Ataskaitų srities kūrimas ir bendrinimas su "Excel" ir "Microsoft Groups"

Duomenų gavimas

1. Galite kopijuoti ir įklijuoti duomenis tiesiai į "Excel" arba galite nustatyti užklausą iš duomenų šaltinio. Šioje temoje naudojome pardavimo analizės užklausą iš " Northwind Traders " šablono, skirto "Microsoft Access". Jei norite ją naudoti, galite atidaryti "Access" ir eiti į Failas > Nauja > Ieška ir dalyje Ieška įveskite "Northwind" ir sukurkite šablonų duomenų bazę. Tai atlikę galėsite pasiekti bet kurią iš į šabloną įtrauktų užklausų. Jau įdėjome šiuos duomenis į "Excel" darbaknygę, todėl nereikia nerimauti, jei neturite "Access".

2. Patikrinkite, ar duomenų struktūra tinkama be trūkstamų eilučių ar stulpelių. Kiekviena eilutė turi atspindėti atskirą įrašą arba elementą. Jei reikia pagalbos nustatant užklausą arba jei duomenis reikia valdyti, žr. & transformavimas programoje "Excel".

   

3. Jei to dar nepadarėte, formatuokite duomenis kaip "Excel" lentelę. Kai importuojate iš "Access", duomenys bus automatiškai importuoti į lentelę.

„PivotTable“ kūrimas

1. Pažymėkite bet kurį langelį duomenų diapazone ir eikite į Įterpti > "PivotTable" > Naujas darbalapis. Daugiau informacijos žr. "PivotTable" kūrimas norint analizuoti darbalapio duomenis .

2. Įtraukite norimus "PivotTable" laukus, tada formatuokite kaip norite. Ši "PivotTable" bus pagrindas kitiems, todėl dabar turėtumėte skirti šiek tiek laiko atlikdami reikiamus stiliaus, ataskaitos maketo ir bendrojo formatavimo koregavimus, kad nereikėtų to daryti kelis kartus. Daugiau informacijos žr.: "PivotTable" maketo ir formato kūrimas.

   Šiuo atveju sukūrėme aukščiausio lygio pardavimo suvestinę pagal produkto kategoriją ir surūšiavome pagal lauką Pardavimas mažėjimo tvarka.

   

   Daugiau informacijos žr. Duomenų rūšiavimas "PivotTable" arba "PivotChart" .

3. Sukūrę pagrindinę "PivotTable", pažymėkite ją, tada nukopijuokite ir įklijuokite tiek kartų, kiek reikia tuščioms darbalapio sritims. Mūsų pavyzdyje šios "PivotTable" gali keisti eilutes, bet ne stulpelius, todėl jas įdėjome į tą pačią eilutę su tuščiu stulpeliu tarp jų. Tačiau galite pastebėti, kad jums reikia padėti savo "PivotTable" viena po kitos, jei jos gali išplėsti stulpelius.

   Svarbu: "PivotTable" negali persidengti viena su kita, todėl įsitikinkite, kad jūsų dizainas leis pakankamai vietos tarp jų, kad jos galėtų išplėsti ir sudaryti sutartį, kai reikšmės filtruojamos, įtraukiamos arba pašalinamos.

   Dabar galite suteikti "PivotTable" prasmingus pavadinimus, kad žinotumėte, ką jos daro. Kitu atveju "Excel" pavadins juos PivotTable1, PivotTable2 ir t. t. Galite pasirinkti kiekvieną iš jų, tada eiti į "PivotTable" analizė > "PivotTable" ir lauke "PivotTable" pavadinimas įvesti naują pavadinimą. Tai bus svarbu, kai ateis laikas sujungti "PivotTable" su duomenų filtrais ir laiko planavimo juostos valdikliais.

   

„PivotChart“ kūrimas

1. Spustelėkite bet kurioje pirmosios "PivotTable" vietoje ir eikite į "PivotTable" analizė > įrankiai > "PivotChart" ir pasirinkite diagramos tipą. Pasirinkome kombinuotąją diagramą, kurios pardavimas yra jungtinė stulpelinė diagrama, o % – kaip linijinę diagramą, braižytą antrinėje ašyje.

   

2. Skirtukuose "PivotChart" analizė, Dizainas ir Formatas pasirinkite diagramą, tada norimą dydį ir formatą . Daugiau informacijos žr. mūsų diagramų formatavimo sekoje.

3. Kartokite su kiekviena iš likusių "PivotTable".

4. Dabar tinkamas laikas pervardyti ir "PivotChart". Eikite į "PivotChart" analizė > "PivotChart" ir įveskite naują pavadinimą lauke Diagramos pavadinimas .

Duomenų filtrų ir laiko planavimo juostos įtraukimas

Duomenų filtrai ir laiko planavimo juostos leidžia greitai filtruoti "PivotTable" ir "PivotChart", kad galėtumėte matyti tik jums prasmingą informaciją.

