SharePoint는 콘텐츠를 관리하기 위한 확장 가능하고 풍부한 기능을 제공합니다. 관리할 파일이 많은 경우 문서 센터 사이트 서식 파일을 사용하는 것이 좋습니다. 이 템플릿은 대규모 문서 관리에 최적화되어 있습니다. 시간을 절약하고 더 효율적으로 사용할 수 있습니다. 버전, 문서 ID, 문서 집합, 메타데이터 탐색 및 콘텐츠 형식이 템플릿에 포함됩니다.
문서 센터 사이트는 다음 두 시나리오 모두에 대해 작동합니다.
- 제작 환경 문서 센터 작성 환경에서 사용자는 중앙 리포지토리에 저장된 수천 개의 문서 또는 미디어 자산을 만들고 편집합니다.
- 콘텐츠 보관 기술 자료 같은 콘텐츠 보관 파일에서 사용자는 문서를 저장하거나 봅니다.
이 문서에서는 문서 센터 사이트 서식 파일의 기능에 대해 설명합니다.
문서 센터를 만들려면 템플릿을 사용하여 다양한 종류의 SharePoint 사이트 만들기를 참조하세요.
문서 센터 사이트에 무엇이 있나요?
문서 센터 사이트 서식 파일에는 대규모 문서 집합을 더 쉽고 효율적으로 만들고 관리할 수 있는 기능이 포함되어 있습니다. 대부분의 경우 사이트 소유자는 이러한 각 기능을 개별적으로 추가할 수 있습니다. 문서 센터 사이트 서식 파일은 권장되는 문서 관리 기능을 자동으로 사용하도록 설정합니다. 다음 섹션에서는 이러한 기능을 간략하게 설명합니다.
문서 센터 사이트를 제작 환경 또는 콘텐츠 보관 파일로 사용할 수 있습니다. 제작 환경에서는 사용자가 파일을 자주 체크 인 및 체크 아웃하고 이러한 파일에 대한 폴더 구조를 만듭니다. 버전 관리가 사용하도록 설정되고 각 문서의 이전 버전이 유지됩니다. 또한 워크플로는 문서 수명 주기를 제어할 수 있습니다.
반면 콘텐츠 보관에서는 작성이 거의 수행되지 않습니다. 사용자는 문서를 보거나 업로드하는 작업만 수행할 뿐입니다. 문서 센터 사이트 템플릿은 기술 자료 보관이라는 콘텐츠 보관 파일 형식을 만들 수 있습니다. 일반적으로 기술 자료에는 단일 버전의 문서가 포함되며 사이트는 수백만 개의 파일로 확장할 수 있습니다. 대규모 organization 대한 기술 지원 센터와 같은 일반적인 시나리오에서는 수천 명의 사람들이 주로 콘텐츠를 읽기 위해 콘텐츠에 액세스할 수 있습니다. 일부 사용자만 사이트에 새 콘텐츠를 업로드합니다.
다음 항목에서는 문서 센터 사이트에 포함할 수 있는 몇 가지 SharePoint 기능에 대해 설명합니다. 이러한 기능 외에도 일부 조직에서는 문서 센터의 모양과 탐색을 사용자 지정합니다. 일부는 사용자 지정 웹 파트를 추가합니다.
메타데이터 탐색
관리되는 메타데이터는 SharePoint의 문서에 특정 용어를 할당하는 시스템입니다. 그런 다음 해당 용어를 사용하여 문서를 분류할 수 있습니다. 메타데이터를 사용하여 사용자가 원하는 항목을 빠르게 찾을 수 있는 강력한 탐색 도구를 만들 수도 있습니다.
예를 들어 회사에 제품 문제를 해결하는 데 도움이 되는 문서가 포함된 기술 자료 있다고 가정해 보겠습니다. 사용자가 제품, 문제 유형 또는 기타 속성별로 정보를 필터링할 수 있도록 하는 메타데이터 용어를 만들 수 있습니다.
문서 ID
문서 센터 사이트에서 각 콘텐츠는 URL 링크와 같이 문서 위치와 관련이 없는 고유한 ID를 가져옵니다. 즉, 문서를 이동하거나 이름을 바꾸면 ID가 동일하게 유지됩니다. ID를 사용하여 문서에 대한 영구 링크를 만들고 끊어진 링크를 최소화할 수 있습니다.
버전
버전은 문서 센터 사이트에서 자동으로 사용하도록 설정됩니다. 즉, 파일의 모든 다른 버전에 대한 기록이 자동으로 표시됩니다. 예를 들어 문서 검토 프로세스에서는 검토 주기 동안 입력된 모든 업데이트에 대한 레코드가 있음을 의미합니다. 업데이트를 추적하고, 응답자에게 문의하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. 또한 문서의 현재 버전에 문제가 발생하는 경우 마지막으로 알려진 올바른 버전으로 신속하게 되돌리기 수 있습니다.
콘텐츠 형식
콘텐츠 형식은 콘텐츠에 대한 설정 그룹과 함께 특정 종류의 콘텐츠입니다. 누군가가 정의된 콘텐츠 형식의 문서를 만들면 해당 콘텐츠 형식에 대한 모든 적절한 설정을 자동으로 받습니다. 문서 센터에는 다양한 종류의 문서, 비디오, 템플릿 등 콘텐츠 형식의 컬렉션이 있을 수 있습니다.
콘텐츠 구성 도우미
콘텐츠 구성 도우미는 문서 센터 사이트에 자동으로 포함되지 않지만 많은 사용자가 추가합니다. 콘텐츠 구성 도우미는 항목의 전체 organization 및 구조를 관리할 수 있는 SharePoint 기능입니다. 콘텐츠 구성 도우미는 메타데이터 또는 콘텐츠 형식을 사용하여 문서 및 기타 항목을 특정 위치로 자동으로 라우팅할 수 있습니다. 예를 들어 기술 자료 콘텐츠 구성 도우미가 모든 새 제출을 특정 제품에 대한 문서를 수집하는 특수 라이브러리로 자동으로 라우팅하도록 할 수 있습니다.