KB 850751 — elektroniskās saskaņošanas formāta konfigurēšanas iestatīšanas informācija

TechKnowledge saturs

KOPSAVILKUMS

Šajā rakstā ir sniegta informācija par elektroniskās saskaņotāja konfigurēšanas iestatīšanu.


PAPILDINFORMĀCIJA


General Setup for Electronic Reconcile Format Configurator

Formāta konfigurēšanas elektroniskajā saskaņotājā iestatīšana ir ļoti gara, un tālāk norādītās detalizētās darbības palīdzēs padarīt šo iestatīšanu vieglāku. Pirms iestatīt formāta konfigurētāju, jums ir jābūt izdrukātai lejupielādes faila formāta specifikāciju kopijai no bankas. Tā kā bankas formāti būtiski atšķiras, jums jāsazinās ar savu banku un jāpieprasa šīs specifikācijas faila formātam. Formāta specifikācijās būs detalizēta informācija par katru lejupielādēto lauku un visu atbilstošo bankas kodu vērtības. Šī informācija ir nepieciešama, lai varētu iestatīt formāta konfigurētāju, jo katra banka atšķiras, un nav ievadāmā standarta formāta.


Electronic Reconcile Format Configurator (Routines | Finanšu | Electronic Reconcile | Configurator):


1. sadaļa — informācijas par formātu ievadīšana

Bankas formāts — lauks Bankas formāts ir jūsu formāta identifikators. Ievadiet unikālu šī formāta nosaukumu, taču parasti tas ir jūsu bankas nosaukums.

Apraksts — šis lauks ir obligāts. Ievadiet bankas formāta papildu aprakstu. 

Faila formāts — veiciet tālāk norādītās darbības ar savu versiju.

 -Microsoft Dynamics GP 2010 un iepriekšējās versijas — nolaižamajā sarakstā var atlasīt lauku Faila formāts kā Fiksēts lauks, atdalīts ar komatiem vai atdalīts ar tabulatoriem. Banka nosaka, kuru opciju jūs atlasīsiet sarakstā. Tāpēc sazinieties ar to, ja formāta specifikācijas nenostās formātu, ko izmantot.

-Microsoft Dynamics GP 2013 — lauka Faila formāts izvēle var būt BAI vai lietotāja definēta. Ja izmantojat bankas administrēšanas institūta formātu, atlasiet BAI. Visiem pārējiem formātiem/bankas atlasiet Lietotāja definēts. Laukā Faila tips varat izvēlēties opciju Fiksēts lauks, ar komatiem atdalīts vai ar tabulatoriem atdalīts vērtības, kā norādījis jūsu banka.



Opcija Izmanto statusa kodus tiek atzīmēta tikai tad, ja jūsu banka izmanto statusa kodus, lai papildus definētu transakciju kodus. Šo informāciju nosaka arī katra banka. Tāpēc, ja formāta specifikācijas neformatē, ja jūsu banka izmanto statusa kodus, sazinieties ar banku. (Tas netiek bieži lietots.)

Ieraksta tipa identifikators. Ieraksta tipa identifikatorā ir lauki Sākuma pozīcija un Beigu pozīcija, ja izmantojat formātu Fiksēts lauks un Lauka numurs, ja izmantojat ar komatu atdalītus vai ar tabulatoriem atdalītus failu formātus. Šādi sistēmā rindā vajadzētu izskatīties, lai noteiktu, kāda tipa rindiņa (galvene, kājene vai detaļas) tā ir. Ja banka neizmanto ieraksta tipa kodu, varat veikt improvizēt, atlasot fiksētu vērtību failā.

-Fiksēts lauks — ievadiet tā lauka sākuma un beigu pozīciju, kurā būs ietverta bankas ieraksta tipa koda vērtība (Ieraksta tipa kods no bankas ir ievadīts 2. sadaļā).

-Ar komatiem norobežots vai ar tabulatoriem norobežots teksts — ievadiet tā lauka numuru, kurā iekļauts bankas ieraksta tipa kods (Ieraksta tipa kods no bankas ir ievadīts 2. sadaļā).

Saglabājiet formātu pēc tam, kad 1. sadaļa ir pabeigta, pirms pārejat uz loga Elektroniskās saskaņošanas formāta konfigurēšanas 2. sadaļu.


2. sadaļa — Ierakstu tipu ievadīšana


Piezīme Jums būs tikai jādefinē ierakstu tipi, kas ir saistīti ar elektronisko saskaņošanas darbību. Ja sadaļa bankas specifikācijās ir apzīmēta kā neobligāta, tā nav jāiestata formāta konfigurētājā. Detalizēti ieraksta tips vienmēr ir obligāta sadaļa bankas specifikācijās.


