Ataskaitų srities kūrimas ir bendrinimas su "Excel" ir "Microsoft Groups"

Duomenų gavimas

1. Galite kopijuoti ir įklijuoti duomenis tiesiai į "Excel" arba galite nustatyti užklausą iš duomenų šaltinio. Šioje temoje naudojome pardavimo analizės užklausą iš " Northwind Traders " šablono, skirto "Microsoft Access". Jei norite ją naudoti, galite atidaryti "Access" ir eiti į Failas > Naujas "Northwind" > Ieška ir sukurti šablono duomenų bazę. Kai tai padarysite, galėsite pasiekti bet kurią iš į šabloną įtrauktų užklausų. Jau įdėjome šiuos duomenis į "Excel" darbaknygę, todėl nereikia nerimauti, jei neturite "Access".

2. Patikrinkite, ar duomenų struktūra tinkama, be trūkstamų eilučių ar stulpelių. Kiekviena eilutė turi atspindėti atskirą įrašą arba elementą. Jei reikia pagalbos nustatant užklausą arba jei duomenis reikia valdyti, žr. "Excel" & transformavimas.

   

3. Jei to dar nepadarėte, formatuokite duomenis kaip "Excel" lentelę. Kai importuojate iš "Access", duomenys bus automatiškai importuoti į lentelę.

„PivotTable“ kūrimas

1. Pažymėkite bet kurį langelį duomenų diapazone ir eikite į Įterpti > "PivotTable" > Naujas darbalapis. Daugiau informacijos žr. "PivotTable" kūrimas norint analizuoti darbalapio duomenis .

2. Įtraukite norimus "PivotTable" laukus, tada formatuokite kaip norite. Ši "PivotTable" bus pagrindas kitiems, todėl turite skirti šiek tiek laiko atlikdami reikiamus stiliaus, ataskaitos maketo ir bendrojo formatavimo pakeitimus, kad nereikėtų to daryti kelis kartus. Daugiau informacijos žr.: "PivotTable" maketo ir formato kūrimas.

   Šiuo atveju sukūrėme aukščiausio lygio pardavimo suvestinę pagal produkto kategoriją ir surūšiavome pagal lauką Pardavimas mažėjimo tvarka.

   

   Daugiau informacijos žr. Duomenų rūšiavimas "PivotTable" arba "PivotChart" .

3. Sukūrę pagrindinę "PivotTable", pažymėkite ją, tada nukopijuokite ir įklijuokite tiek kartų, kiek reikia tuščioms darbalapio sritims. Mūsų pavyzdyje šios "PivotTable" gali keisti eilutes, bet ne stulpelius, todėl jas įdėjome į tą pačią eilutę su tuščiu stulpeliu tarp jų. Tačiau galite pastebėti, kad jums reikia padėti savo "PivotTable" viena po kitos, jei jos gali išplėsti stulpelius.

   Svarbu: "PivotTable" negali persidengti viena su kita, todėl įsitikinkite, kad jūsų dizainas leis pakankamai vietos tarp jų, kad jos galėtų išplėsti ir sudaryti sutartį, kai reikšmės filtruojamos, įtraukiamos arba pašalinamos.

   Dabar galite suteikti "PivotTable" prasmingus pavadinimus, kad žinotumėte, ką jos daro. Kitu atveju "Excel" pavadins juos PivotTable1, PivotTable2 ir t. t. Galite pasirinkti kiekvieną iš jų, tada eiti į "PivotTable" įrankiai > Analizuoti > lauke "PivotTable" pavadinimas įveskite naują pavadinimą. Tai bus svarbu, kai ateis laikas sujungti "PivotTable" su duomenų filtrais ir laiko planavimo juostos valdikliais.

   

„PivotChart“ kūrimas

1. Spustelėkite bet kurioje pirmosios "PivotTable" vietoje ir eikite į "PivotTable" įrankiai > Analizuoti > "PivotChart" > pasirinkite diagramos tipą. Pasirinkome kombinuotąją diagramą, kurios pardavimas yra jungtinė stulpelinė diagrama, o % – kaip linijinę diagramą, braižytą antrinėje ašyje.

   

2. Skirtuke "PivotChart" įrankiai pasirinkite diagramą, tada norimą dydį ir formatą. Daugiau informacijos žr. mūsų diagramų formatavimo sekoje.

