Santrauka Sužinokite, kaip integruoti turinio tipus ir darbo eigas į "SharePoint 2013" dokumentų valdymo sprendimą.
Šiame straipsnyje aprašomi turinio tipai ir darbo eigos ir pateikiami nurodymai, kaip planuoti juos integruoti į savo SharePoint Server 2016 dokumentų valdymo sprendimą. Turinio tipas yra pakartotinai naudojamas metaduomenų (stulpelių), darbo eigos, elgsenos ir kitų elementų arba dokumentų kategorijos parametrų, esančių SharePoint Server 2016 sąraše arba dokumentų bibliotekoje, rinkinys. Turinio tipai leidžia jums valdyti informacijos kategorijos parametrus centralizuotu ir daugkartinio naudojimo būdu. Darbo eiga leidžia pridėti verslo procesą SharePoint Server 2016 elementams.
Šiame straipsnyje:
Prieš pradėdami naudoti turinio tipo ir darbo eigos planavimo (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878) darbalapį, įtrauktą į šį straipsnį, kad suplanuotumėte turinio tipus ir darbo eigas, įsitikinkite, kad perskaitėte vartotojų tapatybės nustatymo ir dokumento naudojimo analizės "SharePoint" 2013 ir baigėte "dokumento naudojimo analizavimas" ir "dokumento dalyvių" darbalapius, susietus su šiuo straipsniu.
Turinio tipo apžvalga
Turinio tipas apibrėžia sąrašo elemento, dokumento arba aplanko atributus. Kiekvienas turinio tipas gali nurodyti:
-
Ypatybės, kurias norite susieti su jos tipo elementais.
-
Metaduomenys, susieti su jo tipo elementais.
-
Darbo eigos, kurias galima paleisti iš jos tipo elementų.
-
Informacijos tvarkymo strategijos, skirtos susieti su jos tipo elementais.
-
Dokumentų šablonai (dokumentų turinio tipams).
-
Tinkintos funkcijos.
Galite susieti turinio tipą su sąrašu ar biblioteka. Kai tai padarysite, nurodote, kad sąraše ar bibliotekoje gali būti to turinio tipo elementų, o tame sąraše ar bibliotekoje esanti nauja komanda leis vartotojams kurti naujus to tipo elementus.
Pastaba: Taip pat galite susieti ypatybes, darbo eigas, strategijas ir šablonus tiesiogiai naudodami sąrašą arba biblioteką. Tačiau taip galite apriboti šias susiejimus sąraše arba bibliotekoje, o jūsų sprendimas yra ne pakartotinai naudojamas. SharePoint Server 2016 svetainės lygio darbo eigas galima susieti su keliais sąrašais arba bibliotekomis.
Dokumentų bibliotekose ir sąrašuose gali būti keli turinio tipai. Pavyzdžiui, bibliotekoje gali būti ir dokumentų, ir su projektu susijusios grafikos. Kai sąraše arba bibliotekoje yra kelių turinio tipų, taikomos šios nuostatos:
-
Numatyta, kad nauja sąraše arba bibliotekoje esanti komanda leidžia vartotojams pasirinkti iš visų galimų turinio tipų kuriant naują elementą. Turinio tipo savininkai gali konfigūruoti naują komandą, kad būtų rodomi tik tam tikri turinio tipai.
-
Rodomi stulpeliai, susieti su visais galimais turinio tipais.
Galite apibrėžti pasirinktinio turinio tipus svetainės turinio tipų galerijoje. Pasirinktinio turinio tipas turi būti išvestas tiesiogiai arba netiesiogiai iš pagrindinio turinio tipo, pvz., dokumento ar elemento. Kai jis apibrėžiamas svetainėje, toje svetainėje galima naudoti pasirinktinio turinio tipą ir visose svetainės vietose. Norėdami, kad turinio tipas būtų plačiausiai pasiekiamas visoje svetainių rinkinyje, apibrėžkite jį aukščiausio lygio svetainės turinio tipo galerijoje. Programoje SharePoint Server 2016 taip pat galite sukurti pasirinktinio turinio tipą turinio tipo koncentratoriuje, kuris apibrėžtas valdomųjų metaduomenų tarnybos egzemplioriuje. Kai jis sukuriamas turinio tipo koncentratoriuje, turinio tipas bus pasiekiamas kituose svetainių rinkiniuose, kurie yra žiniatinklio programų, susietų su tuo Valdomų metaduomenų tarnybos egzemplioriumi, dalis.
Pastaba: Valdomų metaduomenų tarnyba ir turinio tipo koncentratorius nėra pasiekiami SharePoint Foundation 2013.
