Apžvalga: svetainės valdymas, teisės ir bendrinimas svetainių savininkams

Modernus svetainės valdymas

Šiuolaikinėje "SharePoint" svetainės valdymas yra svarbesnis negu ankstesnėse versijose, nes yra daugiau svetainės kūrimo kontrolės ir parinkčių. Jūsų organizacijos valdymas priklauso nuo to, kiek organizacijai reikia valdyti turinį, nuo kurio priklauso svetainės kūrimo ir svetainės savininko valdymo išsami informacija. Jūsų "SharePoint" administratorius gali padėti suprasti strategijas, susijusias su saugos reikalavimais, valstybės reglamentais, įmonės prekės ženklu, pritaikymu neįgaliesiems ir mokymo gairėmis. Prieš kurdami svetainės valdymo planą, kreipkitės į "SharePoint" administratorių ir sužinokite daugiau apie organizacijos svetainių kūrimo ir naudojimo strategijas.

Moderni "SharePoint" svetainės naršymo struktūra

Efektyviausios "SharePoint" svetainės padeda vartotojams greitai rasti tai, ko jiems reikia, kad jie galėtų panaudoti rastą informaciją priimdami sprendimus, sužinodami, kas vyksta, pasiekdami reikiamus įrankius ar bendradarbiaudami su kolegomis, kad išspręstų problemą. Sužinokite daugiau apie svetainės naršymo planavimą naudojant "SharePoint".

Dalis jūsų informacijos architektūros gali apimti informacijos klasifikavimą. Jei jūsų skelbiama informacija įmonei yra labai vertinga, reikalauja ypatingos saugos arba jai taikomos teisės aktų atitikties taisyklės, apsvarstykite galimybę sukurti klasifikavimo schemą, kuri nustatytų konkrečius turinio tipus, kuriuos reikia atidžiai valdyti. Sukūrę informaciją konkrečiuose sąrašuose ir bibliotekose, galite valdyti turinio peržiūrą naudodami valdymo funkcijas.

Šiuolaikinė "SharePoint" architektūra sukurta taip, kad būtų lanksti ir prisitaikyti prie kintančių jūsų organizacijos poreikių. Modernias svetaines galima susieti su centrinėmis svetainėmis. Susietos svetainės bendrina naršymą ir prekės ženklą su koncentratoriumi. Jei centrinės svetainės savininkas ir svetainės savininkai patvirtina, susietos svetainės taip pat gali bendrai naudoti koncentratoriaus teises.

Nustatydami svetainės naršymo struktūrą, atsižvelkite į toliau nurodytus dalykus.

• Kokį turinį turėsite svetainėje? Kaip tai virs puslapiais, sąrašais ir bibliotekomis?
• Kaip informacija bus pateikiama svetainėje?
• Kaip svetainės vartotojai naršys svetainę?
• Kaip informacija bus nukreipta į konkrečias auditorijas?
• Kaip bus konfigūruojama ir optimizuojama ieška?

Teisių valdymas moderniose svetainėse

Jūsų organizacijos kritinės informacijos vientisumas, konfidencialumas ir privatumas priklauso nuo to, kaip saugi padarote svetainę – konkrečiai, kam norite suteikti prieigą prie svetainės. Šiuolaikinių svetainių teisių valdymas apima ir vartotojus, ir vartotojų grupes. Teisės šiuolaikinėse ryšių ir komandos svetainėse gaunamos iš svetainių šablonų, kuriuose pateikiamos skirtingos parinktys. kiekvienai svetainei.

Ryšių svetainės nėra susietos su "Microsoft 365" grupėmis ir turi tris numatytuosius vaidmenis – svetainės savininkų, svetainės narių ir svetainės lankytojų.

