Automātiski pārrezervēt telpu, izmantojot Copilot

Attiecas uz: Outlook tīmeklī, jauno Outlook darbam ar Windows un Calendar pakalpojumā Microsoft Teams

Pirms sākat darbu

Jums ir nepieciešams:

• Microsoft 365 Copilot licence.
• Sapulce, kas izveidota vai atjaunināta programmā Outlook tīmeklī, jaunajā Outlook darbam ar Windows vai Calendar pakalpojumā Microsoft Teams.
• Telpa, kuru pievienojāt sapulcei.

Klasiskā programma Outlook darbam ar Windows pašlaik netiek atbalstīta. Tiek izstrādāts atbalsts.

Pārrezervācija attiecas tikai uz organizatora pievienotajām telpām. Ja cits dalībnieks pievieno telpu, Copilot to automātiski nerezervē.

Iespējot Copilot atkārtoti rezervēt noraidītas sapulču telpas

Ja telpa tiek noraidīta, Copilot mēģinās to automātiski rezervēt, kad telpa tika pievienota no atbalstīta klienta vai izmantojot Copilot plānošanu. Noraidīto telpu atkārtota rezervēšana pēc noklusējuma ir iespējota.

Telpas pievienošana atbalstītā klientā

Pēc telpas pievienošanas pārbaudiet vadīklu Atkārtoti rezervēt noraidītās telpas notikuma veidlapā, Places meklētājā vai telpu meklētājā programmā Outlook:

1. Izveidojiet sapulci vai atveriet sapulci, ko organizējat.
2. Pievienot telpu.
3. Apstipriniet, ka Atkārtoti rezervētie noraidītie numuri paliek ieslēgti.
4. Nosūtiet uzaicinājumu uz sapulci vai atjauninājumu.

Lūdziet Copilot ieplānot sapulci un pievienot telpu

Varat lūgt Copilot ieplānot sapulci un pievienot telpu, veicot vienu darbību. Piemērs.

• "Ieplānojiet sapulci ar Barbaru un pievienojiet telpu."
• "Ieplānojiet 30 minūšu sapulci ar Aleksu rīt pēcpusdienā un pievienojiet telpu."
• "Ieplānojiet sapulci ar manu vadītāju, lai apspriestu 1. ceturkšņa pārdošanas atskaiti un pievienotu telpu."

Copilot apstiprina atlasīto telpu un norāda, ka ir ieslēgta noraidīto telpu atkārtota rezervēšana .

Kas notiek pēc uzaicinājuma nosūtīšanas

Ja telpa akceptē

Nav jāveic nekādas darbības. Sapulce rāda, ka tērzētava ir apstiprināta.

Ja telpas apjoms noraidās

Copilot fonā meklē aizstājējtelpu. Atkarībā no telpas pieejamības šī meklēšana var ilgt no dažām minūtēm līdz dažām stundām. Ja Copilot neatrod brīvu telpu, tas mēģina vēlreiz katru dienu pirms sapulces sākuma.

1. Meklē pieejamu telpu, kas ir līdzīga tai, kas tika noraidīta.
2. Pārvietojas starp kandidātu telpām, meklējot aizstājēju.
3. Atjauninājumi sapulcei tiek atjaunināta tikai pēc tam, kad to akceptē aizstājējtelpa.

Dalībnieki netiek informēti par kandidātu telpām.

Jūs varat rediģēt pasākumu jebkurā laikā, tostarp pats mainīt telpu. Copilot nebloķē un nenovērš manuālas izmaiņas.

Kamēr Copilot meklē

Ja Copilot nevar atrast piemērotu telpu pirmajā meklēšanā, sapulces rīkotājs saņem vienu e-pasta ziņojumu no pieprasītās telpas ar tēmu Copilot meklē telpu. E-pasta ziņojumā ir paskaidrots, ka pieprasītā telpa nav pieejama, ēkā pašlaik nav pieejama līdzīga telpa un Copilot turpinās meklēšanu.

