Iepazīšanās ar ārējiem datiem

Kāpēc izmantot ārējos datus?

Izmantojot SharePoint produktus, lai racionalizētu savas biznesa darbības, iespējams, būs jāiekļauj ārēji dati, piemēram, datu bāzes, biznesa līnijas lietojumprogrammas un tīmekļa pakalpojumi. Taču šie ārējie dati bieži vien ir kā sala ar neizsaldēm, kas atrodas tikai priviliģētām cilvēkiem vai vienkārši grūti piekļuves. Vai pastāv iespēja ātri pievienot šos ārējos datus SharePoint produktiem, kā arī Office produktiem, lai varētu izmantot pazīstamo interfeisu un vēl vairāk uzlabot savu uzņēmumu?

Šeit ir informācija par uzņēmumu savienojamības pakalpojumiem. Tā nodrošina drošu, efektīvu, lasāmu/rakstāmu piekļuvi plašam ārējo datu klāstam. To var paveikt, izmantojot visaptverošu struktūru, kas nodrošina standarta lietotāju un programmēšanas interfeisus. Turklāt varat izveidot plašu biznesa risinājumu klāstu, gan bezkodu, SharePoint kompozīta risinājumus vienkāršām starpdarbībām un kodiem atbilstošiem risinājumiem papildu vajadzībām. Piemēram, varat veikt šādas darbības:

• Izveidojiet SharePoint ārēju darbinieku datu sarakstu, kas tiek glabāts aizmugurgala datu bāzē, kuru lietotāji var lasīt un rakstīt līdzīgi kā iebūvēto SharePoint sarakstu.

• Savienojiet visdatu klientu datus savas organizācijas uzņēmuma resursu plānošanas (Enterprise Resource Planning — ERP) sistēmā kā Outlook kontaktpersonu kopu un pat nodrošiniet bezsaistes piekļuvi.

• Izveidojiet notikumu plānošanas risinājumu, kas saista ar kontrolētu biznesa līnijas lietojumprogrammu, taču izmanto SharePoint kalendāru, lai to redzētu visi.

• Izveidojiet Microsoft Silverlight lietojumprogrammu ar noderīgs vizuāls lietotāja interfeiss, kas darbojas ar ārējiem datiem no tīmekļa.

Īsumā: uzņēmumu savienojamības pakalpojumi ļauj izveidot savienojumus ar ārējiem datiem, ar tiem mijiedarboties un atbloķēt to.

Uz lapas sākumu

Trīs svarīgākie scenāriji

Vai vēlaties dzirdēt vairāk? Tālāk ir trīs svarīgāko risinājumu piemēri, kuru pamatā ir uzņēmumu savienojamības pakalpojumi.

Palīdzības dienests    Lielam uzņēmumam ir palīdzības dienests, kas nodrošina iekšējo tehnisko atbalstu. Atbalsta pieprasījumi un tehniskā atbalsta zināšanu bāze tiek glabāti ārējā datu bāzē, bet ir pilnībā integrēti SharePoint vietnē, izmantojot ārējos sarakstus un biznesa datu tīmekļa daļas. Informācijas darbinieki arī var skatīt savus pašreizējos pieprasījumus Microsoft Outlook 2013 tiešsaistē. Tehniskā atbalsta speciālisti var skatīt viņiem piešķirtos pieprasījumus, izmantojot Outlook 2013 piekļuvi tiešsaistē un bezsaistē. Darbplūsmas automātiski pārvalda atbalsta problēmas katrā posmā: atvērta, piešķirta, eskalēta, atrisināta un slēgta. Tehniskā atbalsta grupas vadītāji ar atbilstošām atļaujām var skatīt informācijas paneļus, kas attēlo palīdzības dienesta atskaites, kas norāda katram atbalsta speciālistam piešķirto atbalsta problēmu skaitu, biežāk sastopamās vai kritiskās problēmas un atbalsta incidentu skaitu, kurus apstrādā katrs atbalsta speciālists noteiktā laika periodā. Vadītāji var arī eksportēt datus uz Microsoft Excel 2013 detalizētai analīzei, izmantojot nosacījumformatēšanu un diagrammas.

Izpildītāju izsekotājs    Ekstiķu aģentūra integrē savu izpildītāju datu bāzi savā iekšējā SharePoint grupas vietnē, kurā iekļauts pilns izpildītāju saraksts, kontaktinformācija un veiktspējas grafiki. Līgumu ierakstīšana Word dokumentu veidņu formā tiek ģenerēta un automātiski aizpildīta ar jaunāko informāciju par izpildītājiem. A workflow guides each contract through its various stages. Aģenti var pievienot jaunus izpildītājus ārējam sarakstam, izmantojot InfoPath veidlapu. Izmantojot šo risinājumu, aģentiem vienmēr ir vajadzīga tuvējā informācija, un viņi var veikt daudzus galvenos uzdevumus, izmantojot pazīstamus Office produktus.

Uzmeklēšanas vedņa lapa, kurā tiek atlasīti lauki    Pārdošanas informācijas paneļa lietojumprogramma palīdz pārdošanas saistītajiem ātri atrast pārdošanas pasūtījumus un klientu informāciju, kas tiek pārvaldīta klientu attiecību pārvaldības (CRM) sistēmā. Atkarībā no viņu lomām un attiecīgajām atļaujām grupas dalībnieki var skatīt pārdošanas analīzes informāciju, atsevišķu darba grupu dalībnieku pārdošanas veiktspējas datus, pārdošanas potenciālos klientus un klienta kontaktinformāciju un pasūtījumus. Pārdošanas speciālisti var skatīt savus dienas kalendārus, skatīt uzdevumus, ko viņiem piešķīris vadītāji, sadarboties ar grupas dalībniekiem, kā arī lasīt nozares jaunumus. A Visio diagram of sales territories maps sales by each month and contains live data from the back-end database that is easily refreshed. Izmantojot Word dokumentu, vadītāji var ātri izveidot ikmēneša statusa atskaites, kurās automātiski iekļauti ārējo sistēmu dati.

