Bruke Access eller Excel til å ordne dataene

Access og Microsoft Excel har mange likheter, noe som kan gjøre det vanskelig å avgjøre hvilket program du skal bruke. Begge programmene kan for eksempel lagre store mengder data, kjøre kraftige spørringer og analyseverktøy for å dele opp dataene, og utføre avanserte beregninger som returnerer dataene du trenger.

Hvert program har imidlertid klare fordeler, avhengig av hvilken type data du administrerer, og hva du vil gjøre med dataene. Hvis du for eksempel vil opprettholde dataintegritet i et format som flere brukere har tilgang til, er Access det beste valget. Excel er bedre egnet for kompliserte numeriske data som du vil analysere i dybden.

I mange tilfeller kan du bruke begge programmene og bruke hvert program til det formålet det er best egnet for. Access er generelt sett bedre for databehandling: Det hjelper deg med å holde dataene organisert, enkle å søke i og tilgjengelig for flere samtidige brukere. Excel er generelt bedre til å analysere data: Det utfører kompliserte beregninger, utforsker mulige resultater og produserer diagrammer av høy kvalitet. Hvis du bruker Access til å lagre dataene og Excel til å analysere dem, kan du dra nytte av begge programmene.

Excel støtter også samtidig redigering i sanntid, slik at flere personer kan redigere samme arbeidsbok samtidig på tvers av enheter. Access brukes vanligvis for strukturerte databasescenarioer med flere brukere i Windows.

Før du bestemmer deg for hvilket program du skal bruke, bør du sammenligne fordelene ved hvert program, finne ut når det er best å bruke det ene eller det andre, og finne ut hvordan du arbeider med begge programmene for å oppnå nøyaktig det resultatet du ønsker.

Sammenligne fordelene ved hvert program

Å velge riktig program er avgjørende hvis du vil ha tilgang til og oppdatere informasjonen med maksimal ytelse og nøyaktighet. Hvis du vil finne ut hvilket program som passer best til oppgavene du ønsker å utføre, kan du sammenligne fordelene som hvert program tilbyr med hensyn til datalagring, dataanalyse, flerbrukersamarbeid og sikkerhet.

Datalagring

Flate kontra relasjonsdata Still deg selv følgende spørsmål for å avgjøre hvilket program som er best for lagring av dataene dine: Er dataene relasjonelle eller ikke? Data som du effektivt kan oppbevare i én enkelt tabell eller ett regneark, kalles flate eller ikke-relasjonelle data. Hvis du for eksempel ønsker å opprette en enkel liste over kunder, med bare én adresse og kontaktperson for hver kunde, kan Excel være det beste valget. Hvis du imidlertid vil lagre en mer kompleks kundeliste som inneholder fakturerings- og leveringsadresser for hver kunde, eller flere kontaktpersoner for hver kunde, er Access den beste løsningen.

I en relasjonsdatabase organiserer du informasjonen i flere tabeller. I en godt utformet relasjonsdatabase er hver tabell flat og inneholder bare informasjon om én datatype. Hvis du for eksempel oppretter en kundedatabase, plasseres navnene på kundene i én tabell, mens disse kundenes fakturerings- og leveringsadresser havner i en egen tabell. Det er lurt å lagre adresser atskilt fra navn fordi hver kunde kan ha mer enn én adresse, og du vil kunne angi flere adresser for hver kunde uten å måtte angi kundenavnet for hver adresse på nytt.

Lokale kontra eksterne data Du kan bruke Access til å koble til data fra en rekke eksterne datakilder, slik at du kan vise, spørre og redigere data uten å måtte importere dem. Access inneholder for eksempel kommandoer for å koble til eksisterende data i en Microsoft SQL Server-database, en dBASE-fil eller en Outlook-mappe, i tillegg til mange andre datakilder. Du kan bruke Excel til å koble til en rekke ulike datakilder, inkludert Access-, SQL Server- og Analysis Services-databaser, tekst- og XML-filer og ODBC- og OLE DB-datakilder. Du kan imidlertid ikke redigere dataene for å endre kildedataene via brukergrensesnittet i Excel.

