Pēc failu plāna izstrādes un ierakstu pārvaldības risinājuma izstrādes programmā SharePoint plānojiet, kā aktīvie dokumenti organizācijā — elektroniskā un cietā kopija — kļūs par ierakstiem. Šajā rakstā ir apskatītas metodes, ko varat izmantot, lai paziņotu, ka aktīvie dokumenti ir ieraksti, un piedāvā vienu veidu, kā plānot, kā vienumi failu plānā kļūs par ierakstiem.
Metodes aktīvo dokumentu pārvēršanai par tabulas SharePoint
Varat izmantot tālāk norādītās metodes, lai pārvērstu aktīvos dokumentus par ierakstiem.
-
Manuāli deklarējot dokumentu par ierakstu.
-
Definē politiku, kas nosaka, ka dokuments ir ieraksts vai nosūta dokumentu ierakstu centra vietnei noteiktā laikā.
-
Darbplūsmas izveide, kas dokumentu nosūta ierakstu centra vietnei.
-
Izmantojot pielāgotu risinājumu, kura pamatā SharePoint objekta modelis.
Ierakstu manuāla izveide
Ja dokumentu bibliotēkai ir iespējota ierakstu pārvaldība atrašanās vietā, lietotāji var tieši paziņot, ka bibliotēkā dokuments ir ieraksts, rediģējot detalizētu informāciju par dokumenta atbilstību. Kad vietņu kolekcijas administrators iespējo ierakstu pārvaldību atrašanās vietā, vietņu kolekcijas administrators norāda, kam jāspēj paziņot un atsaukt ierakstus, kā arī norāda, vai lietotājiem vajadzētu būt iespējai rediģēt vai dzēst dokumentus pēc to iesaukšanas.
Ja ir izveidots savienojums ar ierakstu centra vietni, lietotāji var manuāli nosūtīt dokumentus uz ierakstu centra vietni, izmantojot komandu Sūtīt uz. Kad fermas administrators konfigurē savienojumu ar ierakstu centra vietni, šī komanda kļūst pieejama visos aktīvos dokumentos. Atkarībā no tā, kā savienojums ir konfigurēts, dokumentus var kopēt ierakstu centra vietnē, pārvietot uz ierakstu centra vietni vai pārvietot uz ierakstu centra vietni, izmantojot saiti uz uzturēto dokumentu.
Lai gan manuāla ierakstu nosūtīšana ierakstu centra vietnei nav praktiski liela mēroga risinājums, varat to izmantot, lai papildinātu citas ierakstu izveides metodes.
Defining a policy
Saglabāšanas politikā ir norādītas darbības, kas jāveic ar dokumentiem noteiktos laika periodos. Politikas darbības tiek veiktas automātiski. Lietotājiem nav jāsāk darbība.
Divas politikas darbības ir īpaši saistītas ar ierakstu pārvaldību: dokumenta pārsūtīšanu uz citu atrašanās vietu un dokumenta deklarēšanu par ierakstu. Ja pastāv savienojums ar ierakstu centra vietni, varat izveidot politiku, kas nosūta dokumentus uz ierakstu centra vietni. Politika arī norāda, vai kopēt dokumentu ierakstu centra vietnē, pārvietot to vai pārvietot un atstāt saiti dokumentu bibliotēkā. Ja vietnei ir iespējota ierakstu pārvaldība atrašanās vietā, varat izveidot politiku, kas deklarē, ka dokuments ir ieraksts. Varat arī izmantot objekta SharePoint, lai izveidotu pielāgotu darbību.
Saglabāšanas politikai var būt vairāki posmi. Piemēram, varat izveidot saglabāšanas politiku, kas izdzēš visas iepriekšējās dokumenta versijas vienu gadu pēc dokumenta pēdējās maiņas, un pārsūta dokumentu uz ierakstu centra vietni piecus gadus pēc dokumenta pēdējās maiņas.
Ja vietnei ir iespējota ierakstu pārvaldība atrašanās vietā, vietnē var būt gan aktīvie dokumenti, gan ieraksti. Šādā gadījumā varat norādīt dažādas saglabāšanas politikas aktīvajiem dokumentiem un ierakstiem. Piemēram, varat izveidot politiku, kas nosaka, ka aktīvais dokuments ir ieraksts divus gadus pēc dokumenta izveides, un izveidot otru politiku, kas dzēš ierakstu septiņus gadus pēc tā deklarēšanas par ierakstu.
