SharePoint saziņas vietnes plānošana

Auditorijas izpratne

Iedomājieties katru saziņas vietni kā iespēju pastāstīt lasītājiem. Lieliska saziņas vietne sākas ar lasītāja izpratni. Plānojiet savu vietni, domājiet par šiem jautājumiem:

• Kas ir jūsu skatītāji? Ko viņi meklē?

• Ko viņi vēlas apgūt vai darīt? Kādi pamatuzdevumi veicami, ņemot vērā jūsu nodrošinātos pakalpojumus? (Padomājiet par viņu populārākajiem uzdevumiem, nevis tikai to, ko vēlaties redzēt. Padomājiet par populārākajiem jautājumiem vai tālruņa zvaniem — saņemtie jautājumi var sniegt ieskatus par to, kas nepieciešams lasītājam vai ko nevar viegli atrast jūsu pašreizējā iekštīklā.)

• Kādus terminus viņiem nozīmē? Atcerieties, ka jūsu lasītāji nezina tik daudz, kā jūs darāt ar saturu, tāpēc jums ir jādomā par viņu "valodu" un terminiem, kas tiem nozīmē kaut ko.

• Kādus rezultātus vēlaties panākt? Kā uzzināt, vai jūsu vietne ir sekmīga?

• Vai jums ir globāla auditorija? Vai jūsu vietne ir jā prezentē vairāk nekā vienā valodā? Šādā gadījumā noteikti pārskatiet, kā izveidot daudzvalodu saziņas vietnes, lapas un ziņas.

Padoms. Saziņas vietne būs noderīga jūsu vietnes apmeklētājiem, ja tā palīdz samazināt uzdevumu veikšanai nepieciešamo laiku un savienot tās ar biežāk nepieciešamajiem resursiem. Jūsu vietne būs noderīga jūsu organizācijai, ja samazina klientu atbalsta biļetes vai automatizē uzdevumus, piemēram, līgumu apstrādi vai palīdz lietotājiem atklāt un piedalīties vadošos izstrādes kursos. Plānojot vietni no vietnes apmeklētāju perspektīvas un atrisinot galvenās biznesa problēmas, varat nodrošināt, ka saziņas vietne nodrošina jēgpilnus rezultātus.

Kad esat definējis galvenos lietotāju mērķus, apmeklējiet tīmekļa vietni, lai aplūkotu dažus piemērus, kā savā vietnē varat atspoguļot lietotāju rezultātu mērķus.

Real life example: defining business outcomes

Ir noderīgi padomāt par galvenajiem apmeklētāju veidiem, kas nonāks jūsu vietnē, un dokumentēt to mērķus šādā formātā: Piemēram, ..., man ir ... tā, lai ...

Pārskatiet tālāk esošo piemēru no saziņas vietnes hierarhijas & organizācijas izstrādes (T&OD) grupai, kurā galvenais biznesa mērķis bija uzlabot organizācijas vadības prasmes. Panākumu metrikas līmenī viņi noteica starpnieku, ar ko uzlabot vadības prasmes, lai palielinātu to cilvēku skaitu, kuri piedalās vadošo izstrādes apmācību apmācībā.

Attiecībā uz lietotāja iznākuma mērķiem tika definēta šāda informācija:

Šajā īstajā piemērā organizācija migrēja no klasiskās SharePoint vietnes uz jaunu SharePoint saziņas vietni, kas ir koncentrēta šo mērķu sasniegšanai. Tā vietā, lai izveidotu kursu sarakstu kā statisku dokumentu tāpat kā iepriekš, grupa izveidoja kursu sarakstu, lai aprakstītu katru kursu un kursa kalendāru sarakstu katra kursa ieplānošanas plānošanai. Pirmo 90 palaišanas dienu laikā par 400% tika palielināta dalība vadošos izstrādes kursos tajā pašā trīs mēnešu periodā no iepriekšējā gada!

Savas vietnes satura plānošana

Jūsu saziņas vietnē ir sižets jūsu lasītājiem. Jūsu raksts galvenokārt tiks informēts par lapām, bet jūsu vietnē var būt arī citi resursi, tostarp saraksti un dokumentu bibliotēkas.

