Naudodami eksportavimo vediklį, galite eksportuoti duomenis iš „Access“ duomenų bazės į tokio formato failą, kurį gali skaityti „Excel“. Šiame straipsnyje aprašyta, kaip paruošti ir eksportuoti duomenis į „Excel“, taip pat pateikiami galimų įprastų problemų trikčių diagnostikos patarimai.
Šiame straipsnyje
Duomenų eksportavimas į programą „Excel“: pagrindai
Kai eksportuojate duomenis į „Excel“, „Access“ sukuria pasirinktų duomenų kopiją ir saugo nukopijuotus duomenis faile, kurį galima atidaryti naudojant „Excel“. Jei dažnai kopijuojate duomenis iš „Access“ į „Excel“, galite įrašyti eksportavimo operacijos išsamią informaciją naudoti vėliau ir net suplanuoti, kad eksportavimo operacija būtų automatiškai vykdoma nustatytais intervalais.
Įprasti duomenų eksportavimo į programą „Excel“ scenarijai
-
Jūsų skyrius arba darbo grupė dirbdami su duomenimis naudoja ir „Access“, ir „Excel“. Jūs saugote duomenis „Access“ duomenų bazėse, bet duomenis analizuodami ir platindami analizės rezultatus naudojate „Excel“. Šiuo metu jūsų komanda eksportuoja duomenis į programą „Excel“, kada ir kaip jiems to reikia, bet jūs norite padaryti šį procesą efektyvesnį.
-
Jūs ilgai naudojatės programa „Access“, bet jūsų vadovas labiau mėgsta dirbti su duomenimis naudodamas programą „Excel“. Todėl reguliariai kopijuojate duomenis į programą „Excel“, bet taupydami laiką norite šį procesą automatizuoti.
Apie duomenų eksportavimą į „Excel“
-
„Access“ nėra komandos „Įrašyti kaip“, skirtos „Excel“ formatui. Norėdami nukopijuoti duomenis į „Excel“, turite naudoti šiame straipsnyje aprašytą eksportavimo funkciją arba nukopijuoti „Access“ duomenis į mainų sritį ir įklijuoti į „Excel“ skaičiuoklę.
-
Galite eksportuoti lentelę, užklausą, formą arba ataskaitą. Taip pat galite eksportuoti kelių įrašų rodinyje pasirinktus įrašus, pvz., duomenų lapą.
-
Programoje „Microsoft Excel“ yra komanda, skirta duomenims importuoti iš „Access“ duomenų bazės. Galite naudoti šią komandą vietoj „Access“ eksportavimo komandos; tačiau „Excel“ importavimo komanda leidžia importuoti tik lenteles arba užklausas. Daugiau informacijos ieškokite straipsnyje Prisijungimas prie išorinių duomenų (importavimas).
-
Į programą „Excel“ negalima eksportuoti makrokomandų ar modulių. Kai eksportuojate formą, ataskaitą ar duomenų lapą, kuriuose yra antrinių formų ar antrinių duomenų lapų, eksportuojamos tik pagrindinės formos ar duomenų lapai. Turite pakartoti eksportavimo operaciją su kiekviena antrine forma ar antriniu duomenų lapu, kuriuos norite peržiūrėti naudodami programą „Excel“.
-
Vienos eksportavimo operacijos metu galite eksportuoti tik vieną duomenų bazės objektą. Tačiau užbaigę atskiras eksportavimo operacijas, galite sulieti keliuose programos „Excel“ darbalapiuose esančius duomenis.
Pasiruošimas eksportavimo operacijai
Prieš atliekant eksportavimo procedūrą, naudinga peržiūrėti duomenis, kuriuos norite eksportuoti, kad įsitikintumėte, jog nėra klaidų indikatorių ar reikšmių klaidų. Jei yra klaidų, pabandykite jas išspręsti prieš eksportuodami duomenis į „Excel“. Kitu atveju eksportavimo operacijos metu gali kilti problemų ir nulinės reikšmės įtrauktos į „Excel“ darbalapį. Daugiau informacijos apie problemas, kurios gali atsirasti eksportuojant į „Excel“, ieškokite skyriuje trūkstamų ar neteisingų reikšmių trikčių diagnostika.