Darbplūsmas izveide
Kad izveidojat darbplūsmu, varat pievienot darbību, lai vienumu nosūtītu uz krātuvi. Izmantojot šo darbību, varat izveidot darbplūsmas, kas nosūta dokumentus uz ierakstu centra vietni. Darbplūsmā varat iekļaut arī citas darbības. Piemēram, varat izveidot darbplūsmu, kas dokumenta autoram nosūta e-pasta ziņojumu ar pieprasījumu apstiprināt, un pēc tam dokumentu nosūta ierakstu centra vietnei. Politikas un darbplūsmas var apvienot, izveidojot saglabāšanas politiku, kas izpilda jauno darbplūsmu vienu gadu pēc dokumenta izveides.
Varat arī izmantot objekta SharePoint, lai izveidotu pielāgotu darbplūsmu, kas failus kopē ierakstu centra vietnē. Darbplūsmu, kas nosūta failus uz ierakstu centra vietni, var integrēt dokumentu pārvaldības sistēmā kā darbplūsmu, kas palīdz dokumentam tā dzīves ciklā. Dokumentu tipiem ar paredzamu dzīves ciklu, piemēram, izdevumu atskaitēm, varat ieviest darbplūsmu, kas palīdz dokumentā veikt dažādus posmus, un kā pēdējo darbību nosūta dokumenta kopiju uz ierakstu centra vietni. Darbplūsmu var izraisīt jauna dokumenta izveide.
Pielāgota risinājuma izmantošana
Varat izstrādāt pielāgotus risinājumus, kas izmanto objektus Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy nosaukumvietā, lai ierakstu centra vietnei nosūtītu saturu no citiem datu avotiem. Papildinformāciju par pielāgotu risinājumu ieviesšanu, izmantojot SharePoint modeli, skatiet SharePointprogrammatūras izstrādes komplektā (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Plāna pabeigšana
Kad ir izstrādāts failu plāns un pārskatītas satura pārvietošanas metodes ierakstu centra vietnē, aizpildiet savu failu plānu, nosakot, kā nosūtīt katra veida ierakstus uz ierakstu centra vietni. Apsveriet iespēju iekļaut šādu informāciju:
-
Vai atbilstība ir ieviesta vai brīvprātīgaja?
-
Vai var būt atkarīgs no tā, ko jūsu organizācijas lietotāji ievēro ierakstu pārvaldības procesiem? Kopumā izvairieties no manuāliem procesiem. Tomēr, ja tās ir nepieciešamas, izveidojiet piemērotu apmācību un pārraudzību, lai nodrošinātu grupas atbilstību.
-
Vai saturs tiks glabāts SharePoint pārvaldības serveros?
-
Vai jūs uzturēsiet fizisko saturu? Lai pārvaldītu aktīvo fizisko saturu, piemēram, cieto kopiju vai CD-ROM, un nosūtītu to uz ierakstu glabātavas saglabāšanai (kopā ar ieraksta izsekošanu ierakstu centra vietnē), ir nepieciešama unikāla plānošana, kas nav aprakstīta šajā tēmā. Piemēram, ja papīra dokumenta elektroniskā versija nepastāv, iespējams, ka šis vienums būs jāizseko, izmantojot sarakstu, kurā ir saistītās politikas un darbplūsmas.
Tālāk esošajā tabulā ir parādīts, kā daži ieraksti parauga failu plānā tiks pārvietoti uz ierakstu centra vietni:
|
Dokumenti |
Apraksts |
Multivide |
Avota atrašanās vieta |
Kļūst par ierakstu... |
|---|---|---|---|---|
|
Priekšrocību plāns |
Darbinieka priekšrocību plāna apraksts. |
Tīmekļa lapas |
SharePoint bibliotēka |
Ar termiņa politiku saistītas pielāgotas darbplūsmas izmantošana |
|
Apdrošināšanas plāns |
Darbinieku apdrošināšanas plāna apraksts. |
Drukāšana |
Physical document associated with list item in SharePoint |
Nosūtot to uz fizisko glabātavas un izveidojot saraksta vienumu ierakstu centra vietnē izsekošanai (izmantojot svītrkodu) |
|
Algu saraksta darba laika uzskaites tabulas |
Nostrādāto stundu, virsstundu un algas kopsavilkumi. |
Elektronisks dokuments |
Algu ierakstu serveris, kura pamatā nav SharePoint |
Pielāgotas programmas izmantošana |
|
Produktu izstrādes faili |
Produktu un saistīto dokumentu specifikācijas. |
Elektronisks dokuments |
SharePoint bibliotēka |
Pielāgotas darbplūsmas, kas saistīta ar termiņa politiku, izmantošana manuāli, izmantojot komandu Sūtīt uz |
