Darba sākšana ar failu izveidi, pārvaldību un koplietošanu pakalpojumā OneDrive un SharePoint

Watch: When to use OneDrive vs SharePoint

OneDrive ir mākoņkrātuves platforma, kurā varat glabāt savus personiskos vai personiskos failus. OneDrive ir cieši integrēts ar programmām, piemēram, Word, Excel un PowerPoint, kas ļauj ērti glabāt sensitīvos dokumentus un tiem piekļūt droši.

Izmantojiet OneDrive, ja vēlaties izveidot dokumentu, kas ir tikai jūsu, piemēram, strādājot ar ļoti sensitīvu vai privātu informāciju.

Lai sāktu darbu ar One Drive, pierakstieties savā Microsoft kontā vai reģistrējiet to, lejupielādējiet un instalējiet OneDrive datora lietojumprogrammu, pēc tam izpildiet norādījumus, lai pierakstītos, un atlasiet mapes, kuras vēlaties sinhronizēt ar mākoni. 

• Lai izveidotu jaunu failu pakalpojumā OneDrive, vienkārši noklikšķiniet uz pogas Jauns un atlasiet izveidojamā faila tipu, piemēram, Word dokumentu vai Excel izklājlapu.

• Lai pārvaldītu failus pakalpojumā OneDrive, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz faila un atlasiet Pārdēvēt, lai piešķirtu tam aprakstošāku nosaukumu, vai velciet un nometiet failus dažādās mapēs labākai organizācijai.

• Lai koplietotu failus, izmantojot OneDrive, noklikšķiniet uz pogas Kopīgot un ievadiet to personu e-pasta adreses, ar kurām vēlaties kopīgot failu. Uzziniet vairāk par to, kā pārvaldīt failus pakalpojumā OneDrive.

SharePoint ir sadarbības rīks, ko izmanto, lai pārvaldītu un koplietotu failus un informāciju visā organizācijā. SharePoint ļauj vairākiem lietotājiem sadarboties vienā centrālā vietā.

Izmantojiet SharePoint, ja jums ir jāizveido dokuments, kuru rakstīs un pārvaldīs personu grupa vai kad tas ir jāpaplašina. Piemēram, izmantojiet to kā centralizētu atrašanās vietu grupas dalībniekiem, lai skatītu projekta laika grafikus, uzdevumus un atskaites punktus. Tas ļauj grupām efektīvāk sekot norisei, būt grafikam un sadarboties.

• Lai izveidotu jaunu failu SharePoint vidē, naviģējiet uz dokumentu bibliotēku, kurā vēlaties izveidot failu, un noklikšķiniet uz pogas Jauns.

• Lai pārvaldītu failus, paņemiet failu, lai veiktu tajā izmaiņas, un pēc tam, kad esat pabeidzis, atdot failu vēlreiz.

• Lai kopīgotu failus, noklikšķiniet uz faila un atlasiet Kopīgot. Varat arī sadarboties reāllaikā, atverot failu atbilstošajā lietojumprogrammā, piemēram, Word vai Excel, un iespējojot koprediģēšanu. Lai skatītu faila iepriekšējās versijas, noklikšķiniet uz faila un atlasiet Versiju vēsture. Uzziniet vairāk par to, kā pārvaldīt failus koplietošanas vidē SharePoint.

Iekšējo, piegādātāju, darbuzņēmēju un ārējo pušu piekļuves regulēšana  

Lai nodrošinātu, ka tikai pilnvarotiem lietotājiem ir piekļuve sensitīviem failiem un datiem pakalpojumā OneDrive un SharePoint:

• Definējiet piekļuves politikas dažādiem lietotāju veidiem, piemēram, iekšējiem, piegādātājiem, darbuzņēmējiem un ārējām pusēm. Piemēram, varat izveidot piekļuves politiku, kas ļauj tikai noteiktiem darbiniekiem piekļūt konfidenciālai informācijai, piemēram, finanšu datiem vai klientu informācijai. Varat arī norādīt, kāda veida datiem viņi var piekļūt, kā tie var tam piekļūt un cik ilgi tie var tai piekļūt. Tādējādi tikai autorizēti lietotāji var piekļūt sensitīviem failiem un datiem.

