Obs!
Microsoft Access støtter ikke import av Excel-data med en brukt følsomhetsetikett. Som en løsning kan du fjerne etiketten før du importerer, og deretter bruke etiketten på nytt etter importen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruke følsomhetsetiketter på filer og e-post i Office.
Denne artikkelen viser deg hvordan du flytter data fra Excel til Access og konverterer dataene til relasjonstabeller slik at du kan bruke Microsoft Excel og Access sammen. Oppsummert er Access best for å hente, lagre, spørre og dele data, og Excel er best for å beregne, analysere og visualisere data.
To artikler, Bruke Access eller Excel til å behandle dataene ogDe ti viktigste grunnene til å bruke Access med Excel, diskuterer hvilket program som passer best for en bestemt oppgave, og hvordan du bruker Excel og Access sammen for å lage en praktisk løsning.
Når du flytter data fra Excel til Access, er det tre grunnleggende trinn i prosessen.
Obs!
Hvis du vil ha informasjon om datamodellering og relasjoner i Access, kan du se Grunnleggende om databaseutforming.
Trinn 1: Importere data fra Excel til Access
Import av data er en operasjon som kan gå mye smidigere hvis du tar deg tid til å klargjøre og rydde opp i dataene. Å importere data er som å flytte til et nytt hjem. Hvis du rydder ut og organiserer eiendelene dine før du flytter, er det mye enklere å finne seg til rette i ditt nye hjem.
Rydd opp i dataene før du importerer
Før du importerer data til Access i Excel, er det lurt å gjøre følgende:
- Konverter celler som inneholder ikke-atomiske data (det vil si flere verdier i én celle) til flere kolonner. En celle i en Ferdigheter-kolonne som inneholder flere kompetanseverdier, for eksempel C#-programmering, VBA-programmering og Webutforming, bør for eksempel deles opp i separate kolonner som hver bare inneholder én kompetanseverdi.
- Bruk kommandoen TRIMME til å fjerne innledende, etterfølgende og flere innebygde mellomrom.
- Fjern tegn som ikke skrives ut.
- Finn og rett stave- og tegnsettingsfeil.
- Fjerne dupliserte rader eller felt.
- Kontroller at kolonner med data ikke inneholder blandede formater, spesielt tall formatert som tekst eller datoer formatert som tall.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se følgende hjelpeemner for Excel:
- Ti måter å rydde opp i dataene på
- Filtrere etter unike verdier eller fjerne duplikatverdier
- Konvertere tall som er lagret som tekst, til tall
- Konvertere datoer som er lagret som tekst, til datoer
Obs!
Hvis behovene dine for datarengjøring er komplekse, eller du ikke har tid eller ressurser til å automatisere prosessen på egen hånd, kan du vurdere å bruke en tredjepartsleverandør. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du søke etter «programvare for datarensing» eller «datakvalitet» fra favorittsøkemotoren din i nettleseren.
Velg den beste datatypen når du importerer
Under importoperasjonen i Access bør du gjøre gode valg, slik at du får få (om noen) konverteringsfeil som krever manuell inngripen. Tabellen nedenfor gir et sammendrag av hvordan tallformater og Access-datatyper konverteres når du importerer data fra Excel til Access, og gir noen tips om de beste datatypene du kan velge i veiviseren for regnearkimport.