E-pasta ziņojums tiek nosūtīts vienreiz, nevis katru dienu. Sapulces rīkotājs var gaidīt, līdz Copilot turpinās, vai atlasīt Rediģēt notikumu , lai mainītu telpu vai citu sapulces informāciju.

Kad Copilot atrod aizstājēju

Pēc tam, kad aizvietošanas telpa akceptē, sapulces atrašanās vieta tiek atjaunināta un dalībnieki saņem sapulces atjauninājumu, informējot viņus par atrašanās vietas izmaiņām. Sapulces tēma paliek nemainīga. Apstiprinājuma e-pasta ziņojumā ir norādīta sākotnējā telpa un telpa, ko Copilot rezervēja:

Atveriet pasākumu, lai apstiprinātu atjauninātu atrašanās vietu. Jūs joprojām varat mainīt telpu manuāli, ja aizstājējs neatbilst jūsu vajadzībām.

Ja Copilot nevar atrast pieejamu telpu

Ja Copilot sasniedz rezervācijas maiņas beigas, neatrodot pieejamu telpu, varat saņemt paziņojumu Copilot nevarēja atrast pieejamu telpu . Tā paskaidro, ka pieprasītā telpa nav pieejama un ka ēkā nav atrasta brīva telpa:

Atlasiet Rediģēt pasākumu vai atveriet sapulci no sava kalendāra un patstāvīgi atjauniniet telpas vai citu sapulces informāciju.

Kā Copilot izvēlas telpu

Copilot meklē telpu, kas ir līdzīga tai, kas noraidīja sapulci. Tā uzskata:

1. Atrašanās vietas konteksts: Sākotnējās telpas stāvs, ēka un telpu saraksts.
2. Pieejamība: Vai sapulcei ir pieejama kandidātu telpa.
3. Rezervāciju vēsture: Numuri, kas saistīti ar jūsu iepriekšējām rezervācijām.
4. Ietilpība: Kandidātu telpu lielums. Ietilpība ir apsvērums, nevis obligāts filtrs.

Šajā rakstā nav norādīta precīza svērums un atkāpšanās secība.

Darba plāns un darba vietas iestatījumi var ietekmēt ieteikumu secību, pamatojoties uz jūsu rezervāciju vēsturi, kas var ietekmēt telpu, ko galu galā atlasa Copilot.

Periodiskas sapulces

Copilot telpas pārrezervēšana darbojas arī ar periodiskām sapulcēm.

Ja telpa akceptē tikai dažas sapulces no sērijas

Atkarībā no telpas konfliktu iestatījumiem periodiskiem pieprasījumiem, telpa var pieņemt sapulces, kas nav pretrunā ar esošajām rezervācijām, un noraidīt tās sapulces. Telpas atbildē ir norādīta konfliktējošā sapulce:

Šādā gadījumā Copilot palīdz pārrezervēt noraidītās sapulces sērijā. Sanāksmes, kuras akceptēja sākotnējā telpā, paliek nemainīgas.

Kad telpa noraida visu periodisko pieprasījumu

Copilot vispirms mēģina atkārtoti rezervēt periodisko sapulci vai sēriju. Ja tas nevar veiksmīgi rezervēt visu sēriju, tas piešķir prioritāti tuvākajai sapulcei vai sapulcēm, lai nākamajām sapulcēm joprojām būtu telpa.

Izslēgt Copilot telpu pārrezervēšanu

Varat izslēgt Copilot telpas pārrezervēšanu pirms sapulces sākuma:

1. Atveriet sapulci.
2. Rediģējiet pasākumu.
3. Atrodiet noraidīto telpu atkārtotu rezervāciju pasākuma veidlapā, Places meklētājā vai telpu meklētājā.
4. Izslēdziet iestatījumu.
5. Nosūtiet atjauninājumu.

