Dokumentu versiju izveides, satura apstiprināšanas un paņemšanas vadīklu plānošana koplietošanas vidē SharePoint

Par versiju izveidi, satura apstiprināšanu un paņemšanu

SharePoint Server 2016 ietver šādus līdzekļus, kas var palīdzēt kontrolēt dokumentus dokumentu bibliotēkā:

• Versiju izveide ir metode, ar kuru tiek numurēti un saglabāti secīgi dokumenta iterācijas.

• Satura apstiprināšana ir metode, ar kuru vietnes dalībnieki, kuriem ir apstiprināšanas atļaujas, kontrolē satura publicēšanu.

• Paņemšanas un atdošanas ir metodes, ar kurām lietotāji var labāk kontrolēt dokumenta jaunās versijas izveidi, kā arī komentēt izmaiņas, ko tās ir izveidojušas, kad tās atmeklēs dokumentu.

Jūs konfigurējat iestatījumus satura pārvaldības līdzekļiem, kas ir apspriesti šajā rakstā dokumentu bibliotēkās. Lai kopīgotu šos iestatījumus savā risinājumā bibliotēkās, varat izveidot dokumentu bibliotēku veidnes, kurās ir iekļauti satura pārvaldības iestatījumi. Tas nodrošina, ka jaunās bibliotēkas atspoguļos jūsu satura pārvaldības lēmumus.

Papildinformāciju par versiju izveidi skatiet rakstā saraksta vai bibliotēkas versiju pārvaldīšanas iespējošana un konfigurēšana.

Versiju izveides plānošana

Dokumentu bibliotēkas noklusējuma versijas vadīkla ir atkarīga no vietņu kolekcijas veidnes. Taču jūs varat konfigurēt dokumentu bibliotēkas versiju pārvaldības vadību atkarībā no jūsu konkrētajām prasībām. Katrai dokumentu bibliotēkai var būt atšķirīga versiju pārvaldības vadīkla, kas vislabāk atbilst dokumentu veidam bibliotēkā. SharePoint Server 2016 ir trīs versiju pārvaldības opcijas:

• Bez versiju izveides      Norāda, ka nav saglabātas iepriekšējās dokumentu versijas. Ja versiju izveide netiek izmantota, iepriekšējās dokumentu versijas nav atjaunojamas, turklāt dokumentu vēsture arī netiek saglabāta, jo komentāri, kas tiek pievienoti katram dokumenta atkārtojumam, netiek saglabāti. Izmantojiet šo opciju dokumentu bibliotēkās, kas satur nesvarīgu saturu vai saturu, kas nekad nemainīsies.

• Galveno versiju izveide      Norāda, ka dokumentu numurētās versijas tiek saglabātas, izmantojot vienkāršu versiju izveides shēmu (piemēram, 1, 2, 3). Lai kontrolētu ietekmi uz krātuves vietu, varat norādīt, cik vecākas versijas saglabāt, atskaitot pašreizējo versiju.

  Ja izmantojat galveno versiju izveidi, ik reizi, kad tiek saglabāta jaunā dokumenta versija, visi lietotāji, kuriem ir atļaujas izmantot dokumentu bibliotēku, varēs skatīt šo saturu. Izmantojiet šo opciju, ja nevēlaties diferencēt dokumentu un publicēto versiju melnraksta versijas. Piemēram, ja dokumentu bibliotēkā, ko izmanto darbgrupa organizācijā, galvenā versiju izveide ir laba izvēle, ja visiem grupas dalībniekiem ir jāspēj skatīt visus katra dokumenta atkārtojumus.