| Tallformat i Excel | Access-datatype | Kommentarer | Beste praksis |
|---|---|---|---|
| Tekst | Tekst, Notat | Datatypen Access-tekst lagrer alfanumeriske data på opptil 255 tegn. Datatypen Access Memo lagrer alfanumeriske data på opptil 65 535 tegn. | Velg Notat for å unngå å avkorte data. |
| Tall, prosent, brøk, vitenskapelig | Tall | Access har én talldatatype som varierer basert på en feltstørrelsesegenskap (byte, heltall, langt heltall, enkel, dobbel, desimal). | Velg Dobbelt for å unngå datakonverteringsfeil. |
| Dato | Dato | Både Access og Excel bruker samme serienummer til å lagre datoer. I Access er datoområdet større: fra -657 434 (1. januar 100 e.Kr.) til 2 958 465 (31. desember 9999 e.Kr.). Fordi 1904-datosystemet (brukes i Excel for Macintosh) ikke gjenkjennes i Access, må du konvertere datoene enten i Excel eller Access for å unngå forvirring. Hvis du vil ha mer informasjon, se Endre datosystemet, formatet eller tosifret årtolkning og Importere eller koble til data i en Excel-arbeidsbok. |
Velg Date. |
| Klokkeslett | Klokkeslett | Både Access og Excel lagrer tidsverdier ved hjelp av samme datatype. | Velg Tid, som vanligvis er standard. |
| Valuta, regnskap | Valuta | I Access lagrer datatypen valuta data som 8-byte tall med presisjon ned til fire desimaler, og brukes til å lagre økonomiske data og forhindre avrunding av verdier. | Velg Valuta, som vanligvis er standard. |
| Boolsk | Ja/Nei | Access bruker -1 for alle Ja-verdier og 0 for alle Nei-verdier, mens Excel bruker 1 for alle SANN-verdier og 0 for alle USANN-verdier. | Velg Ja/nei, som automatisk konverterer underliggende verdier. |
| Hyperkobling | Hyperkobling | En hyperkobling i Excel og Access inneholder en nettadresse eller nettadresse du kan klikke på og følge. | Velg Hyperkobling, hvis ikke kan datatypen Tekst brukes som standard i Access. |
Når dataene befinner seg i Access, kan du slette Excel-dataene. Ikke glem å sikkerhetskopiere den opprinnelige Excel-arbeidsboken før du sletter den.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se hjelpeemnet for Access Importere eller koble til data i en Excel-arbeidsbok.
Tilføye data automatisk på den enkle måten
Et vanlig problem Excel-brukere har, er å tilføye data med samme kolonner i ett stort regneark. Du har for eksempel kanskje en løsning for aktivasporing som startet i Excel, men som nå har vokst til å omfatte filer fra mange arbeidsgrupper og avdelinger. Disse dataene kan være i andre regneark og arbeidsbøker, eller i tekstfiler som er datafeeder fra andre systemer. Det finnes ingen kommando for brukergrensesnitt eller en enkel måte å tilføye lignende data på i Excel.
Den beste løsningen er å bruke Access der du enkelt kan importere og tilføye data til én tabell ved hjelp av veiviseren for regnearkimport. I tillegg kan du tilføye mye data i én tabell. Du kan lagre importoperasjonene, legge dem til som planlagte Microsoft Outlook-oppgaver, og til og med bruke makroer til å automatisere prosessen.
Trinn 2: Normalisere data ved hjelp av veiviseren for tabellanalyse
Ved første øyekast kan det virke en skremmende oppgave å gå gjennom prosessen med å normalisere dataene. Heldigvis er normalisering av tabeller i Access en prosess som er mye enklere, takket være veiviseren for tabellanalyse.
1. Dra valgte kolonner til en ny tabell, og opprett relasjoner automatisk
2. Bruk knappekommandoer til å gi nytt navn til en tabell, legge til en primærnøkkel, gjøre en eksisterende kolonne til primærnøkkel og angre den siste handlingen
Du kan bruke denne veiviseren til å gjøre følgende:
- Konverter en tabell til et sett med mindre tabeller, og opprett automatisk en primær- og sekundærnøkkelrelasjon mellom tabellene.
- Legg til en primærnøkkel i et eksisterende felt som inneholder unike verdier, eller opprett et nytt ID-felt som bruker datatypen Autonummer.
- Opprett relasjoner automatisk for å gjennomføre referanseintegritet med gjennomgripende oppdateringer. Gjennomgripende sletting legges ikke til automatisk for å forhindre utilsiktet sletting av data, men du kan enkelt legge til gjennomgripende sletting senere.