Uz lapas sākumu

Arī tur kaut kas ir ļoti aizraujošs.

Uzņēmumu savienojamības pakalpojumi ir kā liels kopdarbs, kas pamudē daudzus SharePoint un Office līdzekļus. Taču tā nedarbojas kā "novīsts", jo katrs ārējais datu avots ir unikāls un katrai organizācijai ir specifiskas vajadzības. Kad būsiet izkārtoti lokāli vai mākonī, ārējos datus varat izmantot SharePoint produktos un Office produktos. Strādājot ar ārējiem datiem, parasti notiek trīs atsevišķi posmi:

The groundwork phase    Šajā posmā jūs plānojat, sagatavosiet un iestatāt, kā piekļūt ārējiem datiem. Tas parasti nozīmē cieši sadarboties ar administratoru un dažkārt arī izstrādātāju, lai saprastu, kas notiek. Svarīgie mērķi ir identificēt biznesa un tehniskās prasības, sagatavot ārēju datu avotu, nodrošināt drošu piekļuvi datiem, izmantojot drošās krātuves pakalpojumu, un noteikt vispārējo risinājumu. Rakursa mērķis ir izveidot ārējā satura tipu, kas ir detalizēts savienojumu, metadatu un citas informācijas kopums, kas tiek izmantots ārējo datu izgūšanai.

SharePoint posms    Kad pamats ir iz noteikts, varat dažus ārējos datus SharePoint produktos dažādos veidos, tostarp ārējos sarakstus, ārējo datu kolonnas, biznesa datu tīmekļa daļas, darbplūsmas, meklēšanas rezultātus, profila lapas, darbības, SharePoint lietojumprogrammas un ar kodu balstītus SharePoint komponentus vai risinājumus.

Office posms    Kad esat izveidojis piekļuvi ārējiem datiem SharePoint produktos, varat datus iekļaut dažādos Office produktos (tostarp Excel, Word, Outlook, Visio, Access un InfoPath), lietojumprogrammās darbam ar Office un koda Office komponentos, pievienojumlietojumprogrammās vai risinājumos.

Papildinformācija par katru no šiem līdzekļiem ir pieejama tālāk šajā rakstā.

Uz lapas sākumu

Kura hat jums valkājat?

Risinājuma izstrāde, pamatojoties uz ārējiem datiem, parasti ir komandas darbs, un tas, kā strādājat, ir atkarīgs no jūsu lomas. Tālāk redzamajā shēmā ir attēlots augsta līmeņa skats par lomām un risinājumiem, kas ir iesaistīti kopējā izstrādes dzīves ciklā.

Lietotāji    Lietotāji apvieno vienkāršus risinājumus, izmantojot SharePoint produktu un Office produktu pamatiespējām. Piemēram:

• Ārējā saraksta, dažādu saraksta skatu izveide un dažādu filtru un kārtošanas pievienošana.

• Eksportējot ārējo sarakstu, Excel 2013 varētu veikt tālāku datu analīzi.

• Ārēja saraksta savienošana ar ārējiem Outlook 2013 darbam ar ārējiem datiem tiešsaistē un bezsaistē.

Power Users    Power users create simple to intermediate, no-code business solutions and often require business analyst skills to understand the database systems and the overall business processes in the organization. Tie arī paziņo prasības administratoriem un izstrādātājiem, kā arī uzņēmumu vadītājiem un, iespējams, vietņu noformētājiem. Piemēram:

• Ārējā satura tipa izveide, izmantojot Microsoft SharePoint Designer 2013.

• Ārējo datu kolonnu izveide bibliotēkās un kolonnu saistīšana ar satura vadīklām pielāgotā Word veidnē, piemēram, līgumu vai rēķinu.

• InfoPath veidlapu pielāgošana, lai aizstātu noklusējuma SharePoint sarakstu veidlapas.

• Tās tīmekļa lapas noformēšana, kas noder, lai izveidotu informācijas darbvietu, savieno biznesa datu tīmekļa daļas.

• Izveidojot Outlook risinājumu, kas nodrošina pielāgotas veidlapas, skatus, lentes komandas, darbības un uzdevumrūtis.

• Darbplūsmas izveide, kurā tiek izmantoti ārējā saraksta dati.

Administratori    Administratori pārvalda lietotāju atļaujas un drošību vairākiem dažādiem SharePoint komponentiem, tostarp ārējā satura tipu un ārējo datu bāzi. Kritiska darbība ietver drošas krātuves pakalpojuma mērķa lietojumprogrammu iestatīšanu, akreditācijas datu kartēšanu un labāko autentifikācijas metožu noteikšanu. Citi darbību piemēri:

• Ārējo datu piekļuves, atļauju un vaicājumu pārvaldība un iestatīšana.

• Ārējā satura tipu importēšana un eksportēšana no biznesa datu savienojamības metadatu krātuves.

• Pielāgotu profila lapu, darbību un meklēšanas rezultātu iestatīšana.

Izstrādātāji    Izstrādātāji izveido dažādus pielāgotus risinājumus, kas ļauj izmantot dažādus mērķa un atkārtoti izmantojamos komponentus, kā arī papildu risinājumus, kuru pamatā ir kods. Piemēram:

• Uzlaboti ārējā satura tipi, kas izstrādāti lietojumprogrammā Microsoft Visual Studio, piemēram, pielāgoti lauku tipi, kas izmanto saliktus hierarhiskus datus.