Kas ir jāpatur prātā, plānoot savas vietnes saturu:

• Samaziniet laiku (kas nav klikšķi), kas nepieciešams, lai lasītāji varētu iegūt nepieciešamo saturu

• Saziņas vietņu izveide ar vairāk lapām nekā dokumenti, lai tos būtu viegli lietot.

• Izveidojiet savu sākumlapu pēdējā pat tad, ja vispirms ieplānosit šo lapu. Šādi, izveidojot navigācijas elementus sākumlapā, piemēram, Tīmekļa daļas Hero vai Ātrās saites , varat automātiski izvilkt attēlu no katras lapas, lai izveidotu vizuālu konsekvenci, kad lasītājs noklikšķina uz saites.

Lapas

Parasti vietni veido divu veidu lapas:

Navigācijas lapas nodrošina lasītājam informācijas kategorijas. Navigācijas lapas bieži nodrošina augsta līmeņa saturu, bet lielākoties tās ir par informācijas kategoriju prezentēšanu, lai lasītājiem palīdzētu savā vietnē. Šī iemesla dēļ uzlīmes, kuras izmantojat šo kategoriju prezentē, ir īpaši svarīgas, un tām ir jābūt rūpīgi izplānotām. Jūsu vietnes sākumlapa ir īpaša veida navigācijas lapa, kas nodrošina jūsu vietnei "priekšpuses".

Navigācijas lapas piemērs:

Mērķa lapas nodrošina ceļa beigas lasītāja ceļojumam un prezentēšanai nepieciešamo informāciju lasīšanai, lejupielādei vai drukāšanai. Mērķa lapu mērķis ir nodrošināt īsas un konkrētai tēmai raksturīgas lapas, jo lietotāji nelasa katru vārdu tiešsaistes lapās — viņi skenē un skatītāji saņems daudz labāku meklēšanas pieredzi.

Mērķa lapas piemērs:

Padomājiet par vietnes galvenajām sadaļām vai kategorijām un to, kā izmantosit navigācijas un mērķa lapu kombināciju, lai skatītājam palīdzētu atrast nepieciešamo informāciju.

Katrai lapai, tostarp sākumlapai, pārliecinieties, vai skatītājam sniedzat šādu informāciju:

• Where am I?

• Ko šeit varu darīt?

• Ko man darīt tālāk?

Saraksti un bibliotēkas

Izmantojiet sarakstus savā vietnē, lai dinamiski parādītu saturu tabulas formātā. Saraksti izmantot, lai rādītu saturu vai apkopotu informāciju no jūsu vietnes apmeklētājiem.

Saraksta tīmekļa daļas piemērs:

Padoms. Lai gan jūsu vietnes apmeklētāji saziņas vietnē pēc noklusējuma nevarēs rediģēt saturu, jums ir iespēja pārvaldīt atļaujas jebkurā no jūsu vietnes sarakstiem, lai jūsu apmeklētājiem varētu piešķirt piekļuvi tikai konkrētam sarakstam, nevis visai vietnei. Saraksta tīmekļa daļu var izmantot, lai parādītu saraksta informāciju lapās.

Izmantojiet dokumentu bibliotēkas, lai glabātu un parādītu saturu, piemēram, dokumentus un failus. Saziņas vietnei ir viena noklusējuma dokumentu bibliotēka , bet jūs varat pievienot vairākas bibliotēkas dažādiem dokumentu tipiem. Varat izmantot dokumentu bibliotēkas tīmekļa daļu, lai parādītu dokumentu bibliotēku saturu. Vai arī izmantojiet tīmekļa daļas, piemēram, ātro saišu tīmekļa daļu vai hipersaites teksta tīmekļa daļā, lai parādītu saites uz atsevišķiem dokumentiem. Atsevišķas dokumentu saites atvieglo konteksta pievienošana lasītājiem un var būt noderīgāka par visas bibliotēkas rādīšanu. Ja vēlaties parādīt dokumentu bibliotēkas saturu, apsveriet iespēju izveidot pielāgotus skatus, lai filtrētu katrā lapā svarīgāko saturu un šo skatu izmantojot dokumentu bibliotēkas tīmekļa daļā. Uzziniet vairāk par pielāgotu skatu veidojiet dokumentu bibliotēkā.