Pavyzdžiui, jei jūsų organizacija naudoja konkretų sutarties šabloną, svetainių rinkinio aukščiausio lygio svetainės turinio tipų galerijoje galite sukurti turinio tipą, kuris apibrėžia tos sutarties metaduomenis, sutarties šabloną ir darbo eigas, būtinas norint peržiūrėti ir užbaigti sutartį. Tada bet kurioje jūsų svetainių rinkinio dokumentų bibliotekoje, kurioje susiejate sutarties turinio tipą, bus įtrauktos visos šios funkcijos ir autoriai galės sukurti naujas sutartis, pagrįstas šablonu.
Svetainių, kurios pagrįstos SharePoint Server 2016, kiekvienas numatytasis sąrašo elementas arba bibliotekos elementas, pvz., kontaktas, užduotis arba dokumentas, turi atitinkamą pagrindinio turinio tipą svetainės turinio tipo galerijoje. Planuodami turinio tipus, galite naudoti šiuos pagrindinio turinio tipo apibrėžimus kaip pradinį punktą ir pagal poreikį pagrįsti naujus turinio tipus.
Turinio tipai yra suskirstyti į hierarchiją, kuri leidžia vienam turinio tipui paveldėti jo ypatybes iš kito turinio tipo. Šis paveldėjimas įgalina dokumentų klases, kad būtų dalijamasi su organizacijos ypatybėmis, ir leidžia komandoms tinkinti šias ypatybes konkrečiose svetainėse arba sąrašuose.
Pavyzdžiui, visiems vartotojui pristatamuose dokumentuose gali būti reikalingas metaduomenų rinkinys, pvz., paskyros numeris, projekto numeris ir projektų vadovas. Sukurdami aukščiausio lygio klientams pristatomo turinio tipą, iš kurio visi kiti klientams pristatyti dokumentų tipai paveldimi, įsitikinkite, kad reikalaujama informacija, pvz., paskyros numeriai ir projekto numeriai, bus susieta su visais klientams pristatomo dokumentų variantais jūsų organizacijoje. Atkreipkite dėmesio, kad jei turinio tipo savininkas įtraukia kitą būtiną stulpelį į aukščiausio lygio klientui pristatomo turinio tipą, turinio tipo savininkas gali išplatinti visų iš jo paveldėtų turinio tipų pakeitimus, kurie įtrauks naują stulpelį į visus klientams pristatojamus dokumentus.
Ypatybių integravimas su „Office 2016“
„Microsoft Office“ sistema, kai vartotojas redaguoja dokumentą iš SharePoint Server 2016 dokumentų valdymo serverio, dokumento viršuje rodoma dokumento informacijos sritis. Dokumento informacijos srityje rodoma redaguojama dokumento ypatybių, esančių serveryje, forma.
SharePoint Server 2016 leidžia lengvai tinkinti turinio tipo ypatybės formą. Sukonfigūravę turinio tipą, galite pradėti InfoPath 2016, kuris generuoja numatytąją ypatybės formą, pagrįstą turinio tipo ypatybėmis. Numatytoji forma yra tokie patys valdikliai, maketas ir schema, kurią InfoPath 2016 būtų naudoję, jei nebūtų nustatyta jokia pasirinktin forma. Tada galite tinkinti ir įdiegti formą kaip bet kurią kitą InfoPath 2016 formą. Pvz., į formą galite įtraukti įmonės logotipą, šriftus ir spalvų schemą; prijungti jį prie pasirinktinio duomenų šaltinio; įtraukti sąlyginę logiką; ir kurti formos funkcijas, kurias vartotojai gali naudoti remdamiesi jų vaidmenimis.
Kartu su redagavimo ypatybėmis dokumento informacijos srityje, autoriai, naudojantys Word 2016 gali įterpti serveryje apibrėžtas ypatybes į jų dokumentus. Pavyzdžiui, jei dokumento ypatybėse yra projekto vadovo pavadinimas, šį pavadinimą galima įterpti į titulinį puslapį, poraštę ar bet kur kitą pavadinimą, kuris naudojamas dokumente. Jei projektui priskiriamas naujas projekto vadovas, "Project Manager" ypatybę galima atnaujinti dokumentų valdymo serveryje. Šis atnaujintas projekto vadovo pavadinimas bus matomas visose šios ypatybės, kuri buvo įterpta į dokumentą, egzemplioriuje.
Metaduomenų su turinio tipais naudojimas
Metaduomenys yra informacija apie dokumentą, naudojamą turiniui skirstyti ir klasifikuoti. Metaduomenys susiejami su turinio tipu kaip stulpeliu. Metaduomenys gali pateikti kontekstinę informaciją apie jūsų dokumentą, susiejant jį su autoriumi, tema, auditorija, kalba ir kt. Skirtingai nei ypatybės, metaduomenys saugomi kaip stulpeliai ir juos galima indeksuoti ir ieškoti naudojant "SharePoint" ieškos modulį.
