Metų organizacijos, siekdamos bendrauti ir bendradarbiauti su žmonių grupėmis tiek pačioje įmonėje, tiek ir už jos ribų, turi būti pasikliaujama platinimo grupėmis. Tačiau dabar „Microsoft 365“ grupės programoje "Outlook" siūlo galingą bendradarbiavimo sprendimą.

Patarimas: Jei ieškote informacijos, kaip naudoti „Outlook“ kontaktų grupes el. laiškams siųsti sąraše nurodytiems žmonėms (pvz., grupei draugų), žr. Kontaktų grupės arba siuntimo sąrašo kūrimas „Outlook“, skirtoje kompiuteriui.

Kas yra „Microsoft 365“ grupės?

Kai nustatote„Microsoft 365“ grupę programoje "Outlook", galite pasirinkti žmonių rinkinį, su kuriuo norite bendradarbiauti, ir lengvai nustatyti išteklių rinkinį, skirtą žmonėms bendrinti. Nereikia rūpintis, kaip rankiniu būdu priskirti teises pasiekti visus šiuos išteklius, nes įtraukus narių į grupę jiems automatiškai suteikiamos reikiamos teisės naudoti grupės teikiamus įrankius.

Šie papildomi ištekliai apima:

  • Bendrai naudojamas gautuosius – ten, kur tradiciškai yra jūsų siuntimo sąrašuose esantys pokalbiai. Šis bendrai naudojamas aplankas yra visiškai ieškomas, todėl sukuriamas grupės laiškų Archyvas. Grupės naujokai gali ieškoti arba slinkti per retrospektyvą, kad greitai pereitų prie to, kas buvo užregistruota grupėje anksčiau. Žiūrėkite: grupės pokalbis programoje "Outlook".

    Patarimas: Jei jūsų vartotojai vis dar nori, kad grupės laiškai būtų rodomi jų asmeniniuose gautuosiuose, nes jie padarė su siuntimo sąrašu, jie turi Prenumeruoti grupę spustelėdami narystės mygtuką "Outlook" juostelėje.

  • Bendrinamų failų biblioteka – jūsų grupėje yra "SharePoint" failų biblioteka, kurioje jūsų vartotojai gali saugoti, bendrinti ir bendradarbiauti dirbdami su dokumentais, darbaknygėmis, pateiktimis, vaizdais ar bet kokio kito tipo failu, kuriam reikia dirbti. Žiūrėkite: grupės failų bendrinimas.

  • Bendrinamas kalendorius – jūsų grupė gauna bendrinamą kalendorių ir skelbs su grupe susijusius įvykius. Kiekvienas narys, kuris prisijungė prie grupės, automatiškai kviečiamas į kalendoriuje publikuotus įvykius, kad šie įvykiai taip pat būtų matomi jų asmeniniuose kalendoriuose, jei jie nori. Žiūrėkite: susitikimo planavimas grupės kalendoriuje programoje "Outlook".

  • Bendrinamas "OneNote" bloknotas – grupė automatiškai turi bendrinamą "OneNote" bloknotą, kur grupės nariai gali rinkti informaciją ir kartu su ja bendradarbiauti. Daugelis grupių naudoja bloknotą, kad sukurtų gyvą wiki su dažnai užduodamų klausimų ir kitų išteklių.

  • Svečių Prieiga – galite įtraukti išorinius kontaktus į siuntimo grupes anksčiau, tačiau visi jie gavo laišką. Naudodami grupes galite svečiams pasiekti laiškus, failus ir net bendrinamą "OneNote" bloknotą. Žiūrėkite: Svečių prieiga "Microsoft" 365 grupėse.

  • Turinys yra aptinkamas – grupės programoje "Outlook" yra viešos pagal numatytuosius nustatymą, o tai reiškia, kad kitiems jūsų organizacijos asmenims paprasta atrasti ir prisijungti prie grupės medžiagos. Jei grupės turinys yra jautresni, galite perjungti grupę į privačią, kuri paslepia ne narių turinį, ir reikalauja, kad grupės savininkas patvirtintų visas prisijungimo užklausas.

  • Savitarnos kūrimas – jis neturi būti perkrautas pagal vartotojų užklausas kurti grupes. Vartotojai gali kurti savo grupes, jei reikia. Jei norite valdyti, kurie jūsų organizacijos vartotojai gali kurti grupes žr.: valdyti, kas gali kurti "Microsoft" 365 grupes.

Tai tik kelios funkcijos, dėl kurių grupės yra galingesnis sprendimas nei paskirstymo grupės.

Jūsų grupių administravimas

„Microsoft 365“ siūlo daug naudingų įrankių ir galimybių, kad galėtumėte lengviau valdyti ir administruoti savo grupes. Daugiau informacijos apie kiekvieną iš šių privalumų rasite spustelėję toliau pateiktas antraštes.