Padoms. Nemēģiniet izmantot vairāk nekā vienu vai divus mapju līmeņus savām bibliotēkām. Tā vietā izveidojiet jaunu bibliotēku, lai saglabātu failu struktūras, kas saplaeras, un jūsu saturu atklājamāku. Apsveriet iespēju izmantot kolonnas, lai kārtotu saturu bibliotēkās. Izmantojiet vietņu kolonnas, nevis saraksta kolonnas, jo vietņu kolonnas var atkārtoti izmantot jebkurā bibliotēkā vai sarakstā, un saraksta kolonnas var izmantot tikai vienā sarakstā vai bibliotēkā. Uzziniet vairāk par kolonnu izmantošana sarakstu un bibliotēku kārtošanai.

Lapu kārtošanas izlems

Plānojot savas vietnes saturu, pārdomājiet, kā, iespējams, vēlēsities grupēt un kārtot savas lapas.

• Vai vēlaties, lai varētu apkopot visus ziņu rakstus par noteiktu tēmu vai konkrēta veida (piemēram, personas aktualitātes)? Šādā gadījumā lapām varat pievienot kolonnas, kuras pēc tam varat izmantot, lai grupētu un kārtotu lapas tāpat kā failus dokumentu bibliotēkā.

• Vai jums ir vairākas lapas par konkrētu tēmu, ar kuru vēlaties ērti izveidot savienojumu? Lai to izdarītu, varat izmantot arī lapas rekvizītus (kā atsaukties uz kolonnām vietnes lapu bibliotēkā).

• Izveidojiet savas lapas rekvizītus kā vietnes kolonnas, nevis saraksta kolonnas. Tas ļaus potenciāli koplietot vienu rekvizītu gan dokumentiem, gan lapām.

Uzziniet, kā izveidot un rediģēt lapu rekvizītus. Uzziniet, kā izmantot lapas rekvizītus iezīmētā satura ("apkopojums") tīmekļa daļā. Lai izmantotu tīmekļa daļas Iezīmētais saturs lapas rekvizītu, kā avotu atlasiet Šīs vietnes lapu bibliotēku.

Organizācijas pārvaldības un pieejamības vadlīniju izpratne

Mūsdienīgajā SharePoint versijā varat viegli mainīt izskatu un darbību, lai atbilstu jūsu uzņēmuma vai organizācijas zīmolam, taču jūsu organizācija, iespējams, ir noteikusis standartus, kas jūsu vietnei ir jālīdzina. Ja šīs vadlīnijas nav daļa no vietnes noformējuma, kas tiek izmantots, lai izveidotu jūsu vietni, pārliecinieties, vai zināt, kas tās ir, lai jūsu vietne būtu saskaņota ar organizācijas noformējuma modeļiem. Turklāt pārliecinieties, vai saprotat savas organizācijas pieejamības standartus. Pārskatiet šos resursus pieejamu vietņu sarakstam koplietošanas vidē SharePoint Online.

Vācot saturu, īpaši attēlus, savā vietnē, meklējiet augstas kvalitātes attēlus un video līdzekļus. Ja jūsu pārvaldības plānam nepieciešams izmantot pilnībā saderīgus attēlus, izvēlieties attēlus no savas organizācijas līdzekļu bibliotēkām (atrodams attēla izvēles laukā "Jūsu organizācija"). Pārliecinieties, vai, SharePoint lapām pievienojot attēlus, netiek pārkāptas autortiesību kārtulas. Izmantojiet priekšrocības, ko sniedz Microsoft nodrošinātie bezatlīdzības akciju attēli, kas pieejami attēlu izvēlē.