Toliau pateikiame keletą patarimų, kuriuos reikia turėti omenyje, kai kuriate teisių strategiją:

• Laikykitės mažiausios privilegijos principo: Suteikite žmonėms žemiausius teisių lygius, kurių reikia norint atlikti jiems priskirtas užduotis.
• Naudokite standartines numatytąsias grupes: Suteikite žmonėms prieigą įtraukdami juos į standartines, numatytąsias grupes (pvz., narių, lankytojų ir savininkų).
• Apsvarstykite galimybę segmentuoti turinį pagal saugos lygį: Sukurkite svetainę ar biblioteką specialiai slaptiems dokumentams, o ne laikykite juos išsibarsčiusius didesnėje bibliotekoje ir apsaugokite unikaliomis teisėmis.

Šiuolaikinės svetainės teisės pagal pavadinimą

Daugiau išteklių svetainių savininkams:

• „SharePoint“ svetainės tinkinimas
• "SharePoint" svetainės naršymo tinkinimas
• Ieška naudojant šiuolaikinę "SharePoint"
• "SharePoint" centrinės svetainės nustatymas
• "SharePoint" komunikacijos svetainės valdymas
• "SharePoint" svetainės parametrų valdymas
• Svetainės bendrinimas
• Sąrašo, bibliotekos ar atskiro elemento teisių redagavimas

Svetainės valdymas

Svarbi, bet dažnai nematoma bet kurios svetainės dalis yra jos valdymo modelis – strategijų, vaidmenų, atsakomybių ir procesų rinkinys, kurį nustatote, kaip jūsų grupės nariai naudoja "SharePoint".

Daugelis organizacijų taiko svetainių valdymo modelį centrinio administravimo arba svetainių rinkinio lygiu, kurį gali sukurti ir prižiūrėti IT skyrius arba komanda. Kaip svetainės savininkas turite išsiaiškinti, ar svetainių rinkinio arba ūkio valdymo modelis jau yra. Jei taip, galite naudoti šią funkciją svetainės vartotojams arba sukurti papildomą valdymo modelį, kuris padėtų išspręsti jūsų konkrečias problemas. Pavyzdžiui, jei esate svetainių rinkinio antrinės svetainės, pvz., klasikinės komandos svetainės, svetainės savininkas, gali būti gera mintis sukurti savo papildomą valdymo modelį. Norėdami išspręsti konkrečias antrinės svetainės problemas.

Svetainės valdymo modelis leidžia svetainės vartotojams lengviau žinoti, kada jie turėtų sukurti naują antrinę svetainę, sąrašą ar kitą svetainės turinį. Užtikrina, kad nebenaudojamos antrinės svetainės ir turinys, kad būtų taupoma saugojimo vieta ir ieškos rezultatai būtų tikslūs. Suteikia vartotojams prieigą prie tinkamo turinio. Išlaikykite tą patį svetainės prekės ženklo integravimą, leisdami antrinių svetainių savininkams žinoti, kokie šablonai ir temos pasiekiami. Be to, paprasčiau pakeisti svetainės savininką, kai žmonės palieka organizaciją arba pasikeičia vaidmenys.

Gero svetainės valdymo modelis turėtų būti sutelktas į šias dalis:

• Svetainių kūrimas
• Teisių valdymas
• Informacijos architektūra
• Svetainės gyvavimo ciklas ir atsisakymas
• Saugyklos limitai
• Informacijos klasifikavimas
• Tinkinimas
• Duomenų apsauga
• Naršymas
• Ieška
• Vaidmenys ir atsakomybė už svetainės palaikymą

Kai kurias ankstesnio sąrašo dalis jau gali lemti svetainių rinkinio arba organizacijos lygmens valdymo modelis, pvz., kiek vietos yra svetainėje ir kokius tinkinimo veiksmus galite atlikti. Kiti gali būti netinkami, atsižvelgiant į jūsų komandos svetainės sudėtingumą ir ja besinaudojančių žmonių skaičių. Tačiau net jei jums nereikia priimti sprendimų šiomis temomis, verta žinoti, kokie sprendimai buvo priimti, kad galėtumėte informuoti savo svetainės vartotojus ir tinkamai vykdyti strategijas.

Antrinės svetainės kūrimas

Galbūt norėsite, kad komandos nariai galėtų komandos svetainėje kurti antrines svetaines, skirtas naudoti konkrečiuose projektuose.