Jei šaltinio objektas yra lentelė ar užklausa, nuspręskite, ar norite eksportuoti formatuotus duomenis, ar neformatuotus. Nuo šio sprendimo priklausys du gaunamos darbaknygės aspektai – eksportuojamų duomenų kiekis ir rodomų duomenų formatas. Šioje lentelėje pateikiami formatuotų ir neformatuotų duomenų eksportavimo rezultatai.
|
Eksportavimas |
Šaltinio objektas |
Laukai ir įrašai |
Formatavimas |
|---|---|---|---|
|
Be formatavimo |
Lentelė arba užklausa Pastaba: Formų ir ataskaitų negalima eksportuoti be formatavimo. |
Visi esamo objekto laukai ir įrašai yra eksportuojami. |
Ypatybės Formatas parametrai operacijos metu ignoruojami. Eksportuojamos tik peržvalgos laukų peržvalgos ID reikšmės. Hipersaitų laukų turinys eksportuojamas kaip teksto stulpelis, kuriame rodomi saitai naudojant formatą rodomas tekstas#adresas#. |
|
Su formatavimu |
Lentelė, užklausa, forma arba ataskaita |
Eksportuojami tiek tie laukai ir įrašai, kurie rodomi dabartiniame rodinyje ar objekte. Duomenų lape esantys filtruoti įrašai, paslėpti stulpeliai ir formoje ar ataskaitoje nerodomi laukai neeksportuojami. |
Vediklis atsižvelgia į ypatybės Formatas parametrus. Peržvalgos laukų peržvalgos reikšmės eksportuojamos. Hipersaitų laukų reikšmės eksportuojamos kaip hipersaitai. Raiškiojo teksto laukų tekstas eksportuojamas be formatavimo. |
Pasirinkite paskirties darbaknygę ir failo formatą. Atkreipkite dėmesį, kad ataskaitas galima eksportuoti tik senesniu *.xls failų formatu, bet ne naujesniu *.xlsx formatu.
Eksportavimo operacijos metu programa „Access“ paragins nurodyti paskirties darbaknygės pavadinimą. Šioje lentelėje apibendrinama, kada sukuriama darbaknygė (jei ji dar nesukurta) ir kada ji perrašoma (jei ji jau sukurta).
|
Jei paskirties darbaknygė |
Ir šaltinio objektas yra |
Ir norite eksportuoti |
Tada |
|---|---|---|---|
|
Nesukurta |
Lentelė, užklausa, forma arba ataskaita |
Duomenis su formatavimu ar be jo |
Eksportavimo operacijos metu sukuriama darbaknygė. |
|
Jau egzistuoja |
Lentelė ar užklausa |
Duomenis, bet ne formatavimą |
Darbaknygė neperrašoma. Darbaknygėje pridedamas naujas darbalapis ir jam suteikiamas pavadinimas to objekto, iš kurio buvo eksportuoti duomenys. Jei darbaknygėje jau darbalapis, turintis tokį pavadinimą, programa „Access“ ragina arba pakeisti atitinkamo darbalapio turinį, arba nurodyti kitą naujo lapo pavadinimą. |
|
Jau egzistuoja |
Lentelė, užklausa, forma arba ataskaita |
Duomenis, įskaitant formatavimą |
Darbaknygė perrašoma eksportuotais duomenimis. Visi egzistuojantys darbalapiai pašalinami ir sukuriamas naujas darbalapis, turintis tokį patį pavadinimą kaip eksportuotas objektas. „Excel“ darbalapio duomenys paveldi šaltinio objekto formatavimo parametrus. |
Duomenys visada pridedami naujame darbalapyje. Negalite pridėti duomenų jokiame egzistuojančiame darbalapyje ar įvardytame diapazone.
Eksportavimo operacijos vykdymas
-
Jei paskirties „Excel“ darbaknygė atidaryta, prieš tęsdami ją uždarykite.
