Iestatot SharePoint pakalpojumā Microsoft 365 pakalpojumā Microsoft 365, jums, iespējams, ir dokumenti un faili, kurus vēlaties pievienot savai grupas vietnei. Tālāk ir aprakstīti daži veidi, kā savai vietnei pievienot dažāda veida saturu.
Piezīme
Rakstu par to, kā iestatīt OneDrive darbam vai skolai un grupas vietnes, lai tās varētu izmantot kopā, skatiet rakstā Office 365 failu krātuves un koplietošanas iestatīšana.
Tēmas šajā rakstā
- Pirms darba sākšanas
- Mapju, bibliotēku un apakšvietņu izveide
- Dokumentu, attēlu un failu augšupielāde
- Apsveriet iespēju izveidot SharePoint sarakstus kontaktpersonām, kalendāriem un izklājlapām
- Apsveriet SharePoint risinājumus parastām biznesa vajadzībām
- Palīdzība vietnes lietotājiem atrast jūsu saturu
Pirms sākat darbu
Pirms sākat pārvietot failus, pārbaudiet, cik liela krātuve jums ir SharePoint pakalpojumā Microsoft 365 pakalpojumā Microsoft 365. Informāciju par SharePoint krātuves ierobežojumiem pakalpojumā Microsoft 365 skatiet sadaļā SharePoint ierobežojumi.
Padoms
Ir svarīgi atcerēties, ka pakalpojumā Microsoft 365 SharePoint krātuves ierobežojumi pakalpojumā Microsoft 365 (jūsu grupas vietne) atšķiras no Exchange Online (e-pasta kontiem) krātuves ierobežojumiem. Papildinformāciju par pastkastes krātuves ierobežojumiem skatiet sadaļā Adresāti Microsoft 365 pakalpojuma aprakstos pakalpojumam Exchange Online.
Nākamā darbība ir pašreizējā satura analīze. Tas attiecas uz dokumentiem, attēliem, veidlapām utt.
Padoms
Failu pārlūkā meklējiet esošos failus pēc lieluma un datuma. Tas var palīdzēt ātri noteikt nesen izmantotos failus vai ļoti lielus failus.
Padomājiet par to, cik daudz satura tiek izmantots regulāri un vai vēlaties to visu saglabāt pakalpojumā Microsoft 365. Tāpat kā pārceļoties uz mazāku māju, mērķis ir izlemt, kas iederēsies jaunajā vietā. Piemēram, ja jūsu organizācija tagad izmanto vairāk krātuves vietas nekā Microsoft 365 ierobežojums SharePoint pakalpojumā Microsoft 365, jums jāpieņem šādi lēmumi:
- Kādus failus vēlaties pārvietot?
- Vai vēlaties iegādāties papildu krātuves vietu?
- Vai jums vajadzētu plānot, lai jūsu vietne varētu augt? (Tas noteikti būs)
Ja jūsu organizācija ir liela vai sarežģīta, apsveriet iespēju piesaistīt ekspertu, lai tas jums palīdzētu. Cienījamu palīdzību varat atrast vietnē Microsoft Pinpoint. Pinpoint ir ātrs un vienkāršs veids, kā uzņēmumi visā pasaulē var atrast sertificētus Microsoft ekspertus un profesionālos pakalpojumus
Mapju, bibliotēku un apakšvietņu izveide
Kad esat atradis saturu, ko vēlaties pārvietot, pārdomājiet, kā vēlaties to organizēt. Iespējams, vēlēsities vispirms augšupielādēt failus grupas vietnes dokumentu bibliotēkā. Ieteicams organizēt saturu, jo īpaši, ja paredzat, ka galu galā būs daudz failu. Satura apjomam pieaugot, varat izveidot papildu dokumentu bibliotēkas, veidlapu bibliotēkas un attēlu bibliotēkas, lai glabātu šo saturu. Varat arī izveidot apakšvietnes dažādu veidu dokumentiem vai projektiem.
Papildinformāciju par struktūras plānošanu, lai organizētu vietnes saturu, skatiet sadaļā Grupas vietnes satura plānošana.
Dokumentu, attēlu un failu augšupielāde
Lai augšupielādētu failus, piemēram, Word dokumentus, PDF failus vai JPG fotoattēlus, augšupielādējiet tos bibliotēkā vai bibliotēkas mapē.
Piezīme
Maksimālais faila lielums atsevišķam failam, ko var augšupielādēt SharePoint pakalpojumā Microsoft 365 bibliotēkā, pašlaik ir 2 GB. Turklāt vienlaikus varat augšupielādēt ne vairāk kā 100 failus.
Labākais veids, kā to izdarīt, ir atkarīgs no failu skaita. Vispirms atrodiet mērķa bibliotēku un pēc tam izmantojiet šo tabulu, lai izvēlētos metodi:
| Failu skaits | Augšupielādes metode |
|---|---|
| Vienotais dokuments | Atlasiet Jauns dokuments>AUGŠUPIELĀDĒT ESOŠU FAILU un pēc tam meklējiet failu savā datorā. |
| Daudzi dokumenti un mapes | Lentes cilnē Bibliotēka atlasiet pogu Atvērt ar Explorer. Pēc tam velciet un nometiet failus, izmantojot Failu pārlūku. |
Papildinformāciju skatiet sadaļā Failu augšupielāde, izveide vai dzēšana bibliotēkā.
Piezīme
Pastāv noteikti failu tipi, kurus nevar augšupielādēt bibliotēkā. Šo sarakstu skatiet rakstā Failu tipi, kurus nevar pievienot sarakstam vai bibliotēkai.
