Feilstavede ord, ekstra mellomrom på slutten, uønskede prefikser, feil med stor og liten bokstav og spesielle tegn som ikke hører hjemme, gir et dårlig førsteinntrykk. Og dette er ikke en gang en fullstendig liste over måter dataene dine kan grises til på. Brett opp ermene. Tiden er kommet for en skikkelig storrengjøring av regnearkene dine med Microsoft Excel.
Grunnleggende om fjerning av dataene dine
Du har ikke alltid kontroll over formatet og typen data du importerer fra en ekstern datakilde, som for eksempel en database, tekstfil eller en nettside. Før du kan analysere dataene, må du ofte rydde opp i dem først. Heldigvis har Excel mange funksjoner som kan hjelpe deg med å få data i nøyaktig det formatet du ønsker. Noen ganger er aktiviteten enkel, og det finnes en bestemt programfunksjon som gjør jobben for deg. Du kan for eksempel enkelt bruke stavekontrollen til å rydde opp i feilstavede ord i kolonner som inneholder kommentarer eller beskrivelser. Eller, hvis du vil fjerne dupliserte rader, kan du raskt gjøre dette ved hjelp av Fjern duplikater-dialogboksen.
Andre ganger må du kanskje manipulere én eller flere kolonner ved å bruke en formel til å konvertere de importerte verdiene til nye verdier. Hvis du vil fjerne etterfølgende mellomrom, kan du for eksempel opprette en ny kolonne for å rydde opp i dataene ved hjelp av en formel, fylle inn den nye kolonnen, konvertere den nye kolonnens formler til verdier og deretter fjerne den opprinnelige kolonnen.
De grunnleggende trinnene for å rydde opp i data er som følger:
Importere data fra en ekstern datakilde.
Opprett en sikkerhetskopi av de opprinnelige dataene i en annen arbeidsbok.
Kontroller at dataene er i tabellformat med rader og kolonner med lignende data i hver kolonne, alle kolonner og rader synlig og ingen tomme rader i området. Bruk en Excel-tabell for best resultat.
Gjør oppgaver som ikke krever kolonneredigering først – for eksempel stavekontroll eller å bruke Søk og Erstatt-dialogboksen.
Deretter gjør du oppgaver som krever kolonneredigering. De generelle trinnene for å endre en kolonne er:
- Sett inn en ny kolonne (B) ved siden av den opprinnelige kolonnen (A) som må ryddes opp i.
- Legg til en formel som transformerer dataene øverst i den nye kolonnen (B).
- Fyll nedover formelen i den nye kolonnen (B). I en Excel-tabell opprettes automatisk en beregnet kolonne med verdier fylt ned.
- Velg den nye kolonnen (B), kopier den og lim deretter inn som verdier i den nye kolonnen (B).
- Fjern den opprinnelige kolonnen (A), som så gjør at den nye kolonnen konverteres fra B til A.
Hvis du ønsker å rydde i samme datakilde med jevne mellomrom, bør du vurdere å spille inn en makro eller skrive kode for å automatisere hele prosessen. Det finnes også en rekke eksterne tillegg skrevet av tredjepartsleverandører, som er oppført i Tredjepartsleverandører-delen, som du kan vurdere å bruke hvis du ikke har tid eller ressurser til å automatisere prosessen på egen hånd.
| Mer informasjon | Beskrivelse |
|---|---|
| Fylle ut data automatisk i regnearkceller | Viser hvordan du bruker Fyll-kommandoen. |
|
Opprette og formatere tabeller Endre størrelsen på en tabell ved å legge til eller fjerne rader og kolonner Bruke beregnede kolonner i en Excel-tabell |
Vis hvordan du oppretter en Excel-tabell og legger til eller sletter kolonner eller beregnede kolonner. |
| Opprette makroer | Viser flere måter å automatisere ensformige oppgaver på ved hjelp av en makro. |
Stavekontroll
Du kan bruke stavekontroll til så mangt. Ikke bare kan du bruke den til å finne verdier som er feilstavet, men også til å finne verdier som ikke er brukt konsekvent – for eksempel produkt- eller firmanavn, ved å legge til de verdiene i en egendefinert ordbok.
