Ierakstu pārvaldības ieviešana

Ierakstu centra vietnes izveide

Ierakstu centru ieteicams izveidot kā augstākā līmeņa vietņu kolekciju, nevis apakšvietni. Lai izveidotu vietņu kolekciju, jums jābūt tās fermas administratoru grupas dalībniekam SharePoint datorā, kurā darbojas SharePoint centrālās administrēšanas tīmekļa vietne.

Programmā SharePoint Online ierakstu centra vietni varat izveidot no sava augstākā SharePoint vietnes. Noklikšķiniet uz + Izveidot vietni, pēc tam sāciet ar 4. darbību.

1. Startējiet SharePoint 2013 vai 2016 centrālo administrēšanu.

   • Ja jums Windows Server 2008 R2:

     • Noklikšķiniet uzSākt, noklikšķiniet uz Microsoft SharePoint 2013 produkti vai Microsoft SharePoint 2013produkti un pēc tam noklikšķiniet uz SharePoint 2013 centrālā administrēšana vai SharePoint 2016centrālā administrēšana.

   • Versijai Windows Server 2012:

     • Sākuma ekrānā noklikšķiniet uz Administrēšana SharePoint 2013 vai administrēšana SharePoint 2016 centrālā administrēšana.

       Ja SharePoint 2013 centrālāadministrēšana vai SharePoint 2016 centrālā administrēšana nav sākuma ekrānā:

     • Ar peles labo pogu noklikšķinietuz Dators,noklikšķiniet uz Visas programmas un pēc tam noklikšķiniet SharePoint 2013 Centrālā administrēšana vai SharePoint 2016 centrālā administrēšana.

2. Centrālās administrēšanas tīmekļa vietnes sadaļā Lietojumprogrammu pārvaldība noklikšķiniet uz Vietņu kolekciju izveide.

3. Lapas Vietņu kolekcijas izveide sadaļā Tīmekļa lietojumprogramma, ja nav atlasīta tīmekļa lietojumprogramma, kurā vēlaties izveidot vietņu kolekciju, noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas. Izvēlnē Tīmekļa lietojumprogramma noklikšķiniet uz Mainīt tīmekļa lietojumprogrammuun pēc tam noklikšķiniet uz tīmekļa lietojumprogrammas, kurā vēlaties izveidot vietņu kolekciju.

4. Sadaļā Virsraksts un apraksts ierakstiet vietņu kolekcijas nosaukumu un aprakstu.

5. Sadaļā Tīmekļa vietnes adrese atlasiet ceļu, ko izmantot vietrādim URL (piemēram, aizstājējzīmju iekļaušanas ceļu, piemēram, /sites/, vai saknes direktoriju (/).

   Atlasot aizstājējzīmes iekļaušanas ceļu, ir jāieraksta arī vietnes nosaukums, ko izmantot vietnes vietrādī URL.

6. Sadaļas Veidnes izvēle sarakstā Pieredzes atlase atlasiet veidņu atlases SharePoint to veidņu versiju, kuras vēlaties izmantot.

   Atlasiet pieredzes versiju, ja vēlaties, lai vietņu kolekcija izskatītos un darbotos kā vietņu kolekcija programmā SharePoint Server. Vietņu kolekcija, kas izmanto vecāku versiju, darbojas jaunākā SharePoint versijā, taču vietņu kolekcijas lietotāja interfeiss un lietotāju pieredze atspoguļos iepriekšējo versiju. Vietņu kolekcija, ko jebkurā laikā var jaunināt uz jaunāko versiju.

7. Sadaļā Veidnes izvēle atlasiet cilni Uzņēmums un pēc tam noklikšķiniet uz Ierakstu centrs.

8. Sadaļā Primārais vietņu kolekcijas administrators ierakstiet tā lietotāja lietotājvārdu (formā DOMĒNS\lietotājvārds), kurš būs vietņu kolekcijas administrators.

9. Sadaļā Sekundārais vietņu kolekcijas administrators ierakstiet vietņu kolekcijas sekundārā administratora lietotājvārdu. Sekundārās vietņu kolekcijas administratora izveide ir vislabākā prakse, lai nodrošinātu, ka kāds var pārvaldīt vietņu kolekciju, ja nav primārās vietņu kolekcijas administratora.

10. Ja vietņu kolekciju krātuves pārvaldībai izmantojat kvotas, sadaļā Kvotu veidne noklikšķiniet uz veidnes sarakstā Atlasiet kvotas veidni.