• Galveno un mazo (melnrakstu) versiju izveide      Norāda, ka dokumentu numurētās versijas tiek saglabātas, izmantojot galveno un mazāksvarīgo versiju izveides shēmu (piemēram, 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). Versijas, kas beidzas ar .0 , ir galvenās versijas un versijas, kas beidzas ar nulles paplašinājumiem, ir nelielas versijas. Iepriekšējās lielākās un mazākās dokumentu versijas tiek saglabātas kopā ar pašreizējām versijām. Lai kontrolētu ietekmi uz krātuves vietu, varat norādīt, cik daudz iepriekšējo galveno versiju saglabāt, skaitot no pašreizējās versijas. Varat arī norādīt, cik lielas versijas tiek glabātas, ir jāietver attiecīgās sekundārās versijas. Piemēram, ja norādāt, ka ir jāsaglabā sekundārās versijas divu galveno versiju un pašreizējā galvenā versija ir 4,0, visas sekundārās versijas, sākot no 3,1, tiks saglabātas.

  Lielākajā un mazāksvarīgajā versijā visi lietotāji, kuriem ir lasīšanas atļaujas, var skatīt dokumentu galvenās versijas. Varat norādīt, kuri lietotāji var skatīt arī jaunākās versijas. Parasti ir ieteicams piešķirt atļaujas skatīt un strādāt ar jaunākajām versijām lietotājiem, kuri var rediģēt vienumus, kā arī ierobežot lietotājus, kuriem ir lasīšanas atļaujas, lai skatītu tikai galvenās versijas.

  Izmantojiet galveno un mazāksvarīgo versiju izveidi, ja vēlaties diferencēt publicēto saturu, ko var skatīt auditorija un melnraksta saturs, kas vēl nav sagatavots publicēšanai. Piemēram, cilvēkresursu tīmekļa vietnē, kurā raksturotas organizācijas priekšrocības, izmantojiet galvenās un mazāksvarīgās versijas, lai ierobežotu darbinieku piekļuvi priekšrocību aprakstiem, kamēr tiek pārskatīti apraksti.

Satura apstiprināšanas plānošana

Izmantojiet satura apstiprinājumu, lai formalizējiet un kontrolētu satura pieejamību auditorijai. Piemēram, uzņēmumam, kas publicē saturu kā vienu no tā produktiem vai pakalpojumiem, pirms satura publicēšanas var būt nepieciešama juridiska pārskatīšana un apstiprināšana.

Dokumenta melnraksts, kas gaida satura apstiprināšanu, ir gaidīšanas statuss. Kad apstiprinātājs pārskata dokumentu un apstiprina tā saturu, tas kļūst pieejams lietotājiem, kuriem ir lasīšanas atļaujas. Dokumentu bibliotēkas īpašnieks var iespējot dokumentu bibliotēkas satura apstiprināšanu un, ja vēlaties, varat saistīt darbplūsmu ar bibliotēku, lai palaistu apstiprināšanas procesu.

Veids, kādā dokumenti tiek iesniegti apstiprināšanai, atšķiras atkarībā no versiju izveides iestatījumiem dokumentu bibliotēkā:

• Bez versiju izveides      Ja versiju izveide netiek lietota un izmaiņas dokumentā tiek saglabātas, dokumenta statuss kļūst gaidošs. SharePoint Server 2016 saglabā iepriekšējo dokumenta versiju, lai lietotāji, kuriem ir lasīšanas atļaujas, to joprojām varētu skatīt. Pēc tam, kad tiek apstiprinātas gaidošas izmaiņas, dokumenta jaunā versija ir pieejama skatīšanai lietotājiem, kuriem ir lasīšanas atļaujas, un vecākā versija netiek saglabāta.

  Ja versiju izveide netiek izmantota un dokumentu bibliotēkā tiek augšupielādēts jauns dokuments, tas tiek pievienots bibliotēkā gaidīšanas statusā, un to nevar skatīt lietotāji, kuriem ir lasīšanas atļaujas, līdz tie tiek apstiprināti.