• Apkopotie dati no vairākiem pakalpojumiem, kas tiek prezentēts kā viens BDC modelis.

• Atkārtoti pielāgojami komponenti, pielāgotas tīmekļa daļas, pielāgotas darbplūsmas darbības un InfoPath veidlapas, kas tiek kodētas.

• Pielāgotas ārējo datu daļas Outlook risinājumiem.

• Microsoft Silverlight lietojumprogrammas un Office pievienojumprogrammas.

• Pielāgoti brīdinājumi, izmantojot Event Framework.

• Pielāgoti savienojumi vai risinājumi, izmantojot pārvaldītu kodu.

Uz lapas sākumu

Ziniet savu SharePoint vidi

Ja izmantojat vai izveidojat ārēju datu risinājumu, ir atšķirības līdzekļu un funkcionalitātes, kas jums jāzina, pamatojoties uz savu SharePoint vidi:

• Lokāls    Ja izveidojat risinājumu, kura lietotāji un jūsu risinājums ir pilnībā lokāli (aiz ugunsmūra), visi uzņēmumu savienojamības pakalpojumu līdzekļi tiek atbalstīti.

• Mākonis    Ja programmā SharePoint izmantojat SharePoint (2. plāns, E3 un E4) Microsoft 365, ir pieejama līdzekļu apakškopa. Piemēram, ārējie saraksti, biznesa datu tīmekļa daļas un notikumu struktūra tiek atbalstīta, bet profila lapas, darbības un savienotāja struktūra nav atbalstīta. Turklāt varat izveidot savienojumu tikai ar šiem datu avotiem: WCF tīmekļa pakalpojumi, OData un SQL Server Azure.

• Hibrīds    Jūsu organizācijai, iespējams, jau ir nozīmīgi ieguldījumi lokālos datu avotos, piemēram, biznesa lietojumprogrammās un ERP sistēmās. Taču jūsu organizācija var būt arī hibrīdā SharePoint vidē, kur daži darbinieki ir lokāli un daži atrodas mākonī. Hibrīdajā vidē varat arī izveidot hibrīdu ārēju datu risinājumu, lai lietotāji mākonī varētu piekļūt lokālam datu avotam. Piemēram, lietotājs var pabeigt izdevumu atskaiti komandējumā, izmantojot SharePoint, un izmaksas var nekavējoties saskaņot ar lokālo SAP sistēmu. Varat izveidot savienojumu ar jebkuru atbalstītu datu avotu, taču ir jāizmanto OData pakalpojumi, kā arī var būt nepieciešama plaša izstrāde un konfigurācija.

Pareizās programmatūras instalēšana

Uzņēmumu savienojamības pakalpojumu (BCS) līdzekļi tiek izplatīti dažādos SharePoint izdevumos. Izmantojiet šo tabulu, lai veiktu pareizo izvēli.

* Iekļautas veidlapu vadīklas ārējo datu un izkārtojumu rādīšanai, lai parādītu datus Outlook uzdevumrūtī un veidlapas reģionā. Pieejams tikai programmā Microsoft Office Professional Plus 2013.

Uz lapas sākumu

Pareiza programmatūras iestatīšana

Kad esat instalējis pareizo programmatūru, pārliecinieties, vai tā ir iestatīta pareizi. Īpaši:

Ārējā datu avota sagatavošana    Administratoram, iespējams, būs jāizveido konts un jāsniedz atļaujas datu avotam, lai nodrošinātu, ka lietotājiem ir piekļuve datiem un ka dati nenokļūd nepareizās rokās. Ārējas datu bāzes administrators, iespējams, vēlēsies izveidot arī noteiktas tabulas, skatus, vaicājumus un citu informāciju, lai ierobežotu rezultātus līdz nepieciešamajiem rezultātiem un palīdzētu uzlabot veiktspēju.

SharePoint pakalpojumu konfigurēšana    Administratoram ir jāaktivizē biznesa datu savienojamības pakalpojumi, drošās krātuves pakalpojums un Visio pakalpojumi.

Drošās krātuves pakalpojuma konfigurēšana    Administratoram jānosaka labākās piekļuves režīms ārējam datu avotam, jāizveido mērķa lietojumprogramma un jāiestata mērķa lietojumprogrammas akreditācijas dati.

Uzņēmumu datu savienojamības pakalpojumu konfigurēšana    Administratoram jāgādā, lai lietotājam, kurš izveido ārējā satura tipu, būtu atļauja izmantot biznesa datu savienojuma (BDC) metadatu krātuvi un vai atbilstošajiem lietotājiem ir piekļuve ārējā satura tipam, kas ir ārējā saraksta pamatā.

Pārliecinieties, vai Office produkti ir gatavi lietošanai    Lai sinhronizētu ārējos datus ar Office produktiem, jābūt Windows 7 vai jaunākai versijai un tālāk minētajiem bezmaksas programmatūras produktiem SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 un WCF Data Services 5.0 OData V3 katrā klienta datorā (ja nepieciešams, tiek automātiski pieprasīta programmatūras lejupielāde). Pārliecinieties arī par to, vai ir iespējota Office instalēšanas opcija Uzņēmumu savienojamības pakalpojumi (šis ir noklusējuma iestatījums). Šī opcija instalē uzņēmumu savienojamības pakalpojumu klienta izpildlaika moduli, kas veic šādas darbības: kešo un sinhronizē ar ārējiem datiem, kartē biznesa datus ar ārējā satura tipiem, parāda ārējo vienumu atlasītāju Office produktos un izpilda pielāgotus risinājumus Office produktos.