Både Access og Excel har kommandoer for å koble til data i Windows SharePoint Services-lister. Excel har imidlertid bare en skrivebeskyttet tilkobling til SharePoint-lister. mens Access lar deg lese fra og skrive data til SharePoint-lister.

Dataintegritet kontra fleksibilitet Unike identifikatorer bidrar til å bevare dataintegriteten, og sikrer at ingen rader (eller poster) inneholder nøyaktig de samme dataene. Unike identifikatorer gir også den raskeste måten å hente data på når du søker på eller sorterer dataene dine. I Access kan du bruke datatypen Autonummer til automatisk å generere en unik identifikator for hver post. Du kan deretter bruke disse identifikatorene til å relatere poster i én tabell til én eller flere poster i en annen tabell.

Strukturen som brukes på dataene i Access, bidrar til å sikre dataintegritet. Access kan kreve at nye poster i én tabell har en eksisterende tilsvarende verdi i en annen tabell, slik at du ikke kan opprette isolerte poster. Du vil for eksempel ikke ha en ordre som ikke inneholder kundeinformasjon. Access kan kreve at hver nye post i ordretabellen har en tilsvarende kundeverdi i kundetabellen. Denne nødvendige verdikorrespondansen kalles referanseintegritet.

Du kan også pålegge dine egne begrensninger og regler for å sikre at dataene legges inn riktig. Excel lar deg skrive inn data i en mer frihåndsform, men siden Excel ikke støtter relasjonsdata, kan det ikke støtte referanseintegritet. Du kan imidlertid bruke datavalideringskommandoen til å kontrollere dataregistrering i Excel.

Dataanalyse

Spørring Hvis du ofte må vise dataene på mange måter, avhengig av endrede betingelser eller hendelser, kan Access være det beste valget for lagring og arbeid med dataene. Med Access kan du bruke SQL-spørringer (Structured Query Language) til raskt å hente bare de radene og kolonnene med data du vil ha, uansett om dataene er i én tabell eller mange tabeller. Du kan også bruke uttrykk i spørringer til å opprette beregnede felt. Bruk av et uttrykk i Access ligner prosessen med å bruke formler i Excel til å beregne verdier. Du kan også bruke Access-spørringer til å summere data og presentere samlede verdier, for eksempel summer, gjennomsnitt og antall.

Modellering I Excel kan du bruke hva-skjer-hvis-analyseverktøy til å forutsi utfallet av en regnearkmodell. Med hva-skjer-hvis-analyse kan du kjøre ulike scenarioer på dataene, for eksempel beste og verste tilfelle, og sammenligne resultatdata for flere scenarioer i en sammendragsrapport. Ingen lignende funksjoner er tilgjengelige i Access.

Pivotering og diagrammer I begge programmene kan du opprette pivottabellrapporter og pivottabelldiagrammer. Excel har imidlertid mer avanserte funksjoner for pivottabellrapportering og diagrammer enn Access. Hvis du planlegger å opprette omfattende pivottabellrapporter eller tilby diagrammer med profesjonelt utseende regelmessig, bør du bruke pivottabellrapportering eller pivottabelldiagram i Excel i stedet for de samme funksjonene i Access.

Samarbeid mellom flere brukere

Både Access og Excel støtter samarbeidsmiljøer, for eksempel Windows SharePoint Services og delte nettverksfilressurser. De er imidlertid forskjellige i hvordan flere brukere får tilgang til data.

Flere brukeres tilgang til data Under normal drift lar Access flere brukere åpne én enkelt database samtidig. Denne fremgangsmåten fungerer bra fordi Access bare låser dataene som en bruker redigerer. Derfor kan andre brukere redigere forskjellige oppføringer uten konflikter. I Excel kan du dele en arbeidsbok med andre brukere, men samarbeid mellom flere brukere fungerer best når brukere arbeider med dataene i arbeidsboken på forskjellige tidspunkt i stedet for samtidig. Brukerne av en Access-database samarbeider på et sett med data, og brukerne av en Excel-arbeidsbok samarbeider på et dokument.

