Rasti įrašus su naujausiomis arba seniausiomis datomis

Didžiausių reikšmių užklausų kūrimo ir naudojimo taisyklės

Viršutinės reikšmės užklausą sukuriate pirmiausia sukurdami išrinkimo užklausą. Atsižvelgiant į norimus rezultatus, užklausai taikote rikiavimo tvarką arba konvertuojate užklausą į sumų užklausą. Jei konvertuosite užklausą, tada naudosite agregavimo funkciją, pvz., Maks . arba Min ., kad būtų pateikta didžiausia arba mažiausia reikšmė, arba Pirmoji arba Paskutinė , kad būtų pateikta anksčiausia arba vėliausia data. Sumų užklausas ir agregavimo funkcijas naudojate tik tada, kai reikia rasti duomenis, kurie patenka į grupių arba kategorijų rinkinį. Pavyzdžiui, tarkime, kad jums reikia rasti kiekvieno miesto, kuriame veikia jūsų įmonė, konkrečios datos pardavimo numerius. Tokiu atveju miestai tampa kategorijomis (jums reikia rasti duomenis pagal miestą), todėl naudojate sumų užklausą.

Tęsdami atminkite, kad neatsižvelgiant į užklausos tipą, užklausos turi naudoti laukus, kuriuose yra aprašomųjų duomenų, pvz., klientų vardų, taip pat lauką, kuriame yra datos reikšmės, kurias norite rasti. Be to, datos reikšmės turi būti lauke, nustatytame kaip datos/laiko duomenų tipas. Šiame straipsnyje aprašomos užklausos nepavyksta, jei bandysite jas vykdyti pagal datos reikšmes trumpojo teksto lauke. Be to, jei norite naudoti sumų užklausą, duomenų laukuose turi būti kategorijos informacija, pvz., miestas arba šalies / regiono laukas.

Didžiausių reikšmių užklausos ir filtro pasirinkimas

Norėdami nustatyti, ar reikia sukurti didžiausių reikšmių užklausą, ar taikyti filtrą, pasirinkite vieną iš šių parinkčių:

• Jei norite grąžinti įrašus su naujausiomis arba naujausiomis datomis lauke ir nežinote tikslių datos reikšmių arba nesvarbu, galite sukurti didžiausių reikšmių užklausą.

• Jei norite grąžinti visus įrašus, kurių data sutampa, yra ankstesnė arba vėlesnė nei konkreti data, naudokite filtrą. Pavyzdžiui, norėdami pamatyti pardavimo datas nuo balandžio iki liepos, taikykite filtrą. Išsamus filtrų aptarimas yra už šios temos ribų.

  Daugiau informacijos apie filtrų kūrimą ir naudojimą žr. straipsnyje Filtro taikymas norint peržiūrėti pasirinktus įrašus "Access" duomenų bazėje.

Puslapio viršus

Pagrindinės didžiausių reikšmių užklausos kūrimas

1. Skirtuko Kūrimas grupėje Užklausos spustelėkite Užklausos dizainas.

2. Dialogo lange spustelėkite lentelę, kurią norite naudoti užklausoje, spustelėkite Įtraukti , kad įdėtumėte lentelę į viršutinę dizainerio sekciją, tada spustelėkite Uždaryti.

   –arba–

   Dukart spustelėkite lentelę, tada spustelėkite Uždaryti.

   Jei naudojate duomenų pavyzdį, pateiktą ankstesniame skyriuje, įtraukite lentelę Darbuotojai į užklausą.

3. Įtraukite laukus, kuriuos norite naudoti užklausoje, į dizaino tinklelį. Galite dukart spustelėti kiekvieną lauką arba nuvilkti kiekvieną lauką į tuščią langelį eilutėje Laukas .

   Jei naudojate lentelės pavyzdį, įtraukite laukus Vardas, Pavardė ir Gimimo data.

4. Lauke, kuriame yra jūsų viršutinės arba apatinės reikšmės (lauke Gimimo data, jei naudojate lentelės pavyzdį), spustelėkite eilutę Rikiuoti ir pasirinkite Didėjimo tvarka arba Mažėjimo tvarka.

   Mažėjimo tvarka pateikia naujausią datą, o didėjimo tvarka grąžina anksčiausią datą.