Izslēdzot iestatījumu, tiek apturēta turpmākā automātiskā rezervēšana. Tādējādi netiek noņemta telpa, ko Copilot jau ir rezervējis. Lai noņemtu vai aizstātu akceptēto telpu, rediģējiet sapulces atrašanās vietu un nosūtiet atjauninājumu. Šo pārslēgu varat atrast notikuma formā vai telpas atlasīšanas laikā, izmantojot līdzekli Pievienot telpu vai Telpas meklētāju :

Paziņojumi

Situācija	Kad	Ko saņem sapulces rīkotājs	Ko saņem dalībnieki
Copilot rezervēja jums telpu	Pēc tam, kad Copilot veiksmīgi pārrezervē noraidītu telpu	Apstiprinājuma e-pasta ziņojums, kurā norādītas sākotnējās un aizstājējtelpas	Sapulces atjauninājums, informējot, ka atrašanās vieta ir mainīta; Sapulces tēma netiek mainīta
Copilot meklē telpu	Ja pirmajā noraidīta numura pārrezervēšanas mēģinājumā netiek atrasts piemērots aizstājējs	Viens e-pasta ziņojums no pieprasītās telpas	Nav paziņojuma
Copilot nevarēja atrast pieejamu telpu	Ja ir pagājušas ne vairāk kā 24 stundas pēc sapulces sākuma un Copilot nav atradis brīvu telpu	Paziņojums ar notikuma rediģēšanas opciju	Nav paziņojuma

Bieži uzdotie jautājumi

Vai es varu izvēlēties maiņas telpu?

Nē. Copilot automātiski atlasa telpu. Ja vēlaties konkrētu telpu, atveriet pasākumu un izmantojiet Places Finder vai Room Finder, lai pats mainītu telpu.

Kāpēc Copilot nepārrezervēja noraidītu telpu?

Pārbaudiet, kurš ir pievienojis telpu sapulcei. Pārrezervācija attiecas tikai uz organizatora pievienotajām telpām. Ja dalībnieks ir pievienojis telpu, atveriet pasākumu un pievienojiet vai mainiet telpu pats.

Kāpēc es saņēmu atcelšanas pieprasījumu, kas saistīts ar sākotnējo telpu?

Noraidītās telpas aizstāšana jūsu pastkastē var tikt parādīta kā sākotnējās telpas atcelšana sapulcei. Šī darbība atbrīvo tikai sākotnējo telpas rezervāciju. Tā neatceļ kalendārā iekļauto sapulci vai uzaicinājumu dalībniekiem.

Vai dalībnieki zinās, ka telpa ir mainījusies?

Jā. Pēc tam, kad aizstājējtelpa akceptē, dalībnieki saņem sapulces atjauninājumu ar informāciju par atrašanās vietas izmaiņām. Sapulces tēma netiek mainīta. Viņi netiek informēti, kamēr Copilot meklē kandidātu telpās.

Vai varu veikt izmaiņas, kamēr Copilot meklē?

Jā. Atveriet pasākumu un jebkurā laikā mainiet telpas vai citu sapulces informāciju. Copilot nebloķē manuālas izmaiņas.

Palīdzības saņemšana

Ja Copilot telpas pārrezervēšana nedarbojas, kā paredzēts:

1. Apstipriniet, ka esat pievienojis telpu pats.
2. Pārbaudiet, vai joprojām ir iespējota noraidīto telpu atkārtota rezervēšana .
3. Skatiet jaunākās telpas atbildes un sapulces informāciju.
4. Atveriet pasākumu un atjauniniet to pats, ja nepieciešams nekavējoties veikt izmaiņas.
5. Ja Copilot atkārtoti atlasa neparedzētu atrašanās vietu vai nevar atrast telpas, kurām vajadzētu būt pieejamam, sazinieties ar IT palīdzības dienestu vai Microsoft 365 administratoru.

Administrators var izmantot opciju Copilot telpu pārrezervēšanas konfigurēšana pakalpojumam Exchange Online, lai pārbaudītu:

• Pilnīga un konsekventa informācija par Places, tostarp stāvu, ēku un telpu sarakstu.
• Telpas vai resursu pastkaste un tās redzamība Telpas meklētājā un Places meklētājā.
• Numuru rezervēšanas politika un apstrāde.
• Darba vietas, darba vietas un darba plāna platformas konfigurācija.