Metaduomenys, įtraukti svetainių rinkinio lygiu, gali būti susieti su turinio tipais. Naudojant metaduomenis su turinio tipais, visi vėlesni turinio tipai gali paveldėti kai kuriuos arba visus pirminio turinio tipo metaduomenis svetainių rinkinio lygiu. Tada papildomus metaduomenis galima įtraukti mažesniu lygiu, pvz., vienu dokumentu.
Stulpelių šablonai
Kiekvienas metaduomenų elementas, susietas su turinio tipu, yra stulpelis, kuris yra sąrašo vieta informacijai saugoti. Sąrašai arba bibliotekos dažnai rodomi grafiškai kaip informacijos stulpeliai. Tačiau atsižvelgiant į rodinį, susietą su sąrašu, stulpeliai gali būti rodomi kitose formose, pvz., kalendoriaus rodymo dienos. Naudojant formas, susietas su sąrašu ar biblioteka, stulpeliai rodomi kaip laukai.
Galite apibrėžti stulpelius, skirtus naudoti keliuose turinio tipuose. Norėdami tai padaryti, kurkite juos stulpelių šablonų galerijoje. Kiekvienoje svetainių rinkinio svetainėje yra stulpelių šablonų galerija. Kaip ir turinio tipų, svetainės stulpelių šablonų galerijoje nurodyti stulpeliai pasiekiami toje svetainėje ir visose toliau nurodytose svetainėse.
Aplanko turinio tipai
Aplanko turinio tipai apibrėžia metaduomenis, susietus su sąrašu ar biblioteka esančiame aplanke. Kai į sąrašą ar biblioteką taikote aplanko turinio tipą, tame sąraše ar bibliotekoje esančioje naujoje komandoje bus įtrauktas aplanko turinio tipas, kuris leidžia vartotojams kurti to tipo aplankus.
Galite apibrėžti rodinius sąraše arba bibliotekoje, kurie pasiekiami tik konkretaus turinio tipo aplankuose. Tai naudinga, jei norite, kad aplankas turėtų tam tikro tipo dokumentą ir šiame aplanke būtų rodomi tik tie stulpeliai, kurie atitinka tame aplanke esantį dokumento tipą.
Naudodami „SharePoint“ produktai objekto modelį, galite tinkinti naują komandą, skirtą aplanko turinio tipui, kad, kai vartotojas sukurs naują to tipo aplanką, aplankas būtų iš anksto užpildomas keliuose failuose ir dokumentuose, pagrįstuose serveryje saugomais šablonais. Tai naudinga, pvz., norint įgyvendinti sudėtinio dokumento tipą, kuris reikalauja kelių failų, kad galėtų prisidėti prie vieno pristatančio dokumento.
Dokumentų rinkiniai yra SharePoint Server 2016 funkcija, leidžianti naudoti „Office 2016“ norint valdyti rezultatus, kurie aprėpia kelis dokumentus. Dokumentų rinkiniai yra ypatingi aplankų tipai, kurie naudojami norint valdyti vieną pristatymą arba darbo produktą, kuris gali apimti kelis dokumentus keliose vietose. Dokumentų rinkinius kuriate naudodami Extensible šablonus, kurie pateikiami su SharePoint Server 2016. Taip pat galite tinkinti dokumentų rinkinių šablonus, kad jie atitiktų jūsų organizacijai svarbius darbo produktus. Dokumentų rinkiniai taip pat apima versijų valdiklį, kuris leidžia fiksuoti viso dokumentų rinkinio būseną įvairiuose jo gyvavimo ciklo taškuose. Daugiau informacijos apie dokumentų rinkinius ieškokite dokumentų rinkinių planavimas ("SharePoint Server" 2010).
Dokumento turinio tipų planavimas
Pirmajame planavimo dokumento turinio tipų etape Peržiūrėkite kiekvieną dokumento tipą, kuris yra nurodytas jūsų dokumente analizuoti dokumento naudojimas (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873), kad nustatytumėte, ar esamas turinio tipas veiks tokio tipo dokumente. Kiekvienas dokumento turinio tipas turėtų paveldėti jo parametrus tiesiogiai iš pagrindinio dokumento turinio tipo arba iš turinio tipo, kuris yra kilęs iš dokumento turinio tipo. Tai užtikrina, kad pagrindiniai jūsų dokumentų tipų stulpeliai, pvz., pavadinimas ir sukurta, yra ir kad galite susieti šabloną su turinio tipu. Jei yra pakankamas pagrindinio turinio tipas (pvz., dokumentas), įveskite turinio tipo pavadinimą darbalapio "analizės dokumento naudojimas" stulpelyje turinio tipas.