   Svarbu: Eilutėje Rūšiavimas turite nustatyti tik laukų, kuriuose yra jūsų datos, reikšmę. Jei nurodysite kito lauko rikiavimo tvarką, užklausa nepateiks norimo rezultato.

5. Skirtuko Užklausos dizainas grupėje Užklausos sąranka spustelėkite rodyklę žemyn, esančią šalia Visos (sąrašas Svarbiausios reikšmės ) ir įveskite norimų matyti įrašų skaičių arba pasirinkite parinktį iš sąrašo.

6. Spustelėkite Vykdyti , kad paleistumėte užklausą ir rodytų rezultatus duomenų lapo rodinyje.

7. Įrašykite užklausą ir palikite ją atidarytą naudoti atlikdami kitus veiksmus.

Galite matyti, kad šio tipo didžiausių reikšmių užklausa gali atsakyti į pagrindinius klausimus, pvz., kas yra seniausias arba jauniausias asmuo įmonėje. Tolesniuose veiksmuose paaiškinama, kaip naudoti reiškinius ir kitus kriterijus, kad užklausa galėtų veikti lanksčiai. Kitame veiksme pateikti kriterijai grąžina tris ateinančius darbuotojų gimtadienius.

Kriterijų įtraukimas į užklausą

1. Perjunkite užklausą, kurią sukūrėte atlikdami ankstesnius veiksmus, į dizaino rodinį.

2. Užklausos dizaino tinklelio stulpelio Gimimo data dešinėje esančiame stulpelyje nukopijuokite ir įklijuokite arba įveskite šį reiškinį: Reiškinys1: DatePart("m",[Gimimo data]). Tada spustelėkite Vykdyti.

   Funkcija DatePart išskleidžia lauko Gimimo data mėnesio dalį.

3. Perjungti į dizaino rodinį.

4. Į dešinę nuo pirmojo reiškinio įklijuokite arba įveskite šį reiškinį: Reiškinys2: DatePart("d",[Gimimo data]). Tada spustelėkite Vykdyti.

   Šiuo atveju funkcija DatePart išskleidžia lauko Gimimo data datos dalį.

5. Perjungti į dizaino rodinį.

6. Išvalykite kiekvieno iš dviejų ką tik įvestų reiškinių žymės langelius eilutėje Rodyti , spustelėkite eilutę Rikiuoti kiekvieną reiškinį, tada pasirinkite Didėjimo tvarka.

7. Spustelėkite Vykdyti.

8. Taip pat galite nurodyti užklausos aprėpties ribojimo kriterijus. Kai nurodote kriterijus, užklausa rikiuoja tik kriterijus atitinkančius įrašus ir identifikuoja viršutines arba apatines laukų reikšmes iš surikiuoto sąrašo.

   Norėdami tęsti duomenų pavyzdžių perdavimą, įjunkite dizaino rodinį. Tada stulpelio Gimimo data eilutėje Kriterijai įveskite šį reiškinį:

   Month([Gimimo data]) > Month(Date()) Arba Month([Gimimo data])= Month(Date()) And Day([Gimimo data])>Day(Date())

   Šis reiškinys atlieka šiuos veiksmus: The Month([Birth Date]) > Month(Date()) dalis tikrina kiekvieno darbuotojo gimimo datą, kad sužinotų, ar ji patenka į būsimą mėnesį, ir, jei teisinga, įtraukia tuos įrašus į užklausą. Reiškinio Month([Gimimo data])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) dalis tikrina gimimo datas, kurios pasitaiko esamame mėnesyje, kad sužinotų, ar gimtadienis sutampa, ar yra po dabartinės dienos. Jei ši sąlyga teisinga, funkcija į užklausą įtraukia tuos įrašus. Apibendrinama: šis reiškinys nepaiso jokių įrašų, kurių gimtadienis yra nuo sausio 1 d. iki užklausos vykdymo datos.

   Norėdami peržiūrėti daugiau užklausos kriterijų reiškinių pavyzdžių, žr. straipsnį Užklausos kriterijų pavyzdžiai.

9. Skirtuko Užklausos dizainas grupėje Užklausos sąranka spustelėkite rodyklę žemyn, esančią šalia Visos (sąrašas Svarbiausios reikšmės ) ir įveskite norimų matyti įrašų skaičių arba pasirinkite parinktį iš sąrašo.