Galimybė spontaniškai kurti naujas antrines svetaines gali būti labai naudinga grupei, tačiau neribojamas svetainių kūrimas gali būti nevaldomas. Kai antrinės svetainės plinta laisvai, gali kilti problemų. Pavyzdžiui:

• Vartotojams sunku rasti tinkamą antrinę svetainę arba būti tikriems, kad jie randa.
• Keliose antrinėse svetainėse informacija gali būti dubliuojama, naudojant brangią saugojimo vietą ir reikalaujant išlaikyti dvigubą kiekį.
• Pasenusi informacija gali būti antrinėse svetainėse (galimai jau daugelį metų) ir būti rodoma ieškos rezultatuose. Gali būti sunku pasakyti, kuri informacijos versija yra teisinga.
• Daugybės antrinių svetainių teisių valdymas gali tapti dideliu darbu, o vartotojai gali netyčia gauti prieigą prie informacijos, kurios iš tikrųjų neturėtų turėti.
• Darbuotojams paliekant grupę, jų sukurtų antrinių svetainių gali būti atsisakyta, o likę svetainės vartotojai gali susidurti su painiava ir sudrumsti ieškos rezultatai.

Galite sutaupyti laiko ir energijos, jei nustatysite keletą svetainių kūrimo strategijų, skirtų šioms sritims:

• Kam leidžiama kurti antrines svetaines?
• Ar naujas antrines svetaines reikia patvirtinti iš anksto? Jei taip, kokie yra patvirtinimo kriterijai ir kas suteikia patvirtinimą?
• Ar naujoms antrinėms svetainėms turėtų būti naudojami sukurti šablonai ir temos?
• Kiek informacijos galima saugoti svetainėje? Tai yra, kiek vietos serverio diske jis gali užimti?
• Kokios yra navigacijos strategijų įtraukimo į svetainę taisyklės?
• Kiek laiko informacija turėtų būti saugoma antrinėse svetainėse prieš ją panaikinant arba archyvuojant?

Daugiau informacijos rasite Svetainės arba antrinės svetainės kūrimas .

Teisių valdymas

Jūsų organizacijos kritinės informacijos vientisumas, konfidencialumas ir privatumas priklauso nuo to, kaip saugi padarote svetainę – konkrečiai, kam norite suteikti prieigą prie svetainės.

Prieigos prie svetainės suteikimas ir apribojimas vadinamas teisių valdymu ir tai yra viena iš svarbiausių jūsų, kaip svetainės savininko, pareigų.

Štai keletas patarimų, kuriuos reikia turėti omenyje, kai kuriate teisių strategiją.

• Laikykitės mažiausių teisių principo: suteikite žmonėms žemiausius teisių lygius, kurių reikia jiems priskirtoms užduotims atlikti.
• Suteikite žmonėms prieigą įtraukdami juos į standartines, numatytąsias grupes (pvz., narių, lankytojų ir savininkų). Padarykite daugumą žmonių narių ar lankytojų grupių nariais ir apribokite žmonių skaičių savininkų grupėje.
• Naudokite teisių paveldėjimą, kad sukurtumėte tvarkingą, lengvai vizualizuojamą hierarchiją. Tai yra, venkite suteikti teises atskiriems asmenims, verčiau dirbkite su grupėmis. Jei įmanoma, leiskite antrinėms svetainėms tiesiog paveldėti teises iš jūsų komandos svetainės, o ne turėti unikalias teises.
• Tvarkykite turinį, kad pasinaudotumėte teisių paveldėjimu: apsvarstykite galimybę segmentuoti turinį pagal saugos lygį – sukurkite svetainę ar biblioteką, skirtą slaptiems dokumentams, o ne laikykite juos išsibarsčiusius didesnėje bibliotekoje ir apsaugokite unikaliomis teisėmis.

Informacijos apie teisių nustatymą žr. Supratimas apie " SharePoint" teisių rinkinius arba Sąrašo, bibliotekos ar atskiro elemento teisių redagavimas .

