Failu plāns ir primārais ierakstu pārvaldības plānošanas dokuments programmā SharePoint. Lai gan failu plāni dažādās organizācijās var atšķirties, parasti tie:
-
Aprakstiet, kādus vienumus organizācija apstiprina kā ierakstus.
-
Aprakstiet, kurai plašākai ierakstu kategorijai pieder vienumi.
-
Norādīt, kur tiek glabāti ieraksti.
-
Aprakstīt ierakstu saglabāšanas periodus.
-
Nolineēt, kuras personas ir atbildīgas par dažādu veidu ierakstu pārvaldību.
Šajā rakstā ir aprakstīts failu plāna saturs un apkopots, kā izveidot failu plānu jūsu organizācijai. Raksts arī no norāda uz darblapu, kurā varat ierakstīt failu plānu.
Ierakstu veidu identificēšana
Nosakot, kuri aktīvie dokumenti jūsu organizācijā var būt deklaratīvām, jo ierakstu veikšanai nepieciešama ierakstu pārvaldnieku, juristu, atbilstības speciālistu un satura pārvaldnieku sadarbība. Ņemiet vērā: pat tad, ja jūsu uzņēmums nav plaši regulētā nozarē, ir vispārīgi tiesību akti, kas var likt uzņēmumam saglabāt ierakstus. Jums ir jānovērtē ne tikai vispārīgie uzņēmējdarbības tiesību akti, bet arī jūsu uzņēmumam raksturīgās juridiskās prasības.
Šajā rakstā nav iespējams sniegt vispārīgāku informāciju par to, kā noteikt, kas ir ieraksts jūsu organizācijā. Visticamāk, jūsu uzņēmums jau veic kāda veida ierakstu pārvaldību un ir aizpildījis lielāko daļu nepieciešamo ierakstu pārvaldības lomu, un jums, iespējams, jau ir nepieciešama ierakstu taksonomija.
Parasti, lai noteiktu, kuri ir ieraksti jūsu organizācijā:
-
Izprast uzņēmuma juridiskās saistības un biznesa vajadzības.
-
Lai kopīgi vērstu jūsu organizācijas nodaļās, analizējiet, kā tiek izmantoti aktīvie dokumenti.
-
Izstrādāiet to dokumentu veidu sarakstu, kam jākļūst par ierakstiem. Piemēram, varat noteikt, ka šādi jāsaglabā kā ieraksti:
-
Līgumi par uzņēmuma vietas nomu.
-
Dokumenti, kas saistīti ar darbinieku priekšrocībām.
-
Dokumenti, kas saistīti ar produktu izpēti un izstrādi.
-
-
Ierakstu kategorizēšana. Vienas kategorijas ierakstiem bieži ir vienādi saglabāšanas periodi, un tiem var būt nepieciešama līdzīga apstrāde citos veidos.
Ierakstiet apkopoto informāciju. Ierakstiet ieraksta veidu, kategoriju, kurai pieder šī veida ieraksti, un īsu ieraksta veida aprakstu.
Tālāk ir parādīts darblapas paraugs:
|
Ieraksta veids |
Ierakstu kategorija |
Apraksts |
|---|---|---|
|
Priekšrocību plāni, apdrošināšanas plāni, plānus |
Darbinieku priekšrocību apraksti |
Visu darbinieku priekšrocību plānu apraksti. |
|
Algu saraksta darba laika uzskaites tabulas, papildinformācija par algu |
Algu saraksta ieraksti |
Nostrādāto stundu, virsstundu un apmaksāto algu kopsavilkumi. |
|
Piegādātāju rēķini |
Rēķini |
Preču vai pakalpojumu ieraksti, kas iegādāti no piegādātājiem. |
|
Produktu aptaujas, anketas, mācību rokasgrāmatas, apmācību video |
Apmācības materiāli |
Nodrošina iekšējo vai ārējo apmācību. |
|
Piegādes veidlapas, piegādes atskaites |
Piegādes ieraksti |
Dokumentē materiālu nosūtīšanu. |
|
Preses laidieni, laikrakstu raksti |
Press Releases |
Sabiedrisko attiecību informācija par produktiem un pakalpojumiem. |
|
Ārkārtas kontaktpersonu lapas, medicīnas plānu reģistrācijas veidlapas, CV, priekšrocību statusa atskaites |
Personāla ieraksti |
Records of individuals'employment histories and related personnel actions. |
Pabeigt failu plānu
Pēc tam, kad esat jānosaka, kuri dokumenti jāsaglabā kā ieraksti, un pēc ierakstu kategoriju kopas izveides aizpildiet savu failu plānu, sniedzot papildinformāciju par katra veida ierakstiem. Norādiet šādu informāciju:
-
Cik ilgi jāsaglabā katra veida ieraksts.