   Norėdami pamatyti kitus tris gimtadienius, įveskite 3.

10. Spustelėkite Vykdyti , kad paleistumėte užklausą ir rodytų rezultatus duomenų lapo rodinyje.

Sumų užklausos kūrimas

1. Skirtuko Kūrimas grupėje Užklausos spustelėkite Užklausos dizainas.

2. Dukart spustelėkite norimas naudoti lenteles. Kiekviena lentelė rodoma užklausos dizaino įrankio viršutinėje dalyje.

   Jei naudojate anksčiau pateiktas lentelių pavyzdžius, įtraukite lenteles Įvykiai ir Įvykių tipai.

3. Dukart spustelėkite lentelės laukus, kuriuos norite naudoti užklausoje. Įsitikinkite, kad šiuo metu į užklausą įtraukiate tik grupės arba kategorijos laukus ir reikšmės lauką.

   Jei naudojate pavyzdinius duomenis, išvardytus trijose ankstesnėse lentelėse, galite įtraukti arba lauką Įvykio tipas iš lentelės Įvykio tipas, arba lauką Įvykio data iš lentelės Įvykiai.

4. Taip pat galite nurodyti kriterijus, kurie riboja užklausos aprėptį. Rūšiuojami tik kriterijus atitinkantys įrašai, o viršuje ir apačioje esančios laukų reikšmės identifikuojamos šiame surūšiuotame sąraše.

   Pavyzdžiui, jei norite grąžinti įvykius, esančius kategorijoje Privati funkcija, šį reiškinį įvedate eilutėje Kriterijai , stulpelyje Įvykio tipas : <>"Privati funkcija".

   Norėdami peržiūrėti daugiau užklausos kriterijų reiškinių pavyzdžių, žr. straipsnį Užklausos kriterijų pavyzdžiai.

5. Konvertuokite užklausą į sumų užklausą atlikdami šiuos veiksmus:

   Skirtuko Užklausos dizainas grupėje Rodyti /slėpti spustelėkite Sumos.

   Dizaino tinklelyje rodoma eilutė Sumos .

6. Įsitikinkite, kad kiekvienos grupės arba kategorijos lauko eilutė Sumos nustatyta kaip Grupuoti pagal, tada nustatykite reikšmės lauko eilutę Sumos (lauką, kuriame yra didžiausios arba apatinės reikšmės) į Maks . arba Min.

   Maks . pateikia didžiausią skaitinio lauko reikšmę ir naujausią datos arba laiko reikšmę lauke Data / laikas. Min grąžina mažiausią skaitinio lauko reikšmę ir anksčiausią datos arba laiko reikšmę lauke Data / laikas.

7. Skirtuko Užklausos dizainas grupėje Užklausos sąranka spustelėkite rodyklę žemyn, esančią šalia Visos (sąrašas Svarbiausios reikšmės ) ir įveskite norimų matyti įrašų skaičių arba pasirinkite parinktį iš sąrašo.

   Tokiu atveju pasirinkite Visi, tada spustelėkite Vykdyti , kad rezultatai būtų rodomi duomenų lapo rodinyje.

   Pastaba: Atsižvelgiant į funkciją, kurią pasirinkote atlikdami 6 veiksmą, „Access“ pakeičia užklausos reikšmės lauko pavadinimą į MaxOfFieldName arba MinOfFieldName. Jei naudojate lentelių pavyzdžius, „Access“ pervardija lauką MaxOfEvent Date arba MinOfEvent Date.

8. Įrašykite užklausą ir pereikite prie kitų veiksmų.

Užklausos rezultatuose nerodomi produktų pavadinimai ar jokia kita informacija apie produktus. Norėdami pamatyti šiuos papildomus duomenis, turite sukurti antrą užklausą, apimančią ką tik sukurtą užklausą. Tolesniuose veiksmuose paaiškinama, kaip tai padaryti.