Jūsų katalogo valdymas yra kiekvieno administratoriaus rūpestis. Štai keli įrankiai „Microsoft 365“ pasiūlymai, padėsiantys lengviau atlikti šiuos veiksmus:

  • Vardų suteikimo strategijos – pavadinimų suteikimo strategijos leidžia apibrėžti, kas yra, ir ar ne, jūsų grupėms priimtinais pavadinimais. Tai neleidžia vartotojams duoti profanum arba draudžiamų vardų į grupes. Be to, galite įgalinti įmonės standartinių priešdėlių arba priesagų grupės pavadinimams.

    Dinaminis narystė – dinaminis narystė leidžia nustatyti grupės narystę pagal taisyklę, kuri įtraukia (arba pašalina) grupės narius pagal "Active Directory" metaduomenis (pvz., skyrius arba vaidmuo). Sužinokite, kaip naudoti atributus, kad sukurtumėte išplėstines taisykles , skirtas daugiau informacijos apie dinaminį narystę.

  • Paslėpta narystė – jei turite pagrindo norėti, kad jūsų grupės narystė būtų konfidenciali, pvz., jei nariai yra studentai, galite slėpti narystę iš kitų šalių.

  • Kūrimo teisės – gali būti, kad jūsų organizacijoje yra žmonių, kurių nenorite kurti naujų grupių. Yra keli būdai, kaip valdyti kūrimo teises kataloge. Žr. "Microsoft 365" grupės kūrimo valdymas.

  • Audito žurnalai – galite turėti daugiau pasitikėjimo, kad vartotojai galėtų kurti grupes ir valdyti narystę grupėje, nes „Microsoft 365“ grupių audito žurnalai leidžia susekti, kas sukūrė arba panaikino konkrečią grupę arba atliko grupės narių keitimą. Žiūrėkite: audito žurnalų ieška "Microsoft" 365 saugos & atitikties centre.

Pristatymo valdymas suteikia jums keletą būdų, kaip tvarkyti, kaip grupė turėtų siųsti arba gauti laiškai. Be to, yra įrankių, skirtų stebėti šių žinučių srautą.

  • "Send as" arba "Send" vardu – šie parametrai leidžia nurodytiems vartotojams išsiųsti laiškus taip, kaip jie atvyko iš grupės arba yra jos vardu.

  • Siuntėjo apribojimai – šie parametrai leidžia jums kontroliuoti, kas gali siųsti pranešimus grupei. Grupę galima sukonfigūruoti taip, kad būtų leidžiama siųsti laiškus iš kitų šalių, tačiau galite norėti apriboti, kad tik tam tikros nepriklausančios šalys.

  • Išorinis vartotojų palaikymas – kviečiant svečius į jūsų grupę, galite pasirinkti, kad jie būtų įtraukti į grupės laiškų pokalbius. Žiūrėkite: Svečių prieiga "Microsoft" 365 grupėse.

  • Transportavimo taisyklės – transportavimo taisyklės veikia grupėse taip pat, kaip ir jūsų "Exchange" serveryje. Taisyklės gali ieškoti konkrečių sąlygų atitinkančių žinučių ir gali imtis veiksmų dėl šių žinučių.

  • El. pašto patarimai – informaciniai pranešimai, rodomi vartotojams, kai jie kuriate laišką. Jos gali padėti sumažinti NDR pagal įspėjimą vartotojui, jei jų pranešimas gali vykti į ne šalis arba viršyti pranešimų kvotas.

  • Keli tarpinio serverio adresai – grupėje gali būti pseudonimų kaip ir vartotojo pašto dėžutė. Papildomi tarpiniai adresai gali būti naudingi, kai priimami laiškai, siunčiami į kitus slapyvardžius, arba kad būtų lengviau pasiekti grupę, kurioje yra ilgas arba sunkiai rodomas rašybos vardas. Žiūrėti: kelių domenų palaikymą "Microsoft" 365 grupėms – administratorių žinynas

  • Maksimalus siuntimo/gavimo dydis – šios kvotos gali padėti sumažinti problemas, susijusias su grupės gautu (arba siunčiamais) labai dideliais pranešimais, kad būtų geriau valdomi saugyklos ir pralaidumo reikalavimai.

„Microsoft 365“ taip pat pateikia kelis įrankius, skirtus valdyti turinio, kuris bus bendrinamas jūsų grupėje, tipą.

  • Naudojimo gairės – galėsite apibrėžti „Microsoft 365“ grupių naudojimo gaires – supažindinti vartotojus su gerąja patirtimi, padėsiančias išlaikyti jų grupes ir šviesti apie vidines turinio strategijas.

  • Duomenų klasifikacija – galėsite sukurti tinkinamą duomenų klasifikavimo sistemą, skirtą „Microsoft 365“ grupėms, kurios leidžia atskirti grupes pagal strategijos tipą (pvz., "neklasifikuota," "įmonės konfidenciali" arba "Top Secret"). Tokiu būdu jūsų grupės gali eksponuoti kitų organizacijos turinio strategijas. Išplėstinė strategija leidžia jūsų organizacijai konfigūruoti galinį punktą, kuris vadinamas, kai grupė sukuriama arba keičiama, ir tada galite įgyvendinti savo strategijas grupės kūrimui arba pakeitimui.

