Atrodiet visiem piemērotāko sapulces laiku ar Outlook Plānošanas aptauja

Tā vietā, lai risinātu nebeidzamus e-pasta ziņojumus, tērzēšanas sarunas un kalendāra konfliktus, izmantojiet plānošanas aptauju, lai ietaupītu laiku un samazinātu darba sacīkšu skaitu, mēģinot atrast visiem piemērotu laiku.

Lai uzzinātu vairāk par Outlook plānošanas aptauju, atlasiet Outlook versiju, kuru izmantojat:

Outlook darbam ar Windows (jaunākā versija) un Outlook tīmeklī 

Klasiskā Outlook darbam ar Windows un Outlook darbam ar Mac

Aptaujas plānošana Outlook darbam ar Windows (jaunākā versija) un Outlook tīmeklī

Pirms sākat, šeit ir dažas lietas, kas jāzina par aptauju plānošanu:

• People ārpus jūsu organizācijas var balsot, izmantojot drošu tīmekļa vietnes saiti, kas tiek izveidota, iestatot plānošanas aptauju.
• Aptauju plānošana netiek atbalstīta ar koplietojamiem e-pasta kontiem vai grupas kalendāriem.
• Pašlaik kalendāra pārstāvji nevar izveidot jaunas plānošanas aptaujas vai balsot galvenā kalendāra īpašnieka vārdā.
• Kad tiek izveidota jauna plānošanas aptauja, visu lietotāju kalendāros tiek ievietotas pagaidu aizturēšanas, lai palīdzētu rezervēt laiku. Aizturēšana tiek noņemta, kad rīkotājs izvēlas pasākuma pēdējo laiku.

Plānošanas aptaujas izveide

Lai izveidotu plānošanas aptauju:

1. Atlasiet Jauns notikums vai ar peles labo pogu noklikšķiniet uz laika kalendārā un atlasiet Jauns pasākums.

2. Pievienojiet dalībniekus.

3. Atlasiet datuma un laika apgabalu un pēc tam atlasiet pirmo dienu, ko apsverat savam pasākumam. Šeit atlasītais datums ietekmēs iegūtos aptaujas laika opciju ieteikumus (ieteikumi tiks sniegti pēc šī datuma).

4. Aptaujas plānošana.

5. Pārskatiet ieteiktās laika opcijas (šī laika iestatījums ir atkarīgs no labākās dalībnieku pieejamības). Lai izdzēstu ieteikto laika opciju, novietojiet kursoru virs laika opcijas un atlasiet Dzēst. Lai pievienotu laika opcijas, atlasiet jaunu opciju.

   Piezīme

   Pašlaik aptaujā varat iekļaut līdz pat 15 laika opcijām, tomēr ir ieteicamas 3-5 opcijas, lai dalībnieki balsojot nebūtu pārslogoti.

6. Neobligāti: izvēlieties aptaujas beigu datumu un laiku.

7. Pievienojiet pārējo sapulces informāciju, ja vēl neesat to izdarījis, (virsraksts, telpa, darba kārtība, pielikumi) un atlasiet Sūtīt. Plānošanas aptauja tiek nosūtīta dalībniekiem, un tiek izveidota droša aptaujas tīmekļa lapa.

Aizturēšana ir rezervēta ikviena kalendārā katrai ieplānošanas aptaujas laika opcijai

Lai nodrošinātu, ka citas sapulces netiek ieplānotas jūsu sapulces laika opcijās, aizturējumi tiek izveidoti visu lietotāju grafikos, tiklīdz ir nosūtīta aptauja.

Organizatoriem visu laika opciju aizturējumi tiek rādīti kā Aizņemts.

Dalībniekiem visas laika opciju aizturēšanas tiek rādītas kā Varbūtēji, līdz viņi balso.

• Ja dalībnieks balso " Jā " laika opcijā, aizturēšana kalendārā tiek parādīta kā Aizņemts.
• Ja dalībnieks balso Nē , izmantojot laika opciju, aizturēšana kalendārā tiek parādīta kā Brīvs.
• Ja dalībnieks nebalso par laika opciju, aizturēšana kalendārā tiek parādīta kā Varbūtēji.

Izmantojiet filtrus, lai kalendārā ērti skatītu aptaujas laika plānošanas opcijas

Lai kalendārā ātri atrastu aptaujas laika opcijas aizturēšanu, atlasiet Aptaujasaizturēšanas filtrēšana>. Laika opcijas aizturēšana tiks iezīmēta jūsu kalendārā.

Vai arī novietojiet kursoru virs jebkuras kalendāra opcijas aizturēšanas laika opcijas, un visi attiecīgās aptaujas aizturējumi tiks īslaicīgi iezīmēti.

Kā balsot plānošanas aptaujā

Kad dalībnieki iesūtnē saņem aptaujas e-pasta ziņojumu par plānošanu, viņi var balsot par vēlamo laiku. Ir vairāki veidi, kā balsot. 

Balsojiet no ieplānošanas aptaujas uzaicinājuma e-pasta ziņojuma

1. Iesūtnē atveriet plānošanas aptaujas e-pasta ziņojumu.
2. Pārskatiet laika opcijas.
3. Balsojiet " Jā " brīžos, kas jums patīk, un "Nē", kad jums nepatīk vai neatbilst jūsu grafikam.

