작성자: Jane Suchan, PMP
프로젝트 관리는 달성하고자 하는 것이 무엇인지 파악하고, 이를 달성하기 위해 수행해야 할 작업 목록을 만들고, 시간이 얼마나 걸릴지 결정하고, 비용이 얼마인지 계산하는 것입니다. 간단해 보이죠? 하지만 정말 어려운 부분은 모든 것을 추적하는 것입니다. 프로젝트가 제 시간에 실행되고 있나요? 예정보다 일찍 완료될까요? 예산 미만입니까? 모든 작업이 완료된 후에도 여전히 예산 범위 이하로 유지될까요?
프로젝트의 상태를 평가하는 한 가지 방법은 원래 프로젝트 계획과 실제로 발생하는 상황 간의 차이를 추적하는 것입니다. 이 격차는 의도된 또는 예산 금액과 실제 지출된 금액을 비교한 분산으로 더 잘 알려져 있습니다. 분산 분석은 실제 프로젝트 결과를 계획되거나 예상한 결과와 비교하는 관행입니다. 프로젝트가 얼마나 잘 또는 얼마나 나쁘게 진행되고 있는지 정량화하는 방법입니다.
차이 계획: 기준선 설정
프로젝트 차이를 결정하려면 출발점으로 땅에 말뚝을 박아야 합니다. 이것이 기준선입니다. 이것이 없으면 움직이는 표적을 쫓고 제어하려고 시도하게 됩니다. 차이 추적 및 보고를 적용하기 전에 설정해야 할 두 가지 주요 기준은 비용과 일정입니다. 그러나 거기에 도달하기 전에 프로젝트 scope를 확정해야 합니다.
작업 중단 구조를 사용하여 scope 만들기
scope baseline에는 모든 프로젝트 결과물이 포함됩니다. 따라서 수행해야 할 모든 작업을 식별합니다. scope를 문서화하는 한 가지 방법은 프로젝트 결과물의 계층적 보기인 WBS(Work-Breakdown Structure)를 만드는 것입니다. 계층 구조의 각 수준은 점점 더 자세한 결과물에 대한 설명을 나타냅니다. 예를 들어, 새 주택 건설을 위한 WBS에는 기초, 프레임, 지붕, 전기 및 배관 시스템뿐만 아니라 조경 계획, 건축 도면 및 검사 허가가 포함됩니다.
일정 및 비용 기준 설정
일정 및 비용 기준은 scope가 결정된 후에만 설정됩니다. 프로젝트가 무엇을 생산할 것인지에 대한 명확한 그림이 없으면 시간이 얼마나 걸릴지, 비용이 얼마인지 결정할 수 없습니다.
일정 기준선은 승인된 프로젝트 일정이며, 일정 성과를 측정하고 보고하기 위한 기준입니다. 비용 기준선은 비용 대비 성능을 측정할 승인된 시간별 예산입니다. 특정 프로젝트 기간이나 단계에 대한 비용을 추가하여 결정되며, 프로젝트 작업에 비용을 할당해야 합니다. 프로젝트 구성 요소에 비용을 할당하는 것은 시간이 많이 걸릴 수 있지만 이해 관계자와 프로젝트 스폰서가 매우 관심을 가질 보다 자세하고 정확한 비용 대비 성능 보고를 수행할 수 있게 해줍니다.
일정 및 비용 기준을 설정하려면 다음을 수행합니다.
- WBS에서 각 결과물을 생산하기 위한 활동과 작업을 식별하여 일정을 개발합니다.
- 각 작업에 대한 리소스를 식별합니다. 제약 조건이나 각 사람이 이 프로젝트에 현실적으로 얼마를 할애할 수 있는지 고려하세요.
- 각 작업을 완료하는 데 걸리는 시간(시간 또는 일)을 예측합니다.
- 각 리소스의 평균 시간별 또는 일일 요금과 작업과 관련된 고정 비용을 포함하여 각 작업의 비용을 예측합니다.
- 다른 작업에 의존하는 작업을 파악한 후 중요한 경로를 개발합니다.
- 비용 기준선을 개발합니다. 프로젝트의 비용 성능을 측정하기 위한 시간별 예산입니다. 이렇게 하려면 작업 또는 기간별로 예상 비용을 추가합니다.
차이에 대응: 변경 제어
scope, 일정 및 비용 기준을 설정한 후 팀에서 이러한 계획의 차이를 관리하기 위해 수행할 단계를 만듭니다. 이 정보는 프로젝트 변경 관리 플랜이 됩니다. 이 계획은 프로젝트 변경 요청(PCR)이 필요하다고 결정하는 시기, 차이를 문서화하고 승인을 위해 제출하는 방법 및 변경 요청이 승인된 후 수행되는 작업을 정의합니다.
차이 계산은 PCR이 필요한지 여부와 프로젝트 일정 또는 비용 기준이 변경되는지 여부를 결정하는 데 사용됩니다. 분산은 양수 또는 음수일 수 있습니다.
