Dokumentu kopa ir saistītu dokumentu grupa, ko var pārvaldīt kā vienu entītiju. Varat izveidot dokumentu kopu, veicot vienu darbību, un pēc tam definēt tās īpašības un metadatus.
Kas ir dokumentu kopa?
Dažādu veidu projektos lietotāji bieži sagatavo veselu saistītu dokumentu kopu. Dažos gadījumos šī dokumentu kopa var būt projekta rezultāts vai "iesniedzamais rezultāts". Piemēram, profesionālo pakalpojumu uzņēmums var izveidot standarta "pitch book", atbildot uz iespējamā klienta piedāvājuma pieprasījumu. Prezentācijas grāmatā vienmēr var būt šie gabali, un katrs gabals ir pielāgots atbilstoši konkrētā projekta specifiskajām prasībām:
- Iepazīšanās ar pakalpojumu uzņēmumu
- Stipro, vājo, iespēju un draudu (SVID) analīze
- Biznesa plāns
- Salīdzināma uzņēmuma analīze
Citos gadījumos šī dokumentu kopa var atspoguļot tikai cita veida informāciju, kas atbalsta lielāku projektu un kuru rezultātā tiek izveidots vai piegādāts kas cits. Piemēram, ražošanas uzņēmums var radīt standarta dokumentu kopu, kas attiecas uz projektēšanu, testēšanu un izgatavošanu katram tā ražotajam produktam.
Šie dokumenti var tikt izveidoti vienlaikus vai posmos. Dokumentus var sagatavot vai pārskatīt viena persona vai daudzas personas. Visi dokumenti var būt vienādā formātā (piemēram, Word dokumenti). Vai arī tie var iesaistīt dažādus failu formātus (piemēram, Word dokumentus, OneNote piezīmju grāmatiņas, PowerPoint prezentācijas, Visio shēmas, Excel darbgrāmatas utt.).
Dokumentu kopas organizācijām var palīdzēt vieglāk pārvaldīt šādas situācijas. Dokumentu kopa organizē vairākus saistītus dokumentus vienā skatā, kur tos var apstrādāt un pārvaldīt kā vienu entītiju. Izveidojot jaunu dokumentu kopu, faktiski tiek izveidots jauns satura tips. Satura tips kļūst pieejams visā vietņu kolekcijā, un varat konfigurēt jaunu dokumentu kopas satura tipu katram atšķirīgam vairāku dokumentu darba produktam.
Kad dokumentu kopas satura tips tiek pievienots bibliotēkai, lietotāji var izveidot jaunas dokumentu kopas instances tāpat kā viens dokuments.
Darbības ar dokumentu kopu
Dokumentu kopas satura tipam ir vairāki specifiski līdzekļi, kas atvieglo vairāku dokumentu darba produktu sekmīgu izveidi un pārvaldību. Konfigurējot dokumentu kopas satura tipu, varat veikt kādu no šīm darbībām:
- Pielāgojiet dokumentu kopas iepazīšanās lapu , kurā ir visa lietotājam nepieciešamā informācija par kopu. Iepazīšanās lapa ir tīmekļa daļas lapa, kuru var iestatīt, lai parādītu projekta informāciju vai resursus, lai palīdzētu grupas dalībniekiem, kuri strādā ar dokumentu kopu (piemēram, projekta laika grafiks, saites uz resursiem utt.). Tajā tiek parādīts arī kopai pievienoto dokumentu saraksts.
- Norādiet noklusējuma saturu , kuru vēlaties automātiski izveidot un iekļaut katrā jaunā dokumentu kopas gadījumā. Noteiktus dokumentus varat iekļaut automātiski, kā arī varat noteikt, kuras veidnes lietotāji izmanto. Varat būt pārliecināts, ka noklusējuma dokumenti ir pareizi satura tipi. Piemēram, ja jūsu organizācijai ir zīmola veidnes, kuras izmantojat noteiktiem saziņas veidiem, varat tās augšupielādēt, konfigurējot dokumentu kopas satura tipu.
- Norādiet atļautos satura tipus , kurus var izmantot dokumentu kopā (piemēram, dokumentu failus, attēlus, audio vai video).
- Norādiet koplietojamos metadatus un metadatu kolonnas, kuras vēlaties izmantot visiem dokumentiem kopā. Noklusējuma dokumenti tiek automātiski nodrošināti ar metadatiem, kad tiek izveidota dokumentu kopa, un jūs varat parādīt koplietotos metadatus sveiciena lapā.
- Piešķiriet darbplūsmas , kuras vēlaties izmantot dokumentu kopai. Varat izmantot standarta pārskatīšanas vai apstiprināšanas darbplūsmas ar dokumentu kopām, un visa dokumentu kopa veiks darbplūsmas darbības kā vienā failā. Turklāt jūsu organizācija var izstrādāt pielāgotas dokumentu kopu darbplūsmas.
- Nosūtiet dokumentu kopas satura organizatoram maršrutēšanai uz mērķa mapi, vietni vai bibliotēku.
Kad dokumentu kopas satura tips ir pievienots bibliotēkai, vietnes lietotāji var izmantot pazīstamus dokumentu pārvaldības līdzekļus un īpašus dokumentu kopas līdzekļus.
Dokumentu kopas autori var veikt kādu no šiem uzdevumiem:
- Ātri un vienkārši izveidojiet jaunus vairāku dokumentu darba produktus, dokumentu bibliotēkā izmantojot komandu Jauns dokuments .
- Tveršana dokumentu kopā esošo pašreizējo rekvizītu un dokumentu versiju vēstures momentuzņēmumu.
- Sāciet darbplūsmas visai dokumentu kopai vai atsevišķiem dokumentu kopas vienumiem, lai pārvaldītu bieži veicamus uzdevumus, piemēram, pārskatīšanu un apstiprināšanu.
- Nosūtiet saiti uz dokumentu kopu pa e-pastu.
- Izmantojiet komandu Nosūtīt, lai pārvietotu vai kopētu dokumentu kopu citā atrašanās vietā (galamērķis jākonfigurē centrālajā administrēšanas vietnē).
- Pārvaldiet dokumentu kopas atļaujas.
Skatiet arī
Jauna dokumentu kopas satura tipa izveidošana un konfigurēšana