Bankas ID– pēc noklusējuma bankas ID tiks iestatīts bankas formātā, sākot no 1. sadaļas, tiklīdz tabulējat laukā Ieraksta tips otrajā kolonnā. Šo lauku nevar ne mainīt, ne rediģēt.

Ieraksta tips — nolaižamajā sarakstā var atlasīt lauku Ieraksta tips kā Galvene, Detaļas vai Kājene. Visiem bankas formātiem ir nepieciešams detalizēti ieraksta tips, bet galveņu un kājeņu ierakstu tipi var būt neobligāti. Katru ieraksta tipu var iestatīt tikai vienu reizi, jo nav pieejamas vairākas galvenes vai kājenes.

Record Type Code from Bank - The Record Type Code from Bank field is defined in your bank's specifications. Šim laukam ir jābūt unikālam un konstantam formātam, lai tas atbilstu detalizētā ieraksta tipa informācijai. Šis ir vissvarīgākais lauks, iestatot formāta konfigurēšanas rīku, lai pareizi atbilstu lejupielādes failam ar reconciliation.  (Ieraksta tipa identifikators sistēmai norāda, kurā kolonnā tiek meklēta, lai redzētu, kāda tipa rinda tā ir, un pēc tam apskatiet vērtību ieraksta tipa kodā no bankas lauka, lai uzzinātu, vai tā ir galvenes, detalizētas informācijas vai kājenes rindiņa.)


# of fields — lauku skaits norāda, cik lauku ir jādefinē 3. sadaļā. Ievadiet lauku skaitu, kas iekļauti rindā definētam ieraksta tipam. Šī informācija ir jāievada katram ieraksta tipam, kas ir nepieciešams bankas specifikācijās.



3. sadaļa — Ievadiet lauka informāciju

Noklikšķinot uz ieraksta tipa 2. sadaļā, atbilstošais lauku skaits tiek parādīts 3. sadaļā. 

Ieraksta tips — lauks Ieraksta tips 3. sadaļas kreisajā kolonnā pēc noklusējuma tiks iestatīts, kad atlasīsiet ieraksta tipu 2. sadaļā.

# — skaitļu lauks pēc noklusējuma tiks iekļauts ar 2. sadaļā ievadīto lauku skaitu. 

Lauka tips — lauku Lauka tips izmanto, lai definētu katru lauku, kas attiecas uz katru ieraksta tipu. Nolaižamajā sarakstā atlasiet Lauka tips, kurā iekļautas kontu, datumu un summu opcijas. Ja precīzs jūsu lauka nosaukums no bankas specifikācijām nav redzams sarakstā, varat atlasīt līdzīgu opciju vai izmantot opciju Aizpildītājs/Ignorēt. Arī šajā gadījumā ir jādefinē tikai atbilstošie lauki, vissvarīgākais — kontu numuri, pārbaudīt skaitļus, pārbaudīt datumus, pārbaudīt summas, transakciju kodi, ierakstu tipu kodi u.c.

Ņemiet vērā, ka tāpat kā ar ierakstu tipiem ir jādefinē tikai tie lauki, kas attiecas uz elektronisko saskaņošanas darbību. Ja bankas specifikācijās ir lauks, kuru nevar definēt ar esošu ieraksta tipu vai tas nav jādefinē, izmantojiet opciju Aizpildītājs/Ignorēt. 


Formāts — lauks Formāts definē izvades formāta tipu noteiktiem laukiem. Formātus var iestatīt tikai tiem lauku tipiem, kuros ir datumi vai valūtas summa, jo šīs ir vienīgās formātu opcijas. Tekstam vai virknei nav opciju. Tāpēc, ja lauks nav datums vai valūtas summa, vienkārši atstājiet lauku Formāts tukšu. Lauki No un Uz tiek izmantoti, lai ievadītu lauka rakstzīmju pozīcijas. Katrā ieraksta veida laukā ievadiet sākuma un beigu rakstzīmes pozīciju. Lauki No un Uz jāievada, izmantojot fiksēta lauka faila formātu, tāpēc, ja izmantojat ar tabulatoriem atdalītus vai ar komatiem atdalītus failu formātus, šos laukus var atstāt kā nulli.