• Galveno versiju izveide      Ja tiek izmantota galvenā versiju izveide un dokumenta izmaiņas tiek saglabātas, dokumenta statuss kļūst gaidošs, un dokumenta iepriekšējo galveno versiju var skatīt lietotāji, kuriem ir lasīšanas atļaujas. Pēc tam, kad dokumenta izmaiņas ir apstiprinātas, tiek izveidota jauna dokumenta galvenā versija, kas ir pieejama lietotājiem, kuriem ir lasīšanas atļaujas, un iepriekšējā galvenā versija tiek saglabāta dokumenta vēstures sarakstā.

  Ja tiek izmantota galvenā versiju izveide un dokumentu bibliotēkā tiek augšupielādēts jauns dokuments, tas tiek pievienots bibliotēkā gaidīšanas statusā, un to nevar skatīt lietotāji, kuriem ir lasīšanas atļaujas, līdz tā tiek apstiprināta kā versija 1.

• Galveno un mazo (melnrakstu) versiju izveide      Ja tiek izmantota galvenā un mazāksvarīgā versija, un dokumentā veiktās izmaiņas tiek saglabātas, autoram ir iespēja saglabāt jaunu dokumenta mazāksvarīgo versiju kā melnrakstu vai izveidot jaunu galveno versiju, kas maina dokumenta statusu uz gaida. Pēc tam, kad dokumentā veiktās izmaiņas ir apstiprinātas, tiek izveidota jauna dokumenta galvenā versija, kas ir pieejama lietotājiem, kuriem ir lasīšanas atļaujas. Galvenās un mazāksvarīgās versijas ir dokumentu vēstures sarakstā glabātas gan galvenās, gan mazsvarīgās versijas.

  Ja tiek izmantota galvenā un mazāksvarīgā versija un dokumentu bibliotēkā tiek augšupielādēts jauns dokuments, to var pievienot bibliotēkai melnraksta statusa veidā, kas ir versija 0,1, vai autors tūlīt var pieprasīt apstiprinājumu. Šajā gadījumā dokumenta statuss kļūst gaidošs.

Paņemšanas un atdošanas plānošana

Jūs varat pieprasīt lietotājiem paņemt dokumentus no dokumentu bibliotēkas, pirms tie rediģē dokumentus. Paņemšanas un atdošanas priekšrocības ir šādas:

• Labāka dokumentu versiju izveides kontrole. Ja dokuments ir paņemts, autors var saglabāt dokumentu, to Neatzīmējot. Citi dokumentu bibliotēkas lietotāji neredzēs šīs izmaiņas, un tiek izveidota jauna versija. Jauna versija (redzama citiem lietotājiem) tiek izveidota tikai tad, ja autors veic dokumenta pārbaudi. Tādējādi autoram tiek nodrošināta lielāka elastība un kontrole.

• Labāka metadatu tveršana. Kad dokuments ir atdots, autors var rakstīt komentārus, kas apraksta dokumentā veiktās izmaiņas. Tādējādi tiek izveidots pašlaik dokumentā veikto izmaiņu vēsturiskais ieraksts.

Ja jūsu risinājumam ir nepieciešami lietotāji, kas atmeklēs un atmeklēs dokumentus, lai tos rediģētu, varat izmantot līdzekļus Office 2016 klienta lietojumprogrammās, kas atbalsta šīs darbības. Lietotāji var paņemt dokumentus, atsaukt paņemšanu un atdot dokumentus no Office 2016 klienta lietojumprogrammas.

Ja dokuments ir paņemts, tas ir bloķēts uz ekskluzīvu rediģēšanu lietotājam. Kad lietotājs saglabās labojumus šajā failā, izmaiņas tiek augšupielādētas un saglabātas serverī. Izmaiņas ir privātas lietotājam un nav redzamas citiem lietotājiem. Kad lietotājs ir gatavs atdot dokumentu, jaunākās izmaiņas tiek padarītas redzamas citiem un publicētas.

Izmantojot Office 2016 klienta lietojumprogrammas, lietotāji var arī izvēlēties atstāt paņemtus dokumentus serverī, mainot satura rediģēšanas opcijas.