Sėkmingų svetainių ir laimingų vartotojų formulė – gerai suplanuotas ir tvarus požiūris į svetainės ir vartotojų valdymą. Štai kelios pagrindinės užduotys ir sąvokos, kurias galite naudoti planuodami svetaines ir valdydami organizacijos vartotojus.
Apie svetainių rinkinius
Nesvarbu, ar esate naujas "SharePoint" vartotojas arba naudojote daug versijų, moderni "SharePoint" sąsaja suteikia daugiau lankstumo, lengviau naršyti, o visos svetainės yra pritaikytos mobiliesiems įrenginiams. Rekomenduojame sukurti svetainių rinkinius kiekvienam organizacijos darbo krūviui. Moderni "SharePoint" patirtis leidžia lengviau naršyti ir tvarkyti, nes kiekviena svetainė dabar yra svetainių rinkinys. Sužinokite daugiau apie modernią "SharePoint" naudojimo patirtį ir centrinių svetainių naudojimo pranašumus. Rekomenduojame sukurti svetainių rinkinius kiekvienam darbo krūviui, o tada susieti juos visus su centrine svetaine. Tai suteikia daugiau lankstumo ir lengvai prisitaiko prie kintančių jūsų organizacijos poreikių. Daugiau informacijos ieškokite Kas yra "SharePoint" centrinė svetainė?.
"SharePoint" administratorius paveda valdyti svetainių rinkinius skirtingiems organizacijos žmonėms. "SharePoint" teisių modelis naudingas, nes leidžia priskirti teises skirtingiems vaidmenims, pvz., svetainių rinkinio administratoriaus, svetainės savininko ir kitiems vaidmenims. Norėdami sužinoti, kaip įtraukti ir pašalinti svetainių rinkinio administratorius, žr. Svetainių rinkinio administratorių valdymas .
Svetainių rinkinio administratorius turi svetainių rinkinio visų teisių teisių lygį. Tai reiškia, kad galite įtraukti, naikinti svetaines arba keisti bet kurios svetainių rinkinyje esančios svetainės parametrus. Be to, galite peržiūrėti, įtraukti, naikinti arba keisti visą šių svetainių turinį. Antrinį svetainių rinkinio administratorių gali paskirti svetainių rinkinio administratorius. Kaip svetainių rinkinio administratorius galite įtraukti kitą svetainių rinkinio administratorių arba pakeisti svetainių rinkinio administratorių puslapyje Parametrai. Daugiau informacijos apie šią užduotį rasite skyriuje Svetainių rinkinio administratorių valdymas.
Tradicinis svetainių rinkinys – tai grupė "SharePoint" svetainių, turinčių tą patį savininką ir turinčių administravimo parametrus, pvz., teises. Antrinės svetainės naršymą, teises ir svetainės dizainą paveldi iš svetainių rinkinio. Taigi kaskart, kai pasikeičia jūsų svetainės nariai ir projektai, turi keistis ir jūsų svetainės,
Svetainių pasirinkimas kiekvienam darbo krūviui
Svarbu suplanuoti, kokio tipo "SharePoint" svetainių rinkinys bus reikalingas jūsų darbo krūviams. Tuomet norite, kad vartotojams būtų lengviau naršyti ir rasti tai, ko jiems reikia. Šiame skyriuje pateikiama išsami informacija apie kai kurias pasiekiamas modernias "SharePoint" svetaines ir aptariamas šių svetainių naršymas. Puikus straipsnis apie naršymo planavimą yra Naršymo planavimas, skirtas modernioms "SharePoint" patirtims.
"SharePoint" centrinė svetainė yra tarsi rėmas arba pagrindas, padedantis tvarkyti įvairias komandos ir informacijos svetaines. Kai sukuriate svetainių rinkinius kiekvienam organizacijos darbo krūviui, centrinė svetainė sujungia šiuos svetainių rinkinius logiškais būdais, kad būtų lengviau rasti ir tvarkyti. Tuomet galite perkelti ir valdyti svetainių rinkinius iš vienos centrinės svetainės į kitą, kai pasikeičia jūsų darbo krūvis. Daugiau informacijos rasite "SharePoint" centrinių svetainių planavimas.