Keitimų valdymas

Vartotojai kartais būna nemalonūs, todėl svarbu susisiekti su esamais jūsų siuntimo sąrašų nariais, kad jie žinotų, ko tikėtis. Štai keletas informacijos, kurią turėtumėte įtraukti į šį pranešimą, kartu su kai kuriais atsakymais, kurie jums gali būti naudingi:

Kas yra "Outlook" grupės?

„Microsoft 365“ grupės programoje "Outlook" yra vienas bendradarbiavimo sprendimas, skirtas komandoms/grupėms, kurioms reikia vietos bendrai naudoti diskusijas, failus, kalendorius ir pastabas.  Turbūt viena geriausia funkcija yra ta, kad grupės aplankas Gauta palaiko diskusijų retrospektyvą, todėl lengva ieškoti ankstesnių diskusijų.

Kodėl mes padarėme šiuos pakeitimus?

Žmonės dažnai reikalavo, kad būtų galima ieškoti jūsų siuntimo sąraše užregistruotų žinučių, kad būtų galima rasti informaciją, kuri buvo aptarta praeityje. Atnaujinus siuntimo sąrašą į grupę, žmonėms nereikia klausti arba atsakyti į tuos pačius klausimus.

Taip pat naujoje grupėje bus kalendorius, skirtas mūsų grupės įvykiams, bendrinamų failų bibliotekai ir "OneNote" bloknote, kur galime bendradarbiauti ir rinkti informaciją ateičiai.

Ar reikia ką nors prisijungti prie šios grupės, jei jau buvau siuntimo sąrašo narys?

Ne, jei jau buvote siuntimo sąrašo narys, automatiškai būsite naujos grupės narys.

Kaip pasiekti naują grupę programoje "Outlook"? Kaip apie internetinę "Outlook"?

Norėdami pasiekti naują grupę programoje "Outlook", tiesiog eikite į kategoriją grupės, esančią kairėje naršymo srities apačioje. Jei naudosite šią grupę, galite ją prisegti kaip parankinį spustelėdami dešiniuoju pelės mygtuku ir pasirinkdami Rodyti kaip parankinį.

Be to, kiekvienoje mobiliojoje platformoje ("iOS", "Android" ir kt.) galima naudoti nemokamus mobiliuosius klientus „Microsoft 365“ grupėse, kad galėtumėte lengvai pasiekti grupę keliaudami.

Negaliu dar tik išsiųsti

taip, žinoma. Tas pats el. pašto pseudonimas, kurį naudojote siuntimo sąrašui, "Outlook" vis tiek veiks puikiai.

Be to...

Neužmirškite jiems pranešti, kada šis keitimas vyksta ir kam jie turėtų kreiptis, jei jie turi daugiau klausimų.

Siuntimo sąrašų perkėlimas

Pasirengę atnaujinti savo siuntimo sąrašą į grupę? Peržiūrėkite siuntimo sąrašų perkėlimas į "Microsoft" 365 grupes – administratorių žinynas.

Kas toliau?

Atnaujinę savo siuntimo grupę į„Microsoft 365“ grupę, galite atlikti keletą tolesnių užduočių, kurias galite atlikti, kad užtikrintumėte sklandų veikimą.

  • Stebėjimas su naudotojais – pažymėkite juos iškart, kai versija bus baigta, tada dar kartą po kelių dienų. Rodoma, kad klausotės ir reaguojate į bet kokius klausimus, kuriuos jie turės pereiti ilgą kelią, kad jie būtų laimingi ir patogūs keičiant.

  • Stebėti įtraukimo ataskaitas – „Microsoft 365“ administravimo portale yra gerų ataskaitų, kurios gali parodyti, kiek vartotojų naudoja grupę, kaip dažnai ir kokias funkcijas jos naudoja. Šios ataskaitos gali padėti jums kurti tolesnius ir vartotojų mokymus bei akcentuoti, kur vartotojai gauna daugiausia naudos iš naujos grupės. Žiūrėkite: veiklos ataskaitos "Microsoft 365" administravimo centre.

  • Pasidalinkite savo patirtimi – leisti kitoms įmonės komandoms žinoti, kad atnaujinote savo platinimo grupę ir kokius veiksmus padarėte sėkmingam! Bendrinimas ta informacija gali padėti kitoms komandoms sekti jūsų pavyzdžiu ir sėkmingai atnaujinti.

Taip pat žr.

Turite klausimų apie „Microsoft 365“ grupes?

Apsilankykite "Microsoft" 365 grupės technologijų bendruomenėje.

Mes pasiruošę išklausyti

Šis straipsnis paskutinį kartą buvo atnaujintas spalio 16 d., 2020 dėl jūsų atsiliepimų. Jei radote, kad jis padės jums gauti naudingos informacijos, ypač jei to nepadarėte, spustelėkite toliau pateiktus atsiliepimų valdiklius ir palikite mums keletą konstruktyvių komentarų, kad galėtume toliau juos patobulinti. Ačiū!

Reikia daugiau pagalbos?

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijungti prie "Microsoft Insider"

Ar ši informacija buvo naudinga?

Ar esate patenkinti vertimo kokybe?
Kas turėjo įtakos jūsų patirčiai?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

×