• Izmantojiet atļaujas un lomas, lai kontrolētu piekļuvi noteiktiem failiem vai mapēm. Piemēram, piešķiriet tikai lasāmu piekļuvi grupas dalībniekam, kuram ir jāskata faili, bet kuram nav jāveic izmaiņas, piemēram, kāda persona, kura nav tieši iesaistīta projektā, bet kam ir jāpaliek informētam. Definējot šīs atļaujas un lomas, varat nodrošināt, ka tikai pilnvarotiem lietotājiem ir piekļuve sensitīvai informācijai un ka viņi var tikai skatīt un rediģēt failus, kuriem viņiem ir piešķirta piekļuve.

• Izmantojiet daudzpakāpju autentifikāciju, lai nodrošinātu, ka tikai pilnvaroti lietotāji var piekļūt sensitīviem datiem. Tas var ietvert prasību lietotājiem nodrošināt paroli un kodu, kas nosūtīts uz savu mobilo ierīci vai e-pastu.

• Pārraugiet piekļuvi savam OneDrive un SharePoint videi un to lietot, lai noteiktu un novērstu nesankcionētu piekļuvi vai lietojumu. Piemēram, pārskatot lietotāju darbību žurnālus, varat noteikt neparastas darbības, piemēram, nesankcionēti piekļūt, un rīkoties, lai novērstu datu pārkāpumus.

• Īstenojiet sensitīvu datu šifrēšanu, lai nodrošinātu, ka pat tad, ja kāds iegūst nepilnvarotu piekļuvi datiem, viņš nevar tos nolasīt bez atšifrēšanas atslēgas. Tas var palīdzēt novērst datu pārkāpumus, aizsargāt klientu datus un nodrošināt atbilstību datu konfidencialitātes noteikumiem.

• Iestatiet koplietojamo saišu derīguma termiņus, lai nodrošinātu, ka piekļuve tiek automātiski atsaukta pēc noteikta perioda. Piemēram, ja kopīgojat līgumu ar piegādātāju vai darbuzņēmēju un vēlaties nodrošināt, ka piegādātājam vai darbuzņēmējam ir piekļuve dokumentam tikai ierobežotu laika periodu, varat iestatīt derīguma beigu datumu un piekļuve dokumentam tiks automātiski atsaukta pēc iestatītā perioda. Tas samazina risku, ka dokumentam var piekļūt nesankcionētas puses.

Ieviešot šos pasākumus, varat regulēt piekļuvi iekšējiem, piegādātājiem, darbuzņēmējiem un ārējām pusēm Pakalpojumā OneDrive un SharePoint un aizsargāt datus. Uzziniet vairāk par to, kā aizsargāt savus datus.

OneDrive un SharePoint ievainojamību samazināšana  

Lai gan OneDrive un SharePoint piedāvā daudzus drošības līdzekļus, lai aizsargātu pret datu pārkāpumiem, joprojām ir vairākas galvenās ievainojamības, kas var ietekmēt šo entītiju drošību:

• Pikšķerēšanas uzbrukumi var izvilināt lietotājus no saviem pieteikšanās akreditācijas datiem, kurus pēc tam var izmantot, lai piekļūtu OneDrive vai SharePoint.

• Vājas paroles var arī viegli uzminēt vai uzlauzt, kā rezultātā var tikt nesankcionēta piekļuve.

• Ļaunprogrammatūru var izmantot, lai nozagtu pieteikšanās akreditācijas datus, tvertu sensitīvus datus vai pārņemtu lietotāja ierīces vadību, kas var radīt apdraudējumu pakalpojumā OneDrive vai SharePoint.

• Insider apdraudējumi, piemēram, darbinieki tīšām vai nejauši kopīgo sensitīvus datus ar nesankcionētām pusēm, var radīt risku arī OneDrive vai SharePoint. Uzziniet vairāk par to, kā pārvaldīt insider risku.

Lai mazinātu šo ievainojamību, ir svarīgi ieviest drošības labāko praksi, izglītot lietotājus un regulāri pārskatīt un auditēt lietotāju atļaujas. Ir arī kritiski svarīgi izveidot visaptverošu incidenta atbildes plānu, lai ātri reaģētu uz jebkādiem drošības incidentiem.