예정입니다. 지금은 6월 25일이지만 여전히 기다리고 있습니다. 해당 결과물에 따라 달라지는 작업의 새 날짜로 스프레드시트를 업데이트하는 데 얼마나 걸리나요? 작업이 거의 끝나면 길지 않을 수도 있지만, 작업이 거의 시작에 가까워지면 어떻게 될까요? 프로젝트에 50개가 훨씬 넘는 작업이 있는 경우에는 어떻게 해야 할까요? 작업이 100개가 넘나요?
Project에서는 동적 일정 엔진을 사용하여 프로젝트 일정 및 자원 배정을 빠르게 조정하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 모든 종속성, 결과물 및 리소스 할당을 고려하여 날짜 변경과 그 영향을 원활하게 처리합니다. 일정이 자동으로 다시 계산될 뿐만 아니라 변경된 날짜도 강조 표시되므로 각 일정 교대의 효과를 빠르게 확인할 수 있습니다.
유연한 보고 방법 사용
10분 후에 관리자와 즉석 회의를 열어 프로젝트 상태에 대해 논의합니다. 프로젝트 진행 상황에 대한 보고서를 가져오고 싶지만 너무 짧게 할 수 있는 최선은 스프레드시트를 인쇄하고 모든 데이터가 정확하기를 바라는 것입니다. 관리자에게 프로젝트에 대한 보다 강력한 보고서를 제공하고 싶지만 스프레드시트를 사용할 때는 그렇게 짧은 통지로 불가능합니다.
Project를 사용하면 서식 파일을 사용하여 Microsoft Visio Professional의 피벗 다이어그램으로 데이터를 내보내는 시각적 보고서를 빠르게 생성할 수 있습니다. 프로젝트에 대해 설정한 사용자 지정 필드를 포함하여 보고서에서 강조 표시할 필드를 선택하고 경영진과의 모임에 대한 클린하고 간결한 보고서를 제시할 수 있습니다.
Excel과 통합
프로젝트 데이터를 Excel로 내보내면 강력한 스프레드시트 기능을 계속 사용하는 동시에 Project를 활용하여 프로젝트의 일정 및 리소스를 추적할 수 있습니다. Excel 데이터를 프로젝트 계획에 가져오거나 포함할 수도 있습니다.