Izvairieties no pārslogot savu lapu ar pārāk daudz informācijas

• Ja jaunumu raksts vai satura lapa ir attiecas tikai uz noteiktu personu grupu, varat saturu norādīt konkrētai personu grupai, izmantojot auditorijas mērķauditoriju. Auditoriju atlasīšana iespējo noteikta satura prioritāti noteiktai auditorijai SharePoint sākumlapā, jaunumiem mobilajā lietojumprogrammā un jaunumu un iezīmētā satura tīmekļa daļās, ja ir iespējota auditorijas mērķauditorija.

• Skatītāji mēģina paveikt kādu darbu. Pārāk liels saturs kļūst pārsvarošs un informācijas atrašanai nepieciešams pārāk daudz laika.

• Praktizē iemiesojošu izpaušanu. Nodrošiniet, lai skatītāji vispirms pievērstu uzmanību augstas prioritātes saturam un atklātu sekundāro saturu tikai tad, ja skatītājs izvēlas papildinformāciju

• Grupējat detalizētu informāciju dabiskās kategorijās. Iespēja ātri pārskatīt kategorijas un pēc tam pārskatīt kategorijas, lai iegūtu papildinformāciju par noteiktu kategoriju.

• Sadalīt saturu sadaļās. Sadaļas palīdz uzlabot lasāmību gan lielos, gan mazos ekrānos.

• Izmantojiet iebūvētos virsrakstu stilus, lai vizuāli atdalītu teksta sadaļas. Virsrakstu stili atbalsta enkura tagus garām lapām un tie ļauj arī lietotājiem, kuri izmanto ekrāna lasītāju, pāriet no sadaļas uz sadaļu, nelasot visu ekrānu.

Padarīt lapas "skenējamas"

• Viena ideja katrai teksta rindkopai. Pirmajā teikumā jābūt sniegtam kopsavilkumam vai secinājumam.

• Izmantojiet sarakstus ar aizzīmēm. 

• Mazāk ir vairāk. Izmantojiet pēc iespējas vairāk vārdu.

• Nesvītrot vārdus. Pasvītrotas tīmekļa lapas signalizē hipersaites un jūs mulsināt lasītājus, ja esat pasvītrots teksts, kas nav hipersaite.

• Nekad neliekiet izlikt garu vietrādi URL. Tā vietā izmantojiet vārdus ar hipersaitēm.

• Izmantojiet attēlus, lai izveidotu interesantu saturu. Izmantojiet tīmekļa daļas, lai pievienotu attēlus un pārliecinātos, vai attēli ir saistīti ar tēmu un ir saderīgi ar jūsu organizācijas zīmola stilu.

• Nekad nesaistiet hipersaiti ar vārdu "šeit". Lai lapā izveidotu vairākas klikšķināšanas saites, lasītājam ir jāpārtrauc, jālasa teksts pirms un pēc vārda "here" un pēc tam jārēķina, kur atrodas jūsu saites mērķis. Tā vietā hipersaitēm vienmēr jābūt saistītām ar mērķa etiķeti, piemēram, šādi:

  • Nelietot: noklikšķiniet šeit , lai iegūtu lietojumprogrammas veidlapu

  • Labāks: programmas veidlapas lejupielāde

  • Best: Application Form

Kā nodrošināt, lai lapas būtu pieejamas

• Pārliecinieties, vai attēliem ir "alternatīvais" teksts. Kad ekrāna lasītājs atrod attēlu, tas mēģinās lasīt alternatīvu tekstu. Pārskatiet augšupielādētajiem attēliem automātiski ģenerēto alternatīvo tekstu un mainiet aprakstu, ja tas neatbilst attēlam.

• Pārlūkprogrammās netiek ielādēts "alternatīvais" teksts. Teksta alternatīvas ir svarīgas arī tad, ja attēli netiek ielādēti bieži sastopamu iemeslu dēļ, piemēram, slikta tīkla savienojamība.

• Esiet uzmanīgs, izmantojot animētus attēlus. Lietotāji ar redzes traucējumiem, kustību jūtīgumu un lēkmju traucējumiem var nepacietināt kustību, mirgošanu vai automātiski animēt attēlus (arī GIF attēlus), kas sagādā grūtības.

