Fjerne skjulte data og personlige opplysninger ved å undersøke dokumenter, presentasjoner eller arbeidsbøker

Informasjon som blir funnet og fjernet med Dokumentinspeksjon i Word-dokumenter

Dokumentinspeksjon viser flere ulike inspeksjoner som hjelper deg med å finne og fjerne skjulte data og personlige opplysninger i Word-dokumenter før du deler dem.

Slik finner og fjerner du raskt data og informasjon:

1. Merk av for eller fjern merket for alternativene (som beskrevet nedenfor) for å fjerne eller lagre i Dokumentinspeksjon. 
2. Velg Undersøk.
3. Se gjennom inspeksjonsresultatene, og velg Fjern alle på elementer for å slette.
   Hvis du vil ha forbehold og informasjon om hvordan du fjerner informasjon, kan du se Bruke dokumentinspeksjon.
4. Velg Undersøk på nytt eller Lukk.

Typer skjulte data og personlige opplysninger

Word-dokumenter kan inneholde følgende typer skjulte data og personlige opplysninger:

• Kommentarer, korrekturmerker fra sporede endringer, versjoner og håndskriftmerknader Hvis du samarbeidet med andre om å opprette dokumentet, kan det være at dokumentet inneholder elementer som korrekturmerker fra sporede endringer, kommentarer, håndskriftmerknader eller versjoner. Denne informasjonen gjør at andre kan se navnene på alle som har arbeidet med dokumentet, kommentarer fra korrekturlesere og endringer som ble gjort i dokumentet – ting du kanskje ikke vil dele utenfor teamet.
• Dokumentegenskaper og personlige opplysninger Dokumentegenskaper, eller metadata, inneholder detaljer om dokumentet, for eksempel forfatter, emne og tittel. Dokumentegenskaper inneholder også informasjon som vedlikeholdes automatisk av Microsoft 365-programmer, for eksempel navnet på personen som sist lagret et dokument, og datoen et dokument ble opprettet. Hvis du har brukt bestemte funksjoner, kan dokumentet også inneholde flere typer personlig identifiserbar informasjon (PII), for eksempel e-posthoder, informasjon som er lagret fordi dokumentet er sendt til gjennomgang, distribusjonslister og malnavn.
• Topptekst, bunntekst og vannmerkerWord-dokumenter kan inneholde informasjon i topptekst og bunntekst. Det kan også hende at du har lagt til et vannmerke i Word-dokumentet.
• Skjult tekstWord-dokumenter kan inneholde tekst som er formatert som skjult tekst. Hvis du ikke vet om dokumentet inneholder skjult tekst, kan du bruke dokumentinspeksjon til å søke etter slik tekst.
• Egenskaper for dokumentserver Hvis dokumentet ble lagret i en mappe på en dokumentbehandlingsserver, for eksempel et nettsted for dokumentarbeidsområde eller et bibliotek som er basert på Windows SharePoint Services, kan dokumentet inneholde flere dokumentegenskaper eller informasjon som er relatert til denne serverplasseringen.
• Egendefinerte XML-data Dokumenter kan inneholde egendefinerte XML-data som ikke er synlige i selve dokumentet. Du kan søke etter og fjerne slike XML-data ved hjelp av dokumentinspeksjon.

Finne og fjerne skjulte data og personlige opplysninger med Dokumentinspeksjon

1. Åpne Word-dokumentet du vil undersøke om det finnes skjulte data og personlige opplysninger i.

2. Velg Lagre som på Fil-fanen, og skriv deretter inn et navn i Filnavn-boksen for å lagre en kopi av det opprinnelige dokumentet.

3. Velg Info i kopien av det opprinnelige dokumentet på Fil-fanen.

4. Velg Kontroller for problemer, og velg deretter Undersøk dokument.

5. Merk av for å angi hvilke typer skjult innhold du vil undersøke, i dialogboksen Dokumentinspeksjon.

6. Velg Undersøk.

7. Se gjennom resultatet av inspeksjonen i dialogboksen Dokumentinspeksjon.

8. Velg Fjern alle ved siden av inspeksjonsresultatene for de typene skjult innhold du vil fjerne fra dokumentet.

   Viktig

   • Hvis du fjerner skjult innhold fra dokumentet, kan det hende du ikke kan gjenopprette det ved å velge Angre.
   • Hvis du vil fjerne skjulte data og personlige opplysninger fra dokumenter du lagrer i OpenDocument-tekstformat (.odt), må du kjøre dokumentinspeksjon hver gang du lagrer dokumentet i dette formatet.