| Mer informasjon | Beskrivelse |
|---|---|
| Kontrollere stavemåte og grammatikk | Viser hvordan du korrigerer feilstavede ord i et regneark. |
| Bruke egendefinerte ordlister til å legge til ord i stavekontrollen | Forklarer hvordan du kan bruke egendefinerte ordlister. |
Fjerne dupliserte rader
Dupliserte rader er et vanlig problem når du importerer data. Det er lurt å filtrere etter unike verdier først, for å bekrefte at resultatene er de du ønsker før du fjerner dupliserte verdier.
| Mer informasjon | Beskrivelse |
|---|---|
| Filtrere etter unike verdier eller fjerne duplikatverdier | Viser to nært beslektet prosedyrer: hvordan du kan filtrere etter unike rader og hvordan du fjerner dupliserte rader. |
Søke etter og erstatte
Du vil kanskje fjerne en ordinær innledende streng, for eksempel en etikett etterfulgt av et kolon og mellomrom eller et suffiks, eksempelvis et parentetisk uttrykk på slutten av strengen som er foreldet eller unødvendig. Du kan gjøre dette ved å finne forekomster av teksten og deretter erstatte den med ingen tekst eller annen tekst.
| Mer informasjon | Beskrivelse |
|---|---|
|
Kontroller om en celle inneholder tekst (skille mellom store og små bokstaver) Kontroller om en celle inneholder tekst (skiller mellom store og små bokstaver) |
Viser hvordan du bruker Finn-kommandoen og andre funksjoner til å finne tekst. |
| Fjerne tegn fra tekst | Viser hvordan du bruker Erstatt-kommandoen og flere funksjoner for å fjerne tekst. |
| Finne eller erstatte tekst og tall i et regneark | Viser hvordan du bruker dialogbokseneFinn og Erstatt. |
|
FINN, FINNB SØK, SØKB REPLACE, REPLACEB BYTT.UT LEFT, LEFTB RIGHT, RIGHTB LENGDE og LENGDEB MID, MIDB |
Dette er funksjonene som du kan bruke til å utføre ulike former for strengmanipulering, for eksempel å finne og erstatte en delstreng i en streng, trekke ut deler av en streng eller fastslå lengden på en streng. |
Endre små/store bokstaver i en tekst
Noen ganger kommer tekst i ulike innpakninger, spesielt hva gjelder store/små bokstaver. Ved hjelp av én eller flere av de tre funksjonene for små/store bokstaver kan du konvertere tekst til små bokstaver: for eksempel e-postadresser, eller store bokstaver: for eksempel produktkoder eller store forbokstaver, deriblant navn eller boktitler.
| Mer informasjon | Beskrivelse |
|---|---|
| Gjøre om tekst til store eller små bokstaver | Viser hvordan du bruker de tre funksjonene for store/små bokstaver. |
| SMÅ | Gjør om store bokstaver i en tekststreng til små bokstaver. |
| STOR.FORBOKSTAV | Stor forbokstav i den første bokstaven i en tekststreng og eventuelle andre bokstaver i tekst som følger et annet tegn enn en bokstav. Konverterer alle andre bokstaver til små bokstaver. |
| STORE | Konverterer tekst til store bokstaver. |
Fjerne mellomrom og tegn som ikke skal skrives ut fra tekst
Noen ganger inneholder tekstverdier innledende, etterfølgende eller flere innebygde mellomromstegn (Unicode-tegnsettverdier 32 og 160) eller tegn som ikke skrives ut (Unicode-tegnsettverdier 0 til 31, 127, 129, 141, 143, 144 og 157). Disse tegnene kan noen ganger føre til uventede resultater når du sorterer, filtrerer eller søker. For eksempel kan det hende at brukere, i den eksterne datakilden, gjør feil som å legge til ekstra mellomrom utilsiktet, eller kanskje importert tekstdata fra eksterne kilder inneholder tegn som ikke skal skrives ut, som er innebygd i selve teksten. Ettersom det ikke er lett å legge merke til disse tegnene, kan det være vanskelig å forstå de uventede resultatene. Hvis du vil fjerne disse uønskede tegnene, kan du bruke en kombinasjon av funksjonene TRIM, RENS og BYTT.UT.
