Access datu bāzes izveide un publicēšana SharePoint vidē

Tēmas šajā rakstā

• Pārskats

• Tīmekļa datu bāzes izveide

• Lietojumprogrammas izmaiņu publicēšana un sinhronizēšana

Pārskats

Access 2010 un Access pakalpojumi nodrošina platformu, kuru varat izmantot, lai izveidotu datu bāzes, kuras varat izmantot SharePoint vietnē. Noformējiet un publicējiet tīmekļa datu bāzi, izmantojot Access 2010 un Access pakalpojumus, un lietotāji, kuriem ir konti SharePoint vietnē, tīmekļa datu bāzi izmanto tīmekļa pārlūkprogrammā.

Kā tas darbojas

Publicējot tīmekļa datu bāzi, Access pakalpojumi izveido SharePoint vietni, kurā iekļauta šī datu bāze. Visi datu bāzes objekti un dati tiek pārvietoti uz šīs vietnes SharePoint sarakstiem. Šajā videoklipā ir parādīts šis process.

Pēc publicēšanas SharePoint apmeklētāji var izmantot jūsu datu bāzi, pamatojoties uz viņu SharePoint vietnes atļaujām.

• Pilnīga kontrole    Tas ļauj veikt datu un noformējuma izmaiņas.

• Līdzdalība    Tas ļauj veikt datu izmaiņas, bet ne noformējuma izmaiņas.

• Lasīšana    Tas ļauj lasīt datus, bet jūs nevarat veikt izmaiņas.

Varat atvērt tīmekļa datu bāzi programmā Access, pārskatīt noformējumu un pēc tam efektīvi sinhronizēt veiktās izmaiņas, saglabāt tās SharePoint vietnē. Šajā video parādīts, kā veikt noformējuma izmaiņas pēc tam, kad esat publicējis tīmekļa datu bāzi.

Varat arī savu tīmekļa datu bāzi paņemt bezsaistē, izmantot bezsaistes versiju un pēc tam sinhronizēt datus un noformējuma izmaiņas, kad atkal esat tiešsaistē.

Piezīme.: Lai izveidotu tīmekļa datu bāzi, nepieciešamas pilnīgas kontroles atļaujas SharePoint vietnē, kur vēlaties to publicēt. Papildinformāciju par SharePoint atļaujām skatiet sadaļā Skatiet arī .

Forms darbojas pārlūkprogrammā

Forms un lielākā daļa makro darbojas pārlūkprogrammā. Tas ļauj Access atsvaidzināt datus ekrānā bez nepieciešamības atcelt visas lapas atsaukšanu.

Varat izveidot formu, kas lietotājiem palīdz naviģēt programmā. Izmantojot jaunu vadīklu — navigācijas vadīklu, formai šim mērķim var viegli pievienot standarta tīmekļa stila navigācijas pogas.

Piezīme.: Navigācijas rūts (līdzeklis, kuru izmantojat programmā Access, lai pārlūkotu datu bāzes objektus) nav pieejama tīmekļa pārlūkprogrammā.

Par atskaitēm par Microsoft 365

Lai gan Access 2010 atskaites var veiksmīgi publicēt Access pakalpojumos vidē SharePoint, tās nedarbosies pārlūkprogrammā, kad tās publicēsit Microsoft 365. Iesakām atvērt datu bāzi programmā Access, lai skatītu atskaites un, izmantojot formas vai datu lapas, lai formatētu datus drukāšanai Microsoft 365 vidē.

Dati tiek glabāti SharePoint sarakstos

Visas tabulas kļūst par SharePoint sarakstiem, bet ieraksti — par saraksta vienumiem. Tādējādi varat izmantot SharePoint atļaujas, lai kontrolētu piekļuvi tīmekļa datu bāzei, kā arī izmantotu citu SharePoint iespēju priekšrocības.

Vaicājumi un datu makro, kas tiek palaisti pakalpojumā

Visa SQL apstrāde notiek SharePoint pakalpojumā. Tas palīdz uzlabot tīkla veiktspēju, ierobežojot trafiku uz rezultātu kopām.

Uz lapas sākumu

Tīmekļa datu bāzes izveide

Šajā sadaļā aprakstīti galvenie jaunie līdzekļi un norādītas darbības pamata noformējuma uzdevumiem, kas jāveic, lai izveidotu tīmekļa datu bāzi.