Transakciju kodi (koda ieraksts — transakciju kodu ieraksts)

Atrodoties logā Electronic Reconcile Format Configurator (Elektronisko saskaņotņu formāta konfigurēšana), dodieties logā Transaction Codes Entry (Transakciju kodu ieraksts) pa ceļu, kas norādīts iepriekš augšējā izvēļņu joslā. Ja transakciju kodi nav definēti, kļūdas ziņojumā tiks parādīts ziņojums "Ieraksta tipa atbilstība nav atrasta". 

Transakciju kodi identificē transakcijas tipu, ko apzīmē katra detalizētās informācijas rinda. Lai Elektroniskais reconcile darbotos pareizi, nepieciešams transakcijas kods konfigurētā bankas formātā. Lai izmantotu elektronisko saskaņošanas funkciju, ir jābūt definētiem transakciju kodiem vai ierakstu tipu kodiem. Šiem kodiem ir jābūt no bankas, un tiem jābūt norādītiem bankas specifikācijās.


Transakcijas tips — lauks Transakcijas tips tiek izmantots, lai definētu katru no dažādiem transakciju tipiem, kas tiek parādīti jūsu bankas specifikācijās. Sarakstā atlasiet transakcijas tipu, lai nodrošinātu atbilstību bankas specifikācijām vai lai tas precīzi atbilstu jūsu bankas specifikācijām. Ņemiet vērā, ka sarakstā pieejamās opcijas ir tikai pašlaik atbalstītie tipi. Pašlaik abas opcijas, kas atbilst, izmantojot elektronisko saskaņošanas funkciju, ir Apmaksāta un iemaksa notīrītas.

Piezīme. Programmatūrā Microsoft Dynamics GP 2013 arī pārsūtīšanas kredīta un pārsūtīšanas debeta opcijas ir pievienotas un tiks elektroniski saskaņotas, izmantojot elektronisko saskaņošanu. Tomēr jums jāievada bankas transakcijas tipa kodi, kā to nosaka jūsu banka. Papildu Microsoft Dynamics GP 2013 funkcionalitāte ir arī tas, ka katram transakcijas tipam var būt vairāki transakciju tipu kodi.


Transakcijas tipa kods — lauks Transakcijas tipa kods tiek izmantots, lai ievadītu katra transakcijas tipa vērtību, un šī vērtība tiek jums piešķirta kā daļa no jūsu bankas failu specifikācijām. Ievadiet transakcijas tipa koda vērtību, kas atbilst atlasītajam transakcijas tipam. Šai informācijai ir jābūt no bankas, un to nevar uzlabot, ja tā nav pieejama bankas specifikācijās.

G/L konts — lauks G/L konts ir pieejams tikai tālāk minētajiem transakciju veidiem: procentu ienākumiem, citiem ienākumiem, citiem izdevumiem un pakalpojuma maksām. Ievadiet vispārīgās kases grāmatas izliekot kontu G/L konta numuru ģenerētā korekcijai. Electronic Reconcile automātiski izveidos šo transakciju tipu korekcijas, ja tās parādās lejupielādētā failā no jūsu bankas.

Ņemiet vērā, ka procentu ienākumu, citu ienākumu, citu izdevumu un pakalpojuma maksas transakciju tipi elektroniskā formātā neatbilst un tā vietā izveidos norādes Pielāgošanas ierakstus. (Noklikšķiniet uz pogas Pielāgojumi logā Atlasīt bankas transakcijas). 

Konta apraksts — pēc noklusējuma laukā Konta apraksts tiks norādīts konta apraksts no Vispārīgās grāmatas, un tas nav rediģējams.

Sadalījuma atsauce — lauku Sadalījuma atsauce var izmantot, lai ievadītu papildu atsauci, lai varētu veikt pielāgojumu. Ja vēlaties, varat ievadīt adresātu atsauci, taču tas nav obligāts lauks.

Dokumenta tips — pēc noklusējuma lauks Dokumenta tips tiks iestatīts ar transakcijas tipu, kuru atlasījāt loga Transakcijas koda ieraksts augšdaļā: Procentu ienākumi, Citi ienākumi, Citi izdevumi vai Pakalpojuma maksa. Šo lauku nevar mainīt, ja vien neatgriezīsiet un nemainīsiet lauku Transakcijas tips.