-
Kā no vietas atbrīvoties no ierakstiem, kad beidzas saglabāšanas perioda derīgums.
-
Kurš ir šāda veida ierakstu primārais ierakstu pārvaldnieks.
-
Kāda veida multivide ir šāda veida ieraksti, kas tiek glabāti.
Tālāk ir pabeigts failu plāna paraugs:
|
Ieraksti |
Apraksts |
Multivide |
Ierakstu kategorija |
Saglabāšana |
Izvietojums |
Kontaktpersona |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
401k plāni |
Darbinieka priekšrocību plāna apraksts. |
Tīmekļa lapas |
Darbinieku priekšrocību plāni |
X gadi |
Nav |
Katjaplūsa |
|
Apdrošināšanas plāni |
Darbinieku apdrošināšanas plāna apraksts. |
Drukāšana |
Darbinieku priekšrocību plāni |
X gadi |
Nav |
Reshma Patel |
|
Ieceres plāni |
Darbinieku Darba grupas plāna apraksts. |
Drukāšana |
Darbinieku priekšrocību plāni |
X gadi |
Nav |
Reshma Patel |
|
Algu saraksta darba laika uzskaites tabulas |
Nostrādāto stundu, virsstundu un algas kopsavilkumi. |
Elektronisks dokuments |
Algu saraksta ieraksti |
X gadi |
Iznīcināt |
Reshma Patel |
|
Papildinformācija par algu |
Apslimstības laika, atvaļinājuma laika un citu algu algu apkopojumi. |
Elektronisks dokuments |
Algu saraksta ieraksti |
X gadi |
Iznīcināt |
Reshma Patel |
|
Piegādātāju rēķini |
Preču vai pakalpojumu ieraksti, kas iegādāti no piegādātājiem. |
Drukāšana |
Rēķini |
X gadi |
Iznīcināt |
Ēriks Langs |
|
Produktu aptaujas |
Klientu apmierinātības aptauja. |
Tīmekļa lapas |
Aptaujas materiāli |
X gadi |
Arhivēšana |
Agrita Krieva |
|
Anketas |
Anketa, lai noteiktu klientu demogrāfiskos datus. |
Drukāšana |
Aptaujas materiāli |
X gadi |
Arhivēšana |
Agrita Krieva |
|
Apmācības rokasgrāmatas |
Apmācības saturs ar stingro kopēšanu. |
Drukāšana |
Apmācības materiāli |
X gadi |
Iznīcināt |
Agrita Krieva |
|
Apmācību video |
Apmācības video saturs. |
Video |
Apmācības materiāli |
X gadi |
Iznīcināt |
Agrita Krieva |
|
Piegādes veidlapas |
Materiālu piegādes konfigurācija |
Drukāšana |
Piegādes materiāli |
X gadi |
Iznīcināt |
Ēriks Langs |
|
Piegādes atskaites |
Dokumentācija par materiālu nosūtīšanu. |
Elektroniskās izklājlapas |
Piegādes materiāli |
X gadi |
Iznīcināt |
Ēriks Langs |
|
Preses laidieni |
Laidieni par produktiem un pakalpojumiem. |
Elektronisks dokuments |
Sabiedrisko attiecību informācija |
X gadi |
Arhivēšana |
Agrita Krieva |
|
Laikraksta raksti |
Ziņas par produktiem un pakalpojumiem. |
Drukāšana |
Sabiedrisko attiecību informācija |
X gadi |
Arhivēšana |
Agrita Krieva |
|
Ārkārtas kontaktpersonu lapas |
Informācija par darbiniekiem. |
Elektronisks dokuments |
Personāla ieraksti |
X gadi |
Iznīcināt |
Reshma Patel |
|
Medicīnas plāna reģistrācijas veidlapas |
Darbinieku reģistrēšanās veidlapas veselības plāniem. |
Elektronisks dokuments |
Personāla ieraksti |
X gadi |
Iznīcināt |
Reshma Patel |
|
CV |
Saņemtie CV. |
Jaukts |
Personāla ieraksti |
X gadi |
Iznīcināt |
Reshma Patel |
Piezīme.: Šīs sadaļas piemērs ir piemērs. Tas nav ieteikums par konkrētiem failu plāna iestatījumiem. Lai uzlabotos, ka tas ir piemērs, nevis ieteikums par ierakstu pārvaldības politiku, netiek nodrošināti saglabāšanas periodi.