- 양의 분산은 프로젝트가 일정보다 앞당겨졌거나 예산 미만임을 나타냅니다. 긍정적인 시나리오를 사용하면 돈과 자원을 부정적인 영역에 있는 사람들에게 재할당할 수 있습니다.
- 음수 분산은 프로젝트가 일정보다 늦어지거나 예산을 초과했으며 조치를 취해야 한다는 지표입니다. 예산을 늘리거나 감소된 이윤을 받아들여야 할 수도 있습니다.
차이 임계값은 모든 프로젝트 변경 관리 계획의 중요한 구성 요소입니다. 이는 프로젝트에 대한 중대한 변경 사항을 구성하므로 PCR의 문서화 및 승인이 필요합니다. 모든 PCR이 scope, schedule 또는 budget을 다시 설정하는 것은 아닙니다. 이는 완료하는 데 상당한 시간이 필요할 수 있는 중요한 작업이며 프로젝트 organization 위아래로 승인을 받아야 합니다.
프로젝트의 수명 주기 전반에 걸쳐 비용 및 일정 차이를 추적하면 약점(반복적인 변경이 있는 영역)을 식별하고 그에 따라 대응하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어 테스트 팀이 지속적으로 지연되는 경우, 일정을 지키기 위해 추가 리소스를 할당해야 할 수도 있습니다.
한 단계 더 나아가기: 진척 가치 분석
주어진 시간에 비용과 일정을 추정하기 위한 프로젝트 관리 기법인 획득 가치를 언급하지 않고는 프로젝트 차이에 대한 논의가 완전하지 않습니다. 진척 상황 분석은 완료된 작업을 설정된 기준과 비교합니다. 현재 프로젝트 성과를 평가하고 필요한 경우 과정을 수정하는 데 도움이 됩니다.
진척 상황 분석을 수행하려면 WBS, 자세한 프로젝트 일정, 계획된 작업에 대한 예산(단계 또는 기간별)이 있어야 합니다.
진척 가치 질문하기
언제든지 진척 상황 분석에서는 다음 세 가지 주요 질문을 하여 프로젝트 상태를 측정합니다.
- 계획 값: 작업에 필요한 금액은 얼마입니까?
- 진척 상황: 실제로 완료한 항목
- 실제 비용: 작업을 완료하는 데 얼마가 들었나요?
PV(계획 가치)는 계획된 작업의 예산 비용입니다. EV(진척 상황)는 완료된 작업의 모든 예산 비용을 합한 것입니다. 실제 비용(AC)은 생산된 작업에 지출된 비용입니다.
진척 가치 분석에 대한 학습
진척 가치를 설명하는 가장 쉬운 방법은 예제를 통해서입니다. 예산이 $100,000인 4개월 프로젝트를 관리한다고 가정해 보겠습니다. 3개월이 지났는데 팀이 작업의 절반만 완료했으므로 EV는 50,000달러라는 것을 깨닫게 됩니다. 프로젝트 일정에 따르면 지금쯤 작업의 약 75%가 완료되어야 하므로 PV는 $75,000입니다. 또한 팀이 지금까지 90,000달러를 지출했으므로 AC는 90,000달러라는 것도 알고 있습니다.
이 숫자를 사용하여 비용 및 일정 차이를 계산할 수 있습니다. 비용 차이(CV)는 수행된 작업의 실제 비용과 프로젝트 예산 간의 차이를 측정합니다.
CV = EV – AC
일정 차이(SV)는 프로젝트 일정 대비 실제 진행률을 측정합니다.
SV = EV – PV
위의 예를 사용할 경우 이 프로젝트의 비용 차이는 $50,000 – $90,000 = $40,000입니다. 일정 차이는 $50,000 – $75,000 = $25,000입니다.
모든 프로젝트 관리자는 프로젝트가 예산의 90%를 소비했지만 작업의 50%만 완료했음을 알 수 있습니다. 프로젝트가 예정보다 느려지고 완료될 때쯤에는 예산을 초과할 것이므로 변경이 필요합니다. 프로젝트 관리자는 작업을 완료하기 위해 scope를 줄이거나, 일정을 연장하거나, 더 많은 자금을 확보해야 합니다.
차이 추적 시작
분산 추적을 프로젝트 관리에 통합하는 것은 매우 간단하지만 체계적인 접근 방식이 필요합니다. 프로젝트 할당이 완료되면 스폰서와 협력하여 scope, 예산 및 일정을 설정합니다. 그런 다음 팀과 협력하여 차이 임계값을 식별하고 임계값을 초과하는 경우 차이를 처리하는 방법을 설명하는 강력한 변경 관리 계획을 만듭니다. WBS를 개발하고 자세한 프로젝트 일정을 정의한 후 프로젝트 일정 및 예산을 설정할 수 있습니다. 모든 구성 요소가 준비되면 차이를 추적하고 변경 관리 계획을 실행할 준비가 된 것입니다.
| 저자 소개 Jane Suchan은 엔터프라이즈 비즈니스 이니셔티브를 관리하고 프로젝트 관리 방법론을 개발한 경험이 있는 프로그램 관리자입니다. Jane은 워싱턴 주 시애틀에 살고 있습니다. |
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