Dokumentinspeksjon kan hjelpe deg med å finne og fjerne skjulte data og personlige opplysninger som er lagret i Excel-dokumenter før deling.

Informasjon som blir funnet og fjernet med Dokumentinspeksjon i Excel-dokumenter

Denne tabellen viser hvilke typer skjulte data og personlige opplysninger dokumentinspeksjon kan søke etter og fjerne i arbeidsbøker.

Slik finner og fjerner du raskt data og informasjon:

1. Merk av for eller fjern merket for alternativene (som beskrevet nedenfor) for å fjerne eller lagre i Dokumentinspeksjon.
2. Velg Undersøk.
3. Se gjennom inspeksjonsresultatene, og velg Fjern alle på elementer for å slette.
   Hvis du vil ha forbehold og informasjon om hvordan du fjerner informasjon, kan du se Bruke dokumentinspeksjon.
4. Velg Undersøk på nytt eller Lukk.

Ikke all informasjon kan fjernes. Du finner mer informasjon i Informasjon dokumentinspeksjon finner, men ikke kan fjerne.

Finne og fjerne skjulte data og personlige opplysninger

Dokumentinspeksjon hjelper deg med å søke etter og fjerne skjulte data og personlige opplysninger i Excel-arbeidsbøker.

1. Åpne arbeidsboken du vil undersøke om det finnes skjulte data og personlige opplysninger i.

2. Velg Lagre som på Fil-fanen, og skriv deretter inn et annet navn i Filnavn-boksen for å lagre en kopi av den opprinnelige arbeidsboken.

3. Velg Info i kopien av den opprinnelige arbeidsboken på Fil-fanen.

4. Velg Kontroller for problemer, og velg deretter Undersøk dokument.

5. Merk av i boksene for hva slags skjult innhold du vil undersøke, i Dokumentinspeksjon-boksen. Hvis du vil ha mer informasjon om hver enkelt inspeksjon, kan du se Hva dokumentinspeksjon finner og fjerner i Excel-dokumenter.

6. Velg Undersøk.

7. Se gjennom resultatet av inspeksjonen i Dokumentinspeksjon-boksen.

8. Velg Fjern alle ved siden av inspeksjonsresultatene for de typene skjult innhold du vil fjerne fra dokumentet.

   Viktig

   • Hvis du fjerner skjult innhold fra arbeidsboken, kan det hende du ikke kan gjenopprette det ved å velge Angre.
   • Hvis du fjerner skjulte rader, kolonner eller regneark som inneholder data, kan det hende resultatene av beregninger eller formler i arbeidsboken endres. Hvis du ikke vet hvilken informasjon de skjulte radene, kolonnene eller regnearkene inneholder, bør du lukke dokumentinspeksjon, vise de skjulte radene, kolonnene eller regnearkene og deretter se gjennom innholdet i dem.
   • Inspeksjonsfunksjonene for kommentarer og merknader, dokumentegenskaper og personlige opplysninger og topptekst og bunntekst kan ikke brukes i en arbeidsbok som har blitt lagret som en delt arbeidsbok (Se gjennom>del arbeidsbok). Grunnen til dette er at delte arbeidsbøker bruker personlige opplysninger for å gjøre det mulig for forskjellige personer å samarbeide om den samme arbeidsboken. Hvis du vil fjerne denne informasjonen fra en delt arbeidsbok, kan du kopiere arbeidsboken og deretter oppheve delingen. Hvis du vil oppheve delingen av en arbeidsbok, velger du Del arbeidsbok på Se gjennom-fanen og fjerner merket for Tillat flere brukere å redigere.
   • Hvis du vil fjerne skjulte data og personlige opplysninger fra regneark du lagrer i ODS-format (OpenDocument Spreadsheet), må du kjøre dokumentinspeksjon hver gang du lagrer regnearket i dette formatet.