| Mer informasjon | Beskrivelse |
|---|---|
| KODE | Returnerer en tallkode for det første tegnet i en tekststreng. |
| RENS | Fjerner de første 32 tegnene i den 7-biters ASCII-koden som ikke skal skrives ut (verdiene fra 0 til og med 31) fra teksten. |
| TRIMME | Fjerner det 7-biters ASCII-mellomromstegnet (verdi 32) fra teksten. |
| BYTT.UT | Du kan bruke BYTT.UT-funksjonen til å erstatte Unicode-tegnene som har høyere verdi (verdiene 127, 129, 141, 143, 144, 157 og 160), med de 7-biters ASCII-tegnene som funksjonene TRIM og RENS ble designet for. |
Fikse tall og talltegn
Det er to hovedproblemer med tall som kan kreve at du renser dataene: Tallet ble importert som tekst utilsiktet, og minustegnet må endres til standarden for organisasjonen.
| Mer informasjon | Beskrivelse |
|---|---|
| Konverter tall som er lagret som tekst, til tall | Viser hvordan du konverterer tall som er formatert og lagret i celler som tekst – noe som kan føre til problemer med beregninger eller forvirrende sorteringsrekkefølger – til tallformat. |
| VALUTA | Konverterer et tall til tekstformat og bruker et valutasymbol. |
| TEKST | Konverterer en verdi til tekst i et bestemt tallformat. |
| FASTSATT | Runder av et tall til et angitt antall desimaler, formaterer tallet til desimalformat ved å bruke komma og punktum, og returnerer resultatet som tekst. |
| VERDI | Konverterer tekst til et tall. |
Fikse datoer og klokkeslett
Fordi det finnes så mange ulike datoformater og fordi disse formatene kan forveksles med nummererte delkoder eller andre strenger som inneholder skråstreker eller bindestreker, må datoer og klokkeslett ofte konverteres og formateres på nytt.
| Mer informasjon | Beskrivelse |
|---|---|
| Endre datosystemet, formatet eller tosifret årtolkning | Beskriver hvordan datosystemet fungerer i Office Excel. |
| Konvertere klokkeslett | Viser hvordan du konverterer mellom ulike tidsenheter. |
| Konvertere datoer som er lagret som tekst, til datoer | Viser hvordan du konverterer datoer som er formatert og lagret i celler som tekst – noe som kan føre til problemer med beregninger eller forvirrende sorteringsrekkefølger – til datoformat. |
| DATO | Returnerer det sekvensielle serienummeret som representerer en bestemt dato. Hvis celleformatet var Generelt før funksjonen ble skrevet inn, formateres resultatet som en dato. |
| DATOVERDI | Konverterer en dato representert som tekst, til et serienummer. |
| KLOKKESLETT | Returnerer desimaltallet som representerer en bestemt dato. Hvis celleformatet var Standard før funksjonen var skrevet inn, blir resultatet formatert som en dato. |
| TIDSVERDI | Returnerer desimaltallet som svarer til klokkeslettet som er representert av en tekststreng. Desimaltallet er en verdi i området fra 0 (null) til 0,99999999 og angir klokkeslett fra 0:00:00 til 23:59:59. |
Slå sammen og dele kolonner
Det er en vanlig aktivitet etter import av data fra en ekstern datakilde å slå sammen to eller flere kolonner til én kolonne, eller å dele én kolonne i to eller flere kolonner. Du vil for eksempel kanskje dele en kolonne som inneholder et fullt navn, inn i fornavn og etternavn. Eller du vil kanskje dele en kolonne som inneholder et adresse-felt, inn i separate kolonner for gateadresse, poststed, område og postnummer. Eller kanskje du ønsker et motsatt resultat. Du ønsker kanskje å slå sammen to kolonner for fornavn og etternavn henholdsvis til én kolonne med fullt navn eller slå sammen separate adressekolonner til én kolonne. Flere vanlige verdier som kan kreve sammenslåing til én kolonne eller inndeling i flere kolonner inkluderer produktkoder, filbaner og Internet Protocol (IP)-adresser.