- Søk i nye tabeller etter overflødige eller dupliserte data (for eksempel samme kunde med to forskjellige telefonnumre), og oppdater dette etter behov.
- Sikkerhetskopier den opprinnelige tabellen, og gi den nytt navn ved å tilføye «_OLD» i navnet. Deretter oppretter du en spørring som rekonstruerer den opprinnelige tabellen, med det opprinnelige tabellnavnet, slik at eventuelle eksisterende skjemaer eller rapporter basert på den opprinnelige tabellen, vil fungere med den nye tabellstrukturen.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Normalisere data ved hjelp av tabellanalyseverktøyet.
Trinn 3: Koble til Access-data fra Excel
Når dataene er normalisert i Access og det er opprettet en spørring eller tabell som rekonstruerer de opprinnelige dataene, er det enkelt å koble til Access-dataene fra Excel. Dataene er nå i Access som en ekstern datakilde, og kan derfor kobles til arbeidsboken via en datatilkobling, som er en beholder med informasjon som brukes til å finne, logge på og få tilgang til den eksterne datakilden. Tilkoblingsinformasjon lagres i arbeidsboken og kan også lagres i en tilkoblingsfil, for eksempel en ODC-fil (datatilkoblingsfiltype for Office) eller en fil med datakildenavn (av filtypen DSN). Når du har koblet til eksterne data, kan du også automatisk oppdatere Excel-arbeidsboken fra Access hver gang dataene oppdateres i Access.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Importere data fra eksterne datakilder (Power Query).
Få dataene dine inn i Access
Denne delen leder deg gjennom følgende faser for normalisering av dataene: Bryte verdiene i kolonnene Selger og Adresse i de mest atomiske delene, dele relaterte emner inn i egne tabeller, kopiere og lime inn disse tabellene fra Excel til Access, opprette nøkkelrelasjoner mellom de nylig opprettede Access-tabellene og opprette og kjøre en enkel spørring i Access for å returnere informasjon.
Eksempeldata i ikke-normalisert form
Regnearket nedenfor inneholder ikke-atomære verdier i kolonnene Selger og Adresse. Begge kolonnene bør deles inn i to eller flere separate kolonner. Dette regnearket inneholder også informasjon om selgere, produkter, kunder og ordrer. Denne informasjonen bør også deles videre etter emne i separate tabeller.
| Selger | Ordre-ID | Ordredato | Produkt-ID | Antall | Pris | Kundenavn | Adresse | Telefon |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Li, Yale | 2349 | 3/4/09 | C-789 | 3 | $ 7,00 | Fourth Coffee | 7007 Cornell St Redmond, WA 98199 | 425-555-0201 |
| Li, Yale | 2349 | 3/4/09 | C-795 | 6 | $ 9,75 | Fourth Coffee | 7007 Cornell St Redmond, WA 98199 | 425-555-0201 |
| Adams, Ellen | 2350 | 3/4/09 | A-2275 | 2 | $ 16,75 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle, Kirkland, WA 98234 | 425-555-0185 |
| Adams, Ellen | 2350 | 3/4/09 | F-198 | 6 | $ 5,25 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle, Kirkland, WA 98234 | 425-555-0185 |
| Adams, Ellen | 2350 | 3/4/09 | B-205 | 1 | $ 4.50 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle, Kirkland, WA 98234 | 425-555-0185 |
| Hance, Jim | 2351 | 3/4/09 | C-795 | 6 | $ 9,75 | Contoso, Ltd. | 2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227 | 425-555-0222 |
| Hance, Jim | 2352 | 3/5/09 | A-2275 | 2 | $ 16,75 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle, Kirkland, WA 98234 | 425-555-0185 |
| Hance, Jim | 2352 | 3/5/09 | D-4420 | 3 | $ 7,25 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle, Kirkland, WA 98234 | 425-555-0185 |
| Koch, Reed | 2353 | 3/7/09 | A-2275 | 6 | $ 16,75 | Fourth Coffee | 7007 Cornell St Redmond, WA 98199 | 425-555-0201 |
| Koch, Reed | 2353 | 3/7/09 | C-789 | 5 | $ 7,00 | Fourth Coffee | 7007 Cornell St Redmond, WA 98199 | 425-555-0201 |
Informasjon i sine minste deler: atomiske data
Når du arbeider med dataene i dette eksemplet, kan du bruke Tekst til kolonne-kommandoen i Excel til å dele atomiske deler av en celle (for eksempel gateadresse, poststed, delstat og postnummer) inn i atskilte kolonner.