Definēt statusa kodus — poga Definēt statusa kodus kļūst pieejama tikai tad, ja logā Elektroniskās saskaņošanas formāta konfigurēšanas rīks atzīmējāt opciju Izmanto statusa kodus. Definēt statusa kodus ir pieejams tikai noteiktiem transakciju tipiem: pārbaudīt apmaksāto un depozītu notīrītu. Kad būs atlasīts kāds no šiem 2 transakciju tipiem, ir jāatlasa poga Definēt statusa kodus, lai pārietu uz logu Statusa kodu ieraksts. Šeit atlasiet: Apmaksāta pārbaude, Pārbaudīt apgrieztu, Apturēt apmaksu vai Pārtraukt apmaksas reversiju statusa tipam un ievadiet atbilstošo statusa kodu no bankas specifikācijām. Arī šo informāciju var nosūtīt no jūsu bankas, un to nevar uzlabot vai elektroniskā saskaņošana nedarbojas pareizi.



Īpašas piezīmes, kas jāatceras, iestatot Univuātisko saskaņošanas darbību:

• Jums ir jābūt faila formāta specifikāciju izdrukai no bankas, pirms iestatīt elektronisko reconcile format Configurator.

• Katra banka ir atšķirīga. Tāpēc visām bankas nevar izmantot vienu standarta formātu.

• Ja dokumentu .TXT vai .CSV ar Piezīmjbloks, sistēma parasti nelasa nekādu informāciju pēc 245. pozīcijas. Tāpēc pārliecinieties, vai visi kartētie lauki atrodas rindiņas pirmajā daļā, ja rindiņu skaits pārsniedz 245 rakstzīmes. Informācija pēc 245. gada tiks nolasīta kā jauna rinda un tiek rādīta nepārstrādāto datu ieraksta kļūdas ziņojumā kā "Ieraksta tips neatbilst atrasts: ieraksta tips = ", jo šāda ziņojuma nav. Tas būtu pieņemami, ja nav nepieciešami lauki pēc 245. pozīcijas. Ja ir nepieciešami lauki, sazinieties ar banku, lai uzzinātu, vai tie var pārkonfigurēt failu, lai tas būtu mazāks un nepārsniedz 245 rakstzīmes.

• Elektronisko saskaņotāja formāta konfigurēšanu nepieciešams iestatīt tikai vienreiz, kad pirmoreiz sākat izmantot elektronisko saskaņošanas rīku, un pēc tam vienkārši turpiniet lejupielādi. BAI, .TXT vai .CSV bankas failus, lai tie atbilstu šim formāta konfigurētājam.

• Šiem laukiem jābūt jūsu bankas formātā: Transakcijas kods, Konta numurs, Pārbaudīt/sērijas numurs, Transakcijas summa, Ieraksta tipa kods un Bankas notīrītais datums. Ja formātā tiek izmantoti statusa kodi, arī transakcijas statusa kodam jābūt arī konfigurācijā.

• Ja esat izgājis visu elektronisko saskaņošanas procesu un transakcijas netiek atzīmētas kā notīrītas savā bank reconciliation modulī, visticamāk, kaut kas nav pareizi iestatīts Elektronisko saskaņotības formāta konfigurēšanu. Visbiežākais kļūdas ziņojums, kas tiks saņemts, ir kļūda "Ieraksta tips neatbilstnavatrasts", kas tiek izdrukāta pēc lejupielādes mēģinājuma.  Tas parasti nozīmē, ka transakcijas kods nav iestatīts kodu ierakstā.

• Ja mēģināt atkārtoti lejupielādēt pēc tam, kad .txt failu jau lejupielādējāt no bankas, saņemsit kļūdas ziņojumu "Dublicēt", jo sistēma redzēs transakcijas kā dublikātus, nevis tikai lejupielādējiet jaunas transakcijas. (Ir jānotīra iepriekšējā augšupielāde, ko veic augšupielādes ID (lauks MEARLDID) tabulās ME142806 un ME142807.)

• Ja mēģināt izdzēst Reconcile un atkārtoti ievadāt informāciju pēc tam, kad .txt failu jau lejupielādējāt no bankas, saņemsit kļūdas ziņojumu "Duplicate" (Dublikāts), jo sistēma transakcijas redz kā dublikātus.

• Pārliecinieties, vai bankas konta numurs ir unikāls elektroniskajai saskaņošanai iestatītā čeku grāmatā. Ja bankas konta numurs tiek izmantots vairākās čeku grāmatās, elektroniskā saskaņošana nevar atrast čeku grāmatiņu, un jūs saņemsit ziņojumu, kurā norādīts, ka bankas konta numurs nav iestatīts.

• Konfigurētāja logā Kodu ieraksts automātiski saskaņotie tipi ir: Pārbaudīt apmaksātu, Debetētais, Pārskaitīts debets un Pārsūtīts kredīts.