Uz lapas sākumu

Izvēlieties ārējos datus gudri

Varat strādāt ar ļoti dažādiem ārējiem datu avotiem, ieskaitot datu bāzes, uzņēmuma resursu plānošanas (Enterprise Resource Planning — ERP) sistēmas, OData un papildu savienotājus.

Datu bāzes    Visu formu un lielumu organizācijas un uzņēmumi ir atkarīgi no datu bāzēm ikdienas darbībām. Datu bāzēs ir dažādi datu tipi, tostarp teksts, skaitļi, attēli un dokumenti, un tām ir vairāki mērķi, tostarp finanšu, ražošanas, apdrošināšanas un datu bāzes uzņēmuma tīmekļa vietnes. Bieži atbalstītās datu bāzes ir šādas: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 un citas datu bāzes, kas atbilst ODBC vai OLE DB interfeisa standartiem.

ERP sistēmas    ERP sistēmas integrē biznesa līnijas datus un procesus visā organizācijā un veic daudzas no pamatdarbībām jebkurā uzņēmumā, tostarp:

Bieži atbalstītās ERP sistēmas ietver SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Arbabeli un JD Ju līdzenās.

OData    Atvērto datu protokols (OData) nodrošina REST standartu izveides (publicēšanas), lasīšanas (iegūt), atjaunināšanas (izvietošanas) un dzēšanas (dzēšanas) operācijām, kas piekļūst tīmekļa pakalpojumiem. Iedomājieties, ka OData ir ODBC un OLE DB tīmekļa ekvivalents. Dati tiek atgriezti XML vai JavaScript objekta notācijas (JSON) formātā. Bieži izmantotie OData avoti ietver zināmas tīmekļa vietnes (piemēram, Amazon, E-bay, Azure Data Market un Netflix), datu bāzes un pat citas SharePoint vietnes.

Papildu savienotāji    Citos datu avotos izstrādātājs var nodrošināt uzlabotu ārējo datu piekļuvi:

• Izmantojot ADO.NET, varat piekļūt jebkuram datu avotam ar ADO.NET nodrošinātāju.

• IZMANTOJOT WCF un tīmekļa pakalpojumus, kas ļauj piekļūt tīmekļa pakalpojumiem un Windows Communication Foundation (WCF).

• Izmantojot .NET savienojamības savienojumu komplektus, kas ļauj piekļūt datu avotiem, ADO.NET pakalpojuma sniedzējs vai tīmekļa pakalpojums nav pieejams.

• Neatbalstītu īpašuma datu tipu konvertēšana uz atbalstītajiem .NET datu tipiem.

• Izveidot pielāgotus risinājumus lielāka mēroga datu avotiem, izmantojot bieži maināmas datu struktūras, kurām nepieciešami pielāgoti datu savienojumi, pārsūtīšanas metodes un savienotāja instalēšana.

Uz lapas sākumu

Ņemiet vērā veiktspēju

Jebkuram biznesa risinājumam ir jāņem vērā veiktspēja, un ārējie dati nav izņēmums. Uzņēmumu savienojamības pakalpojumi ir izveidoti, lai mazinātu daudzus veiktspējas nosekli un problēmas. Datu izgūšana, lapošana, filtrēšana un kārtošana ir izlādēta ārējā datu avotā, lai samazinātu SharePoint produktiem nepieciešamo atmiņas un apstrādes resursu apjomu.

Turklāt uzņēmumu savienojamības pakalpojumiem ir iebūvētas kešatmiņas gan serverī (uzņēmumu savienojamības pakalpojumu kešatmiņa), gan klientu datoros (uzņēmumu savienojamības pakalpojumu klienta izpildlaika kešatmiņa), un tie var uzreiz nerādīt jaunākās vērtības no ārējās datu sistēmas. Tomēr varat pielāgot atsvaidzināšanas intervālus, pamatojoties uz lietotāju vajadzībām un izveidotajiem risinājumiem. Visiem lietotājiem nav uzreiz jāse can skatīt atjauninātos datus, bet, ja tā ir, viņi var, piemēram, atsvaidzināt ārējo sarakstu vai Outlook kontaktpersonu mapi.

Iespēja strādāt bezsaistē klienta datorā arī nozīmē, ka lietotāji var veikt paplašinātu darbu bez savienojuma ar ārējiem datiem, taču ņemiet vērā, ka, atgriezties tiešsaistē, dati tiek atjaunināti un saskaņoti pareizi.

Kopējie šie veiktspējas līdzekļi palīdz paātrināt ārējo datu attēlojuma, atsvaidzināšanas un datu darbības SharePoint tīmekļa lapā un Office produktā.

Uz lapas sākumu

Practice safety first

Ir īpaši svarīgi, lai ārējais datu risinājums būtu drošs, jo dati bieži ir kritiski svarīgi uzņēmumam un tos nedrīkst apskatīt vai mainīt nepareizajos lietotāji. Pastāv arī vairāki veidi, kā drošiniet datus un vēlaties, lai risinājums būtu gan vienkāršs, gan drošs. Par laimi, pastāv metodes, kā samazināt sarežģītību, galvenokārt izmantojot drošās krātuves pakalpojumu.

Īsumā: ārējo datu drošināšanai ir nepieciešamas atbildes uz diviem pamata jautājumiem:

Kas tu esi?    Tas tiek dēvēts arī par autentifikāciju, un tas ir process, kurā tiek pārbaudīts jūsu identitāte, iegūstot savus akreditācijas datus (savu lietotājvārdu un paroli).

Ko jums ir atļauts darīt?    To sauc par autorizāciju, un tā ir procedūra, ar kuru noteikt, kādus uzdevumus varat veikt, saistībā ar kuriem datu vienumiem iegūstot piešķirto atļauju sarakstu.