Tabellen nedenfor viser de nye kolonnene i samme regneark etter at de er delt for å gjøre alle verdiene atomiske. Vær oppmerksom på at informasjonen i kolonnen Selger er delt inn i kolonnene Etternavn og Fornavn, og at informasjonen i kolonnen Adresse er delt inn i kolonnene for gateadresse, poststed og postnummer. Disse dataene er i «første normalform».
| Etternavn | Fornavn | Gateadresse | By | Tilstand | Postnummer |
|---|---|---|---|---|---|
| Li | Yale | 2302 Harvard Ave | Bellevue | WA | 98227 |
| Adams | Ellen | 1025 Columbia Circle | Kirkland | WA | 98234 |
| Hance | Jim | 2302 Harvard Ave | Bellevue | WA | 98227 |
| Koch | Siv | 7007 Cornell St Redmond | Redmond | WA | 98199 |
Bryte data inn i organiserte emner i Excel
De mange tabellene med eksempeldata som følger, viser den samme informasjonen fra Excel-regnearket etter at det er delt inn i tabeller for selgere, produkter, kunder og ordrer. Tabellutformingen er ikke endelig, men den er på rett spor.
Selgertabellen inneholder bare informasjon om selgere. Vær oppmerksom på at hver post har en unik ID (selger-ID). Verdien for Selger-ID brukes i tabellen Ordrer til å koble ordrer til selgere.
| Selgere | ||
|---|---|---|
| Selger-ID | Etternavn | Fornavn |
| 101 | Li | Yale |
| 103 | Adams | Ellen |
| 105 | Hance | Jim |
| 107 | Koch | Siv |
Produkter-tabellen inneholder bare informasjon om produkter. Vær oppmerksom på at hver post har en unik ID (produkt-ID). Produkt-ID-verdien brukes til å koble produktinformasjon til Ordredetaljer-tabellen.
| Produkter | |
|---|---|
| Produkt-ID | Pris |
| A-2275 | 16.75 |
| B-205 | 4.50 |
| C-789 | 7,00 |
| C-795 | 9.75 |
| D-4420 | 7.25 |
| F-198 | 5.25 |
Kunder-tabellen inneholder bare informasjon om kunder. Vær oppmerksom på at hver post har en unik ID (kunde-ID). Verdien for kunde-ID brukes til å koble kundeinformasjon til Ordrer-tabellen.
| Kunder | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kunde-ID | Navn | Gateadresse | By | Tilstand | Postnummer | Telefon |
| 1001 | Contoso, Ltd. | 2302 Harvard Ave | Bellevue | WA | 98227 | 425-555-0222 |
| 1003 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle | Kirkland | WA | 98234 | 425-555-0185 |
| 1005 | Fourth Coffee | 7007 Cornell St | Redmond | WA | 98199 | 425-555-0201 |
Ordretabellen inneholder informasjon om ordrer, selgere, kunder og produkter. Vær oppmerksom på at hver post har en unik ID (ordre-ID). Noe av informasjonen i denne tabellen må deles opp i en ekstra tabell som inneholder ordredetaljer, slik at ordretabellen bare inneholder fire kolonner – den unike ordre-ID-en, ordredatoen, selger-ID-en og kunde-ID-en. Tabellen som vises her, er ennå ikke delt inn i tabellen Ordredetaljer.
