Kopsavilkums. Uzziniet par dokumentu pārvaldības risinājuma elementiem un dokumentu pārvaldības plānošanas procesu programmā SharePoint 2013.
Šajā rakstā ir sniegts augsta līmeņa apraksts par dažādiem dokumentu pārvaldības risinājuma elementiem, kuru pamatā ir SharePoint Server 2016.
Dokumentu pārvaldība kontrolē jūsu organizācijas dokumentu dzīves ciklu — to izveides, pārskatīšanas un publicēšanas veidu, kā arī veidu, kā tie tiek pilnībā atbrīvoti vai saglabāti. Lai gan termins "pārvaldība" norāda, ka informāciju kontrolē organizācijas augša, efektīvai dokumentu pārvaldības sistēmai ir jāatspoguļo tās organizācijas kultūra, kura to izmanto. Dokumentu pārvaldībai izmantojamajiem rīkiem jābūt pietiekami elastīgiem, lai jūs varētu cieši kontrolēt dokumenta dzīves ciklu, ja tas atbilst jūsu uzņēmuma kultūrai un mērķiem, taču ļauj ieviest brīvi strukturētāku sistēmu, ja tā labāk atbilst jūsu uzņēmumam.
Dokumentu pārvaldības sistēmas elementi
Efektīvs dokumentu pārvaldības risinājums norāda:
-
Kāda veida dokumentus un citu saturu var izveidot organizācijā.
-
Kāda veidne jāizmanto katra veida dokumentam.
-
Kādi metadati jānorāda katra veida dokumentam.
-
Kur glabāt dokumentu katrā tā dzīves cikla posmā.
-
Kā kontrolēt piekļuvi dokumentam katrā tā dzīves cikla posmā.
-
Kā pārvietot dokumentus organizācijā kā grupas dalībniekus, palīdz veidot, pārskatīt, apstiprināt, publicēt un pārvietot dokumentus.
SharePoint Foundation 2013 iekļauti līdzekļi, kas ievieš visus šos dokumentu pārvaldības aspektus. SharePoint Server 2016 iekļauti tie paši līdzekļi, kā arī pievienotas šādas iespējas:
-
Kādas politikas attiecas uz dokumentiem, lai dokumentu darbības tiek auditētas, dokumenti tiek atbilstoši saglabāti vai atbrīvoti no tiem, kā arī organizācijā svarīgais saturs tiek aizsargāts.
-
Kā rīkoties ar dokumentiem kā korporatīviem ierakstiem, kuri jāsaglabā atbilstoši juridiskām prasībām un korporatīvajām vadlīnijām.
Lai informācijas apstrādes darbinieki varētu ērti izmantot šo iespēju sniegtās priekšrocības, ne aizejot no ikdienas darbībām un pazīstamiem rīkiem, tādām lietojumprogrammām programmā Microsoft Office sistēma kā Microsoft Outlook un Word, arī ir ietverti līdzekļi, kas atbalsta katru dokumenta dzīves cikla posmu.
Plānošanas process
Dokumentu pārvaldības plānošanas process sastāv no šādām galvenajām darbībām:
-
Dokumentu pārvaldības lomu identificēšana Pārliecinieties, vai jūsu plānos iekļautas atsauksmes no organizācijas galvenajām ieinteresētajām pusēm, jums ir vislabākā grupa risinājuma ieviešanai, un jūs zināt, kas piedalīsies dokumentu pārvaldības procesos.
-
Dokumenta lietojuma analīze Kad esat identificējiet, kas strādā ar dokumentiem, nosakiet, ar kuriem dokumentiem strādā un kā tie tiek lietoti. Papildinformāciju skatiet rakstā Lietotāju identificēšana un dokumentu lietojuma analīze (SharePoint Server 2010).
-
Dokumentu organizācijas plānošana Varat kārtot dokumentus vietņu kolekcijās, vietnēs un bibliotēkās. SharePoint Server 2016 piedāvā dažādus līdzekļus, lai organizētu un glabātu dokumentus, no specializētām vietnēm līdz brīvi strukturētām dokumentu bibliotēkām ātrai dokumentu izveidei un sadarbībai. Bibliotēkā varat papildus organizēt saturu mapēs un apakšmapēs. Papildinformāciju skatiet rakstā Dokumentu bibliotēkas plānošana (SharePoint Server 2010).
-
Satura pārvietošanas starp atrašanās vietām plānošana Iespējams, būs nepieciešams pārvietot vai kopēt dokumentu no vienas vietnes vai bibliotēkas uz citu citā tā dzīves cikla posmā. Papildinformāciju skatiet rakstā "Satura plūsmasplānošana" dokumentu bibliotēkas plānošanā (SharePoint Server 2010).
-
Satura tipu plānošana Izmantojiet satura tipus, lai organizētu informāciju par dokumentiem, piemēram, metadatiem, dokumentu veidnēm un darbplūsmas procesiem. Šī ir svarīga darbība, kas palīdz organizēt dokumentus un nodrošināt konsekvenci organizācijā. Papildinformāciju skatiet rakstā Satura tips un darbplūsmas plānošana (SharePoint Server 2010).
-
Darbplūsmu plānošana Plānojot darbplūsmas savā organizācijā, varat kontrolēt un izsekot, kā dokumenti tiek pārvietoti no viena grupas dalībnieka uz citu, kad katrs dalībnieks sadarbojas dokumenta dzīves ciklā. SharePoint Server 2016 iekļautas darbplūsmas bieži veicamiem grupas uzdevumiem, piemēram, dokumentu pārskatīšanai un apstiprināšanai. SharePoint Server 2016 arī atbalsta pielāgotu darbplūsmu izveidi un instalēšanu. Papildinformāciju skatiet rakstā Satura tips un darbplūsmas plānošana (SharePoint Server 2010).
-
Satura pārvaldības plānošana Varat plānot atbilstošu vadīklas pakāpi, pamatojoties uz satura tipu vai krātuves atrašanās vietu. Piemēram, varat pieprasīt, lai noteiktas bibliotēkas dokumenti tiktu paņemti pirms to rediģēšanu. Papildinformāciju skatiet rakstā Versiju plānošana, satura apstiprināšana un padošanas plānošana (SharePoint Server 2010).
-
Plānu politikas Katram satura tipam plānojiet informācijas pārvaldības politikas, lai nodrošinātu, ka dokumenti tiek auditēti, saglabāti un citādi apstrādāti atbilstoši jūsu organizācijas iestādes un juridiskajām prasībām. SharePoint Server 2016 iekļautas politikas, kas ievieš auditēšanu, dokumentu saglabāšanu un svītrkodus (lai nodrošinātu, ka drukātais saturs var būt savstarpēji saistīts ar atbilstošām elektroniskajām versijām). Papildinformāciju skatiet rakstā Informācijas pārvaldības politikas plānošana (SharePoint Server 2010).
Piezīme.: Politikas nav pieejamas programmā SharePoint Foundation 2013.