Bruke Windows SharePoint Services til samarbeid Begge programmene integreres med Microsoft Windows SharePoint Services-teknologier, for eksempel SharePoint-lister og -dokumentbiblioteker.

Access gir mange måter å samarbeide med flere brukere på et SharePoint-område på. Du kan for eksempel laste opp en fullstendig database til et Windows SharePoint Services-dokumentbibliotek, gjøre skjemaer og rapporter tilgjengelige som Windows SharePoint Services-visninger og koble en database til data som er lagret i SharePoint-lister.

Excel gir bare én måte å samarbeide med flere brukere på et SharePoint Services-område på. Du kan laste opp en arbeidsbok til Windows SharePoint Services-dokumentbiblioteker der individuelle brukere kan sjekke ut arbeidsboken for å gjøre endringer og hindre andre brukere i å endre arbeidsboken samtidig. Brukere kan redigere en arbeidsbok uten å sjekke den ut av dokumentbiblioteket, og da må de koordinere med andre brukere for å unngå datakonflikter.

Bruke nettverksmapper til samarbeid Hvis du lagrer en Access-database i en delt nettverksmappe, kan flere brukere åpne databasen og arbeide med dataene samtidig. Databasen låser enkeltposter når en bruker redigerer dem. Hvis du lagrer en Excel-arbeidsbok i en delt nettverksmappe, kan bare én bruker redigere arbeidsboken om gangen. For visningsformål kan flere brukere åpne arbeidsboken mens en annen bruker redigerer den, men disse brukerne kan ikke foreta endringer i dataene før brukeren som redigerer arbeidsboken, lukker den.

Sikkerhet

Begge programmene har lignende funksjoner – passord og kryptering – som bidrar til å forhindre tap av data og beskytter data mot uautorisert tilgang. Det er imidlertid noen forskjeller mellom Access og Excel når det gjelder hvordan databeskyttelse på brukernivå fungerer.

Forebygge datatap I Access lagres arbeidet ditt kontinuerlig, slik at du sannsynligvis ikke mister mye arbeid (hvis aktuelt). Men siden Access lagrer arbeidet ditt kontinuerlig, er det også mulig for deg å gjøre endringer som du senere finner ut at du ikke vil lagre. Hvis du vil sikre at du kan gjenopprette databasen til slik du ønsker, bør du opprette en sikkerhetskopi av databasefilen etter en tidsplan som passer dine behov. Du kan gjenopprette en hel database fra en sikkerhetskopi, eller du kan gjenopprette bare tabellen eller et annet databaseobjekt du trenger. Hvis du bruker et verktøy for sikkerhetskopiering av filsystemet, kan du også bruke en kopi av en database fra en sikkerhetskopi av filsystemet til å gjenopprette dataene. I Excel kan du lagre informasjon om automatisk gjenoppretting med angitte intervaller mens du oppdaterer dataene.

Databeskyttelse på brukernivå I Excel kan du fjerne kritiske eller private data fra visningen ved å skjule kolonner og rader med data, og deretter beskytte hele regnearket for å kontrollere brukertilgang til de skjulte dataene. I tillegg til å beskytte et regneark og elementene i regnearket kan du også låse og låse opp celler i et regneark for å hindre at andre brukere endrer viktige data utilsiktet.

Sikkerhet på filnivå På filnivå kan du bruke kryptering i begge programmene for å hindre uautoriserte brukere i å se dataene. Du kan også kreve at et passord angis for å åpne en databasefil eller arbeidsbok. Du kan i tillegg bidra til å sikre en databasefil eller arbeidsbok ved å bruke en digital signatur.