• Tālāk minētie korekcijas tipi izveido"pielāgošanas " transakciju reconciliation bank adjustments (button)logā: (Piemēram, "procenti" vai "kļūdainā maksa" jūsu bankas konta izrakstā nebūtu GP (tāpēc nekas neatbilst), tāpēc jums ir nepieciešama sistēma, lai šādiem tipiem izveidotu korekcijas/dienasgrāmatas ierakstu GP.)

  • Procentu ienākumi

  • Citi ienākumi

  • Citi izdevumi

  • Pakalpojuma maksa

• Konfigurētājā nav neviena tipa, kas automātiski atbilstu increase korekcijai, samazināšanai vai izņemšanai GP logā Bankas transakciju ieraksts. Šie tipi ir korekcijas GP vienumiem, kurus jūs negaidāt, ka redzēsit bankas konta izrakstā. Jums ir manuāli jāatzīmē šie tipi kā notīrīti saskaņošanas logā.

• Pārbaudes tiks salīdzinātas ar laukā Pārbaudīt summu un Pārbaudīt numuru. Depozīti tiks saskaņoti ar depozīta summu un depozīta datumu (noklusējuma 8 dienu diapazonā, bet jūs varat to ignorēt, ja tiek prasīts lietot citu dienu diapazonu). Papildinformāciju par kritērijiem, kuriem automātiski atbilst, skatiet kb 851279.

• Bank Cleared Date var ietekmēt atbilstošo procesu. GP tikai notīrīs pārbaudes, kurās Bank Cleared datums ir PĒC CHECK Issue Date GP. GP neizdzēstu datuma pārbaudi pirms datuma, kas tika faktiski izsniegts GP.

• GP ignorēs visas sākuma nulles atbilstošo procesu atdošanas procesā, un faktiski tos noņemiet no pārbaudes numura importēšanas laikā. Sākuma nulles neietekmēs pārbaudes skaitļa atbilstošo procesu. GP var saskaņot pārbaudes skaitli, neatkarīgi no sākuma nulles.

• Izmantojiet Piezīmjbloks, lai atvērtu failus, jo automātiskā formatēšana lietojumprogrammā Excel svītru pirms nullēm.  Sākumānulles nav svarīgi pārbaudīt, bet tām ir nozīme attiecībā uz datumiem. Ja datumi tiek importēti nepareizi, tas nozīmē, ka datuma formāts konfigurētājā neatbilst faila vērtībai vai failā trūkst datuma sākuma nulles.  Ja jums konfigurētājs ir kartēts, lai izmantotu MMDDYYYY, tad jūsu failam vajadzētu būt, piemēram, 08152017.  Vai, ja jums ir MM/DD/GG, tad failam ir jābūt 08/15/17.  Datuma formātam ir precīzi jāatbilst.

• Atverot failu, ievadiet apstiprinājuma numuru pēc jūsu izvēles.  Pārbaudes tiks importētas pēc apstiprinājuma numura ievadīšanas.

• Ja pienesīsiet ikdienas failu, jums katru dienu jāsaskaņo fails, pirms iesniegt nākamās dienas failu.  Sistēma automātiski atbildīs pēdējam failam, kas ir atvērts.  Tātad, ja vispirms importējat 5 dienas failus un pēc tam saskaņojat 1. dienu, tas automātiski tiks saskaņots, bet, mēģinot saskaņot 2. dienu, tas netiks automātiski saskaņots.  Jums būtu vēlreiz jāimportē failā 2. dienā, ja vēlaties, lai tas automātiski atbilstu.

• Ja datums tiek importēts kā visas nulles vai 00/00/0000, tad konfigurētājā kartējiet lauku "Bankas notīrītais datums", nevis "transakcijas datums".

• Ja datums tiek importēts kā scrambled, datuma formāts konfigurētājā neatbilst datuma formātam bankas failā.  Pārliecinieties, vai bankas failam ir MMDDYYYY, ko atlasījāt konfigurējajā formātā, lai precīzi atbilstu šim formātam.  Pārliecinieties, vai lietotājs failu nav atvēris programmā Excel kā arī mm vai DD sākuma nulles ir atmestas.  Šādā gadījumā atveriet failu programmā Piezīmjbloks pievienojiet sākuma nulles atpakaļ datumam un importējiet vēlreiz.  Izmantojiet Piezīmjbloks, lai atvērtu bankas failus, nevis Excel.

• Papildinformāciju par transakciju atbilstību skatiet rakstā KB 851279.

Šis raksts bija TechKnowledge dokumenta ID:19396