Typer skjulte data og personlige opplysninger i Excel

Her er noen av elementene som kan være kilden til skjulte data og personlige opplysninger i Excel-arbeidsbøker:

• Merknader og håndskriftmerknader Hvis du samarbeidet med andre om å opprette arbeidsboken, inneholder kanskje arbeidsboken kommentarer eller håndskriftmerknader. Denne informasjonen gjør at andre kan se navnene på alle som har arbeidet med arbeidsboken, kommentarer fra korrekturlesere og endringer som ble gjort i arbeidsboken.
• Dokumentegenskaper og personlige opplysninger Metadata eller dokumentegenskaper i Excel, akkurat som i andre Microsoft 365-apper, inneholder detaljer som forfatter, emne og tittel. Microsoft 365 lagrer automatisk navnet på personen som sist lagret en arbeidsbok, datoen et dokument ble opprettet og dokumentplassering. Dokumentet kan også inneholde flere typer personlig identifiserbar informasjon (PII), for eksempel e-posthoder, informasjon som er lagret fordi dokumentet er sendt til gjennomgang, distribusjonslister, skriveregenskaper (for eksempel skriverbane og passord for sikker utskrift) og informasjon om filbaner for publisering av nettsider.
• Topptekst og bunntekst Arbeidsbøker kan inneholde informasjon i toppteksten og bunnteksten.
• Skjulte rader, kolonner og regneark Rader, kolonner og hele regneark kan være skjult i arbeidsbøker. Hvis du distribuerer en kopi av en arbeidsbok som inneholder skjulte rader, kolonner eller regneark, kan det hende at andre kan vise dataene som er skjult.
• Egenskaper for dokumentserver Hvis arbeidsboken ble lagret på en plassering på en dokumentbehandlingsserver, for eksempel et nettsted for dokumentarbeidsområde eller et bibliotek som er basert på Windows SharePoint Services, kan dokumentet inneholde flere dokumentegenskaper eller informasjon som er relatert til denne serverplasseringen.
• Egendefinerte XML-data Arbeidsbøker kan inneholde egendefinerte XML-data som ikke er synlige i selve dokumentet. Du kan søke etter og fjerne slike XML-data ved hjelp av dokumentinspeksjon.
• Usynlig innhold En arbeidsbok kan inneholde objekter som ikke er synlige fordi de er formatert som usynlige elementer.
• Eksterne koblinger Arbeidsbøker kan ha koblinger til data i andre arbeidsbøker (eksterne koblinger). Navnene på regneark som inneholder de dataene, blir deretter lagret sammen med arbeidsbøkene, men kan være usynlige.
• Innebygde filer eller objekter Arbeidsbøker kan ha innebygde filer (for eksempel et Microsoft 365- eller tekstdokument) eller objekter (for eksempel et diagram eller en formel) som har data som ikke er synlige.
• Makroer eller VBA-kode Arbeidsbøker kan inneholde makroer, VBA-moduler, COM- eller ActiveX-kontroller, brukerskjemaer eller brukerdefinerte funksjoner (UDF-er) som kan inneholde skjulte data.
• Elementer som kan ha bufrede data Arbeidsbøker kan inneholde bufrede data for pivottabeller, pivotdiagrammer, slicere, tidslinjer og kubeformler som kanskje ikke er synlige.
• Excel-undersøkelser Arbeidsbøker kan inneholde skjulte spørsmål fra Excel-undersøkelser som ble registrert i Excel på nettet og lagret sammen med arbeidsboken, men som ikke er synlige der.
• Scenarioer i Scenariobehandling Arbeidsbøker kan inneholde scenarioer som er blitt definert ved hjelp av Scenariobehandling. Disse scenarioene kan inneholde bufrede eller skjulte data.
• Filtre Arbeidsbøker kan ha aktive autofiltre eller tabellfiltre som kan føre til at bufrede eller skjulte data lagres sammen med arbeidsboken.
• Skjulte navn Arbeidsbøker kan inneholde skjulte navn som kan være kilden til skjulte data.

Informasjon som dokumentinspeksjon finner, men ikke kan fjerne

Dokumentinspeksjon oppdager følgende elementer som kan inneholde data som ikke er synlige i arbeidsboken. Den kan ikke fjerne disse elementene for deg, fordi det kan føre til at arbeidsboken ikke fungerer som den skal. Du kan undersøke hvert element som er oppdages og avgjøre om du vil fjerne det manuelt eller erstatte det med et element som ikke inneholder skjulte data, for eksempel et statisk bilde.

Du kan søke etter og fjerne skjult informasjon i PowerPoint-presentasjoner ved hjelp av Dokumentinspeksjon.

Informasjon dokumentinspeksjon finner og fjerner

Denne tabellen viser hvilke typer skjulte data og personlige opplysninger dokumentinspeksjon kan søke etter og fjerne fra PowerPoint-presentasjoner.