Begrenset tilgang til data I Excel kan du angi brukerbaserte tilgangstillatelser til data, eller angi skrivebeskyttede rettigheter som hindrer andre brukere i å gjøre endringer i dataene de har tilgang til. Access tilbyr ikke sikkerhetsfunksjoner på brukernivå, men det støtter brukersikkerhetsmodellen for alle databaseservere det kobles til. Hvis du for eksempel kobler til en SharePoint-liste, respekteres brukertillatelsene for SharePoint-listen i Access. Hvis du vil holde uautoriserte brukere utenfor Access-dataene, krypterer du databasen ved å angi et passord. Brukere må angi passordet for å lese data fra databasen, selv om de har tilgang til den i et annet program, for eksempel Excel.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du beskytter dataene dine, kan du se Angi eller endre sikkerhet på brukernivå for Access 2003 i Access 2007 eller høyere og Beskyttelse og sikkerhet i Excel.

Når du bør bruke Access

Access er generelt sett det beste valget når du trenger å spore og registrere data regelmessig, og deretter vise, eksportere eller skrive ut delsett av dataene. Access-skjemaer er et mer praktisk grensesnitt enn et Excel-regneark for å arbeide med dataene. Du kan bruke Access til å automatisere handlinger du utfører ofte, og Access-rapporter lar deg oppsummere data i trykt eller elektronisk format. Access gir mer struktur for dataene. Du kan for eksempel styre hvilke typer data som kan legges inn, hvilke verdier som godtas, og du kan angi hvordan data i én tabell er relatert til data i andre tabeller. Denne strukturen hjelper deg med å sikre at bare de riktige datatypene legges inn.

Access lagrer data i tabeller som ligner mye på regneark, men Access-tabeller er utformet for komplekse spørringer i forhold til data som er lagret i andre tabeller.

Bruk Access når du:

• Forvent at mange personer arbeider i databasen, og du vil ha robuste alternativer som trygt håndterer oppdateringer av dataene, for eksempel postlåsing og konfliktløsing.
• Forutse behovet for å legge til flere tabeller i et datasett som opprinnelig var en flat eller ikke-relasjonell tabell.
• Vil kjøre komplekse spørringer.
• ønsker å produsere en rekke rapporter eller adresseetiketter.

Vanlige scenarier for bruk av Access

• Administrere kontakter Du kan administrere kontaktene og postadressene dine, og deretter opprette rapporter i Access eller slå sammen dataene med Microsoft Office Word for å skrive ut standardbrev, konvolutter eller adresseetiketter.
• Spor beholdning og aktiva Du kan opprette en oversikt over artikler i hjemmet eller i bedriften din, og lagre bilder eller andre relaterte dokumenter sammen med dataene.
• Ordresporing Du kan skrive inn informasjon om produkter, kunder og ordre, og deretter opprette rapporter som viser salg etter ansatt, område, tidsperiode, eller en annen verdi.
• Oppgavesporing Du kan spore oppgaver for en gruppe personer og angi nye oppgaver samtidig som andre oppdaterer sine eksisterende oppgaver i samme database.
• Organisere utlånsbiblioteker Du kan bruke Access til å lagre data om bøkene og CD-ene dine og holde oversikt over hvem du har lånt dem til.
• Planlegging av arrangement Du kan skrive inn informasjon om arrangementdatoer, -steder og -deltakere, og deretter skrive ut tidsskjemaer eller sammendrag om arrangementer.
• Ernæringssporing Hold oversikt over oppskrifter, og logg diett- og treningsaktiviteter.

Når bør du bruke Excel

Excel er et regnearkprogram og kan lagre store mengder data i arbeidsbøker som inneholder ett eller flere regneark. I stedet for å fungere som et databasebehandlingssystem, for eksempel Access, er Excel optimalisert for dataanalyse og -beregning. Du kan bruke dette fleksible programmet til å bygge modeller for å analysere data, skrive enkle og kompliserte formler for å utføre beregninger på disse dataene, pivotere dataene slik du ønsker og presentere data i en rekke profesjonelle diagrammer. Microsoft Create har flere Excel-utformingsmaler å velge blant.