Sukurkite antrą užklausą, kad įtrauktumėte daugiau duomenų

1. Skirtuko Kūrimas grupėje Užklausos spustelėkite Užklausos dizainas.

2. Spustelėkite skirtuką Užklausos , tada dukart spustelėkite sumų užklausą, kurią sukūrėte ankstesniame skyriuje.

3. Spustelėkite skirtuką Lentelės ir įtraukite lenteles, kurias naudojote sumų užklausoje, taip pat įtraukite visas lenteles, kuriose yra kitų susijusių duomenų. Jei naudojate ankstesnes tris lentelių pavyzdžius, į naują užklausą įtraukite lenteles Įvykio tipas, Įvykis ir Klientai.

4. Sujunkite sumų užklausos laukus su atitinkamais laukais pirminėse lentelėse. Norėdami tai padaryti, nuvilkite kiekvieną lauką sumų užklausoje į atitinkamą lentelės lauką.

   Jei naudojate duomenų pavyzdį iš trijų lentelių, nuvilkite stulpelio Įvykio tipas sumų užklausoje į lauką Įvykio tipas lentelėje Įvykio tipas. Tada sumos užklausos stulpelį MaxOfEvent Date vilkite į įvykių lentelės lauką Įvykio data. Sukūrus šiuos sujungimus, nauja išrinkimo užklausa sujungia duomenis sumų užklausoje ir duomenis kitose lentelėse.

5. Įtraukite papildomus aprašomuosius laukus iš kitų užklausos lentelių.

   Jei naudojate duomenų pavyzdį iš trijų lentelių, galite įtraukti laukus Įmonė ir Kontaktai iš lentelės Klientai.

6. Jei norite, galite nurodyti vieno ar kelių stulpelių rikiavimo tvarką. Pavyzdžiui, norėdami išvardyti kategorijas abėcėlės tvarka, nustatykite stulpelio Įvykio tipas eilutę Rikiuoti kaip Didėjimo tvarka.

7. Skirtuko Užklausos dizainas grupėje Rezultatai spustelėkite Vykdyti.

   Užklausos rezultatai rodomi duomenų lapo rodinyje.

Puslapio viršus

Lentelės sudarymo užklausos kūrimas

1. Kai didžiausių reikšmių užklausa atidaryta dizaino rodinyje:

   Skirtuko Užklausos dizainas grupėje Užklausos tipas spustelėkite Lentelės kūrimas.

   Parodomas dialogo langas Lentelės kūrimas.

2. Lauke Lentelės pavadinimas įveskite lentelės, kurioje bus saugomi viršutini ir apatiniai įrašai, pavadinimą. Pavyzdžiui, įveskite Populiariausi ir Apatiniai įrašai, tada spustelėkite Gerai.

   Kiekvieną kartą paleidus užklausą, o ne rodant rezultatus duomenų lapo rodinyje, užklausa sukuria lentelę ir pakeičia viršutinę reikšmę dabartiniais duomenimis.

3. Įrašykite ir uždarykite užklausą.

Papildymo užklausos kūrimas

1. Naudodami apatinės reikšmės užklausą dizaino rodinyje:

   Skirtuko Užklausos dizainas grupėje Užklausos tipas spustelėkite Pridėti.

2. Atidaromas dialogo langas Papildymas.

3. Įveskite tą patį pavadinimą, kurį įvedėte dialogo lange Lentelės kūrimas .

   Pavyzdžiui, įveskite Populiariausi ir Apatiniai įrašai, tada spustelėkite Gerai. Kiekvieną kartą paleidus užklausą, o ne rodant rezultatus duomenų lapo rodinyje, užklausa prideda įrašus prie lentelės Viršutiniai ir Apatiniai įrašai.

4. Įrašykite ir uždarykite užklausą.

Užklausų vykdymas

• Dabar esate pasirengę vykdyti šias dvi užklausas. Naršymo srityje dukart spustelėkite viršutinės reikšmės užklausą ir spustelėkite Taip , kai „Access“ paragins. Tada dukart spustelėkite užklausą Apatinė reikšmė ir spustelėkite Taip , kai „Access“ paragins.

• Atidarykite lentelę Viršuje ir Apačioje esantys įrašai duomenų lapo rodinyje.

Veiksmas ar įvykis užblokuotas išjungimo režimu.

Jei matote šį pranešimą, atlikite šiuos veiksmus:

• Pasirinkite Įgalinti šį turinį ir spustelėkite Gerai.

• Dar kartą vykdykite užklausą.

Puslapio viršus