"SharePoint" komandos svetainė ir visi joje sukurti puslapiai yra pasiekiami tik tiems vartotojams, kuriuos pakvietėte, suteikdami jiems teisę į svetainę. Taip pat galite prijungti komandos svetainę prie "Microsoft 365" grupės. Naudojant komandos svetainę, jūsų organizacija, komanda ar grupė gali susisiekti tarpusavyje ir bendradarbiauti dirbant su dokumentais ir kitais failais, skelbti pranešimus, planuoti susitikimus, tvarkyti užduotis, sekti problemas ar veiksmų elementus ir saugoti informaciją sąrašuose. Daugiau informacijos ieškokite Kas yra "SharePoint" komandos svetainė?
"SharePoint" ryšių svetainė leidžia bendrinti informaciją, pvz., naujienas, ataskaitas ir būseną, su kitais. Komunikacijos svetainėje paprastai yra keli bendraautoriai, bet daug narių.
Valdymas
Valdymas yra strategijų, vaidmenų, atsakomybių ir procesų rinkinys, kuriuo vadovaujama, vadovaujama ir kontroliuojama, kaip organizacijos verslo padaliniai ir techninės komandos bendradarbiauja siekiant verslo tikslų. "SharePoint" svetainių rinkinio valdymo planas gali būti vadovas, padedantis planuoti vaidmenis, atsakomybę ir strategijas, reikalingas jūsų svetainių rinkiniui palaikyti. Tai gali apimti (bet tuo neapsiribojama) šiuos aspektus:
- Informacijos architektūra, įskaitant tinklalapius, dokumentus, sąrašus ir duomenis
- Priežiūros veikla, įskaitant vartotojų paskyrų valdymą
- Prekės ženklo integravimas ir tinkinimo strategijos
- Mokymas
Svarbu parengti organizacijos valdymo planą. Dalyvaudami kuriant valdymo planą galite padėti nustatyti verslo ir techninių komandų atsakomybę, apibrėždami, kas ir kurias sistemos sritis yra atsakingas. Daugiau informacijos apie valdymo plano kūrimą žr. Apžvalga: geriausia praktika, kaip valdyti, kaip žmonės naudojasi jūsų komandos svetaine.
Vartotojų valdymas
Pastaba
Norint valdyti vartotojus, gali tekti dirbti su "SharePoint" administratoriumi. Pavyzdžiui, vartotojų profilius tvarko "SharePoint" administratorius.
Vartotojų paskyros programoje "Microsoft 365"
Visuotinis administratorius įtraukia naujų vartotojų į "Microsoft 365" naudodamas "„Microsoft 365“ administravimo centras", kuris yra vartotojų valdymo ir paslaugų konfigūravimo portalas. Daugiau informacijos ieškokite dalyje Vartotojai ir vaidmenys. Įtraukdamas naują vartotoją visuotinis administratorius atlieka šiuos veiksmus:
- Nurodo, ar vartotojas taip pat gali pasiekti administravimo centrą
- Nustato vartotojo geografinę vietą
- Pasirenka vartotojo licencijos tipą
- Sukuria vartotojo vardą ir slaptažodį vartotojui
Komandos svetainės vartotojai
Galite įtraukti vartotojus į komandos svetainę ir koreguoti vartotojų teises. Teisių rinkinius ir "SharePoint" grupės narystę rasite dalyje Parametrai. Tačiau dabar "Microsoft 365" sukuria saugos grupę, pavadintą Visi, išskyrus išorinius vartotojus , kurioje yra visi "Microsoft 365" kataloge esantys asmenys (išskyrus žmones, kurie nepriklauso jūsų organizacijai ir kurie pakviečiami naudojant išorinio bendrinimo funkciją). Šiai saugos grupei automatiškai suteikiama prieiga "SharePoint" nariui. Tai reiškia, kad vartotojai, kuriuos įtraukėte į "Microsoft 365" katalogą, gali redaguoti svetaines, sąrašus ir bibliotekas pagal numatytuosius parametrus.