11. Noklikšķiniet uz Labi.

Bibliotēku vai sarakstu izveide ierakstu pārvaldīšanai

Bibliotēkas un saraksti ir svarīgi ierakstu pārvaldības elementi. Tie ir kā kabinetfaili katra veida ierakstam, kuru vēlaties saglabāt vai pārvaldīt. Satura tipu piesaiste bibliotēkām un sarakstiem (skaidrojumi tālāk) palīdz kategorizēt ierakstus. Ieteicams izveidot vienu dokumentu bibliotēku vai sarakstu katram satura tipam savu ierakstu failu plānā.

Esoša satura tipa pievienošana sarakstam vai bibliotēkai

Pievienojot sarakstam vai bibliotēkai satura tipu, jūs varat šim sarakstam vai bibliotēkai ietvert šī tipa vienumus. Kad ieraksti tiek iesniegti ierakstu centrā, tie tiek novirzīti uz attiecīgo sarakstu vai bibliotēku, pamatojoties uz dokumenta satura tipu.

Uz lapas sākumu

Vietņu kolonnu izveide un pievienošana sarakstiem, bibliotēkām vai satura tipiem

Kolonnas palīdz grupēt, kategorizēt un izsekot ierakstus vai citus vienumus. Vietnes kolonna definē metadatu vienumu, kas var būt saistīts ar satura tipu, sarakstu vai bibliotēku. Piemēram, varat pievienot vietņu kolonnas, lai definētu "autors" vai "datums pabeigts". Pievienojiet vietnes kolonnu satura tipam ierakstiem, lai saglabātu metadatu vienumu, kas ir iesniegts kopā ar ierakstu, vai pievienotu metadatus, lai pārvaldītu ierakstu.

Create a site column

1. Ierakstu centra vietnē noklikšķiniet uz Iestatījumi Iestatījumi un pēc tam noklikšķiniet uz Vietnes Iestatījumi.

   Ar grupu SharePoint saistītā vietnē noklikšķiniet uz Iestatījumi ,uz Vietnes satursun pēc tam uz Vietnes Iestatījumi.

2. Lapas Vietnes Iestatījumi sadaļā Tīmekļa noformētāja galerijas noklikšķinietuz Vietnes kolonnas.

3. Lapā Vietnes kolonnas noklikšķiniet uz Izveidot.

4. Lapas Jauna vietnes kolonna sadaļas Nosaukums un tips lodziņā Kolonnas nosaukums ierakstiet nosaukumu.

5. Atlasiet informācijas tipu, ko vēlaties glabāt kolonnā, piemēram, valūtu, datumu un laiku vai tekstu.

6. Sadaļā Grupa atlasiet esošo grupu, kurā saglabāt jauno vietnes kolonnu, vai atlasiet Jauna grupa, lai izveidotu jaunu grupu kolonnas saglabāšanai. Grupas nodrošina veidu, kā kārtot kolonnas un atvieglot to atīšanu.

Sadaļā Kolonnu papildu Iestatījumi atlasiet papildu kolonnu iestatījumus. Šajā sadaļā pieejamās opcijas atšķiras atkarībā no kolonnas tipa, ko atlasāt sadaļā Nosaukums un Tips. Piemēram, ja kolonnā glabājamās informācijas tips ir Izvēle, varat definēt izvēles iespējas uzskaitījumam sadaļā Papildu kolonnu Iestatījumi.

1. Noklikšķiniet uz Labi.

Vietnes kolonnas pievienošana ierakstu satura tipam

1. Ierakstu centra vietnes sākumlapā noklikšķiniet uz Iestatījumi un Iestatījumi uz Vietnes Iestatījumi.

   Ar grupu SharePoint saistītā vietnē noklikšķiniet uz Iestatījumi ,uz Vietnes satursun pēc tam uz Vietnes Iestatījumi.

2. Sadaļā Vietņu noformētāja galerijas noklikšķiniet uz Vietnes satura tipi.

3. Lapā Vietnes satura tipi noklikšķiniet uz vietnes satura tipa, ko vēlaties konfigurēt.

4. Pēc tam, kad esat atlasījis vietnes satura tipu no vecākvietnes vai izveidojis jaunu vietnes satura tipu, atlasītās vietnes satura tipu lapas sadaļā Kolonnas noklikšķiniet uz Pievienot no esošajām vietnes kolonnām.

5. Lapas Kolonnu pievienošana satura tipam sadaļā Kolonnu atlase sarakstā Atlasīt kolonnas no atlasiet grupu, pēc kuras vēlaties filtrēt.