1. Pasirinkite bet kurią "PivotTable" ir eikite į "PivotTable" analizė > filtras > Įterpti duomenų filtrą, tada patikrinkite kiekvieną elementą, kurį norite naudoti kaip duomenų filtrą. Šioje ataskaitų srityje pasirinkome Kategorija, Produkto pavadinimas, Darbuotojas ir Kliento vardas. Spustelėjus Gerai, duomenų filtrai bus įtraukti į ekrano vidurį, sudėti vienas ant kito, todėl, jei reikia, turėsite juos išdėstyti ir pakeisti jų dydį.

   

2. Duomenų filtro parinktys: Jei spustelėsite bet kurį duomenų filtrą, galite eiti į skirtuką Duomenų filtras ir pasirinkti įvairias parinktis, pvz., Stilius ir kiek stulpelių rodoma. Galite lygiuoti kelis duomenų filtrus pažymėdami juos paspausdami Ctrl + kairįjį pelės mygtuką, tada naudokite įrankius Lygiuoti skirtuke Duomenų filtro įrankiai .

3. Duomenų filtro Connections: Duomenų filtrai bus prijungti tik prie "PivotTable", kurią naudojote kurdami, todėl turite pasirinkti kiekvieną duomenų filtrą, tada eikite į Duomenų filtras > Duomenų filtras > Ataskaitos Connections ir patikrinkite, prie kurių "PivotTable" norite prisijungti. Duomenų filtrai ir laiko planavimo juostos gali valdyti "PivotTable" bet kuriame darbalapyje, net jei darbalapis paslėptas.

   

4. Įtraukti laiko planavimo juostą: Pasirinkite bet kurią "PivotTable" ir eikite į "PivotTable" analizė > filtras > Įterpti laiko planavimo juostą, tada patikrinkite kiekvieną elementą, kurį norite naudoti. Šioje ataskaitų srityje pasirinkome Užsakymo data.

5. Laiko planavimo juostos parinktys: Spustelėkite laiko planavimo juostą ir eikite į skirtuką Laiko planavimo juosta ir pasirinkite parinktis, pvz., Stilius, Antraštė ir Antraštė. Pasirinkite parinktį Ataskaitos Connections, kad susietumėte laiko planavimo juostą su pasirinktomis "PivotTable".

Sužinokite daugiau apie duomenų filtrus ir laiko planavimo juostos valdiklius.

Kiti veiksmai

Dabar ataskaitų sritis funkciškai baigta, tačiau tikriausiai vis tiek reikia sutvarkyti taip, kaip norite, ir atlikti galutinius koregavimus. Pavyzdžiui, galite įtraukti ataskaitos pavadinimą arba foną. Savo ataskaitų srityje įtraukėme figūras aplink "PivotTable", o skirtuke Rodinys išjungėme Antraštes ir Tinklelius.

Būtinai patikrinkite kiekvieną duomenų filtrą ir laiko planavimo juostą, kad įsitikintumėte, jog jūsų "PivotTable" ir "PivotChart" veikia taip, kaip norite. Galite rasti situacijų, kai tam tikri pasirinkimai sukelia problemų, jei viena "PivotTable" nori koreguoti ir persidengti su kita, o to padaryti negalima ir bus rodomas klaidos pranešimas. Prieš platinant ataskaitų sritį, šios problemos turi būti išspręstos.

Kai nustatysite ataskaitų sritį, galite spustelėti šios temos viršuje esantį skirtuką Bendrinti ataskaitų sritį ir sužinoti, kaip ją paskirstyti.

Sveikiname kuriant ataskaitų sritį! Šiame veiksme parodysime, kaip nustatyti "Microsoft" grupę bendrinti ataskaitų sritį. Tai, ką ketiname padaryti, yra prisegti jūsų ataskaitų sritį prie jūsų grupės dokumentų bibliotekos viršuje programoje "SharePoint", kad vartotojai galėtų lengvai ją pasiekti bet kuriuo metu.

Laikykite ataskaitų sritį grupėje

Jei dar neįrašėte ataskaitų srities darbaknygės grupėje, norėsite ją perkelti ten. Jei jis jau yra grupės failų bibliotekoje, galite praleisti šį veiksmą.

1. Eikite į grupę „Outlook 2016“ arba Internetinė „Outlook“.

2. Grupės kortelėje pasirinkite Failai , kad pasiektumėte grupės dokumentų biblioteką.

3. Pasirinkite Failai > Nusiųsti > Failai, tada naršykite ir pasirinkite savo ataskaitų srities darbaknygę, tada pasirinkite Atidaryti , kad nusiųstumėte jį į dokumentų biblioteką.

Įtraukite jį į savo grupės "SharePoint Online" komandos svetainę

1. Eikite į savo grupės "SharePoint Online" komandos svetainę. Programos "Outlook" grupėje Ryšiai pasirinkite Failai.

2. Kairėje naršymo srityje pasirinkite Dokumentai.

3. Raskite savo ataskaitų srities darbaknygę ir pasirinkite pasirinkimo apskritimą jo pavadinimo kairėje.

4. Pasirinkę ataskaitų srities darbaknygę, pasirinkite Prisegti viršuje.

Dabar, kai jūsų vartotojai pateks į jūsų "SharePoint Online" komandos svetainės puslapį Dokumentai , ataskaitų srities darbalapis bus čia, viršuje. Jie gali jį pasirinkti ir lengvai pasiekti dabartinę ataskaitų srities versiją.