| Mer informasjon | Beskrivelse |
|---|---|
|
Kombinere for- og etternavn Kombinerer tekst og tall Kombinere tekst med en dato eller et klokkeslett Kombinere to eller flere kolonner ved hjelp av en funksjon |
Vis vanlige eksempler på å kombinere verdier fra to eller flere kolonner. |
| Dele tekst inn i ulike kolonner med veiviseren for konvertering av tekst til kolonner | Viser hvordan du bruker denne veiviseren til å dele kolonner basert på ulike vanlige skilletegn. |
| Dele tekst i ulike kolonner med funksjoner | Viser hvordan du bruker funksjonene VENSTRE, DELTEKST, HØYRE og LENGDE til å dele en navnekolonne inn i to eller flere kolonner. |
| Kombinere eller dele innholdet i celler | Viser hvordan du bruker KJEDE.SAMMEN, og-tegnet (&), og Konverter tekst til kolonner-veiviseren. |
| Slå sammen celler eller dele opp sammenslåtte celler | Viser hvordan du bruker kommandoene Slå sammen celler, Slå sammen på tvers og Slå sammen og Midtstill. |
| KJEDE.SAMMEN | Slår sammen to eller flere tekststrenger til én tekststreng. |
Forvandle og omordne kolonner og rader
De fleste analyse- og formateringsfunksjoner i Office Excel forutsetter at dataene finnes i én enkelt, flat/todimensjonal tabell. Noen ganger vil du kanskje gjøre om radene til kolonner, og kolonnene til rader. Andre ganger er ikke data engang strukturert i et tabellformat, og du trenger en måte å transformere data på fra et ikke-tabulært format til et tabellformat.
| Mer informasjon | Beskrivelse |
|---|---|
| TRANSPONER | Returnerer et loddrett celleområde som et vannrett område eller omvendt. |
Avstem tabelldata ved å slå sammen eller samsvare
Noen ganger bruker databaseadministratorer Office Excel til å finne og rette samsvarsfeil når to eller flere tabeller slås sammen. Dette kan innebære å måtte slå sammen to tabeller fra forskjellige regneark, for eksempel for å se alle postene i begge tabellene eller for å sammenligne tabeller og finne rader som ikke samsvarer.
| Mer informasjon | Beskrivelse |
|---|---|
| Slå opp verdier i en dataliste | Viser vanlige metoder for å slå opp data ved hjelp av oppslagsfunksjonene. |
| SLÅ.OPP | Returnerer en verdi fra et område med én rad eller én kolonne eller fra en matrise. SLÅ.OPP-funksjonen har to syntaktiske former: vektor og matrise. |
| FINN.KOLONNE | Søker etter en verdi i den øverste raden i en tabell eller en matrise med verdier, og returnerer deretter en verdi i den samme kolonnen fra en rad du angir i tabellen eller matrisen. |
| FINN.RAD | Søker etter en verdi i den første kolonnen i en matrise og returnerer en verdi i den samme raden fra en annen kolonne i matrisen. |
| INDEKS | Returnerer en verdi eller referansen til en verdi fra en tabell eller et område. Det finnes to versjoner av funksjonen INDEKS: matriseformen og referanseformen. |
| SAMMENLIGNE | Returnerer den relative posisjonen til et element i en matrise som samsvarer med en bestemt verdi i en bestemt rekkefølge. Bruk SAMMENLIGNE i stedet for en av oppslagsfunksjonene når du trenger posisjonen til et element i et område i stedet for selve elementet. |
| FORSKYVNING | Returnerer en referanse til et område som består av et angitt antall rader og kolonner fra en celle eller et celleområde. Referansen som returneres, kan være en enkelt celle eller et celleområde. Du kan angi antallet rader og kolonner som skal returneres. |
Tredjepartsleverandører
Følgende er en delvis liste over tredjepartsleverandører som har produkter som brukes til å rense data på en rekke måter.
Obs!
Microsoft gir ikke støtte for tredjepartsprodukter.