6. Sarakstā Pieejamās kolonnas atlasiet kolonnu, kuru vēlaties pievienot, un pēc tam noklikšķiniet uz Pievienot.

7. Sadaļā Atjaunināt sarakstus un vietnes satura tipus norādiet, vai bērna vietnes satura tipi, kas pārmanto no šī vietnes satura tipa, tiks atjaunināti ar jūsu izmaiņām.

8. Kad esat pabeidzis pievienot kolonnas, noklikšķiniet uz Labi.

Uz lapas sākumu

Ierakstu informācijas pārvaldības politikas izveide

Informācijas pārvaldības politika ir satura tipa kārtulu kopa. Informācijas pārvaldības politikas ļauj organizācijām kontrolēt un izsekot, piemēram, cik ilgi saturs tiek saglabāts un kādas darbības lietotāji var veikt ar šo saturu.

Politikas līdzekļu pievienošana informācijas pārvaldības politikai

Politikas līdzekļi, ko varat pievienot informācijas politikai, ir etiķetes, auditēšana, termiņa un svītrkodi.

Saglabāšanas politikas līdzekļa pievienošana informācijas pārvaldības politikai

1. Lapā Rediģēt politiku atzīmējiet izvēles rūtiņu Iespējot saglabāšanu.

2. Noklikšķiniet uz Pievienot saglabāšanas posmu un atlasiet kādu no šīm saglabāšanas perioda opcijām, lai norādītu, kad beidzas dokumenta derīgums: Lai iestatītu derīguma beigu datumu, pamatojoties uz datuma rekvizītu, atlasiet Vienuma rekvizīta Datums pamatā un pēc tam atlasiet darbību(Izveidots vai Modificēts) un laika periodu (dienas, mēneši vai gadi).

3. Ievadiet vērtību lodziņā starp sarakstiem, lai norādītu laika periodu.

4. Atlasiet darbību, kas jāveic, kad beidzas dokumenta derīgums.

5. Ja vēlaties atkārtot atlasīto darbību, atzīmējiet izvēles rūtiņu sadaļā Periodiskums un pēc tam atlasiet atkārtošanās periodu.

6. Noklikšķiniet uz Labi.

Uz lapas sākumu

Auditēšanas politikas līdzekļa pievienošana informācijas pārvaldības politikai

1. Lapas Politikas rediģēšana sadaļā Auditēšana atlasiet Iespējot auditēšanuun pēc tam atzīmējiet izvēles rūtiņas blakus notikumiem, kuriem vēlaties paturēt audita pierakstus.

2. Noklikšķiniet uz Labi.

   Piezīme.: Lai skatītu audita žurnālus, lapā Vietņu kolekcijas Iestatījumi noklikšķiniet uz Auditažurnāla atskaites un pēc tam atlasiet atskaiti, kuru vēlaties skatīt.

Svītrkoda politikas līdzekļa pievienošana informācijas pārvaldības politikai

1. Lapas Politikas rediģēšana sadaļā Svītrkodi atlasiet Iespējot svītrkodus.

2. Atlasiet Opciju Piedāvāt lietotājiem ievietot svītrkodu... ja vēlaties, lai Office lietojumprogrammām pieprasīt lietotājiem ievietot svītrkodu savos dokumentos.

Etiķešu politikas līdzekļa pievienošana informācijas pārvaldības politikai

1. Lapas Politikas rediģēšana sadaļā Etiķetes atzīmējiet izvēles rūtiņu Iespējot etiķetes.

2. Lai pieprasītu lietotājiem ievietot uzlīmi pirms dokumenta saglabāšanas vai drukāšanas, atlasiet Piedāvāt lietotājiem ievietot etiķeti pirms saglabāšanas vai drukāšanas.

3. Lai novērstu etiķešu izmaiņas pēc to pievienošanas, atlasiet Novērst etiķešu izmaiņu veikšanu pēc to pievienošanas.

4. Lodziņā Uzlīmju formāts ierakstiet tekstu, ko vēlaties redzēt uzlīmē. Var izmantot jebkuru fiksēta teksta vai dokumenta rekvizītu kombināciju, izņemot aprēķinātos vai iebūvētos rekvizītus, piemēram, vispārēji unikālu identifikatoru (GUID) vai izveidoja. Lai sāktu jaunu rindiņu, izmantojiet rakstzīmju\n secību.