Vispirms administrators palīdz noteikt labāko piekļuves režīmu ārējam datu avotam. Ņemiet vērā, ka ļoti bieži tiek piedāvāti biznesa risinājumi, lai autentificētu piekļuvi ārējiem datiem, kuriem pašreizējam lietotājam ir cits konts. Tomēr pieteikšanās ar dažādiem akreditācijas datiem var būt sarežģīta un apgrūtinoša. Drošās krātuves pakalpojums nāk palīgs, nodrošinot akreditācijas datu glabāšanu un kartēšanu. Tādējādi ir vieglāk izmantot ārēju datu avotu, piesakoties tikai vienreiz.

Piemēram, ja esat pieteicies savā SharePoint vietnē ar vienu akreditācijas datu kopu, bet vēlaties piekļūt ārējam sarakstam, kura pamatā ir lietojumprogramma Ar Word, kas izmanto citu akreditācijas datu kopu, administrators var iestatīt drošās krātuves pakalpojumu automātiski kartēt divas akreditācijas datu kopas, lai jums nebūtu jāpiesakās no jauna.

Drošās krātuves pakalpojums arī palīdz pārvaldīt "dubultlēkumu" problēmu, kur katrai autentifikācijai nepieciešams lēks starp diviem datoriem, kas var būt apdraudēti, ja vien nav jāveic darbības, lai to novērstu.

Pēc tam administrators izveido vairākus drošības līmeņus, pamatojoties uz atļaujām, līdzīgi kā vairākas aizsardzības rindiņas ap objektu, lai nodrošinātu atbilstošu autorizāciju un piekļuvi:

• Dati ārējā datu bāzē vai sistēmā.

• Ārējā satura tips biznesa datu savienojamības metadatu krātuvē.

• Ārējā saraksta vai ārējo datu kolonna.

Visbeidzot, administrators var pievienot papildu aizsardzības slāni, izmantojot šifrēšanu. ja jūsu ārējais datu risinājums izmanto arī Office lietojumprogrammas, administrators var aizsargāt uzņēmumu savienojamības pakalpojumu klienta izpildlaika kešatmiņu, izmantojot Windows failu šifrēšanas sistēmu. Dažos ārējos datu avotos ir arī veidi, kā šifrēt datus.

Uz lapas sākumu

Stūrakmens iestatīšana: ārējā satura tipi

Ārējā satura tipi atrodas visu ārējo datu risinājumu centrā. Tās ir kā starpnieks starp jums un ārējo datu avotu. Tipisks ārējā satura tips ir organizēta informācijas pakotne, kurā ietilpst tālāk minētā informācija.

• Savienojuma informācija ar datu avotu, piemēram, atrašanās vieta, nosaukums un autentificēts režīms.

• Tabulas, lauku, primāro un ārējo atslēgu, validāciju un datu tipu definīcija (tiek dēvēta arī par metadatiem).

• Varat veikt datu darbības, piemēram, Izveidot, Lasīt, Atjaunināt, Dzēst un Vaicājums (tiek dēvēts arī par CRUDQ).

• Cita informācija un darbība, piemēram, kartētie Office datu tipi vai bezsaistes sinhronizācijas iespējošana.

• Dažādi filtri, kas filtrē datus un palīdz izolēt rezultātus, kā arī ierobežo veiktspēju.

• Lauks Identitāte un ārējā satura atlasītāja kolonnas, kas tiek izmantots ārējo datu izgūšanai visā lietotāja interfeisā.

• Saistība, kuras pamatā ir primārā un ārējā atslēga starp divām saistītām tabulām, piemēram, Pasūtījumi un Klienti.

Viens novecojuš lietotājs definē ārējā satura tipu un tāpēc vairogu citus lietotājus no jau tā sarežģītības, strādājot ar ārējiem datiem. Turklāt visa šī informācija tiek saglabāta īpašā BDCM failā (.bdcm) XML formātā un saglabāta biznesa datu savienojamības metadatu krātuvē. Šāda pieeja atvieglo ārējā satura tipu uzturēšanu, atjaunināšanu, drošību un atkārtotu izmantošanu dažādās vietnēs. Piemēram, varat viegli eksportēt un importēt failu, lai to izvietotu no izstrādes izstrādes vidē vai koplietot ar citām vietņu kolekcijām.

Jūsu novecojuša lietotājam nav jābūt XML speciālistam. Lai palīdzētu izveidot ārējā satura tipu, ir pieejami divi rīki:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Varat definēt un atjaunināt ārējā satura tipu deklaratīva veidā un pēc tam publicēt to biznesa datu savienojamības metadatu krātuvē.

• Microsoft Visual Studio 2012    Ja jūsu ārējie dati ir sarežģīti vai SharePoint Designer 2013 neatbalsta, varat izmantot Xml redaktoru programmā Visual Studio (kas nodrošina IntelliSense), lai izveidotu XML modeli, vai izmantot Visual Studio ārējā satura tipu noformētāju, lai izveidotu .NET savienojamības montāžu, kas nodrošina pielāgotu aizmugurgala integrācijas loģiku, izmantojot .NET Framework.

Uz lapas sākumu

Datu lasīšana un rakstīšana ārējos sarakstos

Ārējs saraksts ir atslēgas veidošanas bloks SharePoint risinājumiem, kuru pamatā ir ārējie dati. Varat lasīt un rakstīt ārējos datus, izmantojot pazīstamās SharePoint saraksta lietošanas iespējas. Ārējs saraksts izskatās un darbojas ļoti līdzīgi iebūvētam sarakstam, tomēr pastāv dažas uzvedības atšķirības. Piemēram, varat izveidot skatus un izmantot aprēķinātās vērtības ar formulām, bet nevarat pievienot failus vai sekot versijām.