Teisių rinkiniai ir narystė grupėje
Teisių rinkiniai yra "SharePoint" teisių rinkiniai, leidžiantys vartotojams atlikti tam tikras susijusias užduotis. Pavyzdžiui, skaitymo teisių rinkinys apima peržiūros elementus, atidarytus elementus, peržiūros puslapius ir versijų peržiūros teises (be kitų), kurios visos reikalingos norint peržiūrėti puslapius, dokumentus ir elementus "SharePoint" svetainėje. Teisės gali būti įtrauktos į daugiau nei vieną teisių rinkinį. Daugiau informacijos rasite Prieigos teisių strategijos planavimas.
Nerekomenduojame teisių rinkinių priskirti tiesiogiai atskiriems vartotojams, nes gali būti labai sunku sekti ir valdyti, kas turi prieigą prie svetainių. Kartais tai būtina, tačiau reikia sumažinti iki minimumo, kad būtų išvengta sudėtingumo. Verčiau priskirkite teises grupėms, tada atskirus vartotojus priskirkite atitinkamoms grupėms. Grupė yra vartotojų rinkinys, apibrėžtas svetainių rinkinio lygiu, kad būtų lengviau valdyti teises. Daugiau informacijos ieškokite Numatytosios "SharePoint" grupės ir Svetainės teisių tinkinimas. Kiekvienai grupei priskiriamas numatytasis teisių rinkinys. Pvz., kai kurios pagrindinės numatytosios "SharePoint" grupės apima šiuos teisių rinkinius:
| Grupė | Teisių rinkinys |
|---|---|
| Savininkai | Visos teisės |
| Lankytojai | Skaityti |
| Nariai | Bendradarbiauti |
Bet kas, turintis visas teises, gali kurti pasirinktines grupes.
Kai priskiriate teisių rinkinius "SharePoint" grupėms svetainių rinkinio lygiu, pagal numatytuosius nustatymus šiuos teisių rinkinius paveldi visos svetainės ir svetainės turinys. Šis numatytasis veikimo būdas vadinamas teisių paveldėjimu. Galite nurodyti, ar kuriant antrinę svetainę nustatyti unikalias teises, ar nutraukti svetainės, sąrašo, bibliotekos ar elemento teisių paveldėjimą. Daugiau informacijos ieškokite Kas yra teisių paveldėjimas?
Vartotojo teisių lygis nustato, ką jis gali matyti ir pasiekti svetainėje, todėl turite atidžiai apsvarstyti jo narystę grupėje. Pavyzdžiui, vartotojas, atsakingas už svetainių kūrimą ir tinkinimą, turi būti minimaliai "Designer" grupės narys. Kita vertus, vartotojas, kuriam reikia tik skaityti ir atsisiųsti turinį ir gali būti tik lankytojų grupės narys. Daugiau informacijos ieškokite " Teisių rinkinių supratimas programoje "SharePoint".
Svetainių ir svetainių rinkinio funkcijų naudojimo planavimas
Jums, kaip svetainių rinkinio administratoriui, gali reikėti "SharePoint" valdyti funkcijas svetainių rinkinio ir svetainės lygiu. Šios užduotys gali apimti funkcijų aktyvinimą arba išjungimą pagal jūsų valdymo planą. Daugiau informacijos rasite Svetainių rinkinio funkcijų įjungimas arba išjungimas. Taip pat žr. "SharePoint" svetainių rinkinio šiukšlinės valdymas.