Šajā sadaļā

• Pirms sākat darbu

  • Noformējuma atšķirības starp datora un tīmekļa datu bāzēm

  • Līdzekļi, kas pieejami tikai datoram un nav Access pakalpojumu ekvivalenta

• Apsveriet iespēju izmantot veidni

• Darba sākšana ar tukšu tīmekļa datu bāzi

• Tīmekļa tabulas noformēšana

  • Jaunas tīmekļa tabulas izveide

  • Lauka pievienošana no lauku galerijas

  • Lauka pievienošana, noklikšķinot uz datu lapas

  • Lauka rekvizītu maiņa

• Aprēķinātā lauka pievienošana

• Datu validācijas kārtulu iestatīšana

  • Lauka validācijas kārtulas un ziņojuma iestatīšana

  • Ieraksta validācijas kārtulas un ziņojuma iestatīšana

• Divu tīmekļa tabulu relācijas izveide

  • Uzmeklēšanas lauka izveide datu lapas skatā

• Uzmeklēšanas lauka modificēšana datu lapas skatā

• Datu integritātes uzturēšana, izmantojot datu makro

• Tīmekļa vaicājuma izveide

• Tīmekļa veidlapas izveide

• Atskaites izveide

• Navigācijas formas izveide un iestatīšana par noklusējuma formu parādīšanai sākuma

Pirms sākat darbu

Pirms sākat veidot tīmekļa datu bāzi, ir jāveic daži uzdevumi. Turklāt starp tīmekļa datu bāzēm un datora datu bāzēm pastāv noformējuma atšķirības, kas jums jāzina, īpaši, ja esat pieredzējis Access izstrādātājs.

• Datu bāzes mērķa noteikšana    Jābūt skaidram plānam, lai jūs varētu pieņemt labus lēmumus, izplānojot noformējuma detalizēto informāciju.

• Nepieciešamās informācijas atrašana un organizēšana    Tīmekļa datu bāzē nevar izmantot saistītās tabulas. Pirms publicēšanas jāimportē visi dati, ko vēlaties izmantot un kas netiks veidoti datu bāzē. Ja līdzināt datus pirms noformēšanas, varat izvairīties no nepieciešamības atkārtoti ietilpināt noformējumu, lai pielāgotu to neparedzētiem datu izaicinājumiem.

• Identificējiet SharePoint vietni, ko izmantosit publicēšanai    Jūs nevarat publicēt vispār bez SharePoint. Ja vēlaties pārbaudīt noformējumu pārlūkprogrammā, kamēr to noformēsit (nevis slikts), tas vispirms jāpublicē.

• Drošības plānošana    Lai kontrolētu piekļuvi tīmekļa datu bāzei, varat izmantot SharePoint drošības priekšrocības. Plānojiet drošību ātrāk, lai varētu izveidot savu noformējumu.

Apsveriet iespēju izmantot veidni

Kad esat noteicis, kāda ir jābūt jūsu lietojumprogrammas versijai, apsveriet, vai datu bāzes veidne darbojas. Datu bāzu veidnes ir iebūvētas lietojumprogrammas, kuras varat izmantot to atrašanās vietu vai modificēt atbilstoši savām vajadzībām.

Varat pārskatīt pieejamās veidnes backstage skata cilnē Jauns.

Darba sākšana ar tukšu tīmekļa datu bāzi

• Cilnē Fails noklikšķiniet uz Jauns.

  

Cilnē Fails tiek atvērts Backstage skats, jauna Access interfeisa daļa, kurā atradīsit komandas, kas attiecas uz visu datu bāzi, piemēram, Publicēt SharePoint vietnē.

Backstage skatā cilnē Jauns ir komandas datu bāzes izveidei.

1. Sadaļā Pieejamās veidnes noklikšķiniet uz Tukša tīmekļa datu bāze.

2. Pārskatiet piedāvāto faila nosaukumu lodziņā Faila nosaukums un datu bāzes faila ceļu, kas norādīts tieši tālāk. Varat mainīt faila nosaukumu, ierakstot lodziņā Faila nosaukums.

3. Lai mainītu ceļu, noklikšķiniet uz mapes ikonas blakus lodziņam Faila nosaukums un pārlūkojiet atrašanās vietu, kur ievietot savu datu bāzes failu.

4. Noklikšķiniet uz Izveidot. Jaunā tīmekļa datu bāze tiek atvērta un parādīta jauna, tukša tabula.

Tīmekļa tabulas noformēšana

Kad pirmo reizi veidojat tukšu tīmekļa datu bāzi, programma Access izveido jaunu tabulu un atver to datu lapas skatā. Varat izmantot komandas cilnē Lauki un cilnē Tabula, lai pievienotu laukus, indeksus, validācijas kārtulas un datu makro — jaunu līdzekli, kas ļauj mainīt datus atkarībā no notikumiem.