Varat arī izveidot ārēju sarakstu, izmantojot SharePoint Designer 2013.

Uz lapas sākumu

Ārējo datu kolonnu pievienošana sarakstiem un bibliotēkām

Varat apvienot ārējo datu kolonnas ar citām kolonnām vietējā sarakstā vai bibliotēkā. Tā kā ārējā datu kolonna tiek pievienota iebūvētam sarakstam vai bibliotēkai, darbojas visi saistītie saraksta vai bibliotēkas līdzekļi, tostarp versiju izveide, apstiprinājumi, atdošana un atdošana, kā arī failu pielikumi.

Pieņemsim, ka esat izveidojis attēlu bibliotēku, kurā ir jūsu organizācijas pārdoto produktu fotoattēli. Bibliotēkai varat pievienot ārēju datu kolonnu, kas piekļūst produkta nosaukumam, produkta kodam un pašreizējai cenai no ārējas datu bāzes. Tā kā uzņēmuma kārtulās un procesos ir nepieciešamas produktu informācijas izmaiņas, tās jāveic tikai datu bāzu sistēmā, norādāt, ka ārējie dati ir tikai lasāmi, kad izveidojat ārējā satura tipu. Taču tagad citi lietotāji jūsu organizācijā var ērti redzēt visu kopējo informāciju par produktiem kopā vienā bibliotēkas skatā.

Uz lapas sākumu

Risinājumu izveide, izmantojot biznesa datu tīmekļa daļas

Biznesa datu tīmekļa daļas ir paredzētas darbam ar datiem no ārējā saraksta, un jūs varat apvienot šīs tīmekļa daļas lietderīgos veidos, lai izveidotu vietnes darbvietu vai informācijas paneli. Piemēram, varat savienot saraksta un vienuma tīmekļa daļas, lai, saraksta tīmekļa daļā atlasot izdevumu atskaites vienumu, piemēram, ceturtdienas izmaksas, informācija par vienumu tiek parādīta vienuma tīmekļa daļā, piemēram, viesnīca, ceļojumu un ēdienreižu izmaksas.

Tālāk esošajā tabulā ir īsi apkopota katra biznesa datu tīmekļa daļa.

Uz lapas sākumu

Ārējo datu izmantošana profila lapā, darbībā vai meklēšanā

Profila lapas, darbības un meklēšana ir cieši saistīti līdzekļi.

Profila lapas

Pēc noklusējuma uzņēmumu savienojamības pakalpojumi automātiski izveido profila lapu, pamatojoties uz ārējā satura tipu. Profila lapa ir tīmekļa lapa, kurā tiek parādīta informācija no vienas ārējo datu rindas, pamatojoties uz ID lauku, piemēram, visiem atsevišķajiem laukiem par konkrētu klientu.

Noklusējuma profila lapa ir tīmekļa lapa, kurā ir iekļauts biznesa datu vienumu veidotājs un biznesa datu vienuma tīmekļa daļas, kas savienotas kopā. Vienumu veidotāja tīmekļa daļa analizē profila lapas URL vaicājuma virknes parametru, piemēram, http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, un nodod vērtību CustID datu vienuma tīmekļa daļai, kas pēc tam parāda visus atbilstošos klienta laukus.

Varat izveidot savu profila lapu, lai parādītu pielāgotu informāciju, vai administrators var pielāgot profila lapu jūsu vietā.

Darbības

Varat pat veikt darbību, pamatojoties uz profila lapu, lai veiktu kaut ko noderīgu. Piemēram, varat izveidot darbību, kas apvieno adreses informāciju par klientu ar Bing kartēm, lai skatītu klienta atrašanās vietu vai saņemtu norādes. Varat izveidot darbību, vai nu ņemot vērā profila lapas URL vaicājuma virknes parametru, vai arī izmantojot pielāgotu kodu. Izstrādātājs var arī rakstīt pielāgotu kodu, kas sniedz iespēju atjaunināt informāciju par darbiniekiem aizmugurgala datu bāzē.

Pēc noklusējuma darbību izmanto, noklikšķinot uz darbības komandas Skatīt profilu biznesa datu darbībās vai biznesa datu saraksta tīmekļa daļā. Izmantojot ārējo datu kolonnu, varat arī izpildīt darbību, izmantojot izvēlnes komandu.

Meklēšana

Visbeidzot, ja vēlaties, administrators var iespējot ārējo datu meklēšanu. Ārējos datus var pārmeklēt un indeksēt tāpat kā iekšējos SharePoint datus, tomēr ar drošības apgriešanu, lai nodrošinātu, ka tikai atbilstošie lietotāji var noklikšķināt un skatīt meklēšanas rezultātus, kas tiek rādīti, izmantojot profila lapu.

Integrējot SharePoint meklēšanu ārējos datu sistēmās, lietotāji var atrast datus, ko citādi nevarēs atrast. Piemēram, ja zināt, kurā uzņēmumā strādā klients, bet esat aizmirsis savu vārdu, varat meklēt pēc uzņēmuma nosaukuma, lai palīdzētu jums atrast klienta profila lapu.

Uz lapas sākumu

Ārējo datu izmantošana darbplūsmās

Darbplūsmas nodrošina jaudīgu rīku biznesa procesu modelēšanai un automatizējot procesus, kuru pamatā ir SharePoint saraksts, bibliotēka vai vietne. Šie biznesa procesi var būt tikpat vienkārši kā dokumentu apstiprināšanas process ar vienu apstiprinātāju vai tikpat sarežģīti kā jebkurš strukturēts biznesa process. Lai gan darbplūsmu nevar tieši saistīt ar ārēju sarakstu, varat izveidot šādu elementu:

Native list workflows    Darbplūsma, kas saistīta ar vietējo sarakstu, kas lasa vai atjaunina datus no ārējā saraksta, izmantojot darbības Saraksta elementa izveide, Saraksta elementa atjaunināšana un Dzēst saraksta vienumu. Piemēram, varat atjaunināt ārējā saraksta vienumu, kad tiek mainīts vietējais saraksta vai bibliotēkas vienums. Lai modificētu ārēja saraksta lauku, varat izmantot citas darbības ar ārējiem sarakstiem, piemēram, iestatīt darbplūsmas mainīgo. Varat arī izmantot ārējā saraksta vienumu kā uzdevuma procesa mērķi, taču saite uz uzdevumu nerāda ārējā saraksta vienuma virsrakstu.