Informacijos architektūra

Svetainės informacijos architektūra yra tarsi knygos turinys: ji nustato, kaip svetainės informacija – tinklalapiai, dokumentai, sąrašai ir duomenys – tvarkoma ir pateikiama svetainės vartotojams. Informacijos architektūra dažnai įrašoma kaip hierarchinis svetainės turinio, ieškos raktažodžių, duomenų tipų ir kitų sąvokų sąrašas.

Norėdami sukurti informacijos architektūrą, turite išanalizuoti informaciją, kuri bus pateikta svetainėje. Štai keletas klausimų, kuriuos galite naudoti kurdami informacijos architektūrą:

• Kokį turinį turėsite svetainėje? Kaip tai virs antrinėmis svetainėmis, sąrašais, bibliotekomis ir pan.?
• Kaip informacija bus pateikiama svetainėje?
• Kaip svetainės vartotojai naršys svetainę?
• Kaip informacija bus skirta konkrečioms auditorijoms?
• Kaip bus konfigūruojama ir optimizuojama ieška?

Dalis jūsų informacijos architektūros gali apimti informacijos klasifikavimą.

Jei informacija, su kuria dirbate, yra labai vertinga įmonei, reikalauja ypatingos saugos arba jai taikomos reguliavimo atitikties taisyklės, galite nustatyti klasifikavimo schemą, kad nustatytumėte konkrečius turinio tipus, kuriuos reikia atidžiai valdyti.

Sudėję informaciją į konkrečius sąrašus ir bibliotekas, galite valdyti turinio valdymą naudodami valdymo funkcijas. Pavyzdžiui:

Reikalauti paimti ir užrakinti failus

Reikalaudami paimti ir užrakinti failą, užtikrinate, kad tik vienas asmuo galės redaguoti failą, kol jis bus įrašytas ir atrakintas. Reikalavimas paimti ir užrakinti dokumentus neleidžia keliems žmonėms atlikti pakeitimų tuo pačiu metu, o tai gali sukelti redagavimo konfliktų ir sumaištį. Reikalavimas paimti ir užrakinti taip pat gali padėti priminti komandos nariams įtraukti komentarą, kai jie įrašo ir atrakina failą, kad galėtumėte lengviau sekti, kas buvo pakeista kiekvienoje versijoje. Daugiau informacijos rasite Bibliotekos konfigūravimas, kad būtų reikalaujama paimti ir užrakinti failus.

Sekti versijas

Jei norite išsaugoti ankstesnes failų versijas, bibliotekos gali padėti sekti, saugoti ir atkurti failus. Galite pasirinkti sekti visas versijas tokiu pačiu būdu. Arba galite pasirinkti kai kurias versijas priskirti pagrindinėms, pvz., naujo skyriaus įtraukimas į vadovą, o kai kurias versijas kaip antraeilius, pvz., rašybos klaidų taisymas. Norėdami lengviau valdyti vietą saugykloje, galite pasirinkti kiekvieno tipo versijos, kurią norite saugoti, numerį. Daugiau informacijos apie versijų kūrimą žr. Kaip versijų kūrimas veikia sąraše arba bibliotekoje?.

Reikalauti dokumento patvirtinimo

Galite nurodyti, kad reikalingas dokumento patvirtinimas. Dokumentai lieka laukimo būsenoje, kol juos patvirtina arba atmeta kažkas, turintis leidimą tai daryti. Galite kontroliuoti, kurios vartotojų grupės gali peržiūrėti dokumentą prieš jį patvirtinant. Ši funkcija gali būti naudinga, jei jūsų bibliotekoje yra svarbių gairių ar procedūrų, kurios turi būti galutinės, kad kiti jas matytų. Daugiau informacijos apie dokumentų patvirtinimą žr. Svetainių sąraše arba bibliotekoje esančių elementų patvirtinimo reikalavimas.