3. Kartokite su kiekviena iš likusių "PivotTable".

4. Dabar tinkamas laikas pervardyti ir "PivotChart". Eikite į "PivotChart" įrankiai > Analizuoti > lauke Diagramos pavadinimas įveskite naują pavadinimą.

Duomenų filtrų ir laiko planavimo juostos įtraukimas

Duomenų filtrai ir laiko planavimo juostos leidžia greitai filtruoti "PivotTable" ir "PivotChart", kad galėtumėte matyti tik jums prasmingą informaciją.

1. Pasirinkite bet kurią "PivotTable" ir eikite į "PivotTable" įrankiai > Analizuoti > Filtras > Įterpti duomenų filtrą, tada patikrinkite kiekvieną elementą, kurį norite naudoti kaip duomenų filtrą. Šioje ataskaitų srityje pasirinkome Kategorija, Produkto pavadinimas, Darbuotojas ir Kliento vardas. Spustelėjus Gerai, duomenų filtrai bus įtraukti į ekrano vidurį, sudėti vienas ant kito, todėl, jei reikia, turėsite juos išdėstyti ir pakeisti jų dydį.

   

2. Duomenų filtro parinktys – jei spustelėsite bet kurį duomenų filtrą, galite eiti į Duomenų filtro įrankiai > Parinktys ir pasirinkti įvairias parinktis, pvz., Stilius ir kiek stulpelių rodoma. Galite lygiuoti kelis duomenų filtrus pažymėdami juos paspausdami Ctrl + kairįjį pelės mygtuką, tada naudokite įrankius Lygiuoti skirtuke Duomenų filtro įrankiai.

3. Duomenų filtras Connections – duomenų filtrai bus prijungti tik prie "PivotTable", kurią naudojote kurdami, todėl turite pasirinkti kiekvieną duomenų filtrą, tada eikite į Duomenų filtro įrankiai > Parinktys > Ataskaitos Connections ir patikrinkite, prie kurių "PivotTable" norite prisijungti. Duomenų filtrai ir laiko planavimo juostos gali valdyti "PivotTable" bet kuriame darbalapyje, net jei darbalapis paslėptas.

   

4. Įtraukti laiko planavimo juostą – pasirinkite bet kurią "PivotTable" ir eikite į "PivotTable" įrankiai > Analizuoti > Filtras > Įterpti laiko planavimo juostą, tada patikrinkite kiekvieną elementą, kurį norite naudoti. Šioje ataskaitų srityje pasirinkome Užsakymo data.

5. Laiko planavimo juostos parinktys – spustelėkite laiko planavimo juostą ir eikite į Laiko planavimo juostos įrankiai > parinktys ir pasirinkite parinktis, pvz., Stilius, Antraštė ir Antraštė. Pasirinkite parinktį Ataskaitos Connections, kad susietumėte laiko planavimo juostą su pasirinktomis "PivotTable".

Sužinokite daugiau apie duomenų filtrus ir laiko planavimo juostos valdiklius.

Kiti veiksmai

Dabar ataskaitų sritis funkciškai baigta, tačiau tikriausiai vis tiek reikia ją sutvarkyti taip, kaip norite, ir atlikti galutinius koregavimus. Pavyzdžiui, galite įtraukti ataskaitos pavadinimą arba foną. Savo ataskaitų srityje įtraukėme figūras aplink "PivotTable", o skirtuke Rodinys išjungėme Antraštes ir Tinklelius.

Būtinai patikrinkite kiekvieną duomenų filtrą ir laiko planavimo juostą, kad įsitikintumėte, jog jūsų "PivotTable" ir "PivotChart" veikia tinkamai. Galite rasti situacijų, kai tam tikri pasirinkimai sukelia problemų, jei viena "PivotTable" nori koreguoti ir persidengti su kita, o to padaryti negalima, ir bus rodomas klaidos pranešimas. Prieš platinant ataskaitų sritį, šios problemos turi būti išspręstos.

Kai nustatysite ataskaitų sritį, galite spustelėti šios temos viršuje esantį skirtuką "Bendrinti ataskaitų sritį", kad sužinotumėte, kaip ją platinti.