Vietnes darbplūsmas    Vietnes darbplūsmām nav nepieciešams notikuma trigeris, lai tās sāktu, un tās var sākt manuāli. Lai nepieļautu nesankcionētu piekļuvi, darbplūsmas, kas piekļūst ārējiem sarakstiem, vienmēr tiek palaistas pakalpojuma kontā pat ar autentifikācijas režīmu, kurā tiek izmantota personificēšana.

Notikumi    Izstrādātājs var izveidot notikumus, kas aktivizē ārēju datu avotu, un lietotāji var izveidot brīdinājumus, kas reaģē uz šiem notikumiem. Piemēram, varat izmantot SharePoint darbplūsmu, lai darbiniekam nosūtītu e-pasta ziņojumu, kad ārēja datu avotā darbiniekam ir piešķirts klienta konts.

Lai nodrošinātu veiktspēju, ir ieteicams ārējā sarakstā lasīt tikai nelielu kolonnu skaitu vai izveidot, atjaunināt vai izdzēst nelielu elementu skaitu ārējā sarakstā.

Uz lapas sākumu

Ārējo datu analīze programmā Excel

Varat eksportēt datus no ārējā saraksta, lai Excel 2013 datus sinhronizētu. Piemēram, varat uzturēt produktu krājumus ārējā sarakstā, lai tos būtu viegli koplietot un atjaunināt, kā arī veikt periodisku krājumu analīzi Excel 2013. Ārējos datus, kas tiek eksportēti Excel 2013, nosaka pašreizējais ārējā saraksta skats, ārējā satura tipā un ārējā sarakstā definētie filtri, kā arī SharePoint vietnes valodas iestatījumi.h

Eksportējot ārēju sarakstu, Excel tabula tiek izveidota ar datu savienojumu ar ārējo sarakstu, kura pamatā ir tīmekļa vaicājuma fails. Lai skatītu papildu izmaiņas SharePoint sarakstā Excel tabulā, varat atsvaidzināt datus. Ņemiet vērā, ka ārējo datu avotā nevar veikt izmaiņas un Excel atsvaidzināšanas darbība pārrakstīs visas Excel tabulā veiktās izmaiņas.

Uz lapas sākumu

Ārējo datu pievienošana Word dokumentiem

Pievienojot dokumentu bibliotēkai ārējas datu kolonnas un Word veidni ar satura vadīklām, varat arī viegli un efektīvi ievadīt precīzus un atjauninātas datus Microsoft Word 2013 dokumentā.

Pieņemsim, ka jums ir dokumentu bibliotēka ar klientu līgumiem. Tomēr visa jūsu klienta informācija tiek saglabāta biznesa līnijas lietojumprogrammā, piemēram, SAP. Varat izsekot klientu līgumiem dokumentu bibliotēkā, taču nodrošināt, lai saistītā klientu informācija būtu atjaunināta un nebūtu nevajadzīgi jādublē. Tālāk aprakstīts, kā to izdarīt.

• Vispirms bibliotēkai pievienojiet ārējo datu kolonnas, lai saistītu atbilstošo klienta vārdu, uzņēmuma nosaukumu un tālruņa numuru ar katru līgumu, kas tiek glabāts līguma bibliotēkā.

• Pēc tam izveidojiet Word veidni, kurā ir klienta līguma tekstveidnes teksts un satura vadīklas, lai ievadītu klienta vārdu, uzņēmuma nosaukumu un tālruņa numuru. Word 2013 izmantos ārējo vienumu atlasītāju, lai palīdzētu jums ievadīt vai atjaunināt pareizo informāciju, automātiski parādot un izgūstot pareizo klienta informāciju.

• Visbeidzot, ikreiz, kad izveidojat līgumu, ievadāt klientu datus un saglabājat līgumu bibliotēkā, klientu datu vērtības tiek paaugstinātas līdz atbilstošajām ārējo datu kolonnām.

Uz lapas sākumu

Ārējo datu sinhronizēšana programmā Outlook

Ja ārējā sarakstā ir klienti, uzdevumi, tikšanās vai ziņas, varat savienot sarakstu ar citiem Outlook 2013. Kad savienojums ir izveidots, varat skatīt, rediģēt un drukāt datus, izmantojot pazīstamo Outlook lietotāja interfeisu. Ja dati ir kontaktinformācija, piemēram, klienti, varat pat piezvanīt tiem, nosūtīt viņiem e-pasta ziņojumus un veikt sapulču pieprasījumus.

Datu sinhronizācija ir divvirzienu sinhronizācija. Dokumentā veiktās Outlook 2013 tiek automātiski sinhronizētas ar ārējo datu avotu. Ārējā datu avotā veiktās izmaiņas tiek sinhronizētas ar vienumiem Outlook 2013, lai gan var būt nepieciešama atsvaidzināšana.

Pēc noklusējuma dati tiek automātiski atsvaidzināti ik pēc sešām stundām, taču šo vērtību var mainīt. Lai pārliecinātos, vai redzat pašreizējos datus no ārēja datu avota, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz mapes un pēc tam noklikšķiniet uz Sinhronizēt DB izmaiņas.