Pastaba: Palaikomi pagrindiniai turinio tipai neapima PDF failų.
Informacijos apie pagrindinių turinio tipų keitimą ieškokite balto popieriaus "nurodymai, kaip redaguoti iš anksto apibrėžtus turinio tipus ir svetainės stulpelius" (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Sąrašo turinio tipų planavimas
Sąrašo turinio tipo elementai apima metaduomenų stulpelius, susietus su turinio tipu ir darbo eigomis, kurias galima vykdyti to turinio tipo elementuose. Naudokite sąrašo turinio tipą, kad nustatytumėte unikalų jūsų sprendimo sąrašo elemento rūšį. Pvz., klientų skambučių centro sprendime, kuriame palaikymo profesionalai tiria ir sprendžia klientų technines problemas, galima naudoti sąrašo turinio tipą, kad būtų galima standartizuoti kiekvieno palaikymo incidento duomenis ir sekti įvykį naudojant darbo eigą.
Planuoti darbo eigas
Darbo eigos įgyvendina verslo procesus dokumentams, žiniatinklio puslapiams, formoms ir sąrašo elementams SharePoint Server 2016. Jos gali būti susietos su bibliotekomis, sąrašais arba turinio tipais.
Dokumentų valdymo srityje naudokite darbo eigas, kad nukreiptumėte dokumentus iš asmens į asmenį, kad jie galėtų užbaigti dokumentų tvarkymo užduotis, pvz., peržiūrėti dokumentus, patvirtinti jų publikavimą arba tvarkyti jų disponavimą. Be to, Norėdami perkelti dokumentus iš vienos svetainės ar bibliotekos į kitą, naudokite pasirinktinę darbo eigą. Pavyzdžiui, galite sukurti darbo eigą, kad nukopijuotumėte dokumentą iš vienos svetainės į kitą, kai dokumentas suplanuotas archyvuoti.
SharePoint Server 2016 yra trijų būsenų darbo eiga, kurią galite naudoti norėdami tvarkyti verslo procesus, kurie stebi elemento būseną trimis būsenomis arba etapais. SharePoint Server 2016 taip pat yra šios darbo eigos, kurios sprendžia dokumentų valdymo poreikius:
-
Atsiliepimų rinkimas Siunčiamas dokumentas peržiūrai.
-
Patvirtinimas Siunčia dokumentą tvirtinti, dažnai kaip sąlygą jį publikuoti.
-
Perdavimo Tvarkomas dokumento galiojimo laikas ir disponavimas.
-
Parašų rinkimas Nukreipia dokumento parašus.
Susiekite darbo eigą su turinio tipu, kai norite, kad darbo eiga būtų pasiekiama, kai naudojamas šis turinio tipas. Pvz., pirkimo užsakymo turinio tipas gali reikalauti vadovo patvirtinimo prieš baigiant operaciją. Norėdami įsitikinti, kad patvirtinimo darbo eiga visada pasiekiama, kai pradedamas pirkimo užsakymas, sukurkite pirkimo užsakymo turinio tipą ir susiekite su juo patvirtinimo darbo eigą. Tada įtraukite pirkimo užsakymo turinio tipą į bet kurią dokumentų bibliotekas, kuriose bus saugomi pirkimo užsakymai.
Norėdami planuoti savo dokumentų valdymo sprendimo darbo eigas, analizuokite visus dokumento turinio tipus, kuriuos planuojate įgyvendinti, ir identifikuokite verslo procesus, kurie turi būti pasiekiami to tipo turiniui vykdyti. Tada nustatykite darbo eigas, kurias turėsite suteikti šiam turiniui.
Toliau pateiktas pavyzdinis lentelė, kurioje analizuojamos sutarties turinio tipo darbo eigos.
|
Sutarties procesas |
Sutarties darbo eiga |
|---|---|
|
Peržiūrėti juodraščius. |
Atsiliepimų rinkimas |
|
Gaukite vadovo ir teisinio patarėjo sutikimą. |
Patvirtinimas |
|
Išspręsti atviras problemas. |
Problemų sekimas |
|
Gauti parašus. |
Parašų rinkimas |
Daugiau informacijos ieškokite darbo eiga "SharePoint 2013".
Darbalapis
Norėdami įrašyti šiame straipsnyje aptartą informaciją, naudokite šį darbalapį:
-
Turinio tipo ir darbo eigos planavimo darbalapis (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