• Pārskatiet šos resursus pieejamu vietņu sarakstam koplietošanas vidē SharePoint Online.

Augstas vērtības satura novietošana lapas augšdaļā

Tā kā šīs ir jūsu vietnes priekšā esošās vietas, īpaši svarīgi ir lapas augšdaļā iekļaut saites uz visbiežāk nepieciešamo saturu saviem lasītājiem. Apkopojot informāciju, jūs identificējāt visbiežāk nepieciešamo saturu, lai plānotu savu vietni. Sākumlapa (un augšējā navigācija) ir vislabākā vieta, kur šo informāciju izmantot. Ātro saišu tīmekļa daļa nodrošina vairākas izkārtojuma opcijas, ar ko varat parādīt saites uz visbiežāk nepieciešamo saturu vai tēmām, kā arī šim nolūkam varat izmantot Hero tīmekļa daļu.

Rādīt vietnes īpašnieka kontaktinformāciju vietnes skatītājiem

Iespējams, ir ļoti noderīgi pievienot vietnes īpašnieka nosaukumu jūsu sākumlapai. Vislabākā šīs informācijas atrašanās vieta ir lapas apakšdaļā. Lai gan tas ir svarīgi, tas nav nepieciešams visu laiku. Ja visām saziņas vietnēm sākumlapas lejasdaļā ir vietnes īpašnieks (vai kontaktpersona), apmeklētāji atpazīs šo modeli un zinās, ka jāritina uz leju, ja būs jāatrod vietnes kontaktpersona. Izmantojiet personas tīmekļa daļu, lai pievienotu vietnes īpašnieka vārdu.

Jaunumu izmantošana, lai reklamētu darbības, atskaites punktus un saturu

Izmantojiet ziņas, lai reklamētu saturu, atskaites punktus vai darbības, kas saistītas ar jūsu vietnes pārstāvēto tēmu vai nodaļu. Varat ātri izveidot uzmanību piesaistošām ziņām, kurās var būt grafikas un bagātināts formatējums. Lai atvieglotu ziņu rakstu izveidi, apsveriet iespēju izveidot lapas veidni jaunumu ziņām.

Parasti ziņas tiek rādītas, pamatojoties uz pirmā publicētā raksta datumu, kurā pēdējais raksts ir norādīts pirmais. Tomēr jaunumu tīmekļa daļā varat arī piespraust ziņu rakstus noteiktā secībā.

Jaunumu tīmekļa daļas izmantošana

Jaunumu tīmekļa daļa ietver vairākus izkārtojumus un dažādas iespējas, pamatojoties uz tās kolonnas lielumu, kurā novietoat tīmekļa daļu. Ieteicams izmantot jaunumu tīmekļa daļu lapas augšdaļā un ievērot biežus atjauninājumus. Visas jūsu veidotās ziņu ziņas automātiski tiks parādītas jaunumu tīmekļa daļā.

Aiciniet skatītājus sekot jūsu vietnei. Tas reklamēs jūsu jaunumu ziņas SharePoint sākumlapā un ziņu cilni mobilajā programmā jūsu sekotājiem.

Aizpildītas jaunumu tīmekļa daļas piemērs:

Lielākajā daļā tīmekļa daļu jaunumu izkārtojumi tiek izmantots lapas sīktēla attēls. Sīktēla attēls tiek automātiski izveidots no pirmā augstas kvalitātes attēla jūsu lapā. Tas var būt lapas galvenes attēls vai, ja jūsu lapai nav galvenes attēla, SharePoint izmantos pirmo attēlu pirmās kolonnas pirmajā lappusē. Lai iegūtu vislabākos rezultātus, izmantojiet ainavas attēlu primārā attēla katrā jaunumu rakstā. Uzziniet, kā mainīt vai atlasīt lapas sīktēlu.