-
Šaltinio duomenų bazės naršymo srityje pasirinkite norimą eksportuoti objektą.
Dalies duomenų eksportavimas
Jei objektas yra lentelė, užklausa ar forma, o jūsų norite eksportuoti tik dalį duomenų, atidarykite objektą duomenų lapo rodinyje ir pasirinkite pageidaujamus įrašus.
Norėdami atidaryti formą duomenų lapo rodinyje:
-
Dukart spustelėdami formą ją atidarykite.
-
Spustelėkite formą dešiniuoju pelės mygtuku, tada spustelėkite Duomenų lapo rodinys. Jei tokios parinkties nėra:
-
Spustelėkite Dizaino rodinys.
-
Paspauskite F4 ypatybių lapo užduočių srities rodymui įjungti.
-
Ypatybių lapo viršuje esančiame išplečiamajame sąraše pasirinkite Forma.
-
Ypatybių lapo skirtuke „Formatas“ ypatybės Leisti duomenų lapo rodinį nustatymą pakeiskite į Taip.
-
Skirtuko Dizainas grupėje Rodiniai spustelėkite Duomenų lapo rodinys.
Pastaba: Negalite eksportuoti ataskaitos dalies. Tačiau galite pasirinkti ar atidaryti lentelę arba užklausą, pagal kurią ta ataskaita yra sudaryta, ir eksportuoti dalį to objekto duomenų.
-
-
-
Skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Eksportuoti spustelėkite Excel.
-
Dialogo lange Eksportavimas – „Excel“ skaičiuoklė peržiūrėkite siūlomą „Excel“ darbaknygės failo pavadinimą (programa „Access“ naudoja šaltinio objekto pavadinimą). Jei reikia, galite pakeisti failo pavadinimą.
-
Lauke Failo formatas pasirinkite norimą formatą.
-
Jei eksportuojate lentelę ar užklausą ir norite eksportuoti formatuotus duomenis, pasirinkite Duomenis eksportuoti kartu su formatavimo ir maketo parametrais. Daugiau informacijos žr. skyriuje Pasiruošimas eksportavimo operacijai.
Pastaba: Jei eksportuojate formą arba ataskaitą, ši parinktis visada pažymėta, bet neprieinama (atrodo neryški).
-
Jei užbaigus eksportavimo operaciją norite pamatyti „Excel“ paskirties darbaknygę, pažymėkite žymės langelį Pasibaigus eksportavimo operacijai atidaryti paskirties failą.
Jei šaltinio objektas atidarytas ir jei prieš pradėdami eksportavimo operaciją rodinyje pažymėjote vieną ar daugiau įrašų, galite pasirinkti Eksportuoti tik pasirinktus įrašus. Norėdami eksportuoti visus rodinyje rodomus įrašus, palikite šį žymės langelį nepažymėtą.
Pastaba: Jei jokie įrašai nepažymėti, žymės langelis išlieka neprieinamas (neryškus).
-
Spustelėkite Gerai.
Jei eksportavimo operacija nepavyksta dėl klaidos, programa „Access“ rodo pranešimą, kuriame aprašoma klaidos priežastis. Arba „Access“ eksportuoja duomenis ir pagal 7 veiksme atliktus pasirinkimus atidaro „Excel“ paskirties darbaknygę. Tada programa „Access“ rodo dialogo langą, kuriame galite sukurti specifikaciją, naudojančią šios eksportavimo operacijos išsamią informaciją.
Ką dar turėčiau žinoti apie eksportavimą?
-
Informacijos, kaip įrašyti eksportavimo išsamią informaciją į specifikaciją, kurią galėsite naudoti vėliau, žr. straipsnyje Išsamios importavimo arba eksportavimo operacijos informacijos įrašymas kaip specifikacijos.
-
Informacijos, kaip vykdyti įrašytas eksportavimo specifikacijas, žr. straipsnyje Įrašytos importavimo arba eksportavimo operacijos vykdymas.
-
Informacijos, kaip suplanuoti, kad specifikacijos būtų vykdomos tam tikru metu, žr. straipsnyje Importavimo arba eksportavimo operacijos planavimas.