Balsošana no kalendāra

Kad rīkotājs ir nosūtījis plānošanas aptauju, dalībnieku kalendāros tiek ievietotas provizoriskas aizturēšanas, un virsrakstā ir apzīmējums AIZTURĒT. Lai balsotu, noklikšķiniet uz sapulces kalendāra režģī, atlasiet Jā vai Nē katrai laika opcijai un pēc tam atlasiet Iesniegt balsojumu.

Vēl viens balsošanas veids ir ar peles labo pogu noklikšķināt uz jebkuras aizturēšanas kalendārā.

Balsojiet no pasākuma

Dalībnieki var balsot par aptaujas laiku plānošanu tieši no pasākuma. Veiciet dubultklikšķi uz pasākuma kalendārā, lai to atvērtu un balsotu.

Balsošana no drošas plānošanas aptaujas balsošanas tīmekļa lapas

Ja ir izveidota plānošanas aptauja, tiek izveidota arī atbilstoša droša tīmekļa lapa, un plānošanas aptaujas e-pasta ziņojumā tiek iekļauta saite uz šo lapu. Ikviens var izmantot tīmekļa lapu, lai balsotu, un tas ir vienīgais veids, kā personas ārpus jūsu organizācijas var balsot sev vēlamajā laikā.

Izmaiņu veikšana plānošanas aptaujā

Organizators var veikt izmaiņas plānošanas aptaujā no sava kalendāra.

1. Savā kalendārā veiciet dubultklikšķi uz jebkuras aptaujas laika aiztures.
2. Veiciet izmaiņas, pievienojot vai noņemot laika opcijas vai dalībniekus, vai atjauninot virsrakstu, darba kārtību vai notikuma pielikumus, un pēc tam atlasiet Sūtīt.

Balsošanas rezultātu pārskatīšana un pēdējā laika izvēle

Kad visi dalībnieki ir nobalsojuši, rīkotājs var izvēlēties galīgos pasākuma laikus.

1. Atveriet pasākumu.
2. Izvēlieties laiku, kurā ir visvairāk "Jā " balsu.
3. Atlasiet opciju Beigt aptauju, izmantojot atlasīto opciju.

Visi aizturētie līdzekļi tiks noņemti no visu lietotāju kalendāra, un notikums tiks atjaunināts ar pēdējo reizi.

Bieži uzdotie jautājumi (BUJ)

Vai varu izveidot plānošanas aptauju ar vairāk nekā 15 laika opcijām?
Nē. Pašreizējais ierobežojums ir 15.

Vai balsot var dalībnieki ārpus manas organizācijas?
Jā. Viņi izmanto drošo tīmekļa vietnes saiti plānošanas aptaujas e-pasta ziņojumā.

Vai es varu mainīt savu balsi?
Jā, līdz rīkotājs izvēlas pēdējo laiku un beidz plānošanas aptauju vai līdz aptaujas termiņa beigām.

Vai es varu ierosināt jaunu laiku?
Nē, šobrīd nevar.

Vai mans kalendārs tiks atjaunināts automātiski?
Jā. Aizturēšana tiek pievienota, kad saņemat aptauju par plānošanu, un tiek noņemta, kad organizators izvēlas pēdējo laiku.

Vai plānošanas aptauju var pārsūtīt citiem?
Nē, dalībnieki nevar pārsūtīt aptauju ieplānošanu. Tikai rīkotājs var pievienot vai noņemt dalībniekus. ​​​​​​​

Aptaujas plānošana klasiskajai programmai Outlook darbam ar Windows un Outlook darbam ar Mac

Aptaujas plānošanas līdzeklis tiek izmantots, lai ieplānotu sapulces, izmantojot aptauju. Organizators var nosūtīt vairākas laika opcijas, izmantojot plānošanas aptaujas līdzekli, un samazināt e-pasta ziņojumus par plānošanu. 

Plānošanas aptaujas līdzeklis pašlaik ir pieejams lietotājiem, kas izmanto Microsoft 365 programmas darbam vai uzņēmumu plāniem, kas ietver Exchange Online. Pašlaik tas tiek atbalstīts GCC nomniekiem, izņemot GCC High.

Sapulces rīkotājam ir nepieciešama pastkaste pakalpojumā Microsoft 365 Exchange Online, lai varētu izmantot plānošanas aptaujas līdzekli, savukārt ikviens ar derīgu e-pasta adresi var būt dalībnieks sapulcē, kas aptaujas plānošanai izmanto aptaujas plānošanas līdzekli. Šis līdzeklis nav pieejams organizatoriem, kuru pastkastes atrodas Exchange lokālajā serverī. Tas netiek atbalstīts arī koplietojamām pastkastēm.

Šeit ir saraksts ar plānošanas aptaujas rakstiem:

Access plānošanas aptauja

Izveidojiet aptauju, izmantojot plānošanas aptauju

Balsošanas aptaujā plānošana

Plānošanas aptaujas rīkotājs informācijas panelī

Privātums un personas datu aizsardzība

Automātiska plānošana plānošanas aptaujā 

Tiešsaistes sapulces iekļaušana aptaujas ieplānošanā