Apsveriet iespēju izveidot SharePoint sarakstus kontaktpersonām, kalendāriem un izklājlapām
Dati katrā uzņēmumā ir dažādās formās, piemēram, kalendāros, uzdevumos un izklājlapās. Šāda tipa datus varat pārvietot vai pārvērst par sarakstu savā vietnē. Piemēram, darba kontaktpersonu sarakstu var pārvērst par kontaktpersonu sarakstu. Turklāt bieži vien kalendārus var pārvērst par SharePoint Calendar, kas ir īpaša veida saraksts.
- Lai uzzinātu, kā pakalpojumā Microsoft 365 SharePoint izveidot grupas kalendāru, noskatieties šo video: Video: kalendāra izveide.
Ja tagad izmantojat Microsoft Excel izklājlapas, lai izsekotu informāciju, varat augšupielādēt šīs izklājlapas tieši SharePoint dokumentu bibliotēkā pakalpojumā Microsoft 365. Varat arī importēt izklājlapu kā SharePoint sarakstus. Tā kā daudzi lietotāji var vienlaikus atjaunināt sarakstu, SharePoint saraksti palīdz veicināt sadarbību. Lai atklātu tieši vajadzīgo informāciju, varat izveidot dažādus sarakstu skatus.
- Papildinformāciju par darbu ar sarakstiem skatiet sadaļā Apmācība: saraksta izveide un iestatīšana.
Apsveriet SharePoint risinājumus parastām biznesa vajadzībām
Vēl viens veids, kā pārvietot saturu, ir izmantot SharePoint risinājumu, lai labāk pārvaldītu esošu uzdevumu. Piemēram, lielākā daļa organizāciju vēlas tvert un kopīgot šajās organizācijās strādājošo cilvēku ikdienas zināšanas. Jūsu vietnes vikivietne varētu būt lieliski piemērota tieši šāda veida koplietošanai.
Šajā tabulā aprakstīti SharePoint līdzekļi, kas var palīdzēt pārvaldīt biznesa procesus.
| Biznesa process | Apraksts |
|---|---|
| Izmantojiet vikivietni, lai koplietotu grupas zināšanas un sadarbotos | Vikivietnes ir īpašas vietnes, kurās lietotāju kopiena izveido un uztur informāciju. Vikivietnes var būt lielisks rīks, lai tvertu un koplietotu procesu informāciju vai vispārīgu atsauces informāciju, kas ir svarīga jūsu darbam.
|
| Resursu plānošanas pārvietošana uz SharePoint grupas kalendāriem | Grupas kalendārs var būt labs veids, kā ieplānot kopīgus resursus, piemēram, konferenču telpas, audiovizuālo aprīkojumu utt. Tā kā grupas kalendārs atrodas SharePoint pakalpojumā Microsoft 365 vietnē, katrs jūsu grupas dalībnieks to var vienkārši skatīt SharePoint vidē vai programmā Outlook.
|
| Datu bāzu programmu pārvēršana par Access lietojumprogrammu | Varat izmantot Microsoft Access 2013, lai noformētu un publicētu datu bāzi, un pēc tam izveidot Access programmu, lai izmantotu datu bāzi grupas vietnē. |
| Biznesa procesu automatizēšana ar darbplūsmām | Darbplūsmas automatizē un izseko galvenos uzdevumus biznesa procesā. Tie ir lieliski piemēroti tādiem uzdevumiem kā apstiprināšanas procesi vai atsauksmju apkopošana. |
Palīdzība vietnes lietotājiem atrast jūsu saturu
Kad dokumenti un faili ir pārvietoti uz savu grupas vietni, informējiet par to citus vietnes lietotājus. Var piedāvāt vairākus atšķirīgus veidus, kā viņi var izmantot satura atrašanai vietnē.
Šajā tabulā ir aprakstītas dažādas metodes, ko varat izmantot.
| Metode | Apraksts |
|---|---|
| Meklēšanas izmantošana, lai atrastu saturu | Vienkāršākais veids, kā atrast saturu SharePoint pakalpojumā Microsoft 365 vietnē, ir izmantot meklēšanas līdzekli.
|
| Sarakstu un bibliotēku skatu konfigurēšana, lai padarītu saturu atklājamu | Varat atlasīt skatā redzamos elementus. Piemēram, vienā skatā varat parādīt virsrakstu un autoru. Citā skatā, iespējams, vēlēsities rādīt tikai tos vienumus, kas pievienoti pēc noteikta datuma. |
| Vietnes navigācijas pielāgošana | Grupas vietnes navigāciju var pielāgot, lai vietnes lietotājiem būtu vieglāk atrast saturu. |
| Tiešsaistes satura meklēšana, esot bezsaistē | Varat izmantot OneDrive darbam vai mācībām vai Outlook, lai meklētu saturu, kas atrodas SharePoint pakalpojumā Microsoft 365 vietnē, kad esat bezsaistē
|
| Sekošana līdzi satura atjauninājumiem |
Lai uzzinātu vairāk par veidiem, kā vietnes lietotājiem var palīdzēt ērti atrast saturu, skatiet Plānošanas rokasgrāmatas rakstu Grupas vietņu satura plānošana .
Atstājiet komentāru
Vai šis raksts bija noderīgs? Ja tas bija noderīgs, pastāstiet par to šīs lapas apakšā. Ja tas nebija noderīgs, pastāstiet mums, kāda informācija bija maldinoša vai trūka. Mēs izmantosim jūsu atsauksmes, lai rūpīgi pārbaudītu faktus, pievienotu informāciju un atjauninātu šo rakstu.