Slik finner og fjerner du raskt data og informasjon:

1. Merk av for eller fjern merket for alternativene (som beskrevet nedenfor) for å fjerne eller lagre i Dokumentinspeksjon.
2. Velg Undersøk.
3. Se gjennom inspeksjonsresultatene, og velg Fjern alle på elementer for å slette.
   Hvis du vil ha forbehold og informasjon om hvordan du fjerner informasjon, kan du se Bruke dokumentinspeksjon.
4. Velg Undersøk på nytt eller Lukk.

Ikke alle skjulte data og all skjult informasjon kan fjernes med Dokumentinspeksjon. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Informasjon dokumentinspeksjon finner, men ikke kan fjerne.

Hvis organisasjonen har tilpasset dokumentinspeksjon ved å legge til inspeksjonsmoduler, kan du kanskje kontrollere om det finnes andre typer informasjon i presentasjonen.

Finne og fjerne skjulte data og personlige opplysninger

1. Åpne PowerPoint-presentasjonen du vil undersøke om det finnes skjulte data og personlige opplysninger i.

2. Velg Lagre som på Fil-fanen, og skriv deretter inn et navn i Filnavn-boksen for å lagre en kopi av den opprinnelige presentasjonen.

3. Velg Informasjon i kopien av den opprinnelige presentasjonen på Fil-fanen.

4. Velg Kontroller for problemer, og velg Undersøk dokument.

5. Merk av for å angi hvilke typer skjult innhold du vil undersøke, i dialogboksen Dokumentinspeksjon. Hvis du vil ha mer informasjon om hver enkelt inspeksjon, kan du se Fjerne skjulte data og personlige opplysninger ved å undersøke dokumenter, presentasjoner eller arbeidsbøker.

6. Velg Undersøk.

7. Se gjennom resultatet av inspeksjonen i dialogboksen Dokumentinspeksjon.

8. Velg Fjern alle ved siden av inspeksjonsresultatene for de typene skjult innhold du vil fjerne fra dokumentet.

   • Hvis du fjerner skjult innhold fra presentasjonen, kan det hende du ikke kan gjenopprette den ved å velge Angre.
   • Hvis du vil fjerne skjulte data og personlige opplysninger fra presentasjoner du lagrer i OpenDocument Presentation-format (*.odp-format), må du kjøre Dokumentinspeksjon hver gang du lagrer presentasjonen i dette formatet.

Når du har brukt dokumentinspeksjon til å fjerne personlige opplysninger, vil PowerPoint fortsette å fjerne personlige opplysninger automatisk når du lagrer denne filen. Men hvis det fortsatt er behov for mer samarbeidsredigering for denne presentasjonen (hvis du for eksempel må beholde medforfatterens navn knyttet til kommentarene vedkommende har lagt igjen), kan du hindre PowerPoint fra å fjerne personlige opplysninger automatisk ved å klikke på Endre innstilling-knappen i varselet «Fjerning av personlige opplysninger er aktivert».

Typer skjulte data og personlige opplysninger

Flere typer skjulte data og personlige opplysninger kan lagres i PowerPoint-presentasjoner. Det er ikke alltid denne informasjonen er synlig ved første øyekast, men den kan likevel hentes ut fra presentasjonen.

Skjult informasjon kan være data som legges inn i PowerPoint, for at du skal kunne samarbeide med andre om å opprette presentasjonen. Det kan også være informasjon som du selv har valgt å skjule.

PowerPoint-presentasjoner kan inneholde følgende typer skjulte data og personlige opplysninger:

