Project Web App에서 작업을 수행하는 시간을 제출하는 것도 중요하지만 프로젝트 관리자와 보다 일반적인 방식으로 작업 진행 상황을 파악하는 것도 똑같이 중요합니다.
이 문서에서는 다음과 같은 내용을 다룹니다.
시간과 작업 진행 상황의 차이는 무엇인가요?
Project Web App에서 작업 진행률을 보고하는 방법에 대해 이야기하기 전에 시간과 작업 진행률의 차이를 명확히 하는 것이 중요합니다.
|
시간은 특정 작업을 수행하는 데 걸린 실제 시간입니다. 이는 작업 주 동안 다양한 작업에 걸린 시간을 파악하기 위해 작업표에 입력하는 항목입니다. |
|---|---|
|
작업 진행 상황은 완료된 작업 비율(완료율) 및 작업이 완료되기까지 남아 있는 작업 시간(남은 작업 시간) 등을 나타내는 포괄적인 용어입니다. |
작업 진행 상황을 제출하면 작업이 어떻게 진행되고 있는지에 대해 보다 포괄적으로 이해할 수 있습니다.
예를 들어 보겠습니다.
이 예제에서 사용자는 40시간이 걸릴 것으로 예정된 작업을 배정받았습니다.
월요일에 8시간, 화요일에 4시간, 수요일에 8시간을 작업에 써 총 20시간을 사용했습니다.
| 월 | 화 | 수 | 목 | 금 | 합계 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 실제 | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| 예정 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
작업표에 입력할 시간 입니다.
이제 작업 진행 상황 관점에서 수행한 작업을 살펴보겠습니다.
40시간 중 20시간을 작업에 소요했지만 50% 완료했다는 생각이 들지 않을 수 있습니다.
훨씬 더 많이, 예를 들면 75% 정도 완료했거나 아직 그에 못 미친다고, 즉 25%밖에 완료하지 못했다고 느낄 수 있습니다.
40시간 중 20시간:
실제로 일정보다 앞선 경우:
또는 일정에 뒤처진 경우:
예상 완료율을 전달하면 작업 진행률이 됩니다. 작업에 남아 있는 예상 시간(남은 작업 시간)을 나타내는 것도 작업 진행 상황으로 간주됩니다.
다시 예제로 돌아와서, 예정된 40시간 중 20시간을 완료한 후에 작업이 완료되기까지 20시간 이상 남아 있다고 느낄 수 있습니다. 남은 예상 작업 시간을 프로젝트 관리자에게 제출함으로써 작업 진행 상황을 보고하게 되는 것입니다.
진행 상황을 보고하는 이유
작업표와 마찬가지로 작업 진행률에 대한 보고도 솔직히 말해서 사용자에 관한 것이 아닙니다. 이는 프로젝트 자체에 대한 것이며 시간에 맞춰 예산 범위 내에서 작업이 진행되고 있음을 확인하는 것입니다.
어떤 이유로든 작업 시간이 예상보다 오래 걸리는 경우 프로젝트 관리자가 전체 프로젝트가 탈선하지 않도록 나중에 작업을 재배치할 수 있습니다.
최선을 다해 작업을 수행하더라도 모든 일이 항상 예정된 대로 진행되는 것은 아닙니다. 좋은 프로젝트 관리자라면 알고 있겠지만, 작업 진행 상황이 일정과 맞지 않더라도 너무 스트레스를 받을 필요는 없습니다. 그저 솔직하게 상황이 어떻게 진행되는지 공유한다면 자신이 할 일을 하면서 프로젝트를 정상 궤도로 유지할 수 있습니다.
내 작업 진행 상황은 어디에 입력하나요?
이것은 다소 까다로운 질문입니다. 작업 진행률을 입력하기 위해 Project Web App을 설정하는 방법에는 두 가지가 있습니다.
시간 및 작업 진행 상황에 대한 개별 보기. organization이 이러한 방식으로 Project Web App을 설정한 경우 팀 구성원은 작업시트 보기에서 시간을 입력하고 제출하고 작업 보기에서 작업 진행 상황을 입력합니다.
- 시간 입력 형식: 작업표 보기의 시간
- 작업 진행 상황 입력 형식: 작업 보기의 완료율 + 작업 보기의 남은 작업 시간
시간 및 작업 진행률에 대한 하나의 통합된 보기입니다. organization이 이러한 방식으로 Project Web App을 설정한 경우 팀 구성원은 작업시트 보기에서 시간과 작업 진행률을 모두 캡처할 수 있습니다. 작업 진행률은 남은 작업 시간과 함께 완료율이 아닌 시간(이 경우 완료율)으로 표시됩니다.
- 시간 입력 형식: 작업표 보기의 시간
- 작업 진행 상황 입력 형식: 작업표 보기의 남은 작업
"통합 보기" 방식(관리자는 "단일 입력 모드"로 알고 있음)을 사용하면 두 곳에 내용을 기록해야 할 필요는 없어지지만, 전반적으로 완료율("작업을 약 25% 완료했습니다.")을 보고하는 기능은 잃게 됩니다. 이렇듯 장단점이 있습니다. 기본적으로 팀 구성원은 조직이 선택한 대로 따르게 되어 있지만, 가끔 이면의 세부 내용을 아는 것도 도움이 됩니다.
작업에 대한 메모 추가
프로젝트 관리자에게 업데이트를 보낼 때 몇 가지 메모를 추가하는 방법으로 작업 진행 상황을 알릴 수도 있습니다. 경우에 따라 계획보다 시간이 더 오래 걸리는 이유를 설명해야 하거나("남은 작업 시간이 20시간을 추가했습니다...") 그 주에 수행한 작업에 대한 몇 가지 세부 정보를 추가해야 할 수 있습니다("화요일에 해당 작업에 6시간을 보냈습니다...")
메모를 추가하려면 작업표나 작업 진행 상황을 제출하기 전에 리본에서 제출용 설명 확인란을 선택합니다. 그러면 변경 사항이 프로젝트 관리자에게 전송되기 전에 메모 상자를 작성할 수 있습니다.