Saistošā satura izveide

Vienmēr ievietojiet vissvarīgāko informāciju savā jaunumu rakstā kā "augšā" gluži kā ziņu rakstu laikrakstā.

 Izmantojiet tālāk sniegtos padomus jaunumu lapas virsrakstiem, lai piesaistītu lasītāja uzmanību.

• Izmantojiet skaitļus. Virsraksts jāsāk ar skaitli.

• Izmantojiet teikuma reģistru (ja vien jūsu organizācija ne diktē citādi).. Pirmajam vārdam galvā jābūt lielo burtu, tāpat kā visiem īpašvārdiem. Lielākajai daļai virsrakstu vārdu jābūt ar mazajiem burtiem. Nesāciet ar lielo burtu katru vārdu. Lielākajā daļā gadījumu izmantojiet lielo burtu pirmajam vārdam pēc kola. (Dažos gadījumos, ja aiz kola seko tikai viens vārds, tas netiks rādīts ar lielo burtu. Izmantojiet savu labāko spriedumu.)

• Izmantojiet interesantus īpašības vārdus. Piemēram: Effortless, Fun, Free, Amazing, Essential, Strange, Amazing.

• Minimizējiet hype un izteiksmes. Izteiksmju vai idiomu izmantošana ziņu raksta virsrakstos bieži nav nozīmes angļu valodas valodai.

• Izmantojiet unikālu racionālu metodi. personas piemēram, rakstus par sarakstu. Lai pievērstu kāda uzmanību ar saraksta ziņu, izmantojiet tādus vārdus kā: Iemesli, Principi, Fakti, Nodarbība, Idejas, Veidi, Noslēpumi un Ieteikumi.

• Izmantojiet, kāpēc, kā un kad. Tas ir īpaši noderīgi, ja rakstāt rakstu, lai to izdarītu.

• Padariet treknrakstā izteiktus apsoli. Apsoliet lasītājam kaut ko vērtīgu, piemēram, jaunas prasmes vai risinājumu neatrisinātam mystery. Uzdāviniet lasītāju, lai izlasītu savu rakstu— un pēc tam izpildiet visu!

• Rakstiet pašreizējā sajaucē. Izmantojiet prezentētāju tense, lai iegūtu tūlītēju informāciju par pagātnes saturu, pagātnes saturu un turpmāko notikumus.

Atļauju plānošana

Saziņas vietnēs parasti ir maz satura autoru un daudz lielāka lasītāju skaita. Atļaujas pārvalda SharePoint grupas, un pēc noklusējuma tās ietver trīs atļauju līmeņus:

• Īpašnieki — pilnīgas kontroles atļaujas. Ieteicams katrā saziņas vietnē izmantot vismaz divus (2) īpašniekus.

• Dalībnieki — rediģējiet atļaujas. Jums var būt tik daudz dalībnieku, cik vien vēlaties, bet ir ieteicams saglabāt skaitu relatīvi mazu, lai jūs varētu nodrošināt atbilstošu pārraudzību. Jebkurš dalībnieks var rediģēt saturu, ko izveidojis kāds cits dalībnieks, un skatīt lapas, kurām ir melnraksta statuss.

• Apmeklētāji — lasiet atļaujas. Daudz vieglāk ir pārvaldīt savu apmeklētāju grupu, ja apmeklētājiem izmantojat esošu plašu personu grupu, piemēram, Visi, izņemot ārējos lietotājus. Ja vēlaties izveidot privātu saziņas vietni, varat pievienot esošu Microsoft 365 grupu apmeklētājiem vai esošai drošības grupai, kurā iespējots pasts.

Satura autori tiks pievienoti grupai Dalībnieki. Galvenā atšķirība starp atļaujām īpašniekiem un dalībniekiem ir iespēja piešķirt vietnes atļaujas. Papildus trīs iepriekš minētajām atļauju grupām katrā vietnē ir arī vietņu administrators (iepriekš — vietņu kolekcijas administrators). Ja jūsu organizācija atbalsta pašapkalpošanās izveidi saziņas vietnēm, vietņu Administrēšana būs persona, kas izveidoja vietni.