Izveidojot ārējā satura tipu, rīkojieties šādi:

• Ja vēlaties bezsaistes piekļuvi, iespējojiet bezsaistes sinhronizācijas atbalsta opciju.

• Laukam Office vienuma tips iestatiet kādu no šīm opcijām: Kontaktpersona, Tikšanās, Uzdevums vai Izlikt ziņu.

• Kartējiet atsevišķus laukus ārējā satura tipā, piemēram, Klienta vārds, Klienta uzvārds, Klienta adrese un Klienta tālrunis, ar attiecīgajiem Outlook vienuma tipa laukiem, piemēram, kontaktpersonas vārdu, uzvārdu, BusinessAddress un BusinessPhone.

Turklāt, ja izstrādātājs ir uzrakstījis noteiktu kodu, varat izveidot Outlook risinājumu, kas veic šādas darbības:

• Parādiet vietējās vai pielāgotās datu daļas pielāgotās uzdevumrūtīs, lai lietotājiem rādītu ārējos datus.

• Pielāgotu lentes komandu pievienošana pielāgotu darbību veikšanai.

• Izveidojiet pielāgotu skata definīciju, lai parādītu noteiktas ārējo datu kolonnas.

• Noformēt pielāgotus veidlapas reģionus, lai prezenttu ārējos datus.

Uz lapas sākumu

Ārējo datu piekļuves uzlabošana, izmantojot InfoPath veidlapas

Ir vairāki iemesli, kāpēc Microsoft InfoPath 2013 noderīga izmantošanai ar ārējiem datiem:

Darbs ar sarežģītiem datu tipiem    Ja ārējo datu lauks ir hierarhisks, piemēram, adreses lauks, kurā kā apakšlaukā ir iekļauts ielas, pilsētas un pasta indekss, ar šo lauku SharePoint formā nevar strādāt ar ārēju sarakstu, turklāt šis lauks pat nav izveidots. Tomēr SharePoint veidlapu var pārvērst par InfoPath veidlapu, lai izveidotu un atjauninātu laukus, izmantojot InfoPath 2013.

Ārējā vienumu atlasītāja vadīklas iegulšana    Varat vilkt un nomest vadīklu Ārējo vienumu atlasītājs InfoPath veidlapā, saistīt to ar ārēju sarakstu kā sekundāro datu avotu un atvieglojot lietotājam vienuma atlasi, pamatojoties uz unikālu lauku, piemēram, Klienta vārds vai Produkta ID.

Turklāt, ja iestatāt saistību ārējā satura tipiem, piemēram, klientiem un pasūtījumiem, un ārējā saraksta InfoPath veidlapā ir ārējā atslēga, piemēram, Klienta ID, vadīkla Ārējo vienumu atlasītājs tiek pat automātiski pievienota veidlapai. Tas lietotājiem ļauj viegli atrast klientu, kurš vēlas, kad strādā ar pasūtījumiem.

Vairāku veidlapas skatu izveide    Dažkārt, iespējams, vēlēsities, lai formām būtu vairāki ārējo datu skati, īpaši, ja ir daudz lauku un ārējais saraksts vai SharePoint veidlapa nav efektīva. Vairāki skati ir noderīgi arī write-once scenārijos, kad ārējā sistēma neļauj atjaunināt lauku pēc tās izveides. Šādā gadījumā varat izveidot divus skatus, vienu izveides darbībai, bet otru atjaunināšanas darbībai.

Kārtulu vai kodu pievienošana veidlapām    Varat pievienot deklaratīvas kārtulas vai kodētās formas, lai izpildītu papildu biznesa loģiku, piemēram, validāciju un aprēķinus. Piemēram, varat nodrošināt, lai valsts/reģiona kods būtu derīgs, izmantojot kārtulu, vai ASV pasta indekss ir derīgs, izmantojot tīmekļa pakalpojumu.

Uz lapas sākumu

Ārējo datu pievienošana publicētām Visio shēmām

Izmantojot Microsoft Visio 2013, varat saistīt ārēja saraksta datus ar shēmu un tās formām. Pēc tam varat publicēt shēmu SharePoint dokumentu bibliotēkā kā interaktīvu tīmekļa zīmējumu tā, lai lietotāji varētu parādīt shēmu un skatīt saistītos ārējos datus. Pastāv trīs veidi, kā datu rindas piesaistīt formām jūsu attēlā. Rindas varat piesaistīt esošām formām pa vienai, rindas formām varat piesaistīt automātiski vai arī izveidot formas no datiem.

Uz lapas sākumu

Ārējo datu importēšana un atsvaidzināšana programmā Access

Microsoft Access 2013 ir visu veidu datu un ārējo datu izvietošanas tastatūra nav izņēmums. Varat klienta datorā importēt ārēju sarakstu savā Access datu bāzē un periodiski atsvaidzināt datus. Dati ir tikai lasāmi.

Pamatdarbības, kas jāveic, ir šādas:

1. Eksportējiet ārējā satura tipu no SharePoint Designer 2013 vai tieši no biznesa datu savienojamības metadatu krātuves kā BDCM failu.

2. Tīmekļa Access 2013 izveidojiet tīmekļa pakalpojuma datu savienojumu, izmantojot BDCM failu.

3. Programmā Access 2013 izveidojiet saistītu tabulu, pamatojoties uz tīmekļa pakalpojuma datu savienojumu.

Ņemiet vērā, ka šajā gadījumā uzņēmumu savienojamības pakalpojumu klienta izpildlaika kešatmiņa netiek izmantota, lai sinhronizētu datus ar ārējo sarakstu, kad atsvaidzināt datus.

Uz lapas sākumu