Pēc jaunās tabulas rediģēšanas un izmantošanas visdrīzāk vēlēsities izveidot vairāk tabulu.

Aprēķinātā lauka pievienošana

Var pievienot lauku, kas parāda vērtību, kas tiek aprēķināta no citiem tās pašas tabulas datiem. Datus no citām tabulām nevar izmantot kā aprēķināto datu avotu. Aprēķinātie lauki neatbalsta dažas izteiksmes.

1. Kad tabula ir atvērta, noklikšķiniet uz Noklikšķiniet, lai pievienotu.

2. Norādiet uz Aprēķinātais lauks un pēc tam noklikšķiniet uz lauka datu tipa.

   Tiek atvērts izteiksmju veidotājs.

3. Izmantojiet izteiksmju veidotāju, lai izveidotu lauka aprēķinus. Atcerieties, ka aprēķinam var izmantot tikai citus vienas tabulas laukus kā datu avotus. Sadaļā Skatiet arī ir saites uz rakstiem, kuros sniegta informācija par izteiksmju veidotāja izmantošanu.

Datu validācijas kārtulu iestatīšana

Varat izmantot izteiksmi, lai validētu vairākuma lauku ievadi. Varat arī izmantot izteiksmi, lai validētu tabulas ievadi, kas var būt noderīgi, ja vēlaties validēt ievadi laukam, kas neatbalsta validāciju, vai vēlaties validēt lauka ievadi, pamatojoties uz citu tabulas lauku vērtību.

Varat arī norādīt ziņojumu, kas tiek parādīts, ja validācijas kārtula neļauj veikt ievadi, kas tiek dēvēta par validācijas ziņojumu.

Divu tīmekļa tabulu relācijas izveide

Lai tīmekļa datu bāzē izveidotu relāciju, uzmeklēšanas lauka izveidei izmantojiet uzmeklēšanas vedni. Uzmeklēšanas lauks nonāk tabulā, kas ir relācijas pusē daudzi, un norāda uz tabulu, kas ir relācijas vienas puses pusē.

Uzmeklēšanas lauka modificēšana datu lapas skatā

1. Atveriet tabulu, kurā ir uzmeklēšanas lauks, kuru vēlaties modificēt.

2. Veiciet vienu no turpmākajām darbībām.

   • Cilnes Laukigrupā Rekvizīti noklikšķiniet uz Uzmeklēšanas modificēšana.

   • Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz uzmeklēšanas lauka un pēc tam noklikšķiniet uz Uzmeklēšanas modificēšana.

3. Izpildiet Uzmeklēšanas vedņa darbības.

Datu integritātes uzturēšana, izmantojot datu makro

Izmantojot datu makro, varat ieviest kaskādes atjauninājumus un dzēst. Varat izmantot komandas cilnē Tabula, lai izveidotu iegultus makro, kas modificē datus. Šajā videoklipā ir parādīta pamatinformācija.

Sadaļā Skatiet arī ir saites uz rakstiem, kuros sniegta papildinformācija par datu makro izveidi.

Tīmekļa vaicājuma izveide

Vaicājumu var izmantot kā datu avotu formām un atskaitēm. Vaicājumi tiek palaisti pakalpojumā, lai samazinātu tīkla trafiku.

Piemēram, pieņemsim, ka izmantojat tīmekļa datu bāzi, lai izsekotu labdarības ziedojumi. Jūs vēlaties redzēt, kas ziedoja naudu notikuma laikā. Vaicājumu var izmantot, lai atlasītu datus un sagatavotu tos lietošanai formās un atskaitēs.

1. Cilnes Izveide grupā Vaicājumi noklikšķiniet uz Vaicājums.

2. Dialoglodziņā Tabulas rādīšana veiciet dubultklikšķi uz katras tabulas, kuru vēlaties iekļaut, un pēc tam noklikšķiniet uz Aizvērt.

   Šajā piemērā veiciet dubultklikšķi uz Vēl, Ziedojumi, Notikumi un Pasākuma_elementi.

3. Izveidojiet visus nepieciešamos savienojumus, velkot laukus no viena objekta uz citu vaicājuma noformējuma logā.

   Šajā piemērā velciet lauku ID no Constituents uz lauku ConstituentConstituentID sadaļā Ziedojumi un pēc tam velciet lauku DonorConstituentID no Ziedojumi uz lauku ConstituentID laukā EventAttendees.

4. Pievienojiet laukus, kurus vēlaties izmantot. Varat vilkt laukus uz režģi vai veikt dubultklikšķi uz lauka, lai to pievienotu.