5. Atlasiet etiķetes teksta fontu, fonta lielumu, fonta stilu un taisnošanu.

6. Lodziņā Augstums ierakstiet uzlīmes augstumu collās, bet lodziņā Platums ierakstiet uzlīmes platumu collās.

7. Noklikšķiniet uz Atsvaidzināt, lai skatītu veiktās izmaiņas.

8. Noklikšķiniet uz Labi.

Ierakstu atrašanās vietas pārvaldības aktivizēšana vietņu kolekcijas līmenī

Lai konfigurētu ierakstu pārvaldības sistēmu, kas atrodas vienuviet, vispirms ir jāaktivizē līdzeklis vietņu kolekcijas līmenī. Līdzekļa aktivizēšana nodrošina lentes komandu Declare/Undeclared Record.

1. Vietnes līmeņa augšējā daļā noklikšķiniet uz Iestatījumi Iestatījumi pēc tam noklikšķiniet uz Vietnes Iestatījumi.

   Ar grupu SharePoint saistītā vietnē noklikšķiniet uz Iestatījumi ,uz Vietnes satursun pēc tam uz Vietnes Iestatījumi.

2. Sadaļā Vietņu kolekcijas administrēšananoklikšķiniet uz Vietņu kolekcijas līdzekļi.

3. Blakus In Place Records Management (Ierakstu pārvaldība tiek novietota),noklikšķiniet uz Activate (Aktivizēt).

Ieraksta deklarēšanas iestatījumu konfigurēšana vietņu kolekcijas līmenī

1. Vietnes līmeņa augšējā daļā noklikšķiniet uz Iestatījumi Iestatījumi pēc tam noklikšķiniet uz Vietnes Iestatījumi.

   Ar grupu SharePoint saistītā vietnē noklikšķiniet uz Iestatījumi ,uz Vietnes satursun pēc tam uz Vietnes Iestatījumi.

2. Sadaļā Vietņu kolekcijas administrēšananoklikšķiniet uz Ieraksta deklarēšanas iestatījumi.

3. Lapā Ieraksta deklarēšanas Iestatījumi, ja vēlaties ierobežot to, ko var darīt vienumiem, kas ir deklarēti kā ieraksti, atlasiet kādu no opcijām sadaļā Ierakstu ierobežojumi.

4. Sadaļā Ieraksta deklarēšanas pieejamība izvēlieties, vai ierakstu manuālai deklarācijai jābūt pieejamai sarakstos un bibliotēkās pēc noklusējuma. Ja izvēlaties opciju Nav pieejams visās atrašanās vietās pēc noklusējuma,ierakstus var deklarēt tikai ar politikas vai darbplūsmas starpniecību.

5. Sadaļā Deklarēšanas lomas atlasiet lomas, kuras var manuāli paziņot un nedeklarēti ieraksti.

6. Atlasiet Labi.

Ieraksta deklarēšanas iestatījumu konfigurēšana saraksta vai bibliotēkas līmenī

Varat plašākas iespējas kontrolēt to, kur vienumus var deklarēt kā ierakstus, konfigurējot saraksta vai bibliotēkas ierakstu deklarāciju. Konfigurējot sarakstu vai bibliotēku ieraksta deklarācijai, vienumus var automātiski deklarēt kā ierakstus, kad tie tiek pievienoti sarakstam vai bibliotēkai.

1. Sarakstā vai bibliotēkā, kurā vēlaties konfigurēt ierakstu deklarēšanas iestatījumus, lentē noklikšķiniet uz cilnes Bibliotēka vai Saraksts un pēc tam noklikšķiniet uz Bibliotēkas Iestatījumivai Saraksta Iestatījumi.

   Programmā SharePoint Online noklikšķiniet uz Iestatījumi tam uz Saraksta iestatījumi vaiBibliotēkas iestatījumi.

2. Lapas Dokumentu bibliotēka/Iestatījumi iestatījumi sadaļā Atļaujas un pārvaldība noklikšķinietuz Ieraksta deklarēšanas iestatījumi.

3. Sadaļā Manuālā ieraksta deklarāciju pieejamība atlasiet:

4. Neatkarīgi no tā, vai vēlaties, lai saraksts vai bibliotēka izmantotu vietņu kolekcijas noklusējuma ierakstu deklarēšanas iestatījumus,

5. vai lietotājiem vienmēr jāatļauj manuāli norādīt vienumus kā saraksta vai bibliotēkas ierakstus, vai

6. vai lietotāji sarakstā vai bibliotēkā nevar manuāli paziņot ierakstus.

7. Sadaļā Automātiskā deklarācija atzīmējiet izvēles rūtiņu, ja vēlaties, lai visi vienumi, kas tiek pievienoti sarakstam vai bibliotēkai, tiktu automātiski deklarēti kā ieraksti.

8. Noklikšķiniet uz Labi.

Uz lapas sākumu