| Ordrer | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Ordre-ID | Ordredato | Selger-ID | Kunde-ID | Produkt-ID | Antall |
| 2349 | 3/4/09 | 101 | 1005 | C-789 | 3 |
| 2349 | 3/4/09 | 101 | 1005 | C-795 | 6 |
| 2350 | 3/4/09 | 103 | 1003 | A-2275 | 2 |
| 2350 | 3/4/09 | 103 | 1003 | F-198 | 6 |
| 2350 | 3/4/09 | 103 | 1003 | B-205 | 1 |
| 2351 | 3/4/09 | 105 | 1001 | C-795 | 6 |
| 2352 | 3/5/09 | 105 | 1003 | A-2275 | 2 |
| 2352 | 3/5/09 | 105 | 1003 | D-4420 | 3 |
| 2353 | 3/7/09 | 107 | 1005 | A-2275 | 6 |
| 2353 | 3/7/09 | 107 | 1005 | C-789 | 5 |
Ordredetaljer, for eksempel produkt-ID og antall, flyttes ut av ordretabellen og lagres i en tabell kalt Ordredetaljer. Husk at det er 9 ordrer, så det er logisk at det er 9 poster i denne tabellen. Vær oppmerksom på at Ordrer-tabellen har en unik ID (Ordre-ID), som det refereres til fra Ordredetaljer-tabellen.
Den endelige utformingen av ordretabellen skal se slik ut:
| Ordrer | |||
|---|---|---|---|
| Ordre-ID | Ordredato | Selger-ID | Kunde-ID |
| 2349 | 3/4/09 | 101 | 1005 |
| 2350 | 3/4/09 | 103 | 1003 |
| 2351 | 3/4/09 | 105 | 1001 |
| 2352 | 3/5/09 | 105 | 1003 |
| 2353 | 3/7/09 | 107 | 1005 |
Ordredetaljer-tabellen inneholder ingen kolonner som krever unike verdier (det vil si at det ikke finnes noen primærnøkkel), så det er greit at noen eller alle kolonner inneholder «overflødige» data. Ingen poster i denne tabellen skal imidlertid være helt identiske (denne regelen gjelder for alle tabeller i en database). I denne tabellen skal det være 17 poster – hver poster som tilsvarer et produkt i en individuell ordre. I ordre 2349 utgjør for eksempel tre C-789-produkter én av de to delene av hele ordren.
Ordredetaljer-tabellen bør derfor se slik ut:
| Bestillingsdetaljer | ||
|---|---|---|
| Ordre-ID | Produkt-ID | Antall |
| 2349 | C-789 | 3 |
| 2349 | C-795 | 6 |
| 2350 | A-2275 | 2 |
| 2350 | F-198 | 6 |
| 2350 | B-205 | 1 |
| 2351 | C-795 | 6 |
| 2352 | A-2275 | 2 |
| 2352 | D-4420 | 3 |
| 2353 | A-2275 | 6 |
| 2353 | C-789 | 5 |
Kopiere og lime inn data fra Excel til Access
Nå som informasjonen om selgere, kunder, produkter, ordrer og ordredetaljer er delt opp i egne emner i Excel, kan du kopiere dataene direkte til Access, der de blir tabeller.
Opprette relasjoner mellom Access-tabellene og kjøre en spørring
Når du har flyttet dataene til Access, kan du opprette relasjoner mellom tabeller og deretter opprette spørringer for å returnere informasjon om forskjellige emner. Du kan for eksempel opprette en spørring som returnerer ordre-ID-en og navnene på selgerne for ordrer som er angitt mellom 05.03.09 og 08.03.09.
I tillegg kan du opprette skjemaer og rapporter for å gjøre dataregistrering og salgsanalyse enklere.
Trenger du mer hjelp?
Du kan alltid spørre en ekspert i Excels tekniske fellesskap eller få støtte i fellesskap.