   Šajā piemērā pievienojiet notikumu no tabulas Notikumi, Ziedojumu_datums no tabulas Ziedojumi un Sveiciens, Vārds un Uzvārds no tabulas Vēlās.

5. Pievienojiet kritērijus, kurus vēlaties lietot.

   Šajā piemērā vēlaties ierobežot Ziedojumu_datums, lai tas būtu starp notikuma StartDate un EndDate. Vaicājuma noformējuma režģa rindā Kritēriji sadaļā Ziedojumu_datums ierakstiet >=[StartDate] And <=[EndDate].

Tīmekļa veidlapas izveide

Forms ir galvenais veids, kā ievadīt un rediģēt datus savā tīmekļa datu bāzē, kā arī ir noderīgi datu pārskatīšanai. Forms darbojas pārlūkprogrammā, palīdzot optimizēt veiktspēju. Atverot veidlapu, pārlūkprogramma izgūst nepieciešamos datus no SharePoint. Varat filtrēt un kārtot datus formā, negūstot datus no jauna.

1. Atlasiet tabulu vai vaicājumu, ko izmantot kā datu avotu.

   Piezīme.: Ja vēlaties izveidot nesaistītu formu, izlaidiet šo darbību.

2. Cilnes Izveide grupā Izveidot noklikšķiniet Forms no šīm pogām:

   • Veidlapas    Izveidojiet vienkāršu formu, kurā vienlaikus tiek rādīts viens ieraksts, izmantojot objektu, ko atlasījāt kā datu avotu.

     Piezīme.: Ja veidojat nesaistītu formu, šī poga nav pieejama.

   • Vairāki vienumi    Izveidojiet formu, kurā vienlaikus tiek parādīti vairāki ieraksti, izmantojot objektu, ko atlasījāt kā datu avotu.

     Piezīme.: Ja veidojat nesaistītu formu, šī poga nav pieejama.

   • Tukša forma.    Izveidojiet veidlapu, uz kuras nav nekā jauna.

   • Datu lapa    Izveidojiet formu, kas izskatās un darbojas kā datu lapa, izmantojot objektu, ko atlasījāt kā datu avotu.

     Piezīme.: Ja veidojat nesaistītu formu, šī poga nav pieejama.

Atskaites izveide

Atskaites ir galvenais veids, kā pārskatīt vai drukāt datus no tīmekļa datu bāzes. Lai Microsoft 365 atskaites skatīšanas vidē datu bāze ir jāatver programmā Access. Atverot atskaiti, Access izgūst nepieciešamos datus no SharePoint servera. Varat filtrēt un kārtot atskaites datus bez nepieciešamības vēlreiz izgūt datus no servera.

1. Atlasiet tabulu vai vaicājumu, ko izmantot kā datu avotu.

2. Cilnes Izveide grupā Atskaites noklikšķiniet uz vienas no šīm pogām:

   • Atskaite    Izveidojiet vienkāršu atskaiti, izmantojot objektu, kas atlasīts kā datu avots.

   • Tukša atskaite.    Izveidojiet atskaiti, uz kuras nav nekā jauna.

Navigācijas formas izveide un iestatīšana par noklusējuma formu parādīšanai sākuma

personas nepieciešams veids, kā naviģēt lietojumprogrammā. Atcerieties, ka navigācijas rūts nav pieejama tīmekļa pārlūkprogrammā. Lai cilvēki varētu izmantot datu bāzes objektus, jums tiem jānorāda veids. Varat izveidot navigācijas formu un norādīt, ka tā tiks parādīta ikreiz, kad kāds atver jūsu lietojumprogrammu tīmekļa pārlūkprogrammā. Turklāt, ja nenorādīsit formu, kas jāparāda, startējot lietojumprogrammu, neviena veidlapa netiks atvērta, līdz ar to ikvienam būs grūti izmantot lietojumprogrammu.

1. Lentē noklikšķiniet uz cilnes Izveide.

2. Grupā Forms uz Navigācija un pēc tam sarakstā atlasiet navigācijas izkārtojumu.

3. Lai pievienotu vienumu, velciet to no navigācijas rūts uz navigācijas vadīklu.

   Piezīme.: Navigācijas vadīklai var pievienot tikai formas un atskaites.

4. Pievienojiet citas vadīklas, kuras vēlaties navigācijas formas pamattekstā. Piemēram, iespējams, vēlēsities nodrošināt meklēšanas funkcionalitāti visās formās, navigācijas formai pievienojot dažas vadīklas.

Lietojumprogrammas izmaiņu publicēšana un sinhronizēšana