-
Informacijos, kaip pakeisti specifikacijos pavadinimą, panaikinti specifikacijas arba atnaujinti specifikacijų šaltinio failų vardus, žr. straipsnyje Duomenų užduočių tvarkymas.
Trūkstamų ar neteisingų reikšmių trikčių diagnostika
Šioje lentelėje aprašomi įvairūs dažnai pasitaikančių trikčių diagnostikos būdai.
Patarimas: Jei pastebėjote, kad trūksta tik kelių reikšmių, pataisykite jas „Excel“ darbaknygėje. Kitu atveju pataisykite šaltinio objektą „Access“ duomenų bazėje ir tada pakartokite eksportavimo operaciją.
|
Problema |
Aprašas ir sprendimas |
|---|---|
|
Apskaičiuotieji laukai |
Eksportuojami apskaičiuotųjų laukų rezultatai, tačiau neeksportuojamos skaičiavimus lemiančios išraiškos. |
|
Kelių reikšmių laukai |
Keletą reikšmių palaikantys laukai eksportuojami kaip reikšmių, atskirtų kabliataškiu (;), sąrašas. |
|
Paveikslėliai, objektai ir priedai |
Grafiniai elementai (pvz., logotipai, OLE objektų laukų turinys ir priedai, kurie yra šaltinio duomenų dalis) neeksportuojami. Įtraukite juos į darbalapį neautomatiniu būdu, kai užbaigsite eksportavimo operaciją. |
|
Diagrama |
Kai eksportuojate formą, kurioje yra „Microsoft Graph“ objektas, jis neeksportuojamas. |
|
Duomenys netinkamame stulpelyje |
Gautame darbalapyje esančios neapibrėžtos reikšmės kartais pakeičiamos duomenimis, kurie turėtų būti kitame stulpelyje. |
|
Trūkstamos datos reikšmės |
Ankstesnės nei 1900 m. sausio 1 d. datos reikšmės neeksportuojamos. Atitinkamuose darbalapio langeliuose bus neapibrėžtos reikšmės. |
|
Trūkstamos išraiškos |
Reikšmėms apskaičiuoti naudojamos išraiškos į programą „Excel“ neeksportuojamos. Eksportuojami tik apskaičiavimų rezultatai. Baigę eksportavimo operaciją, pridėkite formules rankiniu būdu. |
|
Trūkstamos papildomos formos, papildomos ataskaitos ir papildomi duomenų lapai |
Eksportuojant formą, ataskaitą ar duomenų lapą, eksportuojama tik pagrindinė forma ar duomenų lapas. Kartokite eksportavimo operaciją su kiekviena papildoma forma ar papildomu duomenų lapu, kurį norite eksportuoti. |
|
Trūkstami ar netinkamai formatuoti stulpeliai |
Jei gautame darbalapyje nė vienas stulpelis nėra formatuotas, kartokite eksportavimo operaciją būdami tikri, kad vedlyje pažymėjote žymės lauką Duomenis eksportuoti kartu su formatavimo ir maketo parametrais. Ir atvirkščiai, jei kai kurie stulpeliai yra formatuoti kitaip nei šaltinio objekto versijoje, pritaikykite formatavimą neautomatiniu būdu naudodami programą „Excel“. Stulpelio formatavimas naudojant programą „Excel“
|
|
Stulpelyje esanti reikšmė # |
Stulpelyje, kuris atitinka formos lauką Taip/ne, gali būti rodoma reikšmė #. Priežastis gali būti ta, kad eksportavimo operacija buvo pradėta iš naršymo srities arba kai buvo naudojamas formos rodinys. Norėdami išspręsti šią problemą, prieš pradėdami eksportuoti duomenis, atidarykite formą naudodami duomenų lapo rodinį. |
|
Klaidos indikatoriai ar klaidų reikšmės |
Patikrinkite, ar langeliuose nėra klaidos indikatorių (žalių trikampių kampuose) arba klaidos reikšmių (ženklu # prasidedančių eilučių vietoj atitinkamų duomenų). |