• Merknader og håndskriftmerknader Hvis du samarbeider med andre om å opprette presentasjonen, inneholder kanskje presentasjonen elementer som kommentarer eller håndskriftmerknader. Denne informasjonen gjør at andre kan se endringer som ble gjort og navnene på alle som har arbeidet med presentasjonen, i tillegg til kommentarer fra korrekturlesere.
• RevisjonssporingsdataNår du samarbeider med andre på et dokument som lagres i skyen, lagrer PowerPoint 2016 for Microsoft 365 data om hvem som gjorde endringer i dokumentet og når endringene ble gjort.
• Dokumentegenskaper og personlige opplysninger Dokumentegenskaper, som også kalles metadata, inneholder detaljer om presentasjonen, for eksempel forfatter, emne og tittel. Dokumentegenskaper inneholder også informasjon som vedlikeholdes automatisk av Microsoft 365-programmer, for eksempel navnet på personen som sist lagret et dokument, og datoen et dokument ble opprettet. Hvis du har brukt bestemte funksjoner, kan dokumentet også inneholde flere typer personlig identifiserbar informasjon (PII), for eksempel e-posthoder, informasjon som er lagret fordi presentasjonen er sendt til gjennomgang, distribusjonslister og informasjon om filbaner for publisering av nettsider.
• Usynlig innhold på lysbildet Presentasjonen kan inneholde objekter som ikke er synlige, fordi de er formatert som usynlige elementer.
• Innhold utenfor lysbildetPowerPoint-presentasjoner kan inneholde objekter som ikke er umiddelbart synlige, fordi de ble dratt bort fra lysbildet til området utenfor lysbildet. Innhold utenfor lysbildet kan for eksempel være tekstbokser, utklipp, grafikk og tabeller.
• Notater fra presentasjonen Notater-delen i en PowerPoint-presentasjon kan inneholde tekst som du kanskje ikke vil offentliggjøre, særlig hvis notatene bare ble skrevet som en hjelp til vedkommende som holder presentasjonen.
• Egenskaper for dokumentserver Hvis presentasjonen ble lagret i en mappe på en dokumentbehandlingsserver, for eksempel et område på et dokumentarbeidsområde eller et bibliotek som er basert på Windows SharePoint Services, kan presentasjonen inneholde flere dokumentegenskaper eller informasjon som er relatert til denne serverplasseringen.
• Egendefinerte XML-data Presentasjoner kan inneholde egendefinerte XML-data som ikke er synlige i selve dokumentet. Du kan søke etter og fjerne slike XML-data ved hjelp av dokumentinspeksjon.

Informasjon som dokumentinspeksjon finner, men ikke kan fjerne

Dokumentinspeksjon oppdager følgende elementer som kan inneholde data som ikke er synlige i presentasjonen. Dokumentinspeksjon kan ikke fjerne disse elementene for deg, fordi det kan føre til at presentasjonen ikke fungerer som den skal. Du kan undersøke hvert element som er oppdages og avgjøre om du vil fjerne det manuelt eller erstatte det med et element som ikke inneholder skjulte data, for eksempel et statisk bilde.

Dokumentinspeksjon og personlig data

Revisjonssporingsdata, introdusert i PowerPoint 2016 bygg 8403 for Microsoft 365 Insider-medlemmer, illustrerer en begrensning ved Dokumentinspeksjon. Kelly og Linda samarbeider for eksempel på Presentasjon A i Microsoft 365. Korrektursporingsdata (det vil si brukernavn og tidene de gjorde endringer) legges til i presentasjonen. Hvis Mohammed åpner Presentasjon A i en tidligere versjon av PowerPoint og kjører Dokumentinspeksjon på filen for å fjerne personlige data, kan ikke dokumentinspeksjon i den versjonen av PowerPoint oppdage og fjerne korrektursporingsdataene som er lagt til i presentasjonen med den nye Microsoft 365-versjonen av PowerPoint, som Kelly og Linda bruker. Mohammed må oppgradere til den gjeldende versjonen av PowerPoint og så kjøre Dokumentinspeksjon for å fjerne korrektursporingsdataene

I Visio kan du fjerne skjult og personlig informasjon før du deler en kopi av et Visio-dokument med andre.

Personlige og skjulte opplysninger kan fjernes fra følgende funksjonsområder i Visio:

• Kommentarer som er satt inn på dokumentsidene
• Filegenskaper (Forfatter, Administrator og Firma)
• Korrekturlesernes navn, initialer og markeringer
• Sjablongfilbaner
• Malers navn og filbaner

Du kan finne og fjerne skjult informasjon i Visio-presentasjonene dine ved å følge trinnene nedenfor.

1. Velg Informasjon på Fil-fanen.

2. Velg Kontroller for problemer, og velg Fjern personlige opplysninger.

3. Velg Fjern disse elementene fra dokumentet på Personlige opplysninger-fanen.

   Tips

   Hvis du vil se et varsel hver gang du prøver å legge inn personlige opplysninger, velger du avmerkingsboksen Varsle meg hvis jeg legger inn disse opplysningene på nytt.

4. Hvis du vil fjerne potensielt sensitive data fra eksterne datakilder, velger du Fjern data fra eksterne kilder som er lagret i dokumentet.

   Obs!

   Hvis du velger denne avmerkingsboksen, fjernes ikke data som er koblet til en form. Dette fjerner datakilden fra diagrammet, men hvis annen data fra datakilden finnes i diagrammet, må du fjerne det manuelt.