Gaukite reikiamą informaciją apie pakeitimus

Bibliotekos palaiko RSS technologiją, kad darbo grupės nariai galėtų automatiškai gauti ir peržiūrėti naujienų ir informacijos atnaujinimus arba informacijos santraukas konsoliduotoje vietoje. Norėdami naudoti RSS technologiją, galite įspėti apie bet kokius bibliotekos pakeitimus, pvz., kai pasikeičia bibliotekoje saugomi failai. RSS informacijos santraukos leidžia darbo grupės nariams matyti konsoliduotą pakeistų failų sąrašą. Taip pat galite kurti įspėjimus el. paštu, kad būtumėte informuojami apie failų pakeitimus. Daugiau informacijos apie RSS informacijos santraukas rasite straipsnyje Svetainės ar svetainių rinkinio RSS informacijos santraukų valdymas.

Darbo eigų kūrimas

Dokumentų biblioteka arba turinio tipas gali naudoti darbo eigas, kurias jūsų organizacija nustatė verslo procesams, pvz., dokumentų tvirtinimui arba peržiūrai valdyti. Jūsų grupė savo dokumentams gali taikyti verslo procesus, vadinamus darbo eigomis, kurios nurodo veiksmus, kuriuos reikia atlikti nuosekliai, pvz., patvirtinti arba versti dokumentus. Darbo eiga yra automatinis būdas perkelti dokumentus ar elementus per veiksmų arba užduočių seką. Pagal numatytuosius parametrus bibliotekose pasiekiamos trys darbo eigos: patvirtinimas, kuris nukreipia dokumentą žmonių grupei, kuri gali jį patvirtinti; Rinkti atsiliepimus, kurie nukreipia dokumentą žmonių grupei, kad gautų atsiliepimus, ir grąžina dokumentą asmeniui, kuris inicijavo darbo eigą kaip kompiliaciją; ir Parašų rinkimas, kuris nukreipia dokumentą žmonių grupei, kad būtų surinkti jų skaitmeniniai parašai. Daugiau informacijos apie darbo eigas žr. Su "SharePoint" įtrauktų darbo eigų apžvalga

Apibrėžti turinio tipus

Jei jūsų grupė dirba su kelių tipų failais, pvz., darbalapiais, pateiktimis ir dokumentais, galite išplėsti bibliotekos funkcijas įgalindami ir apibrėždami kelis turinio tipus. Turinio tipai padeda išlaikyti lankstumą ir nuoseklumą, kai naudojamos kelios bibliotekos. Kiekvienas turinio tipas gali nurodyti šabloną ir net darbo eigos procesus. Šablonai naudojami kaip atspirties taškas formatuojant ir bet kokį standartinį tekstą bei ypatybes, taikomas to tipo dokumentams, pvz., skyriaus pavadinimą ar sutarties numerį. Daugiau informacijos apie turinio tipus žr. Įvadas į turinio tipus ir turinio tipo publikavimą

Audito sekimas

Jei turite slaptų failų grupę ir būtų naudinga žinoti, kaip dokumentai buvo naudojami, galite apibrėžti strategiją, leidžiančią įgalinti įvykių, pvz., failų keitimų, kopijų ar panaikinimo, sekimą "Auditas". Informacijos apie audito nustatymą žr. Svetainių rinkinio audito parametrų konfigūravimas

Svetainės gyvavimo ciklas ir atsisakymas

Kitos svetainės, pvz., dokumentų darbo svetainės ir diskusijų svetainės, paprastai nebelieka naudingos, užima vertingą saugojimo vietą ir aptemdo ieškos rezultatus. Verta nustatyti svetainių ir jų turinio peržiūros grafiką (bent kartą per metus), kad pamatytumėte, ar verta juos išsaugoti.

Taip pat verta turėti omenyje, kad jūsų organizacijos didesnis valdymo modelis taip pat gali ieškoti pasenusių svetainių. Pvz., administratorius gali automatiškai panaikinti svetaines, kurios nebuvo paliestos 90 dienų. Kaip svetainės savininkas gausite įspėjimą el. paštu, kad tai įvyks. Norėdami gauti daugiau informacijos apie gyvenimo ciklo ir atsisakymo strategijas, žr. Svetainės uždarymo strategijos.