Bruk Excel når du:

• Kreve en flat eller ikke-relasjonell visning av dataene i stedet for en relasjonsdatabase som bruker flere tabeller, og når dataene for det meste er numeriske.
• Kjør vanlige beregninger og statistiske sammenligninger på dataene.
• Vil bruke pivottabellrapporter til å vise hierarkiske data i et kompakt og fleksibelt oppsett.
• Planlegg å opprette diagrammer regelmessig, og vil bruke de nye diagramformatene som er tilgjengelige i Excel.
• Vil fremheve dataene ved hjelp av ikoner for betinget formatering, datastolper og fargeskalaer.
• Vil utføre avanserte hva-skjer-hvis-analyser på dataene, for eksempel statistikk, ingeniørarbeid og regresjonsanalyse.
• Vil holde orden på elementer i en enkel liste, enten for personlig bruk eller for begrenset samarbeid.

Vanlige scenarier for bruk av Excel

• Regnskap Du kan bruke de kraftige beregningsfunksjonene i Excel i mange regnskapsrapporter, for eksempel en kontantstrømrapport, en inntektsrapport eller et resultatregnskap.
• Budsjettering Uansett om du har behov for et privat eller arbeidsrelatert budsjett, kan du lage en hvilken som helst budsjettype i Excel, for eksempel en budsjettplan for markedsføring, et arrangementsbudsjett eller et pensjonsbudsjett.
• Fakturering og salg Excel er også nyttig når du har behov for å arbeide med fakturering og salgsdata, og det er enkelt å opprette skjemaene du trenger, for eksempel salgsfakturaer, følgesedler eller innkjøpsordrer.
• Rapportering Du kan opprette forskjellige typer rapporter i Excel som gjenspeiler dataanalysen eller oppsummerer dataene, for eksempel rapporter som måler prosjektytelse, prognosedata, summerer data eller presenterer avviksdata.
• Planlegging Excel er et flott verktøy til å opprette profesjonelle planer eller nyttige planleggere – for eksempel en ukentlig timeplan, en plan for markedsundersøkelser, en oversikt over skatt ved årsslutt eller planleggere som hjelper deg med å organisere ukentlige middager, fester eller ferier.
• Sporing Du kan bruke Excel til å holde orden på data i en timeliste eller liste, for eksempel en timeliste for å spore arbeid, eller en beholdningsliste som holder oversikt over utstyr.
• Bruke kalendere Excel har et rutenett som ser ut, og egner seg godt til å lage alle typer kalendere, for eksempel en akademisk kalender for å holde oversikt over aktiviteter i løpet av skoleåret, eller en regnskapsårskalender for å spore bedriftshendelser og milepæler.

Hvis du vil ha nyttige Excel-maler i en av disse kategoriene, kan du se Maler for Excel på Microsoft Office Online.

Bruke Access og Excel sammen

Du bør kanskje dra nytte av fordelene som begge programmene tilbyr. Du kan for eksempel opprette et regneark i Excel der du kan beregne og analysere dataene. Men regnearket blir for stort og komplekst, og mange andre brukere trenger tilgang til dataene. På dette tidspunktet vil du kanskje importere eller koble regnearket til Access og bruke det som en database i stedet for å arbeide med det i Excel. Eller kanskje du har data i en Access-database som du ønsker å opprette noen detaljerte Excel-pivottabellrapporter og Excel-diagrammer med profesjonelt utseende for.

Uansett hvilket program du bruker først, kan du alltid overføre dataene fra det ene programmet til det andre, der du kan fortsette å arbeide med det. Med eller uten en datatilkobling kan du hente data inn i Access fra Excel (og omvendt) ved å kopiere, importere eller eksportere dem.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du utveksler data mellom begge programmene, kan du se Flytte data fra Excel til Access.