Naudokite "Access" užduočių valdymo duomenų bazės šabloną , kad sektumėte darbo elementų grupę, kurią jūs arba jūsų komanda turite užbaigti. Taip pat galite ieškoti ir filtruoti užduoties informaciją, rodyti arba slėpti stulpelius, siųsti el. laiškus ir susieti užduočių savininkų adresus.
Norite peržiūrėti vaizdo įrašą apie šio šablono naudojimą? Žr. šį straipsnį Užduočių valdymo duomenų bazės šablono naudojimas.
Pastaba: Užduočių valdymo duomenų bazės šablonas buvo atnaujintas per pastaruosius keletą metų. Šiose instrukcijose nurodyta naujausia galima atsisiųsti šablono versija. Jei toliau pateikti veiksmai neatitinka to, ką matote, tikriausiai naudojate senesnę šablono versiją.
Duomenų bazės naudojimas
Šiame straipsnyje aptariame pagrindinius užduočių valdymo duomenų bazės šablono naudojimo veiksmus.
Duomenų bazės parengimas naudoti
-
Pirmą kartą atidarius duomenų bazę, "Access" rodo pasveikinimo formą. Jei nenorite, kad ši forma būtų rodoma kitą kartą atidarius duomenų bazę, išvalykite žymės langelį Atidarius šią duomenų bazę rodyti Sveiki!
Uždarykite pasveikinimo formą, kad pradėtumėte naudoti duomenų bazę.
-
Norėdami įsitikinti, kad visas duomenų bazės turinys įgalintas, pranešimų juostoje spustelėkite Įgalinti šį turinį.
Daugiau informacijos apie duomenų bazės turinio įgalinimą žr. straipsnyje Kaip nuspręsti, ar pasitikėti duomenų baze.
Užduoties arba kontakto ieška
Sparčiosios ieškos laukas leidžia greitai rasti užduotį užduočių sąrašo formoje arba kontaktą kontaktų sąrašo formoje.
-
Sparčiosios ieškos lauke įveskite norimą ieškoti tekstą ir paspauskite ENTER.
"Access" filtruoja sąrašą, kad būtų rodomi tik tie įrašai, kuriuose yra ieškomas tekstas. Norėdami grįžti į visą sąrašą, spustelėkite Išvalyti dabartinę iešką. (Tai X ieškos lauke.)
Užduočių sąrašo filtravimas
Formoje Užduočių sąrašas galite filtruoti užduočių sąrašą ir įrašyti parankinius filtrus, kad galėtumėte naudoti vėliau.
-
Taikykite filtrus dešiniuoju pelės mygtuku spustelėdami formą ir pasirinkdami norimus filtrus.
-
Spustelėkite Įrašyti filtrą.
-
Formoje Išsami filtro informacija įveskite filtro pavadinimą ir aprašą, tada spustelėkite Uždaryti.
-
Naudokite lauką Filtruoti parankinius , kad pritaikytumėte įrašytą filtrą, arba spustelėkite (Valyti filtrą ), kad pašalintumėte filtrą.
Stulpelių rodymas arba slėpimas
Pagal numatytuosius nustatymus kai kurie formų Užduočių sąrašas ir Kontaktų sąrašas laukai (stulpeliai) yra paslėpti. Norėdami pakeisti rodomus laukus:
-
Spustelėkite Rodyti/slėpti laukus.
-
Dialogo lange Neslėpti stulpelių pasirinkite mygtuką žymės langelį šalia kiekvieno stulpelio, kurį norite rodyti. Išvalykite žymės langelį, kad paslėptumėte stulpelį.
Rodyti užduoties arba kontaktinę informaciją
Formos Išsami užduoties informacija ir kontaktinė informacija leidžia peržiūrėti ir įvesti daugiau informacijos apie elementą. Jei norite, kad būtų rodoma forma Išsami užduoties informacija arba forma Kontaktinė informacija :
-
Formoje Išsami užduoties informacija arba formoje Kontakto išsami informacija spustelėkite Atidaryti šalia elemento, kurį norite matyti.
Priedų pridėjimas
Formose Išsami užduoties informacija ir kontaktinė informacija galite įtraukti paveikslėlių ir kitų priedų.
-
Formos Išsami užduoties informacija paveikslėlio rėmelyje spustelėkite Įtraukti arba šalinti priedus.
Formos Kontakto išsami informacija paveikslėlio rėmelyje spustelėkite Redaguoti paveikslėlį.
-
Dialogo lange Priedai spustelėkite Įtraukti.
-
Dialogo lange Failo pasirinkimas pereikite į aplanką, kuriame yra failas.
-
Pasirinkite failą, kurį norite įtraukti, tada spustelėkite Atidaryti.
-
Dialogo lange Priedai spustelėkite Gerai.
Pastaba: Galite pridėti kelis kiekvieno elemento failus, įskaitant skirtingus failų tipus, pvz., dokumentus ar skaičiuokles.
Kontaktų įtraukimas iš "Microsoft Outlook"
Jei naudojate "Microsoft Outlook", galite įtraukti kontaktus arba užduočių savininkus iš tos programos iš naujo neįvesdami informacijos.
-
Formoje Kontaktų sąrašas spustelėkite Įtraukti iš "Outlook".
-
Dialogo lange Įtrauktinų vardų pasirinkimas pasirinkite vardus, kuriuos norite įtraukti į duomenų bazę.
-
Spustelėkite Pridėti, po to spustelėkite Gerai.
Kontakto adreso žemėlapio rodymas
Jei formoje Kontakto išsami informacija įvedėte kontakto adresą, galite rodyti tos vietos žemėlapį:
-
Spustelėkite Spustelėkite, kad susietumėte.
Rodyti ataskaitas
Užduočių duomenų bazėje yra kelios ataskaitos, įskaitant aktyvias užduotis, užduoties informaciją, kontaktų adresų knygelę ir kt. Jei norite, kad būtų rodoma ataskaita:
-
Naršymo srities dalyje Ataskaitos dukart spustelėkite norimą rodyti ataskaitą.
Galite sukurti savo pasirinktines ataskaitas. Daugiau informacijos žr. straipsnyje Paprastos ataskaitos kūrimas.
Užduočių valdymo duomenų bazės šablono modifikavimas
Tinkinkite užduočių duomenų bazę įtraukdami naują lauką į lentelę Užduotys, tada tą lauką įtraukdami į formą Užduočių sąrašas , formą Išsami užduoties informacija ir ataskaitą Išsami užduoties informacija .
Lauko įtraukimas į užduočių lentelę
-
Uždarykite visus atidarytus skirtukus.
-
Naršymo srityje dukart spustelėkite lentelę Užduotys .
-
Slinkite į dešinę, kol pamatysite stulpelį, pavadintą Įtraukti naują lauką. Dukart spustelėkite stulpelio antraštę ir įveskite lauko pavadinimą.
Pirmą kartą įvedant duomenis į stulpelį, "Access" nustato duomenų tipą už jus.
Lauko įtraukimas į formą arba ataskaitą
Įtraukę lauką į lentelę, galite jį įtraukti į formą arba ataskaitą.
-
Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite formą arba ataskaitą naršymo srityje, tada spustelėkite Maketo rodinys.
-
Skirtuko Formatavimas grupėje Valdikliai spustelėkite Įtraukti esamus laukus.
-
Vilkite norimą lauką iš laukų sąrašo į formą arba ataskaitą.
